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Software, planilha ou caderno de controle financeiro?

Tempo de Leitura: 7 minutos
Software, planilha ou caderno para controle financeiro
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Caderno de controle financeiro, planilha ou software especializado de gestão? Com certeza essa pergunta é comum para empreendedores que estão começando ou crescendo! 

Afinal, escolher a ferramenta ideal de trabalho no início é algo muito particular, pois depende de fatores como o segmento da empresa, a sua forma de trabalhar, a quantidade de pessoas envolvidas, os valores das vendas, a disponibilidade para investir, entre outras questões.

Pessoas não muito ligadas à tecnologia acreditam que a simplicidade do caderno de controle financeiro dá mais agilidade à gestão. 

Aqueles que preferem a automação na gestão do negócio, usam as planilhas para ter uma visão melhor dos controles de estoque, financeiro e vendas.

Agora, os empreendedores que precisam emitir nota fiscal, controlar ordem de serviços e integrar os processos de todas as áreas da empresa para facilitar ainda mais a gestão e aumentar a produtividade, não trocam o sistema de gestão por nada!

Se você ainda não sabe qual ferramenta escolher para fazer controle da sua empresa, este post vai te ajudar em sua decisão.

Gestão financeira em micro e pequenas empresas

Antes de tratarmos especificamente da gestão em micro e pequenas empresas, é importante definir ao certo o que é a gestão. 

A gestão empresarial nada mais é que o controle sobre os processos que acontecem dentro de uma empresa, seja ele de estruturação, financeiro, administrativo etc.

A lógica seguida pela gestão empresarial é de melhoria constante. Ou seja, as avaliações  dos índices da empresa são importantíssimas para a criação de estratégias para essas possíveis melhorias.

A gente sabe que a gestão é importante, independente do porte da empresa. Mas por que o foco aqui é micro e pequenos negócios?

Uma pesquisa feita pelo SEBRAE 6 mostrou que um dos fatores que levam as novas empresas a fecharem as portas é a falta de gestão. 

Acontece que para os novos negócios a gestão é ainda mais vital. 

Isso porque quanto mais cedo os processos de gestão são bem estabelecidos, as chances de um crescimento saudável da empresa são ainda maiores, garantindo sua escalada no mercado.

Mas como fazer uma gestão efetiva? Qual a ferramenta certa para o seu tipo de negócio? Saiba a resposta para essas e outras perguntas nos próximos tópicos.

Caderno de controle financeiro

Empresas que ainda não possuem um grande volume de informações a serem anotadas e são gerenciadas por pessoas que não têm nenhuma afinidade com tecnologia, normalmente realizam o controle em um simples caderno de controle financeiro, isso é bem comum em algumas cidades brasileiras, principalmente no caso de autônomos. 

Mas mesmo o micro e pequeno negócio precisam de uma gestão efetiva, principalmente por estarem no início de uma longa caminhada empresarial. Caso contrário, dificilmente conseguirá crescer no mercado.

Além disso, o controle via caderninho dificulta a organização fiscal na hora de emitir notas fiscais, declarar imposto de renda, entre outras obrigações tributárias de toda empresa – incluindo microempreendedores individuais (MEI).

O ideal é que, independente do porte da empresa, o empreendedor busque meios de facilitar cada processo para otimizar o tempo para gerar maiores resultados para o negócio.

Uma solução viável é partir para os meios tecnológicos, abandonando os processos manuais, não só para ganhar agilidade, mas trazer segurança para os dados de sua empresa.

Planilha financeira

Para aqueles profissionais que já se arriscam um pouco mais a usar a tecnologia para cuidar de seu negócio, a planilha é uma solução adotada por eles.

Em termos de organização, a planilha de controle traz melhores resultados do que o caderno de controle financeiro, obviamente. Porém, usando essa ferramenta, o empreendedor ainda lidará com o registro manual de cada dado e categoria. Além disso, precisará atualizar e corrigir os campos um a um quando necessário.

A planilha funciona como controle individual de cada processo, mas não há integração entre os dados de outras áreas da empresa. Ou seja, o cruzamento das informações deve ser feito também manualmente.

