Como emitir nota fiscal eletrônica? Veja o guia atualizado aqui!

Saber como emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma tarefa que todo empreendedor precisa aprender. Afinal, a emissão da NF-e é obrigatória para todas as empresas que vendem produtos ou são prestadores de serviços.

Felizmente, com um bom sistema em mãos e os documentos corretos, emitir uma nota fiscal eletrônica pode ser criada em poucos segundos de uma maneira muito simples. 

Porém, é importante saber o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica, a diferença entre os tipos de notas, os documentos necessários, entre outras questões. Por isso, temos este guia completo a seguir para você nunca mais ficar com dúvidas sobre a emissão de NF-e.

O que é nota fiscal eletrônica e para que serve?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal obrigatório que registra a venda de produtos ou prestação de serviços. É por meio desse documento que o Fisco monitora se pessoas físicas ou jurídicas estão cumprindo a legislação tributária no Brasil.

Quem deve emitir Nota Fiscal?

Todas as empresas que vendem produtos ou prestam serviços devem emitir a nota fiscal eletrônica em todas as suas transações.Com exceção dos microempreendedores individuais (MEI) que só devem emitir a NF-e quando realizarem vendas para outras empresas. 

Por exemplo a emissão da nota fiscal é obrigatória até mesmo para serviços de educação, desde universidades a escolas que ensinam a aprender inglês online.

Posso emitir nota fiscal sem ter empresa aberta?

Sim, algumas pessoas podem emitir nota fiscal como pessoa física, é a chamada Nota Fiscal Avulsa (NFA). Porém, essa modalidade não está disponível para todas as cidades no Brasil. É preciso consultar se o seu município disponibiliza a emissão de NFA para CPF.

Minha cidade não permite a emissão de NFA, o que fazer?

No caso de pessoas físicas que prestaram um serviço para empresas, mas não podem emitir nem um tipo de nota fiscal eletrônica, é possível fazer um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). 

RPA é um documento que pode ser feito pela empresa que contratou o serviço do profissional autônomo. A principal finalidade é comprovar o pagamento para a pessoa física sem caracterizar o vínculo CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas). O RPA permite recolher os tributos do contratante, como INSS, IRRF e ISS.

Porém, caso o profissional autônomo tenha muitos clientes ou preste serviços com frequência, é importante avaliar a possibilidade de criar um CNPJ para regularizar suas atividades e não perder oportunidades por não emitir nota fiscal, pois não são todas as empresas que estão dispostas a criar um RPA.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas disponíveis para emissão? 

No Brasil, temos diferentes tipos de nota fiscal e cada uma delas tem a sua função em determinado contexto, como venda, prestação de serviço, entrada de produto, etc.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é a mais usada em todas as situações, pois serve para formalizar a venda de produtos e prestação de serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica é o documento utilizado por empresas prestadoras de serviços que são contribuintes do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Antes de 2023, a NFS-e era totalmente responsabilidade dos municípios, mas a partir de setembro de 2023 a NFS-e padrão nacional tornou-se obrigatórios para os MEIs, e aos poucos as cidades do Brasil estão aderindo ao novo modelo, já são mais de mil cidades homologadas para a nova nota fiscal de serviço.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor eletrônica é o documento usado por grande parte do varejo nacional. Essa nota substitui o antigo cupom fiscal, usado para o registro de vendas para entregar ao consumidor final.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A nota fiscal avulsa é usada por pessoas físicas que não têm uma emissão recorrente de nota fiscal eletrônica, podendo fazer a emissão do documento eventualmente.

Nota Fiscal de Entrada

A nota fiscal de entrada serve para registrar a entrada de mercadorias no estoque.

Nota Fiscal de Saída

A nota de saída serve para informar a retirada de itens do estoque quando acontece algum dano ou perda de mercadoria, por exemplo.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é a nota usada para tributar o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais vincula documentos fiscais transportados na carga, como a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Deve ser emitido sempre que houver mais de um CT-e.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Você já sabe sobre a obrigatoriedade da emissão de notas, portanto agora confira a seguir o passo a passo completo de como emitir nota fiscal eletrônica.

