Planilha ou Sistema de Gestão: qual o melhor para minha empresa?

03.04.2019
Bruna Wagner

Escrito por @Bruna Wagner

planilha ou sistema de gestão

Registrar e monitorar as operações das áreas de sua empresa, como estoque e financeiro, é essencial para seu futuro.

Além de verificar o desempenho de cada setor, esses dados podem ser usados para apoiar as tomadas de decisão e torná-las mais eficientes, ajudando assim o negócio a ter sucesso.

O controle de processos, como fluxo de caixa, entradas e saídas do estoque, contas a pagar e receber, por exemplo podem ser feitos de várias maneiras. Algumas não trazem custos, como cadernos e planilha de gerenciamento.

Já outras, são mais completas, como um sistema de gestão empresarial. Porém, este modelo vai trazer um gasto mensal para o gestor.

Quem abriu uma empresa recentemente ou mesmo já tem um pequeno negócio há algum tempo, normalmente, tem preferência pelas soluções manuais e gratuitas.

Mas, elas podem trazer algumas limitações a longo prazo, conforme o negócio cresce. Isso pode ser solucionado por um ERP, que traz automatizações para as rotinas da empresa.

Neste post, você vai descobrir qual é o método mais eficaz para seu negócio, além das diferenças entre usar uma planilha de controle de empresa ou sistema de gestão. Também vai entender o impacto dessa simples escolha no seu cotidiano.

O que é melhor: Planilha ou Sistema de Gestão?

Para ter sucesso com seu negócio, é preciso pensar muito bem como vai fazer a gestão e acompanhar o desempenho de sua empresa. Antes de escolher entre uma planilha empresarial ou um sistema de gestão, é importante que compare as duas ferramentas.

Assim, é muito mais fácil escolher a que melhor se adequa ao seu modelo de negócio.

Tempo

Planilha: usando essa ferramenta, o gestor terá que cadastrar manualmente cada categoria e dado, além de atualizar ou corrigir um a um os campos quando necessário.

Esse trabalho em uma planilha para administrar empresa demanda tempo e esforço, que poderiam ser empregados em outras áreas e atividades estratégicas do negócio.

Sistema de gestão: ao utilizar um software, todo esse processo é automatizado. Algumas opções podem ser previamente cadastradas por quem utiliza a plataforma, o que irá agilizar as operações.

Além disso, algumas ações relacionadas às atividades podem ser acessadas facilmente, tornando ainda mais prático o preenchimento das informações e a realização das tarefas. Além de acessar aos dados da empresa pelo computador, você também pode conferir tudo o que precisar via celular ou tablet, de onde estiver. Isso facilita ainda mais a rotina.

Organização e integração

Planilha: as informações são minimamente organizadas usando este método. Ele funciona como controle individual de cada processo, mas não há integração entre os dados de uma área e outra. O cruzamento dessas informações deve ser feito manualmente em uma planilha empresarial excel.

Ainda, dependendo do fluxo da empresa, esse controle pode se tornar inviável quando existe uma grande quantidade de informações para cadastrar.

Sistema de gestão: com a ferramenta, você consegue organizar muito melhor os dados da empresa, pois permite uma melhor visualização dos resultados.

Além disso, usando o software, você consegue integrar os diferentes setores da empresa, pois todas as informações cadastradas ficam em um só lugar. Isso te dá uma visão global da situação do negócio. Assim, fica muito mais fácil acompanhar o desempenho da empresa, como também fazer um planejamento muito mais preciso.

Análise dos dados

Planilha: além da visão dos resultados, com esse controle é possível gerar gráficos para o acompanhamento de cada métrica. Mas, o processo na planilha controle empresa é inteiramente manual.

Sistema de gestão: usando os dados cadastrados na plataforma, este tipo de software não somente gera os resultados de cada setor, como também fornece relatórios gerenciais detalhados.

Isso acaba ajudando na melhor visualização do desempenho da empresa e te apoiando assim nas tomadas de decisão. Além de que, com uma empresa organizada, fica muito mais fácil conseguir cartas de crédito e até investimentos.

Segurança

Planilha: este tipo de controle tem seus riscos. Caso você não faça backup, ou seja, uma cópia das informações colocadas na planilha, qualquer falha como ataque de vírus, problemas de hardware, etc, podem causar prejuízos como corrompimento dos dados e até a perda do arquivo.

Também, ao atualizar planilhas de excel para empresas, pode acontecer de alguns registros serem acidentalmente excluídos ou alterados. Neste caso, haverá retrabalho para resgatar todas as informações perdidas.

É preciso também cuidado ao baixar planilhas para empresas, pois podem conter vírus que eventualmente podem prejudicar seu computador e dados.

Sistema de gestão: os dados são arquivados na nuvem, que é uma forma de armazenar, acessar e compartilhar os arquivos na internet. Mesmo que seu computador ou dispositivo esteja comprometido, as informações estarão seguras.

