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Guia COMPLETO sobre o que é um sistema ERP!

Tempo de Leitura: 11 minutos
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Se você empreende ou gerencia um negócio, você precisa saber o que é um sistema ERP, o principal software de gestão que é considerado o “coração” das empresas por fornecer integração e automatização das principais atividades de administração de um negócio.

O objetivo de um ERP é conectar todas as áreas da empresa em um único sistema, facilitar o controle de tarefas e automatizar diversas funções que são essenciais para o andamento de qualquer negócio, como baixa de produto no estoque, emissão de notas fiscais, entre muitas outras atividades.

Mas, é claro que apenas essa explicação pode não ser suficiente para você entender como um sistema de gestão pode transformar a administração do seu negócio, não é mesmo?! 

Por isso, preparamos este post para te ajudar a entender o que é um sistema ERP, quais as funcionalidades e como ele pode ser utilizado na sua empresa. 

  1. O que significa ERP?
  2. O que é um sistema ERP?
  3. Porque é importante para a empresa possuir um sistema ERP?
  4. Como funciona um sistema ERP?
  5. Módulos de um sistema ERP
  6. Quais as vantagens de aderir a um sistema ERP?
  7. Quais segmentos podem se beneficiar de um sistema ERP?
  8. Como um sistema ERP garante a segurança dos dados?
  9. Tipos de software ERP
  10. Como implementar um sistema ERP no meu negócio?
  11. ERP para MEIs, PMEs e grandes empresas
  12. Como escolher o ERP ideal para o seu negócio?

O que significa ERP?

ERP é um tipo de sistema de gestão empresarial e a sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, que em português podemos traduzir para “Planejamento de Recursos Empresariais”. Então, um sistema ERP é o software utilizado para controlar as atividades empresariais.

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP é um software de gestão empresarial para centralizar e automatizar as informações, processos e tarefas de um negócio. 

No ERP, é possível integrar dados e atividades de áreas como vendas, PDV ou frente de caixa, estoque, financeiro, cadastro, entre outros departamentos. Assim, esse tipo de sistema oferece uma visão integrada do negócio. 

Então, o empresário reduz as chances de falhas acontecerem, facilita a comunicação interna e permite um controle maior sobre a empresa. Esse conjunto de benefícios é essencial para as decisões estratégicas e para posicionar melhor o negócio no mercado!

Exemplo do que é um sistema ERP

Imagine uma loja de materiais de construção que gerencia as suas vendas, estoque, cadastros e finanças por planilhas. 

Além do tempo para administrar os dados em uma planilha, realizar todos os registros de maneira manual gera muitos erros que impactam as finanças da empresa.

Quando a gestão descobre o que é um ERP e decide implementá-lo, entre as principais vantagens e funções do sistema, destacamos aqui que o negócio ganha:

  1. Centralização de todas as informações da empresa em um único sistema e pode abandonar as planilhas;
  2. Mais tempo para focar em outras atividades, pois tarefas como baixa no estoque, controle de vendas, fluxo de caixa, entre muitas outras passam a ser automatizadas pelo software;
  3. Redução de custos, erros e prejuízos financeiros gerados por falhas manuais;
  4. Mais segurança de dados e informações relevantes da empresa.
  5. Mais controle com relatórios e acompanhamento dos seus fluxos de caixa, estoques, vendas e outras informações em tempo real, possibilitando uma gestão mais eficiente e inteligente do negócio!

Quando surgiu o primeiro ERP?

A história do primeiro sistema ERP começa em 1913, quando o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu o modelo de quantidade de ordem econômica (EOQ). Esse modelo era baseado em papel e servia para programar a produção nas fábricas de forma eficiente. Por décadas, esse foi o padrão de produção utilizado pelas empresas.

Em 1964, a fabricante de ferramentas Black and Decker foi a primeira a adotar uma solução de planejamento das necessidades de materiais (MRP), que combinou conceitos de EOQ com um computador mainframe. O MRP se tornou o novo padrão de realizar atividades na empresa, permitindo que diferentes tarefas de produção fossem integradas em um sistema comum.

