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O que é e como controlar o fluxo de caixa de uma pequena empresa?

Tempo de Leitura: 11 minutos
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O fluxo de caixa é uma atividade imprescindível na rotina de qualquer empresa, principalmente nas de pequeno porte, pois é o que permite controlar as entradas e saídas de dinheiro para manter a saúde financeira em ótimos estado e em crescimento.

Fazer o seu planejamento e a análise regularmente significa monitorar os registros corretos de todas as transações financeiras da empresa em determinado período, conferindo quanto e quando o dinheiro entra (receitas) e quanto e quando o dinheiro sai (despesas).

Dessa forma, é possível tomar decisões estratégias, ajustar falhas, programar a redução de custos ou investimentos, entre muitas outras ações que impactam todo o funcionamento da empresa, principalmente a sua lucratividade.

Porém, engana-se quem pensa que fazer o fluxo de caixa é apenas emitir um relatório dia após dia. É preciso garantir que o registro das movimentações financeiras estão corretos e automatizados, além de saber avaliar os dados da maneira mais adequada para o seu negócio. Por isso, a seguir, você pode conferir os conteúdos para entender melhor:

  • O que é fluxo de caixa?
  • Tipos de fluxo de caixa
  • Quais são os benefícios do fluxo de caixa?
  • Como usar o fluxo de caixa a favor do seu negócio
  • Melhor ferramenta para fazer fluxo de caixa

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o registro das movimentações financeiras da empresa, é a receita versus as despesas – o quanto entrou de dinheiro na empresa e o quanto saiu em determinado período. 

Em outras palavras, ele representa o caminho que o dinheiro percorre dentro do seu negócio, desde a chegada ao caixa (vendas, contas a receber e investimentos ganhos) até a saída (contas, pagamentos de funcionários, compra de mercadoria, investimentos feitos pela própria empresa, etc.).

É importante ressaltar que o monitoramento deve levar em conta o dinheiro que a empresa dispõe atualmente no caixa, seja em espécie ou em saldo de contas bancárias.

Além disso, todos os valores que entram por meio das vendas, assim que forem recebidos, devem ser considerados. Da mesma forma, todos os gastos incluídos, logo são executados.

Com os números levantados, a gestão poderá fazer análises de sensibilidade, cálculo da rentabilidade, lucratividade e ponto de equilíbrio, e até mesmo avaliações a respeito do retorno dos investimentos.

Qual o setor responsável pelo fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma atividade feita principalmente pela gestão financeira, mas que requer que todos os setores estejam integrados e registrando os dados da empresa corretamente.

Por exemplo, os vendedores precisam emitir todos os tipos de notas fiscais da maneira certa, a administração de estoque deve estar em dia, contas a pagar e receber organizadas, planejamento de compra de produtos, entre muitas outras tarefas que envolvem todas as equipes e as transações financeiras.

A importância do fluxo de caixa

Fazer o fluxo de caixa regularmente é o que permite a administração da empresa controlar o lucro, as despesas e os investimentos, assim é possível tomar providências quando os dados não estão de acordo com o planejamento ou continuar com as ações que estão gerando resultados satisfatórios.

Em resumo, ele é importante para:

  1. Garantir a lucratividade do negócio
  2. Fazer investimentos seguros para quando sobrar dinheiro no caixa
  3. Manter as contas a pagar e receber em dia
  4. Reduzir custos
  5. Definir ações para reduzir prejuízos e aumentar as vendas
  6. Identificar oportunidades para fazer a empresa crescer 

Tipos de fluxo de caixa

Você sabia que a sua empresa pode analisar diferentes tipos de fluxos de caixa? 

Não existe um único formato de fluxo financeiro, esse indicador tem uma série de variações que fornecem uma compreensão mais profunda das finanças.

Fluxo de Caixa Livre 

O fluxo de caixa livre é a quantidade de dinheiro que está no caixa, ou seja, é o saldo disponível após todos os pagamentos obrigatórios das operações da empresa serem efetuados.

Pode ser utilizado em caso de saldo positivo e em caso de saldo negativo, para indicar o que deve ser mudado ou melhorado.

