Como emitir nota fiscal MEI?

Inclusive, a necessidade de emitir NF-e é uma das principais razões pelas quais empreendedores autônomos se tornam MEIs e regularizam suas vendas ou prestação de serviços dentro desse regime empresarial. Com isso, também conseguem acesso a diversas vantagens como a redução de impostos, facilidades em conseguir cartas de crédito e benefícios previdenciários como aposentadoria e auxílio-doença. 

Entre 2020 e 2023, o salto de Microempreendedores Individuais foi de 55,6% no Brasil – os dados são da Receita Federal. Devido ao aumento considerável de MEIs, é normal que sempre existam dúvidas de como emitir nota fiscal corretamente.

Outro fator crucial que gerou muita repercussão entre os Microempreendedores Individuais que emitem NF-e foi a grande mudança de 2023, em que o Governo Federal unificou o sistema de emissão gratuita de notas de serviço (NFS-e), anteriormente cada prefeitura tinha o seu sistema. 

Por esses motivos, preparamos este guia completo para responder todas as dúvidas sobre emissão de nota fiscal sendo MEI.

Como emitir a nota fiscal MEI?

Existem duas maneiras de emitir nota fiscal como MEI e depende do tipo da nota.
Para a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e), é necessário ter um certificado digital e solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). Veja como obter certificado digital gratuito.

Já para emitir nota fiscal de serviço (NFS-e), existe um sistema unificado do Governo Federal e basta fazer o credenciamento no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

O MEI também pode utilizar um emissor de nota fiscal . Esse tipo de ferramenta facilita o processo, permitindo a emissão de notas de forma rápida e prática. Além disso, o emissor de nota fiscal pode ser integrado a outros sistemas de gestão, otimizando a operação do negócio.

Como emitir nota fiscal MEI na venda de produtos?

Para emitir nota fiscal na venda de produtos como MEI, o empreendedor precisa emitir diretamente na Sefaz do seu estado. A solicitação é gratuita e online. É possível verificar também se o estado onde o MEI está registrado emite a Nota Fiscal Avulsa ao invés da eletrônica, pois a NFA é uma opção facilitada para a venda de produtos no caso dos MEIs. 

O processo pode ser complicado, principalmente por variar de acordo com cada estado. Se o MEI emite nota fiscal frequentemente, é interessante buscar um sistema emissor de notas que facilite o processo e o ajude a emiti-las corretamente de acordo com as regras de cada região. Nesse caso, um ERP como o vhsys pode ajudar, pois o sistema é desenvolvido especialmente para pequenos empreendedores, com planos e valores acessíveis para microempreendedores.

Inclusive, o vhsys disponibiliza um sistema emissor de notas gratuito em que o empreendedor pode emitir até cinco notas por mês sem custo.

Como emitir nota fiscal MEI por serviços?

O MEI é obrigado a emitir a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) quando presta serviços para outras empresas. A emissão da NFS-e pode ser feita por um sistema de gestão ERP ou pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, site do Governo Federal lançado em setembro de 2023 para unificar a emissão de NFS-e, pois antes dessa data cada MEI dependia do sistema da sua cidade. 

Para emitir NFS-e sendo MEI, você precisará ter:

1. Cadastro ativo como MEI: é necessário possuir um CNPJ válido para sua empresa como Microempreendedor Individual.
2. Cadastro no Portal Nacional da NFSe: cadastre-se no Portal Nacional da NFSe utilizando sua conta gov.br ou realize o cadastro online, caso ainda não tenha uma conta.
3. Acesso ao Portal da NFS-e: utilize seu login de MEI e senha para acessar o sistema no portal da NFS-e.
4. Configuração de serviços: configure os serviços que sua empresa oferece, incluindo descrições e detalhes específicos dos serviços prestados. Você pode conferir o código da sua atividade como MEI aqui.

Como se cadastrar no Portal Nacional para emitir NFS-e?

