Há quem ainda confunda o DANFE online com a própria Nota Fiscal, apesar de um documento ser complementar ao outro e também de possuírem funções diferentes.
O DANFE permite a consulta da NF-e nos servidores da SEFAZ, órgão responsável por fiscalizar os recursos públicos de cada estado, seja por meio de um código de barras ou de uma chave de acesso, ela possui informações que são suficientes para vários processos de fiscalização.
Para te ajudar a entender melhor sobre o assunto, resolvemos criar este post completo para você saber tudo sobre o DANFE online. Veja as principais dúvidas relacionadas ao DANFE 🙂
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. O documento é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que só existe em sua forma digital.
Esse documento traz as informações que constam na nota emitida na venda de produtos e pode ser consultado pela internet ou impresso, como é obrigatório em alguns casos.
É importante saber que o DANFE não substitui a emissão da NF-e ou arquivo XML, mas uma das principais funções é fornecer o acesso do XML da NFe é também responsável pelo monitoramento das mercadorias que estão sendo transportadas, facilita a consulta da NFe armazenada no SEFAZ. Isso só é possível por causa da chave de acesso contida no documento.
Assim, é importante que o sistema emissor da nota eletrônica seja o mesmo que gere o documento auxiliar, para evitar divergências entre as informações de cada arquivo
Após a emissão da NF-e, o mesmo sistema gera o DANFE. É possível imprimir o documento utilizando a chave de acesso que é gerada, e aí então anexá-la junto ao manifesto de carga. A impressão do DANFE é extremamente importante, pois a circulação de mercadorias só é permitida com esse documento.
Após gerar o documento, é possível fazer o download DANFE em pdf. Assim, você pode arquivar o documento ou enviar para as transportadoras via e-mail, caso necessário.
Para baixar o DANFE online, a partir de 2019, é necessário o uso do certificado digital, mesmo tendo a chave de acesso em mãos, de acordo com os os ajustes Sinief 16/18 e Sinief 17/18 anunciados pelo Confaz.
Com isso, para fazer o download DANFE online, válido juridicamente, basta acessar o site da Sefaz, consulta de NFe completa, inserir a chave de acesso da NF-e, confirmar o captcha e o certificado digital.
Em seguida, o site irá disponibilizar as informações completas sobre o documento fiscal.
O documento pode ser gerado no mesmo sistema utilizado para emitir a Nota Fiscal. Essa é uma recomendação do Ministério da Fazenda para que não haja divergência de informações entre os documentos.
Após gerar o documento, é possível fazer o download DANFE em pdf. Assim, você pode arquivar o documento ou enviar para as transportadoras via e-mail, caso necessário.
Ao gerar o DANFE, é criado uma chave de acesso de 44 dígitos. A partir dela, é possível localizar a nota fiscal e ter mais detalhes sobre a venda de mercadorias. A chave DANFE traz ainda mais segurança sobre o documento, que serve como comprovante de uma operação comercial.
Existem diversas opções de emissores para emitir DANFE online no mercado. Porém, como você leu acima, o recomendado é que se use o mesmo sistema para o lançamento da NF-e e gerador de DANFE, para garantir a segurança das informações nos dois documentos. E além disso, a empresa não corre o risco de sofrer multas por divergência de dados em possíveis fiscalizações.
Ultimamente, muitas pessoas empreendedoras que precisam emitir Notas Fiscais optam pela aquisição de um sistema de gestão que possui um emissor integrado, como o vhsys. Assim, garante uma solução completa da empresa e economiza tempo e dinheiro por usar só um sistema.
O vhsys é um sistema de gestão que possui módulos integrados, como vendas, estoque, financeiro e também conta com um emissor de notas fiscais que permite a emissão de NF-e, NFS-e, NFC-e, MDF-e, DANFE e muito mais.
Com o vhsys você envia automaticamente os arquivos para o e-mail do cliente e cadastrar todas as informações necessárias com facilidade. Além disso, pode imprimir o DANFE e baixar o arquivo XML da NF-e. O sistema também armazena os documentos pelo prazo exigido pela legislação.