Para calcular o Fluxo de Caixa Livre, você pode avaliar o fluxo de caixa operacional (dinheiro gerado pelas atividades da empresa, como vendas e recebimentos de clientes) e, em seguida, subtrair os investimentos de capital necessários para manter ou expandir as operações (compra de produtos e pagamento de contas, por exemplo) .

FCL = Fluxo de Caixa Operacional – Investimentos em Capital

Fluxo de Caixa Simples 

O Fluxo de Caixa Simples é muito utilizado em lojas, como lojas de materiais de construção ou pet shops, por exemplo. Geralmente, é o caixa que fecha no fim do dia e é analisado diariamente e mensalmente.

Para fazê-lo, é preciso ter uma visão clara de receitas versus despesas, ou seja, ter todas as transações de entradas de dinheiro recebidas e as saídas de dinheiro. 

Para isso, é primordial que toda a empresa registre as transações financeiras ao longo do período selecionado com todas as informações importantes: valor, data, horário, do que se trata, etc. Essa atividade é feita de maneira integrada e assertiva nas empresas com o uso de um sistema de gestão, o ERP.

Ao final do período escolhido para análise do Fluxo de Caixa Simples, é preciso somar todas as receitas e despesas para verificar qual é o saldo de caixa. 

FSC = todas as receitas – todas as despesas

Quando o saldo for positivo, a empresa faturou mais do que gastou no período avaliado, o que é ótimo para a saúde financeira e crescimento do negócio. 

Quando o saldo ficar negativo, significa que a empresa gastou mais do que faturou, o que pode indicar a necessidade de reduzir custos e encontrar novas formas de receita.

Fluxo de Caixa Descontado 

O Fluxo de Caixa Descontado é uma metodologia usada para calcular o valor de uma empresa, projeto ou ativo específico com base no dinheiro que pode gerar no futuro. 

O FCD trabalha com o valor do dinheiro no tempo. É uma técnica de orçamento de capital que considera o investimento uma forma de gerar fluxo de caixa durante um determinado período.

É importante ter conhecimento que o Fluxo de Caixa Descontado é uma técnica que se baseia no futuro. Porém, dados de anos anteriores e análises de mercado ajudam com que as projeções futuras sejam feitas da maneira correta.  

Também é importante considerar que as previsões do FCS podem sair do planejado ao longo do tempo por questões internas ou externas, como mudanças no comportamento do consumidor ou uma crise financeira que impacte o seu segmento, por exemplo. 

Fórmula do Fluxo de Caixa Descontado

FCD = Projeção de faturamento para o futuro ÷ (1 + taxa de desconto) elevado ao número do período.


Para calcular o Fluxo de Caixa Descontado, é preciso:

  1. Projetar o fluxo de caixa futuro do investimento: estimar o valor que os investimentos podem gerar no caixa da empresa por um período de tempo e, em seguida, somar esses fluxos de caixa projetados.
  2. Determinar a taxa de desconto: escolher uma taxa de desconto que reflita o risco e o custo de oportunidade do investimento. 
  3. Ter a visão do fluxo de caixa futuro: aplicar a taxa de desconto aos fluxos de caixa futuros projetados.
  4. Calcular o Valor Presente Líquido (VPL): somar os fluxos de caixa descontados para calcular o valor do investimento.

Fluxo de Caixa Projetado 

O Fluxo de Caixa Projetado tem como objetivo prever riscos ou erros que podem prejudicar as finanças da empresa. É a metodologia que ajuda os gestores a definirem estratégias para driblar os problemas financeiros e chegar nos resultados positivos.

Passo a passo para calcular o Fluxo de Caixa Projetado

  1. Defina o período de projeção para analisar: geralmente é semestral ou anual, mas pode variar de acordo com as necessidades da empresa.
  2. Aponte as fontes de entrada de dinheiro que estão previstas: média de vendas previstas para cada período ou investimentos planejados, por exemplo.
  3. Aponte as fontes de saída de dinheiro que estão previstas: contas, investimentos, salários de funcionários, variações cambiais, por exemplo.
  4. Calcule o saldo de caixa: após identificar possíveis entradas e saídas de caixa, calcule o saldo de caixa de acordo com essas informações, sempre subtraindo as despesas das receitas.

