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MEI precisa emitir notas fiscais? Saiba mais sobre as obrigações do Microempreendedor Individual

Sabemos que a formalização de profissionais independentes ficou muito mais fácil graças à criação do regime tributário MEI (Microempreendedor Individual). Esse regime garante ao microempreendedor acesso a benefícios do INSS e é uma grande mão na roda para quem quer começar a empreender.

Mas será que o microempreendedor individual acaba tendo as mesmas obrigações que as grandes empresas têm? Será que o MEI é obrigado a emitir nota fiscal, pagar tributos e declarar imposto de renda?

Para responder essas e outras dúvidas, criamos este guia para ajudar você, empreendedor, a entender suas obrigações e deveres como MEI. Confira!

MEI precisa emitir Nota Fiscal?

A resposta é: depende para quem você vender.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em todas as vendas e prestações de serviços que fizer para pessoas jurídicas de qualquer porte. 

Quando a venda for direto para o consumidor final (pessoa física), o MEI só precisa emitir a nota se o cliente exigir. Caso contrário, não é obrigatório. Apesar disso, é extremamente recomendado que se faça a emissão do documento fiscal. Além de comprovar a prestação do serviço ou venda, o lançamento das notas ainda ajuda no controle financeiro do seu negócio.

E claro, sempre fique atento ao limite de faturamento do MEI, que atualmente é de R$ 81 mil por ano (média de R$ 6.750 por mês).

Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?

Caso a empresa faça venda de produtos ou transporte intermunicipal e interestadual, é preciso pedir liberação junto a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para a emissão de notas.

Em casos de prestação de serviços, é preciso fazer um cadastro do negócio junto à prefeitura da sua cidade para poder emitir a nota fiscal de serviço (NFS-e).

Além disso, para a emissão de notas fiscais, o MEI precisa de um certificado digital, que é um arquivo eletrônico que serve como uma identidade digital, uma assinatura que valida as operações feitas pela internet. Ele é utilizado tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, trazendo garantia de autenticidade e maior segurança das informações.

Outro ponto importante sobre o MEI é que esse profissional não é obrigado a ter um contador. Mas em seu primeiro ano tendo contato com as questões burocráticas, esse profissional tem direito a uma consultoria de um profissional contábil.

Apesar disso, é importante relembrar que manter as informações da empresa organizadas é essencial, sempre registrando as entradas e saídas, contas a pagar e receber, faturamento etc. Essa organização ajuda nas entregas mensais de obrigações, bem como na declaração anual do MEI (DASN).

Saiba mais sobre as Notas Fiscais do MEI

A nota fiscal é um documento que precisa ser emitido pela empresa no momento de uma venda ou prestação de serviço. A principal finalidade é comprovar essas transações, além de ser importante para o recolhimento de impostos e controle do faturamento do negócio. Ou seja: a nota também tem uma função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos. 

O que muita gente não sabe é que existem vários tipos de nota fiscal. Confira abaixo quais são e entenda para que serve cada uma delas:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Esse é o modelo mais econômico e simples. Ela pode ser uma nota de serviço ou consumidor, e o microempreendedor apenas solicita o documento à SEFAZ e retira já impresso.

Não existe um direcionamento geral para esse tipo de emissão, pois cada estado possui a sua própria regra. Para saber todos os procedimentos necessários para a solicitação da nota fiscal avulsa, é importante verificar com a SEFAZ estadual. 

Mas atenção: com o intuito de acabar com as notas impressas em papel, muitos estados não disponibilizam mais a opção para emissão de NFA.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Este documento é totalmente eletrônico e emitido via sistema. Essa é aquela NF que normalmente os consumidores recebem ao realizar uma compra pela internet.

Para solicitar a liberação para emitir esse tipo de nota fiscal, o MEI deve solicitar à Secretaria da Fazenda e seguir o processo que cada estado exige.

Vale lembrar que, ao escolher esse modelo de nota, o MEI deve pagar as mesmas taxas que outros tipos de empresas, o que pode não ser muito vantajoso para o profissional.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é uma boa opção para o MEI que não possui obrigatoriedade de emitir a NF-e. Sua emissão é gratuita e feita pelo sistema disponibilizado pela SEFAZ do estado. 