Em 1983, surgiu o planejamento de recursos de manufatura (MRP II), que apresentava “módulos” como um componente chave de arquitetura de software e componentes centrais de manufatura integrados. 

O MRP II também forneceu uma visão convincente de como as organizações poderiam aproveitar o software para compartilhar e integrar os dados da empresa e aumentar a eficiência operacional com melhor planejamento de produção, estoque reduzido e menos desperdício.

Conforme a tecnologia de computação evoluiu ao longo das décadas de 70 e 80, conceitos semelhantes ao MRP II foram desenvolvidos para lidar com atividades de negócios além da manufatura, incorporando finanças, gerenciamento de relacionamento com o cliente e dados de recursos humanos. 

Em 1990, os analistas de tecnologia já sabiam o nome dessa nova categoria de software de gerenciamento de negócios: planejamento dos recursos empresariais, ou ERP. Desde então, os sistemas ERP evoluíram muito, com novas soluções sendo desenvolvidas por diversas empresas para atender às necessidades de diferentes setores e áreas de negócio.

Porque é importante para a empresa possuir um sistema ERP?

Ao descobrir o que é um sistema ERP, é possível entender a sua importância para as empresas! 

Entre os principais motivos para trabalhar com um software de gestão no seu negócio estão:

  1. Aumento de produtividade
  2. Ganho de tempo para focar em atividades mais relevantes
  3. Automatização de tarefas repetitivas e rotineiras
  4. Redução de erros e custos
  5. Aumento da eficiência em todas as áreas
  6. Maior controle do que acontece na empresa para os gestores
  7. Melhora na gestão financeira, com controle de fluxo de caixa, previsão de receitas e despesas
  8. Fácil acesso às informações financeiras, de vendas, estoque, clientes, vendedores e fornecedores para facilitar e aperfeiçoar a tomada de decisão.

Como funciona um sistema ERP?

O sistema ERP funciona integrando todos os processos de uma empresa em uma única plataforma. Sendo assim, ele centraliza informações e processos sobre vendas, notas fiscais, finanças, compras, estoques, cadastros, entre outros processos relacionados ao negócio.

Por isso, o ERP é considerado o “coração” de um negócio, porque ele funciona como um sistema que conecta todos os departamentos e áreas da organização. 

Por exemplo, imagine uma loja que vende produtos pela internet e possui um sistema ERP integrado. 

Quando um cliente faz um pedido no e-commerce, o sistema automaticamente verifica o estoque disponível para aquela mercadoria e registra a venda no módulo de vendas. 

Em seguida, o sistema verifica se há alguma pendência financeira do cliente e, se estiver tudo certo, libera a entrega do produto, atualizando automaticamente o estoque.

Módulos de um sistema ERP

Para organizar tantas informações e tarefas em uma única tela, o software organiza as áreas em módulos para facilitar o uso, sendo os principais:

  • Vendas: módulo dedicado às atividades de vendas, como envio de propostas, comissões de vendedores, gerenciamento de pagamentos, entre outras.
  • PDV frente de caixa: geralmente realiza a venda de forma online, incluindo pagamento e emissão de nota fiscal para facilitar o atendimento de frente de caixa.
  • Emissor de notas fiscais: módulo para emitir todos os tipos de notas fiscais com preenchimento simples e automático.
  • Financeiro: realiza e controla as atividades financeiras como conciliação bancária, DRE gerencial, pagamentos, contas a receber, relatórios financeiros, entre muitas outras tarefas.
  • Controle de estoque: parte do sistema dedicada ao estoque para inserir os produtos, fazer inventários, permitir a baixa automática nas mercadorias a cada venda, acompanhar entradas e saídas, etc.
  • Cadastros: módulo para cadastrar clientes, fornecedores, funcionários, produtos e serviços para facilitar o gerenciamento de dados e a integração entre todas as áreas.
  • Integrações com outras plataformas: geralmente, alguns ERPs permitem que você conecte o sistema com outras plataformas que façam sentido para o seu negócio, como lojas virtuais, marketplaces, plataformas de marketing, entre outros.

