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Controle de Estoque: o que é, como fazer e formas de otimizar!

Tempo de Leitura: 11 minutos
O mau controle de estoque pode fazer com que uma empresa gere prejuízos. Entenda o que você pode fazer para contornar esse problema e aumentar a receita do seu empreendimento, sem custos extras!
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Você sabe qual o potencial de fazer corretamente o controle de estoque?

Mais do que um processo essencial para monitorar e gerenciar o fluxo de entrada e produtos, o controle de estoque pode ser decisivo na hora de reduzir custos, eficiência, satisfação dos clientes e outros fatores.

Além disso, o mau controle de estoque pode fazer com que uma empresa tenha prejuízos. 

Por esse motivo, elencamos conhecimentos valiosos sobre o controle de estoque e o que você pode fazer para contornar os problemas de gestão desse setor e aumentar a receita do seu empreendimento, sem custos extras!

Neste artigo, vamos te ensinar, de forma simples e objetiva, o que você precisa para realizar um bom controle de estoque na sua empresa. Observe o que você aprenderá hoje:

  • O que é controle de estoque?
  • Os 7 principais tipos de controle de estoque 
  • Qual a importância do controle de estoque
  • 10 dicas para você dominar o estoque do seu negócio
  • Erros para se evitar no controle de estoque
  • Sistema para controle de estoque

O que é controle de estoque?

O controle de estoque, essencialmente, consiste em práticas para monitorar e gerenciar o fluxo de entrada e saída de produtos em determinado período de tempo, com o objetivo principal de garantir que o estoque sempre consiga atender às demandas dos clientes e otimizar os custos, sem gerar cargas desnecessárias e obsoletas. 

Os 7 principais tipos de controle de estoque

Embora o controle de estoque tenha uma finalidade bem definida, existem diversas formas de executar essa atividade. Diante disso, é importante que você saiba analisar e identificar qual mecanismo melhor se encaixa no seu modelo de negócio. Por isso, trouxemos os 5 principais tipos de controles de estoque para você.

1. Just in Time

O Just in Time (na hora certa) é uma filosofia que diz que as empresas devem produzir o produto certo, no momento certo e na quantidade correta. Dessa forma, é possível reduzir os desperdícios e, consequentemente, aumentar a margem de lucro de uma operação. Esse pensamento engloba todo o processo produtivo, do fornecimento de matéria-prima à produção, o armazenamento e a entrega das mercadorias.

Para que isso seja possível, o empreendedor deve avaliar todos os processos internos e os organizar, de forma  que o empreendimento possa extrair a capacidade máxima das máquinas, materiais, instalações e colaboradores.

2. Curva ABC

A Curva ABC é uma metodologia que permite ranquear os recursos de uma empresa de acordo com o seu grau de importância. Nesse mecanismo, temos a classe A, a classe B e a classe C. Vale lembrar que os fatores do controle de estoque que essa ferramenta leva em consideração são o giro de estoque, o faturamento e a lucratividade. Dessa forma, temos:

  • Classe A: são os itens mais valiosos e com os maiores preços. Correspondem a 20% do volume de mercadorias armazenadas e a 80% do valor de recursos em estoque. Por conta disso, precisam ser administrados com mais rigor.
  • Classe B: são os itens que possuem quantidade e valores intermediários. De forma mais precisa, são os 30% de mercadoria que são responsáveis por 15% do valor do estoque. Para essa classe de recursos, faz-se necessária uma administração moderada.
  • Classe C: são os itens que aparecem em maior quantidade, mas possuem o menor valor. Podemos definir essa classe como 50% do volume total de mercadorias que somam 5% do valor total do estoque. Apesar de não ter um alto grau de importância, é preciso gerenciar esse tipo de material, uma vez que geram despesas para uma organização, por meio do seu armazenamento.

Entenda que, independente da classe dos recursos, eles precisam ser estocados e bem gerenciados. Porém, como você pôde perceber, para uma empresa, algumas mercadorias geram mais lucros que outras. Dessa forma, é justo que o seu armazenamento tenha uma atenção e um cuidado maior.

3. Giro de estoque

O giro de estoque é um cálculo realizado pelas empresas para que elas possam identificar o intervalo de tempo que um determinado item fica em estoque. Dessa forma, é possível manter um equilíbrio entre as entradas e as saídas de mercadorias. O cálculo desse indicador é realizado pela seguinte equação:

  • Giro de estoque = número de vendas / volume médio de estoque

Para trazer um exemplo mais concreto, imagine que uma empresa “A” vendeu 80.000 itens no ano de 2021 e declarou um estoque médio de 16.000 itens, nesse mesmo intervalo de tempo. Quantos giros de estoque essa empresa teve em 2021?