Veja alguns detalhes importantes sobre a NFA-e:

  • Permite o cadastro de, no máximo, 10 produtos. Em caso de mais itens, é preciso emitir outra NFA-e;
  • Assim como acontece com a NF-e, a NFA-e também pode ser reimpressa. Caso isso seja necessário, o MEI deve solicitar junto ao Portal da Secretaria da Fazenda, utilizando seu login e senha para acessar o sistema;
  • A impressão da NFA-e pode ser feita em papel comum A4;
  • O Cancelamento de uma NFA-e poderá ser feito de 24 a 168 horas via sistema SEFAZ;
  • Contribuintes que não são MEI e aderiram a outro regime não poderão emitir a NFA-e;
  • A NFA-e deve ser arquivada por 5 anos.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é aquele documento entregue ao cliente no momento da compra de produtos

Este modelo chegou para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal antiga, além de garantir ao consumidor a conferência das mercadorias e valores de um jeito mais simples. Ele também permite ao governo um melhor controle fiscal, já que as informações são passadas para a Receita no momento da emissão.

Sua maior vantagem é a possibilidade de fazer a impressão em qualquer modelo de impressora, tornando o processo bem mais barato.

Para fazer a emissão, é necessário ter certificado digital e um sistema específico.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Microempreendedores que prestam serviços devem fazer a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
Como já explicamos, ao contrário das outras notas, a NFS-e é de responsabilidade do município, então é preciso entrar em contato com a prefeitura da sua cidade para verificar como é o procedimento.

Vantagens da emissão de nota fiscal eletrônica

Apesar de parecer apenas um “processo burocrático”, a emissão de notas fiscais eletrônicas traz benefícios tanto para você, empreendedor, quanto para seu cliente! Olha só:

Redução de custos

As notas fiscais no modelo eletrônico ajudam a reduzir custos com impressão e envio, por exemplo. Em muitas situações, os empreendedores já enviam a nota direto para o e-mail do cliente. 

Lembra da NFC-e? Como mencionamos anteriormente, ela pode ser impressa em qualquer tipo de impressora. Esse modelo de nota também já pode ser emitido direto de algumas maquininhas de cartão – como é o caso da máquina da Stone que possui integração com o sistema de frente de caixa do vhsys. 

Facilidade na organização

Por serem eletrônicas, as notas fiscais não precisam mais ocupar grandes espaços físicos no seu local de trabalho. Isso aumenta seu espaço de armazenamento de documentos e facilita muito sua organização

Afinal, é muito mais fácil perder ou rasurar um documento impresso do que digital, não é mesmo?

Segurança e sigilo de dados

O processo de emissão e armazenamento eletrônico das notas traz muito mais segurança para quem compra e para quem vende. Hoje, o processo é muito mais seguro desde o primeiro passo, com a exigência de um cadastro na SEFAZ e da compra de um certificado digital. 

Além disso, com as políticas de proteção de dados e a possibilidade de armazenamento em nuvem, as informações presentes nas notas também ficam mais seguras. 

Sustentabilidade

A redução nos custos com impressão também tem impacto direto na natureza, pois as notas eletrônicas diminuem muito o uso de papel e, consequentemente, a produção de lixo.

Praticidade e agilidade

Com a existência de sistemas específicos para emissão de notas, esse processo fica muito mais simples e rápido. No caso do emissor da vhsys, você emite notas em até 2 minutos, pois conta com preenchimento automático dos dados. 

Através do vhsys você também pode enviar a nota para o cliente por e-mail sem sair do software, ver o estoque do produto ao incluí-lo na nota. Tudo isso dá mais agilidade à emissão, que pode levar até 20 minutos no emissor da SEFAZ.

Como emitir Nota Fiscal MEI?

Até aqui você já percebeu que a tecnologia já tornou a emissão de notas muito mais simples, não é? Para te ajudar, vamos detalhar três passos básicos para você que é MEI começar a emitir suas notas. Confira a seguir:

Credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz)

O primeiro passo é procurar a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para cadastrar sua empresa. Como já contamos para você, não existe uma regra geral e cada estado tem suas próprias diretrizes.

Em alguns estados, o registro pode ser feito online. Entretanto, essa informação está em constante mudança, pois cada localidade pode mudar seu processo sem aviso prévio. Então o melhor a se fazer é pesquisar para verificar qual a forma usada atualmente.

Lembrando que em casos de Nota Fiscal de Serviço, você deve procurar a prefeitura da sua cidade, não o governo estadual.