As planilhas também podem ser facilmente acessadas e editadas – o que pode ferir algumas normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Apesar de muitos empreendedores ainda usarem a planilha de controle como meio de organizar seu negócio, o mercado já oferece outras soluções tecnológicas que são capazes de dispensar totalmente os processos manuais, como é o caso dos Sistemas de Gestão.

Software de gestão

Você já ouviu falar sobre a automatização de processos? É uma maneira pela qual muitas micro e pequenas empresas têm usado a tecnologia para ganhar agilidade no dia a dia e melhorar seus resultados.

Um exemplo de automatização é o sistema de gestão, também conhecido como ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) e sim, se fala exatamente como se lê em português, pronunciando cada letra separadamente, ou seja, falando as letras “E”, “R” e “P” em sequência.

Esse sistema pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Primeiramente, ele diminui os riscos de falha humana, uma vez que muitas tarefas são executadas de forma automatizada. Isso aumenta a qualidade dos processos e evita falhas que poderiam ser prejudiciais para a empresa.

Além disso, o sistema de gestão oferece a vantagem de reduzir custos. Isso ocorre porque o ERP permite otimizar operações, eliminar retrabalhos e automatizar tarefas que antes exigiam muito tempo e recursos. Com a eficiência proporcionada pelo sistema, você pode economizar em diversos aspectos, como na gestão de estoque, no controle financeiro, na emissão de notas fiscais e em muitos outros processos.

Uma característica importante do ERP é que ele é armazenado na nuvem. Isso significa que você não precisa se preocupar em instalar o sistema em máquinas físicas, e tem a liberdade de acessar os dados do seu negócio de qualquer lugar, seja por meio de um smartphone, tablet ou computador, sempre com segurança, pois o sistema possui acessos via logins. 

Essa flexibilidade é extremamente útil, especialmente para empreendedores que precisam estar constantemente em movimento ou que possuem equipes em diferentes locais.

Outra das grandes vantagens do ERP é a integração dos diferentes dados e setores da empresa. Isso proporciona uma visão geral de como o seu negócio está indo, permitindo uma análise mais precisa e embasada para tomar decisões estratégicas. 

Por meio de relatórios disponibilizados pela ferramenta, você pode identificar tendências, avaliar o desempenho dos setores da empresa e montar estratégias para alcançar novos patamares no mercado.

Além disso, o sistema de gestão pode ser integrado a outras ferramentas que você utiliza em seu negócio. Por exemplo, existem aplicativos disponibilizados pelo sistema vhsys, que podem complementar as funcionalidades do ERP e atender às necessidades específicas do seu empreendimento.

Um ponto importante a ressaltar é que, ao contrário das tradicionais planilhas de controle, ao utilizar um ERP, você poderá ter suporte e atendimento qualificados disponíveis para esclarecer suas dúvidas e ajudá-lo no que precisar para o crescimento da sua empresa – inclusive, no momento de contratar um software, confira com a empresa fornecedora se você terá suporte humanizado disponível em horários comercial.

Isso é extremamente valioso, pois você terá o respaldo de especialistas que conhecem o sistema e podem orientá-lo no melhor uso da ferramenta.

Em resumo, um sistema de gestão é uma solução tecnológica que automatiza processos, integra dados, reduz custos, fornece dados precisos e relevantes de negócio e oferece suporte especializado. É uma maneira eficiente e moderna de gerenciar sua empresa, permitindo que você se concentre no crescimento e sucesso do seu empreendimento.

Afinal, qual ferramenta é mais efetiva para a gestão?

Uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, mostra que as empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido e têm 10% a mais de produtividade em relação aos outros métodos de gestão.

Além de dados que confirmam a eficiência do uso de um Sistema de Gestão nas empresas, existem diversos casos de clientes que começaram a usar essa ferramenta e, hoje em dia, não trocam a gestão automatizada por nada.

