Como emitir MDF-e: tudo o que você precisa saber

Se você está no ramo de transportes e logística, provavelmente precisa saber o que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, ou MDF-e. O documento reúne todas as notas fiscais e documentos de transporte em uma única operação de transporte, como a CT-e e a própria nota fiscal.

Mas, você sabe exatamente o que é e como funciona? Este guia completo vai explicar tudo o que você precisa saber sobre, de forma simples e direta, para que você possa emitir esse documento sem complicações

O que é MDF-e?

MDF-e significa Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. É um documento que deve ser emitido pelas transportadoras para registrar e centralizar todas as informações dos documentos fiscais relativos ao transporte de mercadorias, como as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e).

Por que o MDF-e foi criado?

O MDF-e facilita a fiscalização e o controle do transporte de mercadorias, reunindo informações essenciais em um só lugar. Em resumo, é uma maneira eficiente de organizar e apresentar dados fiscais às autoridades.

Em um primeiro momento, as pessoas acreditavam que se tratava de mais um documento que deveria ser emitido junto com o que já era utilizado. Porém, ele substitui a Capa de Lote Eletrônica (CLE).

Assim como aconteceu com a implantação da NF-e, CT-e e NFC-e, o MDF-e foi criado para reduzir o tempo de fiscalização nas estradas e facilitar a organização dos documentos.

Como funciona o MDF-e?

O documento deve ser emitido pelas transportadoras ao realizarem o transporte de carga. A utilização do documento deve ser verificada e autorizada pela SEFAZ, podendo ocorrer em poucos segundos ou até, no máximo, três minutos após a solicitação. 

Os itens que o órgão precisa validar são:

• Assinatura digital;
• Layout do MDF-e;
• Numeração do MDF-e (para garantir que não seja recebido mais de um MDF-e);
• Verificação se o emitente está autorizado a emitir o documento eletrônico na UF desejada.

Se todas as informações estiverem de acordo, será possível emitir o documento. Caso o contrário, o documento será rejeitado, já apontando a justificativa com o código do erro.

Com o documento pronto, é preciso imprimir a versão auxiliar, o DAMDFE, para acompanhar a mercadoria em seu trajeto. Lembre-se que para cada parada durante entrega no trajeto, em estados diferentes, é preciso emitir uma MDF-e específica.  

Quem precisa emitir MDF-e?

Transportadoras, operadores logísticos e qualquer empresa que transporte mercadorias acompanhadas de NF-e ou CT-e. A emissão do MDF-e é obrigatória para empresas de transporte rodoviário de cargas que realizam transporte interestadual e, em alguns casos, transporte intermunicipal. 

Como emitir o MDF-e?

1. Credencie a sua empresa na Sefaz: antes de tudo, sua empresa precisa estar credenciada para a emissão de CT-e ou MDF-e junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa se encontra. Esse é um passo essencial para garantir que sua empresa esteja apta a emitir esses documentos fiscais.

2. Faça um certificado digital (obrigatório para emissão de notas fiscais): adquira um certificado digital. Esse certificado garante a autenticidade e a segurança das suas emissões. Sem ele, não é possível emitir nenhuma nota fiscal.

3. Escolha um sistema de gestão ERP: desde 2018, o emissor gratuito de MDF-e, que era disponibilizado pelo Sefaz, foi descontinuado. Hoje, é necessário utilizar um sistema pago para a emissão. Escolha um ERP ou sistema de gestão que se adeque às necessidades da sua empresa.

4. Configure suas informações base no sistema: no sistema escolhido, configure as informações fiscais, como a inscrição estadual, certificado digital e parâmetros de emissão.

5. Insira os dados das NF-e e CT-e: antes de emitir o documento, insira todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) que serão incluídos no manifesto. Você pode emitir todas essas notas pelo mesmo sistema para ganhar tempo. Esses documentos contêm as informações detalhadas sobre as mercadorias transportadas.

6. Gere o MDF-e: no sistema de gestão, acesse a opção de criação do MDF-e. Preencha as informações necessárias, como o percurso da viagem, dados do veículo, motorista, e as NF-e e CT-e previamente cadastradas.

7. Revise as informações e envie: após preencher todos os dados, valide as informações no sistema. Verifique se não há erros e, em seguida, envie o MDF-. O sistema automaticamente fará o envio para a Sefaz e retornará com o protocolo de autorização.

8. Pronto, seu documento foi emitido! Agora é só imprimir o documento ou arquivar online.

Requisitos para emissão

Os requisitos exigidos pela SEFAZ para que as empresas possam emitir MDF-e são:

1. Credenciamento para emissão de CT-e ou MDF-e junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa se encontra.
2. Possuir certificado digital.
3. Acesso à Internet.
4. Adaptar seu sistema de faturamento para a emissão do documento fiscal.

Fim do emissor gratuito MDF-e: o que fazer?

Desde 1º de outubro de 2018, o emissor gratuito de MDF-e, anteriormente oferecido pelas Secretarias da Fazenda (SEFAZ) estaduais, foi descontinuado. Isso significa que não há mais suporte para novos downloads do programa nem atualizações disponíveis. 

Se você ainda possui o programa instalado, é possível continuar emitindo documentos eletrônicos, mas ele não será atualizado para novas validações ou regras gerais. Além disso, podem ocorrer erros de rejeição, como o erro 225 relacionado à falha no schema XML, os quais podem ser consultados nos boletins técnicos disponíveis no Portal da NF-e.

A justificativa do governo para suspender o emissor gratuito foi o baixo volume de emissões do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

Para evitar contratempos, muitos empreendedores têm optado por Programas Emissores de MDF-e integrados à gestão do negócio, como o vhsys, que não só emitem os documentos necessários, mas também oferecem funcionalidades de controle de fornecedores, pedidos, estoque e vendas. 

Muitos desses sistemas de gestão empresarial inclusive oferecem um período gratuito de testes, permitindo que os usuários avaliem suas funcionalidades antes de adquirir a licença completa.

Como emitir MDF-e rapidamente com o sistema vhsys?

Emitir MDF-e com o vhsys é simples e eficiente, ideal para empreendedores do ramo de transporte que desejam ganhar tempo!

1. Configure as informações iniciais no vhsys: configure o MDF-e inserindo número de série e sequência. Salve as configurações.

2. Preencha as informações para emitir o MDF-e: escolha o tipo de transportador, datas e locais de carregamento e descarregamento. Insira observações e detalhes do produto.

3. Revise e baixe o documento: faça a validação e, após gerar o documento, você pode baixar ou imprimir o documento em PDF, XML, encerrar ou cancelar conforme necessário.

4. Gerenciar seu MDF-e: no menu de gestão no vhsys, gerencie todos os MDF-e emitidos, importe XMLs, realize ações como impressão e controle de pagamentos de transporte.

Além de agilizar a emissão de documentos fiscais, o vhsys oferece benefícios como integração completa com a gestão do negócio, incluindo controle de estoque, pedidos e fornecedores. Isso não só facilita o cumprimento das obrigações fiscais como também otimiza a operação diária, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

Com suporte humanizado e funcionalidades que atendem diretamente às necessidades dos empreendedores de transporte, o vhsys é uma solução completa para quem busca eficiência e conformidade na gestão fiscal.