Caderno, planilha ou sistema de gestão: qual o melhor para minha empresa?

31.03.2020
caderno, planilha ou sistema de gestão

Escolher a ferramenta ideal de trabalho, de início, ainda é algo muito particular. Isso porque a escolha da ferramenta para a gestão da empresa possui influência do modo como cada empreendedor trabalha. 

Pessoas não muito ligadas à tecnologia acreditam que a simplicidade do caderno dá mais agilidade ao controle. 

Aqueles que preferem a automação na gestão do negócio, usam as planilhas para ter uma visão melhor dos controles de estoque, financeiro e vendas.

Agora, os empreendedores que prezam a integração de todas as áreas para facilitar ainda mais a gestão e aumentar a produtividade, não trocam o sistema de gestão por nada.

Se você ainda não sabe qual ferramenta escolher para fazer controle da sua empresa, este post vai te ajudar em sua decisão. Confere aí 😉

A gestão nas micro e pequenas empresas

Antes de tratarmos especificamente da gestão em micro e pequenas empresas, é importante definir ao certo o que é a gestão

A gestão empresarial nada mais é que o controle sobre os processos que acontecem dentro de uma empresa, seja ele de estruturação, financeiro, administrativo etc.

A lógica seguida pela gestão empresarial é de melhoria constante. Ou seja, as avaliações  dos índices da empresa são importantíssimas para a criação de estratégias para essas possíveis melhorias.

A gente sabe que a gestão é importante, independente do porte da empresa. Mas por que o foco aqui é micro e pequenos negócios?

Uma pesquisa feita pelo SEBRAE em 2016 mostrou que um dos fatores que levam as novas empresas a fecharem as portas é a falta de gestão. 

Acontece que para os novos negócios a gestão é ainda mais vital. 

Isso porque quanto mais cedo os processos de gestão são bem estabelecidos, as chances de um crescimento saudável da empresa são ainda maiores, garantindo sua escalada no mercado.

Mas como fazer uma gestão efetiva? Qual a ferramenta certa para o seu tipo de negócio?

Saiba a resposta para essas e outras perguntas nos próximos tópicos.

Caderno de anotações

Quando o negócio ainda não possui um grande volume de informações a serem anotadas, é normal realizarem o controle em um simples caderno, isso é bem comum.

Mas mesmo o micro e pequeno negócio precisam de uma gestão efetiva, principalmente por estarem no início de uma longa caminhada empresarial. Caso contrário, dificilmente conseguirá crescer no mercado.

O ideal é que, independente do porte da empresa, você busque meios de facilitar cada processo para que otimize o tempo, trazendo maiores resultados para o negócio.

Uma solução viável é partir para os meios tecnológicos, abandonando os processos manuais, não só para ganhar agilidade, mas trazer segurança para os dados de sua empresa.

Planilha Excel

Para aqueles profissionais que já se arriscam um pouco mais a usar a tecnologia para cuidar de seu negócio, a planilha é uma solução adotada por eles.

Em termos de organização, a planilha de controle traz melhores resultados do que o caderno, obviamente. Porém, usando essa ferramenta, o empreendedor ainda lidará com o registro manual de cada dado e categoria. Além disso, precisará atualizar e corrigir os campos um a um quando necessário.

A planilha funciona como controle individual de cada processo, mas não há integração entre os dados de outras área da empresa. Ou seja, o cruzamento da informações deve ser feito também manualmente.

Apesar de muitos empreendedores ainda usarem a planilha de controle como meio de organizar seu negócio, o mercado já oferece outras soluções tecnológicas que são capazes de dispensar totalmente os processos manuais, como é o caso dos Sistemas de Gestão.

Sistema de gestão

Já ouviu falar por aí de automatização de processos? Muitas micro e pequenas empresas têm usado a tecnologia para para ganhar agilidade no dia a dia.

O sistema de gestão é um exemplo disso. Além de diminuir os riscos de falha humana, o uso de um sistema aumenta a qualidade dos processos e é possível, ainda, destacar a redução de custos.

Por se tratar de Sistema armazenado em nuvem, não há necessidade de fazer instalação em máquinas, além da liberdade de poder acessar os dados de seu negócio de qualquer lugar usando smartphone, tablet ou computador.

A integração dos diferentes dados da empresa te dá uma visão geral de como anda o seu negócio. Você também pode analisar relatórios que a ferramenta disponibiliza e montar estratégias buscando alcançar outros patamares no mercado.