O primeiro passo para emitir nota fiscal sendo MEI é fazer o seu cadastro no Portal Nacional da NFS-e, para isso:

1. Acesse o Portal da NFS-e e faça login com seu CNPJ MEI e senha para acessar o sistema. Caso ainda não tenha esse login, faça o cadastro da sua empresa na opção “Fazer primeiro acesso”;
2. Preencha seu dados como CNPJ, seu CPF e sua data de nascimento e clique em “Avançar”;
3. Insira o número do seu título eleitoral no campo “Título de Eleitor”. Se você declara imposto de renda como pessoa física, use o número do recibo de entrega da sua declaração dos anos anteriores. Caso você não tenha esses números, acesse o portal E-cac com seus dados de acesso para pegar os números;
4. Informe o e-mail de sua preferência e crie a senha de acesso de acordo com as orientações do site;
5. Após preencher todos os dados, você receberá um código de segurança no e-mail que cadastrou;
6. Insira o código no campo correspondente do site. Isso vai validar seu cadastro no Portal Nacional da NFS-e e é isso deve ser feito imediatamente para a finalização do cadastro para o código não perder a validade;
7. Ao clicar em “Avançar”, se a plataforma não indicar nenhum erro, o seu cadastro de dados de acesso foi concluído.

A segunda etapa é cadastrar as informações da sua empresa no Portal.

1. Com seu login em mãos, entre no Portal Nacional;
2. Clique em “Configurações” e preencha os campos de informações pessoais;
3. No campo “Valor Aproximado dos Tributos”, selecione a terceira opção: “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.

Você pode favoritar seus principais serviços para facilitar posteriormente na emissão das suas notas fiscais como MEI, tanto no emissor Web quanto no aplicativo. Para isso:

1. Acesse o ícone de “Serviços Favoritos” e cadastre seus serviços clicando em “+Novo Serviço Favorito”;
2. Preencha os campos solicitados pesquisando pela descrição ou palavras chaves de seu serviço.

Agora no Portal Nacional, os códigos e descrições são com base na legislação de abrangência nacional, ou seja, estão padronizados para todo o Brasil. 

Após essas etapas de configurações, sua conta está pronta para emitir notas fiscais como MEI sempre que for necessário.

O Portal Nacional pode ser acessado tanto pelo site no seu navegador como pelo aplicativo mobile.

Como emitir NFS-e pelo site do Portal Nacional?

Com seu cadastro concluído no Portal Nacional, você já pode emitir sua nota fiscal de serviço eletrônica.

1. Com seu login e senha em mãos, acesse o Portal Nacional no GovBr;
2. Ao entrar no sistema, para emitir a nota fiscal, clique em “Nova NFS-e” e selecione a “Emissão Completa”. 
3. Data da competência: insira a data de competência da nota fiscal, que nada mais é do que a data em que o serviço foi vendido. Pode ser a data atual ou uma data anterior;
4. Não é necessário selecionar o campo série e número de DPS (Documento de Prestação de Serviços);
5. Selecione o seu município e confira se os dados do prestador de serviço pré-preenchidos estão corretos;
6. Dados do tomador: informe os dados do tomador do serviço, como CNPJ ou CPF e endereço;
7. Local e serviço prestado: insira o local onde o serviço foi prestado e selecione o tipo de serviço da lista disponibilizada pelo site;
8. Não incidência de ISS: como MEI, você contribui com o ISS na DAS MEI, então responda “Não” à pergunta sobre não incidência do ISS na prestação de serviço.
9. Descrição do serviço: na próxima página, descreva o serviço prestado, incluindo informações importantes, se necessário. Em seguida, clique em “Avançar”;
10. Valor da nota fiscal: informe o valor da nota fiscal, correspondente ao valor do serviço prestado;
11. Tributação municipal: responda “não” a todas as perguntas sobre tributação municipal, pois o ISS é recolhido na DAS MEI e não de forma avulsa. Clique em “Não informar nenhum valor estimado de tributos”;
12. Revisão e emissão: visualize todas as informações da nota. Se precisar fazer ajustes, clique em “editar”. Caso esteja tudo correto, clique em “Emitir NFS-e” e a nota será emitida.

Como emitir NFS-e pelo aplicativo mobile do Portal Nacional?