Estes softwares utilizam processos de segurança, até usados por bancos, para proteger os registros de seus clientes.

Armazenamento

Planilha: nesse método, os arquivos ficam guardados no computador ou dispositivo utilizado, o que não somente expõe os dados aos riscos de segurança (como dito acima), mas também ocupam espaço de armazenamento.

Além disso, qualquer modelo de planilha para empresa precisa de espaço, pois conforme é atualizada e campos criados, seu tamanho aumenta.

Sistema de gestão: no item anterior, falamos que os arquivos são armazenados digitalmente na nuvem. Assim, eles não ocupam espaço no computador utilizado. Os acessos normalmente são feitos por login e senha, em qualquer dispositivo.

Também, no caso dos softwares online, não é preciso realizar sua instalação, evitando assim que mais memória do seu aparelho seja consumida pela plataforma.

Suporte técnico

Planilha: caso haja dúvidas em relação ao preenchimento e aplicação das fórmulas, o responsável pelo controle deverá procurar manuais e tutoriais online, que podem ser complexos, não objetivos ou mesmo não atender às suas necessidades específicas.

Para se aprofundar no conhecimento da planilha de controle de despesas empresarial, é provável que você tenha que gastar com um curso focado nesta plataforma.

Os sites que oferecem planilhas excel gratis para empresas, normalmente não prestam esse suporte. E, isso pode prejudicar muito sua rotina e te fazer perder tempo.

Sistema de gestão: ao contrário da planilha controle de custos empresariais, ao contratar um ERP o empreendedor ou gestor pode recorrer ao suporte da empresa para esclarecer dúvidas e ajudá-lo em questões específicas. Assim, este atendimento é personalizado e irá resolver todas as suas dúvidas ao usar o sistema.

Algumas empresas acabam cobrando ou limitando este serviço. No entanto, outras oferecem esse benefício gratuitamente, disponibilizando uma equipe qualificada para atender às demandas.

Software de gestão: como é o mercado brasileiro?

Um software de gestão pode ser algo novo para você. Além de tirar as dúvidas de como ele pode ajudar a organizar a rotina de seu negócio, é importante saber que é um serviço que tende a crescer muito no país.

O Brasil é o 9º maior mercado de softwares e TI do mundo, segundo a Associação Brasileira de Empresa de Softwares (ABES). De acordo com uma pesquisa do Portal ERP de 2017, existem mais de 320 sistemas de gestão diferentes no mercado e 60 deles são os mais usados pelos gestores do país. Neste mesmo ano, 44% das empresas consultadas, pretendiam contratar um sistema de gestão para a melhoria de seus processos.

Mas você deve estar se perguntando: e o que isso tem a ver com o meu negócio? Tudo!

Uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, mostra que as empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido. Além disso, a produtividade aumenta 10% em relação às empresas que usam outros métodos de gestão.

Este é um bom ponto a se avaliar antes de decidir entre uma planilha de controle de custos empresariais e um bom sistema de gestão.

Escolha o sistema de gestão certo para sua empresa

Após avaliar esses pontos, ficou claro a importância de se usar um ERP em vez dos métodos manuais como cadernos ou planilhas excel para empresas, certo?

Além de ajudar na organização e visualização das informações, este tipo de controle facilita a vida dos empreendedores e funcionários que usam o sistema a otimizar seu tempo.

Ao mesmo tempo, conta com um serviço seguro e prático, com suporte técnico para atender suas demandas específicas.

Porém, existem vários sistemas de gestão disponíveis no mercado. Como escolher o que mais se encaixa no perfil da sua empresa? Procure um software que ofereça qualidade, segurança, praticidade e um preço adequado à realidade do seu negócio.

O sistema de gestão online VHSYS possibilita tudo isso. Ele é voltado para micro e pequenas empresas, com planos flexíveis que trazem todos os módulos do software (financeiro, vendas, estoque, compras, serviços e relatórios gerenciais) independentemente do valor investido.

Realizar processos como emissão de notas fiscais e boletos, fluxo de caixa, giro de estoque, serviços recorrentes, entre outros, se torna mais fácil, ágil e eficiente com ele.

O VHSYS também oferece de forma ilimitada e gratuita uma equipe de suporte técnico qualificada, além de vários materiais informativos, como manuais, tutoriais e webinars.

Dessa forma, você tem todo o apoio e ferramentas para utilizar todas as funcionalidades do software. Assim, otimiza seu tempo para pensar em ações estratégicas para sua empresa crescer ainda mais.

Se para você, fazer a gestão financeira planilha já está ficando difícil, descubra como o VHSYS é o sistema certo para o controle de todas as áreas de seu negócio. Teste grátis por 7 dias!

E aí, o que é melhor para sua empresa no momento: o download planilha excel ou contratar um sistema de gestão? Conta para a gente nos comentários.

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