Aquisição de Certificado Digital

Lembra do certificado digital que falamos há pouco? Ele é um documento eletrônico obrigatório, que torna a emissão digital de notas válida e conecta tudo à Receita Federal.

Para começar a emitir notas, você precisa adquirir seu certificado digital com uma certificadora. Essa compra pode ser feita pela internet, mas depois disso é necessário fazer uma validação presencial. 

Você pode adquirir seu certificado diretamente com a vhsys ou ganhá-lo gratuitamente na assinatura de um dos nossos planos anuais!

Emissor de Notas Fiscais Eletrônicas

Para emitir suas notas fiscais, você pode usar o emissor gratuito do governo ou outros sistemas que encontra na internet. Mas fique atento: opções gratuitas podem parecer atrativas, mas acabam tendo desvantagens, como processos lentos e limite de notas.

Usando um sistema como o vhsys, você tem muito mais agilidade no processo e ainda conta com backup das notas, integração com seu estoque e financeiro e muito mais.

Conheça as obrigações do MEI: DAS e DASN SIMEI

Como já explicamos, o regime tributário MEI facilita a abertura e a formalização de muitos negócios, por conta das baixas taxas e tributações.

Mas isso não significa que o MEI está totalmente livre das obrigações fiscais. Por isso, quem opta por esse regime precisa conhecer as obrigações e as datas limites para cumpri-las.

Então, se você está se perguntando “MEI paga imposto para emitir nota fiscal ou fazer vendas?”, a resposta é sim! Mas eles são bem menores do que os impostos pagos por uma empresa tradicional.

Mensal e anualmente, o empreendedor precisa se preocupar com apenas duas entregas de obrigações: DAS e DASN SIMEI. Saiba abaixo para que serve cada uma delas!

O que é DAS-MEI e como realizar o pagamento da guia?

O DAS MEI é o Documento de Arrecadação Simplificada do Microempreendedor Individual. É com ele que o profissional faz o pagamento de suas obrigações tributárias.

Esse tributo acontece mensalmente e deve ser pago todo dia 20 de cada mês, utilizando a guia de recolhimento. 

É importante lembrar que o MEI faz parte do Simples Nacional, um regime que também possui a tributação simplificada. Logo, o boleto DAS MEI pode ser gerado tanto no site do Simples Nacional quanto no Portal do Empreendedor.

Na guia DAS estão inclusos dois tributos: o Imposto Sobre Serviços (ISS) e o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). O valor de contribuição sobre o ISS é de R$ 5, e para o ICMS de R$ 1.

O valor da guia DAS Simples Nacional é fixo por mês, podendo variar a cada ano conforme a alteração do salário mínimo. O valor da guia DAS MEI 2021 para cada tipo de empresa é:

  • R$ 56 para Comércio ou Indústria (R$55 de INSS + R$1 de ICMS);
  • R$ 60 para Prestação de Serviços (R$55 de INSS + R$5 de ISS);
  • R$ 61 para Comércio e Serviços (R$55 de INSS + R$1 de ICMS + R$5 de ISS).

É possível parcelar o pagamento da DAS-MEI?

Sim! Isso entra dentro das facilidades que o MEI possui dentro do regime. Caso o empreendedor possua DAS em atraso, ele pode fazer o parcelamento do valor total.

A dívida pode ser paga em até 180 meses, com uma parcela mínima de R$ 50. Além disso, a opção de parcelamento também pode ser feita no portal do Simples, assim como a geração de boletos.

Para o parcelamento também é necessário que sejam pagas as multas relacionadas a entrega em atraso da declaração anual do MEI (DASN-SIMEI).

O que acontece se não pagar DAS-MEI?

Caso o empreendedor deixe de pagar a guia por 12 meses consecutivos, ele pode ser excluído da categoria. 

Nessa situação, o CNPJ é cancelado e a dívida continua ativa, sendo transferida para o CPF do responsável.

Passo a passo de como emitir a guia DAS-MEI

A emissão pode ser feita pelo Portal do Empreendedor ou pelo site do Simples Nacional, no campo do SIMEI. Para te ajudar, criamos um passo a passo usando o Simples Nacional como referência. É só seguir:

1) Acesse o portal do Simples Nacional e clique na opção: “PGMEI – Programa Gerador do DAS para o MEI”;

2) Informe o CNPJ da empresa;

3) Depois disso, clique na opção “Emitir guia de pagamento (DAS)”;

4) Selecione o ano-calendário;

5) Depois, é só selecionar o período de apuração, definir a data de pagamento do DAS e imprimir DAS MEI.

