Entre as práticas para garantir a saúde do negócio, o controle de contas bancárias (ou conciliação bancária) é um dos principais, pois é graças ao seu uso que as demais operações podem ser executadas e concluídas com êxito, como no caso do fluxo de caixa e do gerenciamento contábil/financeiro.
Ainda que seja um termo comum, muita gente ainda não sabe definir o que é um controle de contas bancárias. O problema estende-se, inclusive, durante a execução do procedimento, especialmente para quem não utiliza um software de gestão ERP.
Neste post, vamos mostrar quais são as melhores dicas para se realizar conciliação bancária, bem como algumas estratégias para implantá-la com eficiência. Boa leitura!
Controle de contas bancárias: definição
O controle de contas bancárias nada mais é do que um confronto entre as informações concedidas pelos bancos e os dados registrados pelo setor financeiro do negócio. Ele avalia as movimentações, as entradas e as saídas de capital e, ao mesmo tempo, os informes presentes no extrato bancário.
Além de ser um método comum em empresas de todos os segmentos, é no varejo que a conciliação bancária se torna ainda mais necessária. Para esses empreendimentos, equiparar as transações feitas com cartão de crédito e boleto, por exemplo, é fundamental para a administração das finanças e sucesso do negócio.
Importância do controle de contas bancárias
Mesmo para pequenas empresas, o controle de contas bancárias é importante, uma vez que a circulação de dinheiro é constante. Dessa forma, ter total domínio sobre isso evita prejuízos.
É por meio dessa prática que o negócio poderá localizar falhas no seu fluxo de caixa. Os erros serão detectados, como valor depositado a menos, e ocorrerá a averiguação para constatar se os cheques recebidos foram descontados, por exemplo.
Ao realizar esse tipo de acompanhamento com precisão, é possível ter acesso às informações contábeis necessárias para reunir todas as movimentações na hora de fechar o caixa no fim do mês.
Dicas para melhorar o controle de contas bancárias
1. Lance as movimentações diariamente
A primeira recomendação para implantar no seu estabelecimento é “nunca deixe para depois”. Todas as transações devem ser anotadas no dia em que elas ocorrem. Os fatos e informações devem ser registrados com atenção, incluindo as contas de entrada e saída, tal como os recebedores e pagadores. Portanto, inclua cada centavo gasto pelo negócio.
Não esqueça que tarifas bancárias também devem ser lançadas. Ademais, pense em tudo mesmo: compras, empréstimos, impostos e pagamentos de fornecedores.
2. Verifique o saldo das contas bancárias
Você confere o saldo de suas contas bancárias com qual frequência? Se a sua resposta não for “todos os dias”, saiba que você está agindo com imprudência. É imprescindível que no começo, ou no final do expediente, os responsáveis pelo seu caixa tenham os informes referentes ao saldo na ponta da língua.
Felizmente, existem hoje diversos softwares que conseguem obter dados fornecidos pelo banco e lançar automaticamente em uma plataforma própria, agilizando essa tarefa.
Além disso, alguns programas possuem módulos de contabilidade para facilitar a rotina do seu estabelecimento.
3. Cheque todas as movimentações
Depois de cumprir as duas etapas anteriores, é necessário checar as movimentações que ocorreram nas contas. Cobranças de taxas bancárias, pagamentos, depósitos, tudo deve ser registrado no seu sistema. Isso evita a desencontros nos seus relatórios financeiros.
4. Corrija todos os erros no seu relatório
Agora que você já fez a verificação geral, é hora de averiguar se o seu relatório interno coincide com todas essas informações. Se algum elemento estiver divergente, revise-o rapidamente. Nesse processo, é possível se deparar ainda com cobranças indevidas feitas pelas instituições bancárias. Esse é o momento de contestar cada uma delas.
Caso a contabilidade do seu estabelecimento seja feita externamente, é crucial que, ao fechar o mês, todos os comprovantes de transação sejam encaminhados para o devido lançamento. Dessa forma, você deixará suas contas sempre em dia, graças ao registro completo realizado com frequência.
Estratégias para melhorar o controle de contas bancárias
Geralmente, a conciliação bancária é praticada como foi mostrado acima. E mesmo que alguns negócios incluam etapas ou ferramentas na operação — talvez pela demanda ser demasiadamente elevada — as etapas que mencionamos são sempre seguidas. No entanto, além delas, é possível incluir outras ações para garantir um controle mais simples e rápido. Veja algumas estratégias.
Evitar o uso do talão de cheques
Quando um cheque é emitido não é possível ter certeza de quando ele será descontado. Diante disso, fica complicado fechar o saldo bancário com o controle interno.
Se o uso cheque ainda for necessário, alguns hábitos podem ajudar a gestão financeira, como criar uma conta exclusiva para manejo dos cheques. Porém, vale ressaltar que mesmo assim não é possível garantir resultados acertados por falta de confirmações externas.
Concentrar a movimentação em apenas uma conta
Quando centralizamos tudo em uma conta existe a lógica: “se a operação não está presente no extrato, ela não foi concretizada”. Ter diversas contas aumenta a necessidade de ter muitas fontes de confirmação, o que pode dificultar o processo de identificação.
Usar um software de gestão empresarial
Como qualquer atividade complexa e mecânica, o ideal é transferi-la para um sistema de gestão. O programa pode efetuar cálculos complicados com muito mais rapidez do que qualquer indivíduo, deixando o trabalho de interpretação para o ser humano, coisa que a tecnologia não é capaz de desempenhar inteiramente. Dessa maneira, o procedimento é acelerado e os resultados ficam ainda mais completos.
Além disso, é possível fazer consultas e movimentações em qualquer hora e lugar, graças à funcionalidade remota dessa tecnologia, permitindo que você acesse o sistema pelo seu dispositivo móvel (smartphone, tablet ou notebook).
Vantagens:
- otimização do tempo;
- geração de relatórios financeiros mais completos e condizentes com a realidade do negócio;
- melhoria na gestão do fluxo de caixa;
- redução do cancelamento de vendas;
- otimização do trabalho;
- aumento da produtividade;
- segurança financeira;
- mais informação e qualidade na tomada de decisões;
- facilidade de uso.
Esperamos que as dicas sobre controle de contas bancárias abordadas neste post possam contribuir para a melhoria da gestão do seu estabelecimento. Para isso, basta aplicá-las. Assim, você aumentará o nível de precisão de suas futuras conciliações.
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