O que é preciso para emitir Nota Fiscal Eletrônica

1. Saber os tipos de notas que a sua empresa precisa emitir (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e ou MDF-e);
2. Emitir um certificado digital;
3. Fazer o cadastro na prefeitura (para empresas prestadoras de serviço) ou na SEFAZ do seu estado (para empresas do comércio); 
4. Encontrar um site ou sistema que emita os tipos de notas fiscais que você precisa.

Passo a passo para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Confira a seguir o passo a passo do que é necessário fazer para emitir nota fiscal na sua empresa.

1. Entenda qual é o enquadramento tributário da sua empresa

O primeiro passo de como emitir uma nota fiscal eletrônica é identificar o enquadramento tributário da empresa e quais os tipos de notas serão emitidas.

Você pode consultar um profissional contábil de sua confiança, para que possa receber as orientações sobre os dados fiscais e jurídicos do seu negócio.

Existem três principais opções de regimes de tributação:

Simples Nacional

É o regime mais utilizado pelas empresas, pois é que permite mais facilidade no momento de pagar impostos, porque tudo é feito de maneira unificada com uma guia mensal chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

As empresas que podem se enquadrar no Simples Nacional são os Microempreendedores Individuais (MEIs); Microempresas (MEs); Empresas de Pequeno Porte (EPPs). Porém, no Simples Nacional o limite de faturamento bruto anual é de R$4,8 milhões, quando o valor ultrapassa esse limite, a empresa passa a se enquadrar no Lucro Presumido.

Lucro Presumido

É o regime tributário em que a Receita Federal calcula o lucro que uma empresa teve no seu faturamento bruto anual total e então faz a cobrança do valor de todos os tributos que precisam ser pagos.

No entanto, as empresas que se encaixam no Lucro Presumido precisam ter até R$78 milhões de faturamento em um ano.

Lucro Real

É a opção de regime tributário para as empresas que possuem um faturamento maior que R$78 milhões no ano. Nesse caso, o valor dos tributos que precisam ser pagos são calculados com base no faturamento total da empresa e não no lucro.

Existem algumas exceções de empresas que se encaixam no Lucro Real, como é o caso das:

• Empresas com algum tipo de isenção fiscal; 
• Empresas com capital de fora do Brasil;
• Todos os tipos de empresas dos setores financeiro e de agronegócio.

2. Emitir um certificado digital

O certificado digital é um documento muito importante para emitir nota fiscal eletrônica, entre outros documentos e transações digitais.

O que é um certificado digital?

O certificado digital é um documento eletrônico que serve como identidade virtual tanto para pessoa física (CPF), quanto para pessoa jurídica (CNPJ). Somente com esse documento é possível garantir a segurança e a autenticidade das transações realizadas pela internet. Por isso, é obrigatório tê-lo para emitir a nota fiscal eletrônica.

Como conseguir um certificado digital?

Não existe uma forma de conseguir um certificado digital gratuito, é preciso contratar uma Autoridade Certificadora.

Um exemplo de empresa Autoridade Certificadora é a vhsys, que tem diferentes opções de emissão: como a emissão avulsa, emissão gratuita na contratação de um ERP, entre outras opções.

3. Fazer o cadastro fiscal no governo

O local de cadastro fiscal no governo para emitir notas fiscais varia de acordo com o tipo de empresa.

• Empresas de comércio podem se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do seu estado para emitir notas fiscais. Cada estado pode ter regras específicas, então é importante conferir as normas do seu local.
• Empresas prestadoras de serviços podem fazer o cadastramento no site da sua prefeitura para emitir a nota fiscal de serviço eletrônica, com exceção de quem precisa criar NFS-e no Distrito Federal, pois nesse caso o cadastro é feito na Secretaria de Economia do Distrito Federal. 

4. Saiba quais tipos de nota a sua empresa precisa emitir

Cada tipo de empresa emite um determinado tipo de nota fiscal. 

Por exemplo, se você tem um Pet Shop, Auto Center, ou outro negócio que faça prestações de serviços, a nota fiscal que você deverá emitir é a NFS-e.

Agora, se você tem um comércio varejista, ou seja, que vende produtos, então é a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e). 

No caso de empresas de e-commerce, será preciso emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) e notas de transporte como a de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

5. Escolha o emissor de Nota Fiscal Eletrônica

Depois de adquirir os documentos necessários, é preciso encontrar um bom sistema ou site de emissão de notas fiscais. Algumas prefeituras disponibilizam um site para emitir, mas algumas dessas plataformas apresentam quedas e demoras constantes.