Além de integrar os diferentes setores de uma mesma empresa, o ERP pode ser integrado a outras ferramentas também, como é o caso dos aplicativos disponibilizados pelo sistema vhsys.

Outro ponto, ao contrário da planilha de controle, ao usar um ERP você tem suporte e atendimento qualificados disponíveis para esclarecer suas dúvidas e ajudá-lo no que precisar para o crescimento de sua empresa.

Afinal, qual ferramenta é mais efetiva para a gestão?

Uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, mostra que as empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido e têm 10% a mais de produtividade em relação aos outros métodos de gestão.

Além de dados que confirmam a eficiência do uso de um Sistema de Gestão nas empresas, existem diversos casos de clientes que começaram a usar essa ferramenta e, hoje em dia, não trocam a gestão automatizada por nada.

Isso porque as vantagens que trouxemos ao longo do post, além de muitas outras, impacta na qualidade dos produtos e serviços oferecidos

Se você preza uma boa rentabilidade no seu negócio também, o ERP traz isso com muita facilidade. Todas as vantagens que trouxemos ao longo do post, além de muitas outras, impactam na qualidade dos produtos e serviços ofertados, ampliando a rentabilidade do negócio.

Veja o esquema abaixo e entenda quais os prós e contras de cada um dos modos apresentados para a gestão empresarial:

Tempo

Caderno de anotações é muito difícil ter agilidade usando um caderninho de anotações. Você já pensou em ter que procurar um dado que você não faz ideia em que página anotou? Isso levaria bons minutos e, dependendo do tamanho do caderno, horas.
Planilha por precisar incluir dados e categorias manualmente, o gestor acaba perdendo um tempo que poderia ser gasto com outras áreas e atividade estratégicas.
Sistema de gestão já no software esse processo é automatizado. Algumas opções podem ser previamente cadastradas por quem utiliza a plataforma, agilizando as operações.

Processo 

Caderno de anotações cada ponto e vírgula é feito manualmente para registro nos caderno, além das diversas contas do financeiro e outros processos.
Planilha ao mesmo tempo que a planilha fornece cálculos rápidos e gráficos para o acompanhamento de cada métrica, é preciso atualizar os dados manualmente para que a ferramenta te dê os resultados esperados.
Sistema de Gestão já no software esse processo é automatizado. Algumas opções podem ser previamente cadastradas por quem utiliza a plataforma, agilizando as operações.

Integração de informações

Caderno de anotações: você precisa cuidar de cada registro manualmente, ou seja, ao realizar uma venda precisa tirar o produto dos registros de estoque e lançá-lo no contas a receber.
Planilha existe uma certa organização, funcionando como controle individual de cada processo, mas não há integração entre os dados de uma área e outra. O cruzamento dessas informações deve ser feito manualmente.

Ainda, dependendo do fluxo da empresa, esse controle pode se tornar inviável quando existe uma grande quantidade de informações para cadastrar.
Sistema de Gestão com a ferramenta, você consegue organizar muito melhor os dados da empresa, pois permite uma melhor visualização dos resultados.

Além disso, você consegue integrar os diferentes setores da empresa, pois todas as informações cadastradas ficam em um só lugar, te dando uma visão global da situação do negócio. Assim, fica muito mais fácil acompanhar o desempenho da empresa, como também fazer um planejamento muito mais preciso.

Análise de dados

Caderno de anotações a análise depende 100% do empreendedor, visto que o caderno serve somente para o registro básico dos dados da empresa.
Planilha além da visão dos resultados, com esse controle é possível gerar gráficos para o acompanhamento de cada métrica, mas não é possível fazer uma análise precisa do geral.
Sistema de Gestão usando os dados cadastrados na plataforma, este tipo de software não somente gera os resultados de cada setor, como também fornece relatórios gerenciais detalhados. Isso ajuda na visualização do desempenho da empresa, apoiando as tomadas de decisão. 

Segurança

Caderno de anotações por ser um recurso físico, as chances de perder suas anotações são altas, além disso, qualquer um pode ter acesso à suas informações sem precisar de senhas ou autorizações.
Planilha este tipo de controle tem seus riscos. Caso você não faça backup, ou seja, uma cópia das informações colocadas na planilha, qualquer falha como ataque de vírus, problemas de hardware etc. podem causar prejuízos.

Existe também a possibilidade de, ao atualizar planilhas de excel para empresas, alguns registros serem acidentalmente excluídos ou alterados. Neste caso, haverá retrabalho para resgatar todas as informações perdidas.
Sistema de Gestão:os dados são arquivados em nuvem,uma forma de armazenar, acessar e compartilhar os arquivos na internet. Assim, mesmo que seu computador ou dispositivo esteja comprometido, as informações estarão seguras.

