Sistema erp: devo usar?

Camila Nichetti

Sistema erp: devo usar?

Gerenciar uma empresa é um grande desafio para qualquer empresário. São diversos pontos que precisam de atenção: contas a pagar e receber, vendas, estoque, folha de pagamento, entre outros processos. Um sistema ERP é uma excelente alternativa para facilitar esse trabalho e tornar o negócio mais eficiente.

Com essa ferramenta é possível melhorar o fluxo de informações de uma empresa e, com isso, aprimorar a tomada de decisões estratégicas. Dessa forma, uma companhia consegue atingir suas metas e seus objetivos com mais facilidade, otimizar os processos internos e melhorar os resultados de trabalho.

Quer descobrir um pouco mais sobre essa ferramenta chamada ERP? Então não deixe de ler este artigo!

O que é um sistema ERP?

ERP é uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa. A sua principal finalidade é organizar as informações e os dados de um negócio, o que facilita o trabalho administrativo e fornece os recursos necessários para que empresários ou gestores melhorem os processos internos.

Assim, o ERP permite a integração entre os diversos setores de uma companhia, oferecendo uma visão integrada do negócio. Gerenciar cada área separadamente demanda bastante tempo e força de trabalho, além, é claro, de aumentar as chances de acontecer uma falha de comunicação que possa prejudicar o trabalho.

Ao disponibilizar essas informações dentro de um mesmo sistema, o empresário reduz as chances de falhas acontecerem, facilita a comunicação interna e permite um conhecimento ainda maior sobre a empresa. Esse conjunto de informações é essencial para as decisões estratégicas e para posicionar melhor o negócio no mercado.

A seguir mostraremos as principais razões para contar com uma ferramenta de gestão. Confira!

Quais são as vantagens de usar um sistema ERP?

Os empresários sempre estão em busca de alternativas e ferramentas que ajudem nos negócios. Os sistemas de gestão se apresentam como bons meios para agilizar e organizar os processos dentro das empresas. Listamos alguns benefícios que um ERP pode apresentar.

Agilidade e modernização nos processos

Um sistema ERP torna os processos empresariais automatizados e decreta o fim do trabalho manual e do uso excessivo de documentos e papéis. Além disso, permite o registro de informações, o controle de fluxo de estoque e vendas e a execução de cálculos automáticos, o que facilita todo o trabalho.

Integração

Com essa ferramenta, todas as áreas da empresa estão conectadas. Assim, não é preciso ficar esperando que cada setor faça o levantamento de informações, pois esses dados já estão registrados no sistema. Dessa forma os seus colaboradores trabalham com mais eficiência e aproveitamento de tempo.

Redução de erros e fraudes

Como todos os dados da empresa são lançados dentro do sistema, é mais fácil fazer uma análise completa de todos os processos internos, medir a sua eficiência, identificar gargalos e propor melhorias. As decisões são tomadas com mais segurança e tem um potencial ainda mais estratégico para o negócio.

Segurança

Todo empresário que precisa lidar com grande fluxo de papéis (contratos, planilhas, orçamentos etc.) já teve alguma dor de cabeça com um material perdido e precisou refazer todo o trabalho. O ERP conta com um banco de dados em que essas informações são armazenadas e podem ser consultadas a qualquer momento.

Acesso facilitado

Os sistemas de gestão estão preparados para facilitar o acesso às informações que organizam o funcionamento de empresa. Assim, é mais fácil saber qual foi o fatura do quinto mês de 2015, ou ainda quais foram as saídas de outubro de 2012. Nunca mais perca tempo e paciência vasculhando arquivos antigos e, muitas vezes, mal armazenados!

Controle financeiro

Com um sistema de gestão é muito mais fácil perceber onde seu dinheiro está sendo investido — informação muito importante na eventualidade de verificar possibilidade de cortes, por exemplo, ou mesmo para identificar qual setor ou produto da sua empresa precisa ser acompanhado com mais proximidade.

Controle sobre ciclo de produção

As ferramentas do ERP auxiliam o planejamento da empresa e do seu ciclo produtivo. Sendo assim, permite uma administração minuciosa de cada etapa do processo de produção ou execução de serviço. Dessa forma é possível alcançar resultados melhores e otimizar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes.