Quem precisa emitir nota fiscal com agilidade pode contar com um sistema ERP que emite notas e possui outras funções de gestão. 

Sefaz ou prefeitura

As formas gratuitas de emitir nota fiscal são pela Sefaz de cada Estado ou pelo site da prefeitura onde a empresa está (para notas fiscais de serviço). Por isso, é necessário consultar as normas de cada estado ou município para emissão correta.

Emissor privado com integração ao sistema do governo 

Existem softwares com integração ao sistema do governo, alguns programas são exclusivos para emissão de notas fiscais, como é o caso do Emita Já, enquanto outros são o ERP, um sistema de gestão que emite notas fiscais, controla estoque, gera relatórios, entre outras funcionalidades. Dessa forma, a empresa consegue ter um processo automatizado, garantindo agilidade e segurança das informações.

Comece a emitir as notas fiscais

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Como emitir 2ª via de Nota Fiscal Eletrônica

Se a 1ª via da nota fiscal eletrônica foi emitida pelo Sefaz ou pela Prefeitura, é necessário acessar o site do respectivo emissor e encontrar a área da 2ª via que varia de acordo com cada estado ou cidade. Os dados solicitados para a nova emissão variam de acordo com cada portal.

Para as empresas que utilizam um software privado de emissão de notas, basta acessar o programa e consultar o histórico.

Carta de correção de Nota Fiscal Eletrônica

Emitiu a NF-e com erro nos dados? Nesse caso, é possível emitir uma nota fiscal de correção.

Os erros que podem ser corrigidos em um nota fiscal eletrônica são:

1. Números;
2. Nome de quem vendeu;
3. Nome;
4. Razão social do destinatário, desde que não mude completamente;
5. Dados do transportador e endereço do destinatário, desde que não mude todas as informações;
6. Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), desde que não altere a natureza dos impostos;
7. Código de Situação Tributária (CST), se não houve alteração de valores fiscais;
8. Peso, volume, acondicionamento do item, desde que não interfira na quantidade faturada do produto;
9. Data de saída que seja no mesmo período de apuração do ICMS.

Se o erro cometido não estiver nessa lista, será necessário cancelar a nota fiscal e emitir uma nova. Porém, só é possível cancelar uma nota em até 24h após a emissão, caso contrário, a nota não poderá ser desfeita.

O que acontece se não emitir Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é o meio de recolhimento correto dos impostos, ou seja, quando uma empresa deixa de emitir esse documento, ela não repassa ao governo os tributos exigidos por lei.

A omissão de valores ou falsificação dos números é considerado crime pela legislação brasileira, gerando multas e outras penalidades para o responsável.

Vale a pena automatizar a emissão Nota Fiscal Eletrônica?

Sites da Sefaz ou da Prefeitura podem demorar até 20 minutos para gerar uma nota fiscal, enquanto um ERP pode emitir em segundos. Muitos empreendedores precisam dessa agilidade no dia a dia, por isso contratar um sistema emissor de notas fiscais é tão importante nas empresas.

Além da rapidez, um ERP integra todas as áreas da empresa, facilitando o cadastro de clientes e fornecedores, o controle de estoque, histórico de produtos ou serviços vendidos, relatórios, entre outras funcionalidades.

Emissor de Nota Fiscal Eletrônica vhsys

Com o ERP Emissor de Nota Fiscal Eletrônica vhsys você pode:

1. Emitir notas ilimitadas com os Planos Essencial, Controle e Completo
2. Enviar XML e Danfe sem complicação
3. Integrar com todas as áreas do negócio
4. Ganhe tempo com uma emissão de notas 10x mais rápida que sites gratuitos
5. Preencher automaticamente os dados
6. Contratar um backup automático e ilimitado por até 5 anos
7. Utilizar outras funcionalidades de gestão

Faça o teste grátis e conheça todas as possibilidades.

 Outras dúvidas sobre Nota Fiscal Eletrônica

Ainda tem dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica?

Qual é a diferença entre XML e DANFE?

O Arquivo XML nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e. 

Já a DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, que traz diversas informações sobre a nota. Porém, vale ressaltar que a DANFE não substitui a NF-e, mas sim facilita a visualização dos dados pelo consumidor e serve para acompanhar o transporte do produto.

Sua impressão é obrigatória em alguns casos. 