FCP = Entradas de Caixa projetados de um período futuro – Saídas de Caixa projetadas de um período futuro

  1. Faça a análise e defina as medidas que serão tomadas: com o resultado do FCP em mãos, estude os resultados e faça os ajustes necessários nas projeções e no planejamento da empresa, caso os resultados não estejam de acordo com o esperado. 

Assim como no Fluxo de Caixa Descontado, no Fluxo de Caixa Projetado é importante considerar fatores externos que podem afetar o fluxo de caixa, como sazonalidade de produtos, alterações no mercado, entre outros fatores externos e internos.

Fluxo de Caixa Operacional

O foco do Fluxo de Caixa Operacional é indicar o fluxo de caixa que a empresa gera com as suas atividades principais, desconsiderando receitas e despesas financeiras e de investimentos.

O FCO ajuda a medir o desempenho do seu negócio considerando somente as atividades essenciais.

Passo a passo para calcular o Fluxo de Caixa Operacional

  1. Calcule as receitas operacionais: considere as vendas de produtos e serviços, recebimentos de clientes, juros e outras receitas geradas a partir das atividades operacionais da empresa.
  2. Calcule as despesas operacionais: considere todos os custos relacionados às atividades operacionais da empresa que você incluiu no passo anterior, como investimento em produtos e mão de obra, aluguel do espaço da empresa, contas recorrentes, impostos, juros, entre outras despesas.
  3. Subtraia as despesas das receitas operacionais

FCO = receitas operacionais – despesas operacionais 

Quando o resultado for positivo, a empresa gerou mais caixa a partir de suas atividades do que investiu.

Quando o resultado for negativo, provavelmente a empresa gastou mais para realizar as operações do que lucrou com elas. 

Fluxo de Caixa Direto

O Fluxo de Caixa Direto controla recursos de entrada e saída da empresa pelas contas a pagar e a receber.

Mesmo sendo trabalhoso, atualmente, é o mais utilizado para verificar se algum recurso está faltando no caixa. No geral, é composto pelo saldo inicial de caixa, operacional e final, além de pagamentos e recebimentos.

Fluxo de Caixa Direto = Entradas de Caixa – Saídas de Caixa

Pode ser feita diária, semanal ou mensalmente. A escolha da periodicidade sempre depende da administração e das necessidades de cada negócio.

Fluxo de Caixa Indireto

O é muito utilizado pela contabilidade e pelo setor de investimentos. O método avalia os cálculos e dados sobre lucros e prejuízos indicados no DRE, além de considerar depreciações e amortizações.

O objetivo dessa técnica de fluxo de caixa é descobrir quanto de caixa uma empresa gerou ou utilizou durante um determinado período, a partir do lucro líquido do período e ajustes contábeis. 

Para calcular o Fluxo de Caixa Indireto, o gestor precisa conhecer o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado de Exercício, mais conhecido como DRE.

Fluxo de Caixa para Investimentos

O Fluxo de Caixa para Investimentos é utilizado para avaliar se os resultados dos investimentos e movimentações financeiras estão de acordo com o esperado pela administração da empresa.

Uma fórmula básica do FCI é: Fluxo de Caixa para Investimentos = Pagamentos por investimentos – Recebimentos por investimentos

Se o saldo for positivo, pode ser interessante criar uma estratégia para continuar acelerando o crescimento da empresa.

Quais são os benefícios do fluxo de caixa?

Toda empresa que faz a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) garante uma gestão financeira mais saudável e assertiva, permitindo que o negócio receba os ajustes necessários e possa crescer com resultados satisfatórios.

7 dicas de controle de fluxo de caixa

Como o monitoramento do fluxo de caixa é fundamental para o crescimento de qualquer negócio, principalmente das PMEs (pequenas e médias empresas), temos algumas dicas para te ajudar nessa tarefa.  