Menor tempo de resposta dos fornecedores

Produtos podem acabar rapidamente ou algum insumo pode estar em falta e prejudicar a prestação de um serviço. A reposição pode demorar devido aos prazos de entrega dos fornecedores. O ERP permite um tempo de resposta mais rápido nessas situações, além de mais agilidade na compra de novos materiais para o estoque.

Visão consolidada dos canais de venda

Loja física, entrega de mercadorias e e-commerce: uma empresa pode contar com vários canais de vendas, e o gerenciamento deles acaba sendo bem desafiador. O software de gestão consegue integrar todos esses canais permitindo uma visão consolidada e uma administração eficiente deles.

Otimização do capital de giro

O ERP facilita a gestão do estoque e faz com que o empresário tenha amplo conhecimento da empresa, além dos subsídios necessários para que as operações cotidianas ocorram sem imprevistos. Assim é possível reduzir o valor do capital de giro empregado nessas operações e aumentar a segurança do trabalho.

Controle de impostos

Qualquer empresário tem que lidar com as questões relativas aos seus impostos, o que exige bastante atenção para não enfrentar outros problemas. O ERP consegue calcular todos os tributos do negócio e permite uma relação melhor com a Receita Federal — além de diminuir as chances do empresário ser pego por não cumprir a legislação.

Redução de gastos

Todo empresário deseja reduzir seus gastos e tornar seus processos mais eficientes. Não é uma tarefa fácil, mas com um ERP é possível otimizar todo o funcionamento do seu negócio. Afinal, é uma ferramenta que unifica a gestão, controla as finanças, calcula impostos, auxilia as vendas, acompanha estoque, entre outras funcionalidades.

Tudo isso diminui as chances de retrabalho, aumenta a eficiência dos colaboradores, elimina gargalos administrativos e de produção e permite uma visão mais estratégica do negócio. O resultado dessa soma de fatores é uma só: redução de gastos.

Quer saber ainda mais sobre os sistemas de gestão? Explicaremos no próximo tópico como essa ferramenta funciona!

Como funciona um sistema ERP?

Existem três camadas básicas que compõem uma ferramenta gerencial. São elas:

Apresentação

É a parte em que o empresário acessa as funcionalidades do software de ERP. Lá ele encontrará os cadastros (formulários divididos em campos e áreas de trabalho), processos e demais informações necessária para que a rotina da empresa.

Processamento

Essa camada é responsável por processar todas as informações lançadas na “Apresentação” e integrar os dados com os demais módulos do ERP. Além disso, permite alterar funcionalidades ou criar novas categorias de trabalho — o que é feito com alterações no código-fonte do sistema.

Armazenagem

Todas as informações lançadas no sistema gestão, processadas por ele e depois salvas precisam ir para algum lugar: a camada de armazenagem. Aqui é formado o banco de dados do ERP, e isso garante o acesso do empresário às informações necessárias para o gerenciamento do negócio.

Agora que você já sabe o que é e como funciona o ERP, que tal aprender o que é preciso observar antes de comprar essa ferramenta? Leia os próximos parágrafos.

Como escolher o melhor sistema ERP?

O sistema de gestão tem um papel importante na administração do negócio e, por isso, muitos empresários encontram dificuldades para escolher um software que tenha o melhor custo-benefício para o seu bolso. Na hora de escolher uma ferramenta, não avalie apenas o preço, mas também o que ela tem a oferecer.

Separamos a seguir uma lista com alguns critérios que devem ser observados na hora de comprar um sistema ERP. Confira!

  1. Experiência do fornecedor e histórico de atuação com outra empresas.
  2. Documentação do sistema.
  3. Qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor.
  4. Potencial de evolução da ferramenta de gestão.
  5. Aproveitamento de hardware.
  6. Funcionalidade do sistema.
  7. Qualidade técnica.
  8. Facilidade operacional.
  9. Facilidade de implantação.
  10. Preço do ERP.

O sistema de gestão foi pensado para facilitar a vida do gestor e do setor administrativo das empresas para que tenham o melhor desempenho. Assim, ele pode ser a melhor alternativa para o seu negócio e tornar ainda mais eficiente a condução do seu trabalho e o acompanhamento do desempenho dos seus colaboradores.

Agora que você já sabe como um sistema ERP pode ajudar a sua empresa, que tal experimentar a ferramenta de gestão do VHSYS? Clique aqui e teste gratuitamente!

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Camila Nichetti
Sobre o autor
Camila Nichetti
Analista de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Comunicação Social - Jornalismo.