Uma dica sobre o documento é sempre utilizar o mesmo emissor tanto para a Nota Fiscal quanto para a DANFE. Isso evita diferenças nas informações registradas.

O que é CFOP?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais.

Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.

O que é Código NCM?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países. Esse número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorre dentro do país.

Ele também serve para a correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.

Como emitir Nota fiscal MEI?

O microempreendedor individual é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras empresas (CNPJ).

Ele só estará dispensado de emitir nota fiscal quando a venda for feita diretamente para o consumidor final (pessoa física), e quando esse cliente não exigir a emissão.

Para emitir nota fiscal MEI, o profissional deve procurar diretamente a Sefaz do seu estado e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal —  AIDF. Após autorizado pela Secretaria de Fazenda, basta imprimir a nota.

O que fazer quando uma NF-e é rejeitada?

As notas fiscais são controladas pelos órgãos responsáveis, Sefaz e Receita Federal. Então, toda vez que uma NF-e está sendo emitida, os dados são avaliados e quando há alguma inconsistência ou falta de dados, automaticamente a nota fiscal é rejeitada para que a correção seja feita logo em seguida. 

A validação da NF-e pode resultar em:

Rejeição: não foi armazenada no banco de dados e pode ser corrigida para uma nova emissão;

Autorização de uso: será armazenada no banco de dados;

Denegação de uso: status que indica irregularidade fiscal do emitente que pode ser por irregularidade fiscal do emitente, irregularidade fiscal do destinatário ou destinatário não habilitado a operar na UF.

Como evitar que uma nota fiscal seja rejeitada?

Use um sistema de emissão de notas fiscais para facilitar a inserção dos dados;

Tenha uma equipe responsável pela responsável pela emissão dos documentos;

Dê atenção ao CFOP.

Existe emissor gratuito de nota fiscal eletrônica?

Sim, além dos sites das Prefeituras e da SEFAZ, existe um Emissor gratuito de NF-e da vhsys em que é possível emitir NF-e, NFS-e e NFC-e, em poucos cliques, de maneira totalmente gratuita. O limite da emissão grátis é de até cinco notas por mês.

É permitido criar nota fiscal manual?

Não. A nota fiscal manual, feita por escrito em papel, passou a ser proibida em 2015, quase dez anos depois do surgimento da nota fiscal eletrônica, que é o modelo atual obrigatório em todo comércio, seja empresa física ou online. 

Quando surgiu a nota fiscal eletrônica?

O projeto de criação da NF-e surgiu de uma parceria do Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais (ENCAT) e a Receita Federal do Brasil. A primeira versão da nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu em 2006. 

Existe vantagem em emitir nota fiscal?

A nota fiscal eletrônica foi criada com o objetivo de proporcionar mais segurança, controle e agilidade na hora de realizar vendas e prestações de serviços, além de combater a sonegação de impostos.

Emitir NF-e traz diversos benefícios não só para o consumidor, mas também para quem emite. 

Confira a seguir então alguns desses benefícios:

Aumento da produtividade

Você sabia que o aumento na produtividade é uma das vantagens que a emissão de nota fiscal pode proporcionar a empresa?

Isso porque o preenchimento do documento acontece todo de forma online, excluindo a necessidade de qualquer tipo de procedimento manual.

Segurança

A segurança é a base da relação entre o dono de negócio e os clientes, disso não há dúvidas. E aí também entra a Nota Fiscal Eletrônica!  

Com a emissão do documento, a empresa torna seus negócios mais transparentes, e automaticamente, ganha ainda mais confiança do seu público.

Diminuição dos gastos

Que dono de negócio não gosta de reduzir os custos, não é mesmo? Pois isso também é possível ao saber como emitir nota fiscal eletrônica. 

Por se tratar de um documento digital, você não se preocupa com gastos de papel, insumos para a impressora e nem espaço para armazenar os documentos (lembrando que as NFs devem ficar guardadas por no mínimo 5 anos). 

Também é possível enviar em poucos cliques os documentos para seus clientes e também para a empresa de contabilidade responsável pelo seu negócio.

Controle

Com a digitalização dos documentos há um controle maior na parte financeira e fiscal do seu negócio.

É possível buscar os dados de tributação, produtos vendidos e valores totais com muita facilidade no emissor, que podem ser acessados também de qualquer lugar e por qualquer dispositivo.