1. Faça um levantamento dos gastos e receitas

Para a eficiência do seu controle, primeiramente, faça o levantamento completo de todas as operações financeiras, ou seja, receitas e despesas do seu negócio.

Sempre registre todos os gastos, como pagamentos de contas de consumo e fornecedores, contratação e desligamento de funcionários, além dos pagamentos de tributos e taxas.

Considere o registro também das entradas de caixa, incluindo as que possuem origem em vendas de produtos e serviços e até mesmo os empréstimos obtidos, ou ainda a cessão de equipamentos e imóveis.

Se houver mais de uma conta bancária movimentada pela empresa, isso também precisa ser considerado. Será preciso apurar o saldo de cada uma delas e discriminar entradas e saídas para cada conta, a fim de que nenhuma fique de fora da verificação.

Esse levantamento é fundamental para que você tenha total controle do que acontece na sua empresa, ajudando no planejamento financeiro e também na visualização dos principais gastos e receitas do seu negócio.

2. Classifique suas movimentações financeiras

Após o levantamento de todas as receitas e despesas, classifique cada uma delas. 

Se você separar, por exemplo, as despesas de contas de consumo (água, luz, aluguel) das compras de insumos, vai conseguir visualizar claramente o quanto está gastando em cada uma das áreas. 

Isso facilita algumas ações, como o corte de gastos e realocação de fundos para investimentos. Essa setorização é ideal para conseguir perceber eventuais aumentos repentinos nos valores.

Uma boa classificação das despesas contempla: 

  • Contas de consumo;
  • Fornecedores;
  • Pessoal (salários e benefícios);
  • Despesas com depreciação de equipamentos (manutenção de maquinário não programada, por exemplo)
  • Tributos e taxas.

É importante classificar também as receitas baseadas na origem e se são parte de recebimento parcelado.

O controle das notas fiscais emitidas a partir de suas vendas é indispensável, não só para acompanhar a movimentação financeira, mas também porque é obrigatório por lei.

3. Acompanhe o fluxo de caixa

O monitoramento diário do fluxo de caixa é absolutamente fundamental para o sucesso de um negócio. Ele deve ser controlado de forma criteriosa, independentemente da situação atual da empresa. 

Para isso, as empresas que conseguem obter bons resultados com a avaliação do fluxo de caixa utilizam o Sistema PDV para frente de caixa.

Por meio da análise é que as melhores decisões podem ser tomadas, contribuindo para os resultados positivos da empresa. Por esse motivo, os responsáveis pela geração dos números precisam ser profissionais especializados, metódicos e disciplinados.

É preciso que se crie uma cultura de zelo pelos dados financeiros e da sua devida utilização nos processos decisórios. Se aqueles que dirigem o negócio se basearem apenas em opiniões pessoais, realmente todo esse esforço será em vão.

4. Faça a projeção de seu fluxo de caixa

Além de acompanhar de perto a movimentação do seu fluxo de caixa, é interessante também fazer a sua projeção. 

Isso porque o fluxo de caixa registra as movimentações financeiras que já foram realizadas; enquanto a projeção do fluxo de caixa é uma previsão dos gastos e entradas que ainda serão lançados nos caixas da empresa.

O tempo considerado para a projeção de fluxo de caixa varia de acordo com a finalidade dele para a empresa. 

Vamos supor que você queira saber se pode investir em um maquinário que será pago em seis prestações, já nos próximos 6 meses. Pode definir, então, esse como período da sua projeção.

A partir daí, a projeção é montada nos moldes do fluxo de caixa tradicional, só que com as estimativas dos lançamentos das despesas e das receitas. 

Outra dica que você vai poder tirar dessa projeção, a partir das datas estimadas para o lançamento das receitas, é a melhor data para programar os pagamentos da empresa.

5. Faça uma boa gestão de estoque

Muitos não sabem, mas o estoque é um dos ativos mais importantes de uma empresa, pois, basicamente, é ele quem torna os negócios possíveis. 