Após emitir a nota fiscal eletrônica, a empresa deve imprimir o DANFE (documento auxiliar), para acompanhar a circulação de mercadorias. Caso as transportadoras circulem sem esse comprovante, poderão receber multa em casos de fiscalizações. Essa regra é válida tanto para transportes estaduais quanto interestaduais.
Além disso, no DANFE online há um campo que serve como comprovante de entrega do produto ao destinatário. O cliente fica identificado pelo nome e assinatura, e é importante que este canhoto seja armazenado para os casos que haja algum problema com a entrega ou mesmo que o cliente o solicite novamente.
O web DANFE também confirma a existência da nota fiscal e pode ajudar na escrituração contábil. Isso porque, muitas vezes, o destinatário não é credenciado para emitir notas fiscais.
Dessa forma, o DANFE deve ser arquivado por cinco anos, como é especificado pela legislação tributária. Em casos em que há emissão de nota, não é preciso arquivar o documento auxiliar.
Como você já viu, é possível gerar o DANFE após o lançamento da nota fiscal, com a validação do certificado digital da empresa.
Lembre-se: para imprimir o DANFE com a chave de acesso e os demais dados do documento, é recomendado que seja usado o mesmo sistema utilizado para a emissão da NF-e.
Normalmente, os emissores de notas fiscais emitem o DANFE junto à nota. Isso facilita os processos, automatiza rotinas e ainda diminui possíveis erros. Além disso, também é possível baixar o DANFE pela chave de acesso para encaminhar por e-mail aos clientes e transportadores, se necessário.
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Assim como na NF-e, algumas informações principais precisam constar no DANFE online, sendo a maioria relacionadas ao transporte dos produtos. Veja quais são elas:
Além dessas informações, o DANFE web possui um layout padrão, que está disponível no Manual de Integração do Contribuinte.
O emitente, nada mais é do que a empresa responsável pelo gerenciamento do transporte, ou seja, quem executa a operação.
Na parte superior do DANFE, ao lado da série e numeração da nota, há um espaço para a empresa exibir logotipo, razão social, CNPJ e as informações de endereço e telefone.
Com a chave de acesso da NF-e em mãos, você pode visualizar o DANFE online no portal da SEFAZ do estado em que a empresa emitente da nota está localizada.
É importante saber que o sistema permite visualizar apenas uma nota por vez e, além disso,o arquivo DANFE na íntegra pode ser acessado em até 180 dias após sua emissão.
Após esse prazo, são disponibilizadas apenas informações resumidas referentes à identificação da NF-e, como: número, CNPJ do destinatário ou do emissor, data de emissão, valor e situação.
Todas as Notas Fiscais possuem uma chave de acesso, que também está localizada no arquivo XML e no DANFE. Essa chave é composta por 44 números e funciona como uma identificação única da nota.
Veja quais são as informações que compõem os grupos da chave de acesso da nota fiscal:
A primeira numeração da nota diz respeito ao estado da empresa emitente do documento. Assim, cada estado possui seu número específico para identificação. Veja a lista completa da numeração de cada estado:
O DANFE online e o arquivo XML tem características e finalidades muito distintas.
De forma bem resumida, veja para que serve cada uma:
Na parte superior do DANFE, ao lado da série e numeração da nota, há um espaço para a empresa exibir logotipo, razão social, CNPJ e as informações de endereço e telefone.
Conseguiu entender e tirar suas dúvidas sobre o DANFE online? Conte-nos aqui abaixo o que você achou do nosso conteúdo e se ainda gostaria de saber algo mais sobre este documento:
Do estoque à gestão financeira, no blog vhsys você encontra conteúdos feitos para transformar sua rotina empreendedora.
Larissa Medeiros disse: Olá, Felipe,
Agradecemos o comentário. Dê uma olhada no nosso blog https://blog2.vhsys.com.br/ para saber a respeito de outros temas de gestão empresarial. Na barra de pesquisa, você pode conferir outros assuntos que não estão na página inicial.
Até mais!
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Ótimo conteúdo. Grato aos envolvidos.