Quais as vantagens de aderir a um sistema ERP?

Um sistema ERP oferece diversos benefícios para as empresas através das funcionalidades que permitem automatizar tarefas rotineiras e obter maior controle dos processos da empresa.

1. Automatização de processos

Uma das principais vantagens de utilizar um ERP na sua empresa é a automatização de muitas tarefas rotineiras, mas essenciais para o bom andamento do negócio, como conciliação bancária automática, monitoramento das quantidades mínimas de produtos no estoque, criação de relatórios, entre muitas outras atividades.

É importante se atentar que cada empresa de ERP pode fornecer funcionalidades diferentes. Por isso, ao escolher o seu software de gestão, confira os módulos e as funções disponíveis para entender o que faz sentido para o seu negócio.

A automatização de processos que a sua empresa realiza permite a redução do tempo necessário para realizar essas atividades manualmente e minimiza a possibilidade de erros humanos. 

Além disso, a automatização libera os gestores e as suas equipes para se concentrarem em tarefas mais estratégicas, como a tomada de decisões importantes e relacionamento com os clientes, por exemplo.

2. Integração de serviços

Com um ERP, todas as áreas da empresa podem ser integradas e sincronizadas, os principais processos da empresa são centralizados no sistema que torna-se uma fonte única de informações em tempo real, o tão falado “coração” do negócio. 

Sendo assim, é possível que as informações sejam compartilhadas entre os departamentos, eliminando a duplicação de dados e a necessidade de várias ferramentas, planilhas, “caderninhos”, reuniões e sistemas para gerenciar diferentes áreas. 

Toda essa integração facilita a gestão de tarefas e a resolução de problemas, além de reduzir drasticamente erros e prejuízos financeiros por falhas na comunicação.

3. Redução de erros e fraudes

Justamente por integrar setores e automatizar tarefas, o ERP permite maior controle interno para reduzir os erros e fraudes, como a verificação de dados e a autenticação de usuário. 

Além disso, o acesso às informações é restrito e só é permitido aos usuários autorizados. Isso reduz significativamente a possibilidade de fraudes e cumpre os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – o que pode levar a economias significativas para a empresa e livrá-la de problemas com a lei.

4. Aumento de produtividade

Um sistema de gestão diminui o tempo gasto com tarefas diárias, o que impacta diretamente na produtividade de toda a equipe, permitindo que todos possam focar no que realmente importa: no crescimento do negócio!

5. Produção de relatórios rápidos

Acompanhamento de dados em tempo real e criação de relatórios em poucos cliques facilita o trabalho dos empreendedores, além de permitir o acesso rápido a dados relevantes que auxiliam a tomada de decisão.

6. Acompanhamento dos processos

Todo gestor precisa acompanhar de perto os processos da empresa, seja para conferir o andamento das ações, fazer ajustes ou auxiliar a equipe. Porém, isso demanda tempo! Para facilitar essa tarefa, o ERP ajuda os líderes proporcionando um melhor controle das atividades ao integrar todos os departamentos em um único sistema.

7. Controle específico de estoque

O estoque pode ser uma das áreas mais sensíveis e propícias a erros nas empresas. Por isso, contar com um ERP para facilitar o controle de estoque e reduzir prejuízos financeiros é essencial. 

Existem sistemas com controle de estoque que permitem configurar alarmes da quantidade mínima e máxima das mercadorias para facilitar a reposição e compra com fornecedores, além das atividades essenciais como integração com PDV e setor de vendas, baixa automática a cada venda (seja na loja física ou virtual), inventário, relatórios, entre outras atividades.

8. Visão consolidada dos canais de venda

Com um sistema ERP, é possível ter uma visão consolidada dos canais de venda da empresa, incluindo lojas físicas, loja virtual e até marketplaces. 

Além de facilitar a gestão de todos os canais, é possível ter dados preciosos sobre o desempenho da empresa e identificar possíveis oportunidades de venda.

