Como emitir MDF-e: tudo o que você precisa saber

Gabrielly Balão

Nós sabemos que, para o transporte de cargas, é preciso seguir diversas normas e padrões fiscais para que não haja problemas enquanto é feito o trajeto de mercadorias.

Para que o processo não se torne mais burocrático e poupe tempo dos motoristas, foram criadas melhorias. Uma delas é o MDF-e, manifesto eletrônico de documentos fiscais.

Com legislação válida para todos os estados, as empresas que possuem certificação digital e um sistema para emissão garantem muito mais praticidade no transporte.

Em nosso artigo, você poderá encontrar muito mais informações sobre:

  • O que é MDF-e;
  • Os benefícios do documento;
  • Como funciona o MDF-e;
  • Quem é obrigado a emitir;
  • Como emitir o manifesto eletrônico de documentos.

Confira!

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O que é MDF-e

O manifesto eletrônico de documentos fiscais, conhecido pela sigla MDF-e, surgiu para agilizar o processo de emissão e fiscalização das expedições de carga.  

Primeiramente, as pessoas acreditavam que se tratava de mais um documento que deveria ser emitido juntamente com o que já era utilizado. Porém, o novo meio substitui a Capa de Lote Eletrônica (CLE).

Dessa forma, assim como feito com a implantação da NF-e, CT-e e NFC-e, o MDF-e foi criado para reduzir o tempo de fiscalização nas estradas e facilitar a organização dos documentos.

como emitir mdf-e

Antes, era preciso entregar uma série de documentos ao fazer o transporte de cargas. Agora, a transportadora deve fazer apenas a emissão do manifesto eletrônico, sendo capaz de englobar todas as NF-e e CT-e.

O novo documento fiscal também possui o seu documento auxiliar. Enquanto a DANFE, DACTE e DANFE-NFC são, respectivamente, referentes aos documentos auxiliares da NF-e, CT-e e NFC-e, a DAMDFE se refere ao MDF-e.

Benefícios da MDF-e

Existem diversos benefícios para as empresas que emitem o documento e fazem parte da área de prestação de serviços de transporte. Alguns deles, são:

  • Redução de custos no momento da emissão dos documentos. Por se tratar de um documento eletrônico, não haverá custos adicionais com impressão. Seu documento auxiliar não exige impressoras especiais para impressão, sendo formatado para o papel comum (A4);
  • Menos custo com armazenamento. Pela mesma razão explicada acima, com o armazenamento eletrônico, não é preciso de um espaço físico para guardar o documento;
  • Menor riscos de perda de arquivos. Com o documento digital, os riscos de perda de documento são muito menores;
  • Redução do tempo de fiscalização na parada dos caminhões em Postos Fiscais da Fronteira.

Como funciona o MDF-e

Você já conhece o que é MDF-e e seus benefícios. Mas, se você está se perguntando como funciona todo o processo que envolve o MDF-e, vamos explicar.

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O documento deve ser emitido pelas transportadoras ao realizarem o transporte de carga. Seu uso deve ser primeiramente verificado e autorizado pela SEFAZ. Este processo pode ocorrer em poucos segundos ou até no máximo três minutos após a solicitação. Os itens que o órgão irá validar, são:

  • a assinatura digital;
  • leiaute do MDF-e;
  • numeração do MDF-e (para garantir que não seja recebido mais de um MDF-e);
  • verificação se o emitente está autorizado a emitir o documento eletrônico na UF desejada.

Se todas as informações estiverem de acordo, será possível emitir a MDF-e. Caso o contrário, o documento será rejeitado, já apontando a justificativa com o código do erro.

Com o documento pronto, é preciso imprimir a sua versão auxiliar, o DAMDFE, para acompanhar a mercadoria em seu trajeto. Lembre-se que para cada parada para entrega no trajeto em estados diferentes, é preciso emitir uma MDF-e específica.  

Quem deve emitir MDF-e

Com a MDF-e em vigor, muitos donos de negócios podem se perguntar se precisam ou não emitir o documento fiscal. A pergunta pode surgir principalmente para quem já emite o conhecimento do transporte eletrônico.

Se você está com dúvida se a sua empresa deve ou não emitir, vamos te explicar para quem o documento é obrigatório.

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Existem alguns fatores levados em consideração para que as empresas sejam obrigadas a emitir MDF-e, são eles:

  • Empresas que são transportadoras e que possuem destinos de carga interestaduais;
  • Contribuintes emitentes de CT-e no transporte de carga fracionada. Entende-se carga fracionada quando a carga é acobertada por mais de um conhecimento de transporte;
  • Emitentes de NF-e no transporte de bens em veículo próprio, arrendado ou de contratação de veículo autônomo.