  • Giros de estoque = 80.000 / 16.000 = 5 giros de estoque

Além dessa informação, um outro cálculo que podemos realizar é o tempo médio que uma empresa demora para fazer a reposição de estoque. Basta que dividamos os 365 dias do ano pela quantidade de giros de estoque. Utilizando os dados do exemplo anterior, a empresa “A” terá que repor o estoque a cada 73 dias, em média.

4. PEPS

PEPS é um acrônimo para a frase “primeiro que entra, primeiro que sai”. Esse nome é auto explicativo e nos demonstra de que forma o estoque de uma empresa é estruturado. Nesse mecanismo, as mercadorias mais antigas têm a preferência, na hora da venda.

5. UEPS

UEPS também é um acrônimo, contudo, para a frase “último que entra, primeiro que sai”. Podemos dizer que esse mecanismo é o oposto do PEPS. Esse método dá vazão aos itens mais novos do estoque, ou seja, os recém chegados.

 6.Custo Médio

Essa métrica de controle de estoque é utilizada para determinar o valor médio de custo de cada item em estoque. Neste caso, levamos em consideração o valor total disponível e divide pelo número de unidades em estoque. 

Esse valor médio é então usado para determinar o valor do estoque final e o custo dos itens vendidos.

Por exemplo, se uma empresa tem 100 unidades de um produto em estoque e pagou R$ 10,00 por unidade, o custo total do estoque seria de R$ 1.000,00. 

Se, posteriormente, adquirir mais 50 unidades do mesmo produto por R$ 15,00 cada, o custo total do estoque seria de R$ 1.750,00 (100 x R$ 10,00 + 50 x R$ 15,00). O custo médio por unidade seria então de R$ 11,66 ((R$ 1.750,00 ÷ 150 unidades).

Esse valor seria usado para calcular o valor do estoque final e o custo dos itens vendidos.

E no que esse cálculo auxilia a gestão de estoque?

Neste caso, ela suaviza as flutuações de preços dos produtos ao longo do tempo. Isso significa que o valor do estoque final é baseado em um valor médio mais estável, em vez de refletir as flutuações diárias dos preços. Sendo muito útil em setores onde os preços dos produtos podem variar significativamente ao longo do tempo, como o setor de commodities.

 7.Preço Específico

O preço específico consiste em monitorar cada unidade de um produto separadamente, com base no preço específico pelo qual foi adquirido.

O preço específico pode ser muito útil para negócios que possuem preços variáveis, como commodities ou produtos sujeitos a flutuações cambiais. 

Neste caso, ao monitorar cada unidade de produto separadamente, é possível garantir que o preço de venda seja justo e reflita o custo de aquisição de cada unidade.

Por exemplo, se uma empresa adquiriu 50 unidades de um determinado produto por preços diferentes, o controle de estoque preço específico permite o monitoramento de cada unidade separadamente e determina o custo de aquisição de cada uma. 

Sendo assim, a empresa consegue precificar as unidades de forma justa, levando em consideração o custo real de aquisição.

Qual a importância da gestão e controle de estoque para pequenas empresas?

O controle de estoque é importante para pequenas empresas, pois é por meio dele que o empreendedor pode aumentar a receita do seu empreendimento. Quando você possui uma boa gestão dos recursos que você tem armazenado, você consegue manter um equilíbrio entre as demandas do mercado e os materiais disponíveis em estoque.

Dessa forma, é possível estar sempre pronto para atender as necessidades do consumidor final, ao passo em que reduz os custos com armazenagem, perda de matéria-prima e produtos que não vendem. 

10 dicas para você dominar o estoque do seu negócio

Até o momento, você entendeu qual a função do controle de estoque e sua importância, bem como as principais metodologias utilizadas durante esse processo. 

Se você se convenceu de que precisa gerenciar melhor as entradas e saídas dos materiais da sua empresa, temos 10 dicas para você implementar esse controle. Confira abaixo!

1. Conheça bem o seu negócio

Para ter um bom controle de estoque, é necessário que você entenda todo o ciclo que uma mercadoria percorre, desde sua fabricação até o seu consumo pelo cliente final. Você precisa entender de onde ela vem, por onde ela passa e para onde ela vai.

Com esse conhecimento, você consegue ter uma ampla visão sobre o fluxo que um produto percorre durante seu ciclo de vida. Dessa forma, torna-se mais fácil identificar e corrigir qualquer tipo de erro que ocorra.