Estes softwares utilizam processos de segurança, usados até mesmo por bancos, para proteger os registros de seus clientes.

Suporte técnico

Caderno de anotações não tecnológico.
Planilha caso haja dúvidas em relação ao preenchimento e aplicação das fórmulas, o responsável pelo controle deverá procurar manuais e tutoriais online, que podem ser complexos, não objetivos ou mesmo não atender às suas necessidades específicas.
Sistema de Gestão ao contrário da planilha controle de custos empresariais, ao contratar um ERP o empreendedor ou gestor pode recorrer ao suporte da empresa para esclarecer dúvidas e ajudá-lo em questões específicas. Assim, este atendimento é personalizado e irá resolver todas as suas dúvidas ao usar o sistema.

Algumas empresas acabam cobrando ou limitando este serviço. No entanto, outras oferecem esse benefício gratuitamente, disponibilizando uma equipe qualificada para atender às demandas.

Armazenamento 

Caderno de anotações se a empresa possui muitas informações e dados que necessitam ser armazenados, a quantidade de cadernos utilizados será inviável.
Planilha nesse método, os arquivos ficam guardados no computador ou dispositivo utilizado, o que não somente expõe os dados aos riscos de segurança, mas também ocupam espaço de armazenamento.

Além disso, qualquer modelo de planilha para empresa precisa de espaço, pois conforme é atualizada e campos criados, seu tamanho aumenta.
Sistema de Gestão no software tudo é armazenado digitalmente na nuvem. Assim, nada ocupa espaço no computador. Os acessos normalmente são feitos por login e senha, em qualquer dispositivo.

No caso de softwares online também não é preciso realizar sua instalação, evitando assim que mais memória do seu aparelho seja consumida pela plataforma.

Como usar um ERP com eficiência

Investir em uma ferramenta de gestão é o primeiro passo para conseguir acelerar ainda mais o crescimento de sua empresa. O segundo passo usar essa ferramenta da melhor maneira possível. 

Quer saber como usar seu Sistema de Gestão com eficiência? Veja abaixo as dicas que preparamos para você:

#1 – Saiba quais são as necessidades de sua empresa

Faça um levantamento crítico das principais necessidades de sua empresa, quais os pontos críticos e como funciona cada processo.

Conhecer a fundo os processos da empresa ajuda a compreender quais deles podem ser automatizados pelo uso do Sistema de Gestão. Além disso, evita ter que gastar agregando outros recursos à ferramenta.

Por exemplo, digamos que você perde muito tempo realizando a troca de mercadorias por ter que sair da tela do PDV a todo instante. Nesse caso, contrate um sistema que possibilita a troca de produtos na frente de caixa

#2 – Coloque sempre os dados no ERP

Só é possível que um Sistema de Gestão funcione corretamente se os dados apresentados estiverem corretos e atualizados. Assim, crie uma rotina de atualização de dados, lançamento de estoque, contas a pagar e receber etc.

Dados incorretos em sua ferramenta de gestão podem trazer os mais variados problemas como, por exemplo, cobranças indevidas, estoque zerado, ser protestado por algum atraso, entre outras situações.

A solução para isso é um sistema com módulos integrados que permite o compartilhamento das operações com as demais áreas do negócio como vendas e estoque.

#3 – Conheça bem o seu Sistema de Gestão

Conhecer a fundo a ferramenta e tudo o que ela oferece para sua gestão, é imprescindível para usá-la corretamente. Por isso, é importante fazer os treinamentos oferecidos pela plataforma e contar com a ajuda do suporte sempre que necessário.

O Sistema de Gestão é uma mão na roda para os empreendedores, mas isso não isenta esses profissionais de serem pró-ativos em relação a ferramenta, buscando a melhor forma de usá-la.

Escolha o sistema de gestão certo para sua empresa

O Sistema de Gestão online vhsys é voltado para micro e pequenas empresas, com planos flexíveis e possui módulos integrados: financeiro, vendas, estoque e emissão de notas fiscais.

O Sistema é simples e prático de usar, assim você economiza tempo e pode aproveitá-lo mais com com seus projetos pessoais, sua família, seus amigos ou até mesmo pensando em novas estratégias pro seu negócio.

Quer saber na prática como o vhsys pode descomplicar a sua gestão empresarial? Faça um teste grátis por 7 dias.

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