Com o acesso ao portal do Simples, você consegue visualizar todos os boletos pagos e pendentes. A consulta DAS MEI pode ser feita com esse mesmo procedimento. 

Caso existam parcelas em atraso e você queira gerar os boletos ou atualizar DAS MEI, o processo funciona da mesma maneira. A única diferença é que as guias virão com valor de multa e juros ajustados para o dia da emissão do boleto.

DASN-SIMEI: declaração anual do MEI

A DASN-SIMEI é a Declaração Anual do Simples Nacional para Microempreendedor Individual.

Os profissionais que optam pelo MEI precisam entregar a declaração de seu faturamento do último ano-calendário. A data limite é 31 de maio.

Independente da empresa ter faturado ou não, é necessário entregar a declaração DAS MEI para ficar em dia com suas obrigações. Além disso, se a DASN-SIMEI não for entregue, o empreendedor fica impossibilitado de gerar DAS MEI para pagamento.

Como fazer a declaração DASN-SIMEI

A declaração anual do MEI é realizada pelo Portal do Empreendedor.

O documento deve ser enviado entre os dias 02 de janeiro e 31 de maio do ano subsequente. Ou seja: a declaração é sempre referente ao faturamento do ano anterior.

O empreendedor deve informar o valor total de sua receita bruta anual. Então, tudo o que foi faturado com a venda de produtos ou prestação de serviços no ano anterior, realizado com a emissão de nota fiscal ou não, deve ser informado na declaração.

MEI precisa declarar Imposto de Renda?

Diferente do que muitos acreditam, o MEI também precisa declarar seu imposto de renda. A declaração deve ser feita até às 23h59 do dia 31 de maio.

É importante entender que o microempreendedor individual exerce duas funções, a de empreendedor e a de pessoa física, e cada uma possui suas obrigações. Por isso, é preciso separar os lucros da empresa e os rendimentos de pessoa física. 

O MEI deve apresentar a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) dependendo de seus rendimentos.

Nessa declaração, o MEI informa à Receita Federal o valor total da sua Receita Bruta Anual, apurando toda a venda de mercadorias ou prestação de serviços, com ou sem emissão de notas fiscais.

Informações que devem constar na declaração

Para fazer a declaração de Imposto de Renda, o MEI deve informar os seguintes itens:

  • Faturamento no ano anterior;
  • Quanto foi obtido por meio de revenda (comércio) ou venda (indústria) de produtos;
  • Se possui algum empregado.

Vale lembrar que, se você tem um funcionário, também será necessário cumprir algumas obrigações trabalhistas. As principais são o recolhimento mensal do INSS e FGTS do funcionário, e a Apresentação da Relação anual de empregados – RAIS, ao Ministério do Trabalho e Emprego. 

Isenção de IR MEI

De acordo com a legislação, o MEI é isento de incluir o lucro líquido no Imposto de Renda. 

Mas a isenção só é possível se o valor do lucro líquido estiver limitado ao valor resultante da aplicação dos percentuais previstos para o lucro presumido.

Neste caso, os percentuais previstos para o lucro presumido são:

  • 8% para comércio, indústria e transporte de carga;
  • 16% para transporte de passageiros;
  • 32% para serviços em geral.

Ter um negócio próprio pode ser um grande desafio diante de tantas obrigações.

Mas uma tarefa importante que deve virar rotina de todo microempreendedor é estar sempre por dentro dos assuntos que podem ajudar a tornar a rotina do negócio mais eficiente. 

Por isso, invista tempo em conhecimento, pois esta é uma ferramenta indispensável para o sucesso de qualquer negócio.

Até a próxima! 

27 COMENTÁRIOS

    • Olá, Jefferson. Tudo bem?
      O alvará de funcionamento para MEI é gratuito.

      Até mais 😀

    • Sempre foi gratuito. Porém, algumas prefeituras querem bancar de “espertinhas” e ficam querendo cobrar para emitir o Alvará. Diante disso o Governo Federal emitiu a dispensa oficial de Alvará e Licença de Funcionamento para o MEI. Agora você pode emitir seu alvará de funcionamento sem problemas.