Você também pode emitir nota fiscal utilizando seu celular, para isso:

1. Baixe o aplicativo NFS-e Mobile pela App Store ou Google Play;
2. Acesse com a conta gov.br ou login e senha – é o mesmo login que você cadastrou no site do Portal Nacional;
3. Clique em “emitir NFS-e”;
4. Selecione o serviço prestado. Aqui aparecerão os serviços previamente favoritado no Emissor Web, caso você tenha utilizado essa opção no momento do cadastro;
5. Preencha com o valor do serviço prestado e clique em “Emitir NFS-e”;
6. A nota fiscal foi emitida, então basta clicar em cima da nota que estará disponível o PDF para enviar ao seu cliente!

O que é a nota fiscal e para que serve? 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório que comprova a venda de produtos ou serviços. É através das notas fiscais que o Fisco monitora se pessoas físicas ou jurídicas estão cumprindo a legislação tributária no Brasil.

Além de contribuir para o registro fiscal e prestação de contas, a nota fiscal também é usada para calcular os valores devidos em impostos, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), além de ajudar na proteção do consumidor, pois é uma garantia de que o produto ou serviço foi adquirido legalmente, facilitando o processo de reclamação e devolução, se necessário.

Todo MEI precisa emitir nota fiscal? 

O MEI não precisa obrigatoriamente emitir nota fiscal em toda venda. Existem três situações em que o Microempreendedor Individual é obrigado a emitir nota fiscal:

• Quando realizar uma venda ou prestar serviços para outras empresas;
• Quando um consumidor pessoa física exigir nota fiscal;
• Quando precisar enviar produtos – os Correios ou transportadoras particulares podem solicitar a NF-e de acordo com as regras de cada estado. 

O que é CRT 4 para MEI? 

O CRT 4 é o código de regime tributário que identifica que o empresário pertence ao Simples Nacional na categoria de MEI, enquanto os demais empreendedores do Simples Nacional são identificados pelo CRT 1.

E por que isso é tão importante? A partir do dia 1 de abril de 2025 será obrigatória a inclusão do Código do Regime Tributário CRT 4 em todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Notas Fiscais do Consumidor (NFC-e). A nova medida tem como principal objetivo diferenciar operações realizadas por MEIs de operações realizadas por empresas do simples nacional.

Requisitos para ser MEI

Existem algumas condições que o profissional autônomo precisa seguir para abrir MEI, como:

1. Ser maior de idade;
2. Faturamento anual que não ultrapasse R$81 mil por ano;
3. Ter, no máximo, um empregado contratado;
4. Não ser proprietário ou sócio de outra empresa; 
5. Trabalhar com atividades que sejam permitidas para MEI;
6. Não formar sociedade de qualquer tipo (MEI não pode ter sócios);
7. Não ser Servidor Público Federal em atividade – para os servidores estaduais e municipais, é necessário checar as regras da sua região.

Para poder se tornar MEI, é necessário fazer um cadastro rápido no Portal do Empreendedor. Além disso, neste portal existem diversas informações que podem ajudar na formalização de sua empresa.

Quem precisa emitir nota fiscal? 

Todas as empresas que realizam transações comerciais, seja pela venda de produtos ou pela prestação de serviços, são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica. Por exemplo, quando um empreendedor possui uma loja de cosméticos e vende seus produtos de forma física e online ou quando um profissional presta consultoria para outras empresas – toda venda de produto ou serviço é feita com a emissão de nota fiscal. 

No entanto, os Microempreendedores Individuais devem emitir a NF-e apenas quando efetuarem vendas para outras empresas, sendo dispensados dessa obrigatoriedade em transações com consumidores finais – exceto quando a pessoa física exige a NF-e.

Existem tipos diferentes de notas fiscais? 

Sim, existem diferentes tipos de nota fiscal para cada tipo de transação comercial: NF-e, NFC-e, NFS-e e MDF-e – cada uma para venda de produto, serviço, transporte, entre outras situações.