9. Controle de impostos e redução de custos

Um benefício muito importante dos ERPs é o controle de contas a pagar e receber; administração de despesas, fluxo de caixa e capital de giro; e gestão de impostos. 

Ao ter um controle preciso dessas informações financeiras, os gestores ganham mais facilidade para cumprir os pagamentos e tomar decisões estratégicas em relação aos cortes de custos ou investimentos necessários.

10. Agilidade operacional

Ao entender o que é um sistema ERP você também entende o quanto esse sistema proporciona mais agilidade operacional, facilidade o controle de estoque, as atividades financeiras, os atendimentos de frente de caixa e todas as outras atividades de operação da empresa.

Quais segmentos podem se beneficiar de um sistema ERP?

Diversos segmentos e empresas de diferentes portes precisam e podem se beneficiar de um sistema ERP. Afinal, todas as empresas devem emitir notas fiscais, gerenciar estoque de produtos ou matérias-primas, controlar agendamento ou histórico de serviços, administrar pagamentos e contas a receber, entre todas as outras atividades de gestão de todo negócio.

Os principais segmentos que podem se beneficiar com um sistema de gestão são:

Como um sistema ERP garante a segurança dos dados?

Um sistema de gestão é essencial para ajudar na segurança dos dados de qualquer negócio para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

A LGPD impõe regras e penalidades rigorosas para a coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais de clientes e funcionários.

Para garantir a segurança dos dados, um ERP geralmente inclui as seguintes medidas:

  • Controle de acesso: o sistema é projetado para limitar o acesso aos dados da empresa apenas aos usuários autorizados. Isso significa que cada empresa e seus usuários têm sua própria conta e senha, o que permite o controle dos acessos.
  • Criptografia de dados: os softwares geralmente usam criptografia para proteger os dados da empresa, um elemento técnico fundamental da segurança de dados.
  • Backup de dados: o ERP pode incluir backups automáticos dos dados da empresa, mais uma exigência da LGPD, isso ajuda a proteger os dados contra perda ou danos.
  • Monitoramento de atividades: O sistema ERP pode monitorar as atividades dos usuários e gerar alertas caso alguma atividade suspeita seja identificada. Isso pode ajudar a identificar e prevenir violações de segurança dos dados da empresa.

Tipos de software ERP

Existem dois tipos principais de software ERP: ERP on-cloud e ERP on-premise.

ERP on-cloud

O ERP on-cloud é um sistema que é hospedado na nuvem. Isso significa que os usuários acessam o sistema através da internet e não precisam instalar o software em seus próprios servidores, pois o sistema é mantido em servidores remotos, que são gerenciados e mantidos pelo fornecedor do ERP.

O ERP on-cloud é acessível de qualquer lugar e oferece muita flexibilidade e escalabilidade, pois pode ser acessado pelo computador na empresa, notebook do gestor, tablet ou celular.

ERP on-premise

O ERP on-premise é um sistema que é instalado localmente nos servidores da empresa, ou seja, a empresa é responsável por gerenciar e manter o software e os servidores, bem como garantir a segurança e a disponibilidade do sistema – o que é muito mais complexo e caro para as empresas manterem essa infraestrutura, mas permite maior controle e personalização do sistema.

Geralmente, o ERP on-premise é indicado para empresas de grande porte à multinacionais que possam precisar de funcionalidades muito específicas para a gestão.

Como implementar um sistema ERP no meu negócio?

A implementação de um sistema ERP pode ser um processo desafiador, em especial para os negócios que já possuem um sistema e estão realizando a troca de software.

Embora essa mudança possa assustar muitos gestores, o mês da troca pode ser um pouco complexo, mas no final sempre vale a pena ter um sistema que atenda melhor às necessidades da empresa.  

É como mudar de casa: a mudança gera uma pequena bagunça, mas no final tudo fica organizado e melhor do que antes! Mas, para isso, lembre-se de conferir se o sistema contratado possui suporte humanizado para ajudar a sua empresa no que for preciso e garantir a organização na troca e implementação de sistema.