  1. Olá,

    Digamos que eu declare 6.000,00, eu preciso ter emitido esse mesmo valor em notas?

    Porque não realizei emissão de NF-es.

    Att,

    • Olá, Marcyane. Como vai?
      Sim, é preciso emitir Nota Fiscal, pois o documento é a contrapartida do valor que foi declarado.
      Esta situação pode caracterizar até mesmo sonegação fiscal. Recomendamos que procure a ajuda de profissional para saber o que fazer neste caso.

      Até mais.

    • Olá, Elen. Como vai?
      Agradecemos muito o seu feedback 😀 Conte sempre com a gente para esclarecer suas dúvidas, estamos à disposição.

      Até mais 🙂

  2. Se o MEI está livre da obrigação da emissão de notas fiscais, por que ao declarar o imposto de renda ele precisa ter “provas” como notas fiscais do valor que foi declarado?

    • Contrato de prestação de servíços, recibos. Tb a Nota fiscal é obrigatória quando prestar serviço para outra empresa

  3. Parabéns pelo artigo realmente muito detalhado e esclareceu muitas duvidas
    Poderia fazer um post sobre os tributos que um MEI paga ao emitir NF em diferentes prestações de serviços e revenda de produtos ?

  4. Obrigada Larissa! Mas minha dúvida permanece, pois mei não é obrigado e emitir nota, porém, precisa comprovar o valor que ele declara…Então, o mei tem a prerrogativa de não emitir, MAS se quiser declarar os valores, precisa emitir, é isso?

    • Olá, Simone. Tudo bem?
      O MEI não é obrigado a emitir NF para Pessoa Física, mas o recomendado é que sempre que for possível, fazer a emissão de nota fiscal, pois é um documento importante por diversos motivos. Com a NF-e, por exemplo, a empresa consegue provar que está pagando seus tributos corretamente, contribuindo com a diminuição da sonegação fiscal no país.

      Até mais 😀

    • Olá, Marcia. Tudo bem?
      Isso vai depender do tipo de comercialização que você fará no marketplace. Por exemplo, se comercializa serviços a nota fiscal indicada é a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica). Agora, se o marketplace realiza vendas de mercadorias físicas, aí é a NF-e (Nota Fiscal eletrônica), sendo emitida pela empresa para o consumidor final a cada produto vendido.

      Até mais! 😀

  5. Boa tarde Larissa,

    Poderia por gentileza tirar uma duvida.

    Para vendas online em Ifood e Uber Eats a MEi é obrigado a emitir nota ?

    • Olá, João. Tudo bem?
      Sim. A emissão da Nota Fiscal é sempre recomendada, independente se a venda ou prestação de serviço é realizada para PF ou PJ. Lembre-se que a emissão de notas te ajuda no controle do faturamento de sua empresa.

      Até mais. 🙂

  6. Boa tarde Larissa ! Posso emitir uma unica NF ao fim da prestação do serviço ( 5 meses ) ?

    • Olá, Janaina. Tudo bem?
      Se o serviço prestado for para o mesmo cliente, é possível sim! 😀

      Até mais 😉

  7. Nossa. Muito bom o artigo. Bem explicado! A minha dúvida só é que se o MEI não é obrigado a emitir Nota fiscal, a não ser que venda para empresa ou o cliente exija, como posso declarar no imposto de renda da MEI o lucro se não tenho como comprovar mediante as notas, caracterizando sonegação?

    • Olá, Debora. Como vai?
      Apesar de não ter a obrigatoriedade, a recomendação é sempre emitir a Nota Fiscal quando prestar algum serviço, justamente para facilitar na hora de declarar o imposto de renda.

      Até mais 😀

  8. Olá, Larissa! Obrigado pelo artigo! Em qual lei/resolução/site encontro a previsão: “Quando a venda for direto para o consumidor final (pessoa física), o MEI só precisa emitir a nota se o cliente exigir. Caso contrário, não é obrigatório”? Obrigado!

    • Olá, Sergio. Tudo bem?
      Agradecemos o seu feedback 😀

      Você pode encontrar mais detalhes sobre essa questão no próprio site do SEBRAE, na parte de Dúvidas Frequentes, onde eles também informam qual é a resolução.

      Até mais!

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