É necessário entender as características de cada uma para emitir a nota fiscal corretamente de acordo com cada categoria de movimentação comercial.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é o documento de maior uso nas vendas, tanto no mundo físico quanto no digital. Ela formaliza a venda de produtos e a prestação de serviços, oferecendo um registro preciso e legalmente válido dessas operações.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Utilizada por empresas que oferecem serviços, a NFS-e é um documento que descreve detalhadamente os serviços prestados e as quantias envolvidas, garantindo a conformidade com a legislação.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Muito usada no varejo nacional, a nota fiscal do consumidor eletrônica é o documento que substitui o antigo cupom fiscal, usado para o registro de vendas para entregar ao consumidor final.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

Utilizada por pessoas físicas ou jurídicas que não possuem obrigação de emissão regular de nota fiscal, a NFA-e é um documento fiscal eletrônico que pode ser emitido esporadicamente para formalizar operações específicas. 

A emissão pode ser feita pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. A NFA pode ser usada quando o consumidor pede uma nota fiscal em uma situação em que o vendedor não é legalmente obrigado a emiti-la, como é o caso dos MEIs.

Nota Fiscal de entrada

A nota fiscal de entrada é um documento utilizado na gestão de estoque e serve para registrar a entrada de mercadorias no estoque.

Nota Fiscal de saída

A nota de saída serve para informar a retirada de itens do estoque quando acontece algum dano ou perda de mercadoria, por exemplo.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Utilizado para registrar operações de transporte de cargas entre municípios e estados, o CT-e é um documento eletrônico que comprova a prestação do serviço de transporte.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Usado para vincular documentos fiscais transportados em cargas, como a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico, o MDF-e é uma peça fundamental para operações logísticas complexas, garantindo a integridade e rastreabilidade dos documentos fiscais durante o transporte.

Sistema de controle financeiro para MEI

Gerenciar as finanças é essencial para o sucesso do seu negócio como MEI. Um sistema de controle financeiro pode ajudar a organizar receitas e despesas, emitir relatórios financeiros e acompanhar o fluxo de caixa. Isso facilita a tomada de decisões e evita surpresas desagradáveis no futuro.

Controle de estoque para MEI

Se o seu negócio envolve a venda de produtos, manter um controle de estoque eficiente é crucial. Um bom controle de estoque evita problemas como a falta de produtos ou o excesso de mercadorias, garantindo que você atenda bem seus clientes e não perca vendas.

MEI precisa de ERP?

Para quem deseja profissionalizar ainda mais a gestão do seu negócio, investir em um ERP (Enterprise Resource Planning) pode ser uma ótima opção.

O ERP integra diversas áreas da empresa, desde o controle de estoque até a emissão de notas fiscais e finanças. Confira nosso guia atualizado sobre ERP para entender como essa ferramenta pode beneficiar o seu negócio.

Qual a diferença entre nota fiscal manual e eletrônica? 

A nota fiscal manual não é permitida em algumas regiões do Brasil. A emissão da nota fiscal eletrônica é a mais recomendada, tanto por ser a mais utilizada em todo território nacional, como também por ser a mais segura e com menor possibilidade de erros que podem ocasionar problemas fiscais para os empreendedores. 

Existe imposto pela emissão da nota fiscal para MEI?

Sim, todas as empresas pagam impostos para emitir nota fiscal, inclusive os MEIs. A diferença é que cada categoria de regime empresarial paga impostos diferentes. 

No caso do Microempreendedor Individual, não há imposto ou taxas diretamente na NF-e. Porém, para poder emitir nota ele precisa estar em dia com as suas obrigações, o que inclui pagar corretamente o DAS-MEI, que é o boleto mensal do MEI que simplifica o recolhimento de impostos.

• Para os MEIs do setor de comércio ou indústria, o valor mensal do DAS-MEI é de R$ 67,00 (R$ 66,00 do INSS + R$ 1,00 do ICMS);
• Para prestadores de serviços o valor mensal é de R$ 71,00 (R$ 66,00 do INSS + R$ 5,00 de ISS);
• Para o setor de comércio e serviços o valor mensal é de R$ 72,00 (R$ 66,00 do INSS + R$ 1,00 do ICMS + R$ 5,00 de ISS).