Aqui estão alguns passos de como uma implementação bem-sucedida do ERP pode funcionar no seu negócio:

  1. Analise as opções de sistema para o seu negócio;
  2. Faça os testes grátis disponíveis para conhecer cada ERP;
  3. Converse com o time de especialistas de cada software para tirar dúvidas, pedir demonstrações do sistema e entender as condições de pagamento;
  4. Após escolher um ERP para a sua empresa, inicie pela personalização do sistema, configurando os dados do seu negócio, inserindo logo, criando usuários com login e senha, etc.
  5. Depois, acesse o módulo de cadastro para inserir ou importar informações de produtos, serviços, estoque, funcionários, fornecedores e contas bancárias.
  6. Faça a primeira venda para entender o passo a passo do sistema e configurar o que faltou;
  7. Integre o ERP com as plataformas que a sua empresa utiliza, como loja virtual, marketplaces, plataformas de marketing, integrações de back-ups, etc.;
  8. Treine a sua equipe para que todos entendam os processos realizados no software.
  9. Parametrize o sistema, nessa etapa você pode solicitar apoio do suporte do ERP para inserir os dados necessários para o sistema funcionar perfeitamente para as necessidades do seu negócio.

ERP para MEIs, PMEs e grandes empresas

Há diferentes opções de ERPs no mercado. A principal diferença entre eles é o porte de empresas que cada um atende. Existem sistemas focados para MEIs e PMEs, enquanto há softwares para multinacionais, pois cada tamanho de negócio têm demandas distintas. 

Confira as diferenças entre os ERPs para cada porte de empresa:

ERP para MEIsERP para PMEsERP para grandes empresas
Geralmente, são mais simples e têm planos mais baratos na categoria MEI.Os valores dos planos se mantêm acessíveis para as pequenas empresas.Possuem planos com custos mais elevados devido à complexidade do sistema.
Têm funcionalidades essenciais para as necessidades dos microempreendedores.É desenvolvido para atender as demandas dos pequenos negócios.Têm um conjunto abrangente de funcionalidades que atendem às necessidades complexas de grandes empresas.
Interface mais intuitiva para facilitar a utilização pelos usuários.Interface mais intuitiva para facilitar a utilização pelos usuários.É um sistema mais complexo, geralmente precisa de meses de treinamento e acompanhamento para a empresa se adaptar ao sistema. 

Como escolher o ERP ideal para o meu negócio?

A escolha do ERP ideal para o seu negócio é uma tarefa importante e que deve ser realizada com análise e testes para encontrar o sistema ideal para as necessidades do seu negócio.

  1. Identifique as necessidades da sua empresa para compreender as funcionalidades que o seu negócio realmente precisa. Por exemplo, se a sua loja não pretende vender em todos os marketplaces disponíveis no mercado, você não precisa de um sistema com tantas integrações.
  2. Pesquise e compare as condições das empresas de ERP;
  3. Encontre ERPs que são focados no porte do seu negócio, geralmente essas empresas tem funcionalidades e planos que atendem melhor às suas necessidades;
  4. Avalie o suporte: quando você ou a sua equipe precisarem de ajuda para fazer algo no sistema, com certeza você vai preferir que alguém te ajude rapidamente ao invés de um robô com respostas que não resolvem o seu problema, certo? Então, prefira sistemas que forneçam suporte humanizado tanto por chat, como por telefone.
  5. Considere o custo-benefício dos plano;
  6. Confira a credibilidade da empresa do ERP no mercado;
  7. Analise se a empresa fornecedora do sistema sempre aplica atualizações e fornece novas funcionalidades, assim você perceberá se o software acompanhará a evolução das necessidades da sua empresa e do mercado.

ERP para MEIs e Negócios de pequeno a médio porte

Um exemplo de ERP que foi desenvolvido especialmente para MEIs e EPPs é o software vhsys, que atua há mais de dez anos no mercado e faz parte do gigante grupo Stone. 

O vhsys oferece uma solução completa para a gestão empresarial, com funcionalidades e planos que atendem desde a emissão de notas fiscais até o controle de estoque e financeiro com a Conta Integrada. 

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