2. Mapeie os processos da sua empresa

Em complemento ao tópico anterior, é de suma importância mapear os processos da sua empresa. É por meio dessa prática que você conseguirá visualizar quais são as atividades realizadas dentro do seu empreendimento e de que maneira seus colaboradores as executam. Dessa forma, faz-se possível compreender quais etapas do seu processo produtivo podem ser melhoradas e encontrar meios para isso.

3. Controle as entradas e saídas do estoque

Na sua empresa, é importante que você mantenha um registro das mercadorias que entram e das que saem. Dessa forma, você pode ter várias informações que te impeçam de ter estoque em excesso, ou então, de não ter produtos o suficiente para suprir a demanda dos clientes. A melhor forma de fazer esse controle é por meio de um software de sistema de gestão.

4. Estabeleça datas e períodos para compras

Para uma boa gestão de estoque, é necessário que você tenha datas e períodos de compra de materiais bem definidos. Dessa forma, você tornará o processo de armazenamento de mercadorias mais simples e eficiente.

Neste momento, você pode utilizar os cálculos que vimos no subtópico sobre giro de estoque. Você precisará apenas dos dados de entradas e saídas da sua empresa do último ano. Com isso, é possível encontrar o número médio de giros de estoque que sua empresa tem em 365 dias e a periodicidade média de reabastecimento das mercadorias.

5. Definir o volume mínimo e máximo para cada item

Assim como todas as outras dicas, definir o volume mínimo e máximo para cada item do seu estoque vai permitir que você não compre produtos de mais e nem de menos. Você pode chegar a esses valores por meio dos seguintes cálculos:

  • Estoque mínimo = custo médio diário do produto * tempo de reposição
  • Estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição

Dessa forma, você consegue passar dois indicadores muito importantes para o seu time de compras. Com essas informações, a sua equipe conseguirá comprar a quantia exata de produtos que devem ser mantidos em estoque, otimizando os gastos da empresa com mercadorias.

6. Faça um boa gestão de fornecedores

Um dos principais benefícios de uma gestão eficiente de fornecedores é a redução dos riscos de falta de estoque, afinal, ao estabelecer contratos de fornecimento com prazos definidos, a empresa consegue ter maior previsibilidade em relação aos seus estoques e evitar situações de falta de produtos.

Além disso, essa prática contribui para a redução dos custos de estoque.

Neste caso, é possível alcançar este feito por meio da negociação de preços mais competitivos, prazos de pagamento mais flexíveis e condições de entrega mais favoráveis.

Dessa forma, a empresa ainda consegue reduzir o capital de giro necessário para manter os estoques, bem como evitar a necessidade de promoções para escoar produtos parados.

7. Construa um estoque crítico

O estoque crítico refere-se a uma quantidade mínima de produtos que a empresa mantém em estoque para garantir a continuidade da operação, mesmo em situações de alta demanda ou escassez de produtos.

Construir um estoque crítico pode ajudar a evitar situações de falta de produtos e garantir a satisfação dos clientes, afinal, ao estabelecer um estoque mínimo para cada produto, a empresa pode garantir a quantidade suficiente para atender a demanda, mesmo em períodos de pico.

Além disso, essa pode ser uma estratégia eficiente para reduzir os custos de estoque, já que reduz o capital de giro necessário para manter os estoques, pois a empresa não precisa manter grandes quantidades de produtos. 

8. Faça inventários

Fazer inventário é essencial para monitorar a contagem física de todos os produtos em estoque, afinal, essa prática permite verificar se a quantidade de produtos registrados em seus sistemas coincide com a quantidade física em estoque.

Neste caso, é muito mais fácil identificar possíveis discrepâncias nos registros de estoque, como produtos perdidos, furtados, danificados ou mal registrados.

Além disso, fazer inventários pode ajudar a empresa a tomar decisões mais precisas sobre o reabastecimento de estoque. Isso porque, ele proporciona uma visão clara da quantidade de produtos em estoque, assim, é possível determinar com maior precisão a quantidade de produtos que precisa ser reabastecida, evitando excessos ou faltas de estoque.

9. Tenha uma boa organização

Uma boa organização vale ouro! E, para o controle de estoque, essa dica é essencial.

Isso porque, a organização desse setor vai determinar uma gestão de estoque com mais eficiência, com foco em redução de custos, sem a falta ou excesso de produtos, mais velocidade e a precisão no atendimento ao cliente e muito mais a produtividade dos funcionários envolvidos no processo.

Para colocar essa organização em prática, é importante que a empresa tenha um local específico e designado para o armazenamento de seus produtos em estoque. 