Quantas notas fiscais o MEI pode emitir? 

Não existe limite na quantidade de notas fiscais que o MEI pode emitir, a única regra é se manter dentro do limite de faturamento de até R$81 mil por ano. Caso o limite seja ultrapassado, é necessário migrar para outro regime empresarial. 

É possível alterar dados da nota após emiti-la?

Não é possível alterar dados de uma nota fiscal emitida, o que pode ser feito é emitir uma carta correção até 30 dias após a emissão da primeira nota e se os erros forem:

1. Números;
2. Nome do consumidor ou vendedor;
3. Razão social do destinatário, desde que não mude completamente;
4. Dados do transportador e endereço do destinatário, desde que não mude todas as informações;
5. Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), desde que não altere a natureza dos impostos;
6. Código de Situação Tributária (CST), se não houve alteração de valores fiscais;
7. Peso, volume, acondicionamento do item, desde que não interfira na quantidade faturada do produto;
8. Data de saída que seja no mesmo período de apuração do ICMS.

Caso o erro não esteja nessa lista, será necessário cancelar a nota fiscal e emitir uma nova. Porém, em alguns estados, é permitido cancelar a nota fiscal no máximo até 24 horas após a emissão. Então, consulte os requisitos da sua região. 

Além disso, é importante sempre tomar cuidado ao preencher uma NF-e para evitar esse tipo de situação. Por isso, utilizar um sistema eficiente é tão importante para auxiliar nesse processo do preenchimento correto da nota fiscal.

Como emitir carta correção sendo MEI?

Caso ainda não tenha passado os 30 dias após a emissão da nota fiscal e o erro possa ser corrigido, é possível emitir uma carta correção. Para isso, acesse o sistema ou site que você emitiu a nota e siga estes passos:

1. Selecione a nota a ser corrigida e solicite a emissão da Carta Correção (CC-e);
2. Preencha as informações que deseja alterar na nota fiscal original;
3. Lembre-se de escrever de maneira clara e sucinta qual o erro que está sendo corrigido;
4. Assine a CC-e digitalmente;
5. Então basta emitir a carta correção e enviar para o destinatário ou anexar a NF-e original. Lembre-se também de manter a CC-e nos seus registros.

Como cancelar emissão de nota fiscal? 

Caso o erro da nota fiscal não possa ser corrigido, é necessário cancelar a NF-e. Porém, em alguns estados só é permitido cancelar a nota com no máximo 24 horas após a emissão. Em outras regiões o prazo é maior, chegando até 7 dias.

Para cancelar uma nota fiscal é fácil, pois geralmente a opção fica disponível em todo sistema emissor, então basta acessá-lo, encontrar a nota e solicitar o cancelamento. 

Existe vantagem em emitir nota fiscal com um ERP?

Sim, existem vários benefícios em emitir notas fiscais por meio de um sistema de gestão ERP, sendo os principais:

1. Preenchimento correto das informações: os ERPs possuem campos predefinidos e verificações automáticas que garantem o preenchimento correto das informações necessárias. Isso reduz significativamente o risco de erros manuais e possíveis inconsistências nos dados fiscais.
2. Eficiência e agilidade: a emissão de notas fiscais por meio de um ERP é mais rápida e eficiente em comparação com o preenchimento manual ou o uso de sites governamentais. A automatização de processos agiliza a geração e o envio das notas fiscais, economizando tempo e recursos valiosos da empresa.
3. Integração de dados: os ERPs permitem a integração de dados em diferentes setores da empresa – como cadastros de clientes, produtos e estoque – o que simplifica o processo de emissão de notas fiscais. Isso ajuda a manter a consistência das informações em toda a organização e facilita a geração de relatórios e análises precisas.
4. Conformidade com a legislação: os ERPs são atualizados regularmente para se adequarem às mudanças na legislação fiscal. Dessa forma, as empresas podem garantir a conformidade com os requisitos legais em constante evolução, evitando penalidades e multas desnecessárias.

Não perca mais tempo emitindo nota fiscal e utilize o ERP vhsys para facilitar toda a gestão do seu negócio!