Em resumo, praticamente a maioria das empresas que trabalham com transporte de cargas precisam emitir MDF-e.

O seu negócio se encaixou na obrigatoriedade? Então fique atento em como começar a emitir, explicaremos a seguir.

Como emitir MDF-e

Se a sua empresa se enquadra na obrigatoriedade da emissão de MDF-e falada anteriormente, é preciso entender como emitir o documento.

Quando a MDF-e foi anunciada, muitas pessoas acreditaram que este seria mais um documento adicional para o transporte de cargas. Apesar da forma de emissão ser nova, o documento já era emitido no papel. A diferença é que agora o processo é feito eletronicamente.

Requisitos para emissão

Para que as empresas possam emitir MDF-e, segundo a SEFAZ, os requisitos são:

  • Credenciamento para emissão de CT-e ou MDF-e junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa se encontra;
  • Possuir certificado digital;
  • Acesso à Internet;
  • Adaptar seu sistema de faturamento para a emissão do documento fiscal;
  • Testar seus sistemas em ambiente de homologação no Ambiente Autorizador do MDF-e.

Fim do emissor gratuito

Com a implantação do novo modelo, o governo lançou o seu emissor gratuito. Com ele, as empresas não se preocuparam ao começar a emitir MDF-e.

Porém, com o anúncio de que o emissor será descontinuado, muitos administradores foram pegos de surpresa.

O governo justificou que a suspensão foi decidida pois o volume de emissão de MDF-e é pequeno. A mesma justificativa também levou ao fim o emissor de NF-e (nota fiscal eletrônica).

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Então, a partir do dia 1º de Outubro de 2018, o programa será descontinuado e não receberá mais atualizações. Vale lembrar que ele não deixará de funcionar e emitir a partir da data, porém, a partir do momento que houver atualizações de validações ou de regras gerais, ele dará problemas.

Para evitar imprevistos, grande parte dos empreendedores optaram por um programa de emissão de MDF-e que consegue fazer o trabalho com facilidade e integrar com outras áreas do negócio.

Programa emissor de MDF-e

Como falado anteriormente, com a notícia da interrupção do sistema gratuito do governo, quem ainda não possui um programa emissor precisa correr atrás da solução.

Os emissores pagos de MDF-e são eficientes e garantem um controle muito maior sobre o que é feito.

Você encontrará diversas opções e valores na hora de pesquisar. Mas para encontrar o melhor programa, primeiramente, ele precisa se adequar ao seu negócio.

Por isso, alguns do pontos que você deve considerar são:

  • Praticidade. Por ser uma ferramenta que você utilizará na sua rotina de trabalho, é importante que ele seja prático para uso, evitando dificuldades;
  • Variedade. Ter apenas um emissor de MDF-e que não seja integrado com outras áreas do seu negócio pode te dar trabalho na hora de analisar como foi o seu mês. Por isso, a melhor opção é encontrar um programa que te dê a possibilidade de encontrar as informações que precisa da sua empresa em apenas um lugar, assim como os sistemas de gestão;
  • Emissão de muito mais documentos. A partir do momento em que você escolher um sistema de gestão que emita MDF-e, ele te dará muito mais opções para emissão de outros documentos fiscais, como NF-e, CT-e e NFC-e.
  • Controle de todo o seu negócio. Escolha um sistema que permita o controle das mais diversas áreas do seu negócio, como o estoque, fluxo de caixa e das vendas.

Viu só? Para a maioria dos negócios, vale muito mais a pena investir em um sistema de gestão completo, capaz de emitir MDF-e, CT-e e outros documentos fiscais, do que apenas adquirir um emissor de apenas um tipo de nota. Assim, é possível ter muito mais benefícios por um custo menor.

Se você não tem certeza de como um sistema de gestão funciona ou está com dificuldades para encontrar um que seja ideal, você pode experimentar grátis o sistema da VHSYS. Por lá você emite MDF-e sem complicações.

Conclusão

É notável a importância da emissão do MDF-e para empresas do ramo de transporte. Com o novo documento, os processos serão muito mais ágeis e práticos.

O emissor gratuito do governo, como já comentamos, será descontinuado no dia 1º de Outubro de 2018. Para que você evite dores de cabeça e consiga emitir de maneira eficiente e integrada com a administração do seu negócio, a melhor opção é adquirir um sistema de gestão.

Com ele, você consegue emitir documentos fiscais e ainda controlar a gestão do seu negócio. Tudo isso de maneira muito mais prática, pois todas as informações que precisa estarão armazenadas no mesmo lugar.

Está pronto para emitir MDF-e no seu negócio? Deixe um comentário!

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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