Esse local deve ser organizado de forma que seja fácil de localizar os produtos, otimizando o tempo dos funcionários envolvidos no processo de controle de estoque.

Para tornar tudo mais eficiente, defina um sistema de categorização e etiquetagem dos produtos, que devem ser categorizados por tipo, tamanho, modelo, data de validade, entre outros critérios relevantes para a empresa. 

As etiquetas também devem incluir informações importantes, como o código do produto, quantidade e data de recebimento.

10. Tenha ferramentas facilitadoras

Uma das ferramentas facilitadoras mais importantes é o software de gestão de estoque. Essa tecnologia, permite o registro de produtos em estoque, o acompanhamento da movimentação dos produtos e identifica quando é necessário reabastecer determinados itens. 

Os softwares também podem ser configurados para enviar alertas automáticos quando o estoque atinge um nível mínimo, o que ajuda a prevenir a falta de produtos.

Outra ferramenta que facilita o controle de estoque é o código de barras, afinal, através dele é possível registrar rapidamente a entrada e saída de produtos em estoque, bem como fazer a contagem de inventário de forma mais rápida e precisa.

O leitor de código de barras também é uma ferramenta interessante, já que com ele é possível identificar rapidamente um produto e acessar todas as informações relevantes, como preço, quantidade em estoque e data de validade. 

Isso torna o processo de gerenciamento de estoque mais rápido e preciso, além de reduzir a chance de erros.

Os sistemas de alerta de vencimento, também são essenciais, pois permitem que a empresa tome medidas para evitar perdas e desperdícios. Com essa ferramenta, a empresa pode agir rapidamente para vender ou utilizar o produto antes que ele expire, evitando perdas financeiras.

Erros para se evitar no controle de estoque

Agora que você já sabe como facilitar o controle de estoque, é preciso entender onde é essencial evitar erros.

Até porque, há muitos erros comuns que as empresas cometem no controle de estoque, que podem prejudicar seus resultados financeiros e a satisfação dos clientes, mas que podem ser evitados com um pouco de atenção.

Por isso, abordamos alguns desses erros e como evitá-lo: 

Não fazer uma contagem de inventário regularmente

A falta de uma contagem regular pode levar a erros na estimativa da quantidade de produtos em estoque, o que pode ocasionar a falta ou excesso de produtos. 

Para evitar esse erro, estabeleça uma rotina de contagem de inventário, seja mensal, trimestral ou semestral, dependendo da necessidade da empresa.

Não utilizar um software de gestão de estoque

O software de gestão de estoque é uma ferramenta poderosa para ajudar na gestão de estoque. 

Neste caso, a tecnologia permite o registro dos produtos em estoque, o acompanhamento da movimentação e a identificação da necessidade de reabastecimento. 

Não utilizar essa ferramenta pode levar a erros de estimativa, falta de controle e perda de dinheiro. 

Procure um software de gestão de estoque adequado para o tamanho do seu negócio e segmento para ter mais assertividade e facilidade no seu dia-a-dia.

Não monitorar os prazos de validade

O controle de estoque não se trata apenas de manter a quantidade de produtos em estoque. Monitorar os prazos de validade dos produtos é importante para evitar perdas e desperdícios. 

Não monitorar esses prazos pode levar a produtos vencidos, o que pode afetar negativamente a reputação da empresa. Utilize um sistema de alerta de vencimento para ajudar a gerenciar a data de validade dos produtos.

Não manter um controle de entrada e saída de produtos

É importante manter um controle rigoroso de entrada e saída de produtos em estoque. Não manter esse controle pode levar a erros de estimativa, o que pode levar à falta ou excesso de produtos. Utilize o registro de entrada e saída de produtos para manter um controle preciso.

Não treinar a equipe de controle de estoque

O controle de estoque é uma tarefa importante que requer habilidades e conhecimentos específicos. Não treinar a equipe de controle de estoque pode levar a erros de estimativa e falta de controle. É importante investir na capacitação e treinamento dos funcionários envolvidos no processo de controle de estoque para garantir que eles saibam como utilizar as ferramentas da melhor forma possível.

Sistema para controle de estoque

Não dá para falar de controle de estoque sem falar do Sistema de Controle de Estoque Online da vhsys. Com esse sistema, além de evitar erros e facilitar a rotina, você pode automatizar todos os processos e contar com mais segurança e eficiência.

Mas você deve estar se perguntando: como esse sistema funciona? É simples! O vhsys é uma plataforma que une diversas ferramentas necessárias para um bom gerenciamento de micro e pequenas empresas. Dessa forma, você consegue manter todas as informações e automações em um único lugar.

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