Isso porque as vantagens que trouxemos ao longo do post, além de muitas outras, impacta na qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Se você preza uma boa rentabilidade no seu negócio também, o ERP traz isso com muita facilidade. Todas as vantagens que trouxemos ao longo do post, além de muitas outras, impactam na qualidade dos produtos e serviços ofertados, ampliando a rentabilidade do negócio.

Como usar um ERP com eficiência

Para utilizar um ERP com eficiência, é importante seguir algumas orientações. 

1. Saiba quais são as necessidades de sua empresa

Para utilizar um sistema de gestão de forma eficiente, é fundamental compreender as necessidades específicas de sua empresa!

Por isso, faça uma análise detalhada dos processos e das áreas que podem se beneficiar do uso do ERP. 

Identifique os principais desafios e objetivos que você pretende alcançar com a implementação do sistema que podem ser:

  1. Melhor a eficiência operacional
  2. Aumentar a produtividade da equipe e dos processos
  3. Ganhar mais tempo para focar em atividades mais estratégicas
  4. Obter mais controle dos dados e das atividades operacionais
  5. Melhor o controle de estoque
  6. Reduzir prejuízos obtidos com falhas manuais
  7. Reduzir retrabalhos
  8. Integração de informações, setores e processos
  9. Melhorar e agilizar o atendimento ao cliente

Entre outros desafios ou objetivos específicos da sua empresa que podem ser solucionados com um sistema de gestão que ofereça as funcionalidades que o seu negócio demanda. 

2. Coloque sempre os dados no ERP

Cadastrar, atualizar ou importar dados no ERP é, geralmente, a tarefa mais importante para começar a usar um sistema e tê-lo funcionando perfeitamente com as devidas atividades automatizadas.

Você poderá cadastrar ou importar informações como: produtos, serviços, clientes, fornecedores e colaboradores. 

3. Conheça bem o seu Sistema de Gestão

Por fim, para utilizar o ERP com maestria, é primordial conhecer profundamente as funcionalidades e recursos oferecidos pelo sistema.

Então, familiarize-se com as diferentes áreas do ERP e aprenda a utilizar os módulos específicos que são importantes para o seu negócio. 

Sempre que possível, realize treinamentos ou busque suporte técnico para compreender todas as possibilidades do sistema e aproveitá-las ao máximo para fazer a sua empresa crescer.

Escolha o sistema de gestão certo para sua empresa

Escolher o ERP que faça sentido para o seu negócio é crucial para o sucesso da sua operação e gestão. Por isso, a seguir estão algumas considerações para você no momento de escolher um sistema de gestão empresarial.

  1. Avalie as necessidades e os objetivos da sua empresa para encontrar um ERP que ofereça as soluções necessárias para a sua gestão;
  2. Pesquise diferentes opções, teste os sistemas, peça demonstrações do sistema e tire todas as suas dúvidas com as equipes de atendimento de cada sistema;
  3. Considere o suporte e treinamento, afinal não tem nada pior do que precisar de ajuda no meio de uma venda ou de outra atividade importante da sua empresa e ficar travado com atendimento via robôs, não é mesmo?! Então, priorize ERPs que ofereçam suporte humanizado em horário comercial.
  4. Avalie o custo-benefício, além do preço do sistema de gestão, leve em consideração os benefícios e retornos que ele pode oferecer para o seu negócio. Entenda a relação entre investimento e ganhos em eficiência e redução de custos. 

Vantagens do ERP vhsys para controle financeiro

Se você trabalha em uma microempresa ou pequeno negócio, precisa conhecer o ERP vhsys! 

O vhsys oferece uma série de vantagens específicas para o controle financeiro, de estoque, vendas, PDV frente de caixa, cadastro, Conta Integrada gratuita para clientes, emissão de boletos com as melhores taxas e condições, entre diversas outras vantagens especiais para os pequenos negócios do Brasil inteiro.

Ao utilizar um ERP especializado como esse, você poderá otimizar seus processos, ganhar eficiência e ter uma gestão mais precisa e estratégica das finanças. Portanto, teste grátis agora mesmo ou peça uma demonstração do sistema para nossa equipe de especialistas!

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