Um estoque grande, por exemplo, pode ter um giro lento, significando que você parou de ganhar dinheiro. Assim como estoque abaixo de suas necessidades pode significar oportunidades de vendas perdidas.

Gerenciar bem essa área permite calcular antecipadamente os valores da compra dos produtos,  o que constitui um item importante para a previsão ou projeção do fluxo de caixa.

Além disso, comprar com antecedência facilita as negociações com fornecedores e melhora a organização dos pagamentos das contas da empresa. 

Para isso, é importante fazer bem o seu controle, com o registro exato da entrada e saída das mercadorias do seu local de armazenamento.

6. Monitore seu capital de giro

O capital de giro é o valor que o seu negócio tem para bancar as despesas do dia a dia, sendo um recurso essencial para fazer a sua empresa funcionar. 

É com esse recurso que se mantém o estoque em dia e se realiza pagamentos de impostos, salários e demais despesas operacionais.

O ideal é que o seu capital de giro possa fazer frente às despesas previstas para cerca de três a seis meses do seu negócio. Essa folga é necessária porque é preciso levar em consideração que parte das vendas é recebida a prazo.

Porém, não podemos nos esquecer de que há contas que são pagas todos os meses, como os salários, aluguéis e as contas de consumo.

Por isso é tão importante manter um bom gerenciamento do fluxo de caixa. Se esse controle vai mal, o dono de negócio acaba tendo que utilizar parte do capital de giro para manter a empresa funcionando. 

Já um bom controle do capital de giro permite o contrário: é possível até mesmo fazer investimentos sem ter que recorrer a esse tipo de solução.

7. Pense a longo prazo

Não existe uma fórmula mágica para você conseguir ajustar o seu caixa do dia para a noite, mas saiba que quando um fluxo de caixa é elaborado e acompanhado continuamente, você está pensando no futuro do seu negócio. 

Fazendo uma gestão eficiente você consegue se preparar e trabalhar em diferentes cenários e preparando o negócio para possíveis surpresas.

A longo prazo, pode não haver mais o recurso necessário, por falta de controle do fluxo de caixa, e o dono do negócio se vê obrigado a tomar decisões que podem ser mais caras, como solicitar empréstimo empresarial. O controle do fluxo de caixa é, então, essencial para manter o capital de giro em um nível aceitável para a empresa continuar a funcionar sem precisar desse tipo de financiamento emergencial, que pode desequilibrar as contas.

Como usar o fluxo de caixa a favor do seu negócio

Ao fazer o fluxo de caixa é preciso ter em mente que você está em busca do sucesso financeiro do seu negócio e precisa realizar ações como:

  1. Entender como pode organizar melhor a frente de caixa da empresa; 
  2. Definir possibilidades de reduzir custos;
  3. Encontrar oportunidades de crescimento e melhorias;
  4. Ajustar falhas nos processos;
  5. Estudar melhores maneiras de investimento;
  6. Ter a melhor base de dados possível para fazer planejamento e tomar decisões;
  7. Fazer com que a empresa continue crescendo.

Sistema para fluxo de caixa

Para ter toda a empresa integrada em relação ao fluxo de caixa, garantir que as informações estão registradas corretamente e dentro do prazo necessário, é imprescindível ter um Sistema PDV para frente de caixa de confiança ou um Sistema de Gestão chamado ERP. 

Em alguns casos, como o ERP vhsys, o Sistema PDV é uma das funcionalidades que pode ser contratada junto com o ERP.

O Sistema PDV é utilizado nas lojas que precisam fazer vendas de caixa com mais agilidade e de maneira integrada com todos os setores da empresa: financeiro, estoque, cadastros, relatórios e emissão de notas.

Com um PDV é possível executar tarefas como:

  • Abertura, fechamento, reforço e sangria do caixa
  • Troca rápida de mercadorias
  • Definição de listas de preço, descontos e vale brinde
  • PDV offline para vender mesmo sem internet
  • Conexão automática com estoque e financeiro
  • Integração entre vendas físicas e online

Se você tem interesse em conhecer como um sistema desses funciona, pode testar o vhsys gratuitamente por sete dias.

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