Planilha ou Sistema de Gestão: qual o melhor para minha empresa?
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Planilha ou Sistema de Gestão: qual a melhor ferramenta para minha empresa?

Planilha Sistema de Gestão

Registrar e monitorar as operações das áreas de uma empresa, como estoque e financeiro, é essencial para seu futuro: além de verificar o desempenho de cada setor, esses dados podem ser usados para apoiar as tomadas de decisão e torná-las mais eficientes, ajudando assim o negócio a ter sucesso. Esse controle dos processos, como fluxo de caixa, entradas e saídas do estoque, contas a pagar e receber, entre outros, pode ser feito de diversas maneiras, como utilizando um caderno, planilha ou sistema de gestão empresarial (ERP).

Alguns empreendedores ou gestores adotam os métodos manuais por serem gratuitos. No entanto, eles têm algumas limitações que podem prejudicar o controle das informações. Essas restrições podem ser resolvidas com um ERP: tudo depende do tipo da empresa e da finalidade desse acompanhamento.

Você sabe qual método é mais eficaz para seu negócio? Descubra neste artigo as diferenças entre usar uma planilha ou sistema de gestão, e qual o impacto dessa simples escolha no cotidiano da sua empresa:

Planilha ou Sistema de Gestão?

Várias questões devem ser avaliadas ao optar pelo controle manual, aqui representado pela planilha ou sistema de gestão. Confira alguns pontos importantes nessa escolha e a comparação entre as duas ferramentas:

Tempo

Planilha: usando essa ferramenta, o empreendedor ou gestor terá que cadastrar manualmente cada categoria e dado, além de atualizar ou corrigir um a um os campos quando necessário. Esse trabalho demanda tempo e esforço – que poderiam ser empregados em outras áreas e atividades estratégicas da empresa.

Sistema de gestão: ao utilizar um software, esse processo é automatizado. Algumas opções podem ser previamente cadastradas por quem utiliza a plataforma, o que irá agilizar as operações. Além disso, algumas ações relacionadas às atividades podem ser acessadas facilmente, tornado ainda mais prático o preenchimento das informações e a realização das tarefas.

Organização e Integração

Planilha: as informações são minimamente organizadas usando este método. Ele funciona como controle individual de cada processo – não há integração entre os dados de uma área e outra. O cruzamento dessas referências deve ser feito manualmente.

Ainda, dependendo do fluxo da empresa, esse controle pode se tornar inviável ao registrar uma grande quantidade de informações.

Sistema de gestão: há maior organização dos dados no caso desta ferramenta, permitindo uma melhor visualização dos resultados. Além disso, pelo uso do software englobar os diferentes setores de uma empresa, as informações cadastradas são integradas – dando ao gestor ou empreendedor uma visão global da situação do negócio.

Análise dos dados

Planilha: além da visão dos resultados, com esse controle é possível gerar gráficos para o acompanhamento de cada métrica.

Sistema de gestão: usando os dados cadastrados na plataforma, este tipo de software não somente gera os resultados de cada setor, como também fornece relatórios gerenciais detalhados, ajudando na melhor visualização do desempenho da empresa e apoiando assim as tomadas de decisão do empreendedor ou gestor.

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Segurança

Planilha: este tipo de controle tem seus riscos. Caso não haja back up, ou seja, uma cópia das informações colocadas na planilha, uma falha (como ataque de vírus, problemas de hardware, etc) pode causar prejuízos como corrompimento dos dados e até a perda do arquivo.

Também, ao manusear este documento, pode acontecer de alguns registros serem acidentalmente excluídos ou alterados. Neste caso há o retrabalho de resgatar essas informações.

Sistema de gestão: os dados são arquivados na nuvem – uma maneira de armazenar, acessar e compartilhar os arquivos na internet. Mesmo que seu computador ou dispositivo esteja comprometido, as informações estarão seguras. Estes softwares utilizam processos de segurança, até usados por bancos, para proteger os registros de seus clientes.

Arquivamento

Planilha: nesse método, os arquivos ficam guardados no computador ou dispositivo utilizado – o que não somente expõe os dados aos riscos de segurança (como dito acima) -, mas também ocupam espaço no aparelho. Além disso, a própria ferramenta precisa de espaço, pois é necessária sua instalação.

Sistema de gestão: no item anterior, falamos que os arquivos são armazenados digitalmente na nuvem. Assim, eles não ocupam espaço no dispositivo utilizado. Também, no caso dos softwares online, não é preciso realizar sua instalação, evitando assim que mais memória do seu aparelho seja consumida pela plataforma.

Suporte técnico

Planilha: caso haja dúvidas em relação ao preenchimento e aplicação das fórmulas, o responsável pelo controle deverá recorrer a manuais e tutoriais online, que podem ser complexos, não objetivos ou não atender às suas necessidades específicas. Para se aprofundar no conhecimento da ferramenta, é provável que o interessado tenha que gastar com um curso focado nesta plataforma.

Sistema de gestão: ao contrário das planilhas, ao contratar um ERP o empreendedor ou gestor pode recorrer ao suporte da empresa para esclarecer dúvidas e ajudá-lo em questões específicas. Assim este atendimento é personalizado e irá resolver suas demandas particulares.

Algumas empresas acabam cobrando ou limitando este serviço. No entanto, outras oferecem esse benefício gratuitamente, disponibilizando uma equipe qualificada para atender às demandas.

Escolha o sistema de gestão certo para sua empresa

Após avaliar esses pontos, ficou claro a importância de se usar um ERP em vez dos métodos manuais como planilhas e cadernos, certo? Além de ajudar na organização e visualização das informações, este tipo de controle facilita a vida dos empreendedores e gestores ao economizar seu tempo e oferecer um serviço seguro e prático, com suporte técnico para atender suas demandas específicas.

Porém, existem vários sistemas de gestão disponíveis no mercado. Como escolher o que mais se encaixa no perfil da sua empresa? Procure um software que ofereça qualidade, segurança, praticidade e um preço adequado à realidade do seu negócio.

O sistema de gestão online VHSYS possibilita tudo isso. Ele é voltado para micro e pequenas empresas, disponibilizando planos flexíveis – que trazem todos os módulos do software (financeiro, vendas, estoque, compras, serviços e relatórios gerenciais) independentemente do valor investido. Realizar processos como emissão de notas fiscais e boletos, fluxo de caixa, giro de estoque, serviços recorrentes, entre outros, se torna mais fácil, ágil e eficiente com ele.

O VHSYS também oferece de forma ilimitada e gratuita uma equipe de suporte técnico qualificada e um setor de sucesso do cliente, além de vários materiais informativos, como manuais, tutoriais e webinars – tudo para que você utilize todas as funcionalidades do software e sua empresa prospere.

Para potencializar ainda mais as funcionalidades do sistema, também é possível adquirir individualmente as ferramentas da exclusiva Loja de Aplicativos, com recursos adicionais como integração com o Mercado Livre e outras plataformas de e-commerce, E-mail Marketing, Boleto Fácil, Controle de Bens, Funil de Vendas, Multi Empresas e muito mais.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.

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