Controlar as contas a receber de uma empresa é essencial para manter o fluxo de caixa saudável e sem problemas iminentes.
Devido a importância de tal tarefa, é importante conhecer as inúmeras formas de acompanhar as contas a receber da sua empresa e, dessa forma, seguir com o fluxo que fizer mais sentido para o seu negócio.
Para te ajudar, elencamos algumas dicas de como fazer o controle desse fator, como diminuir a inadimplência de clientes e como a automação pode te ajudar com as contas a receber!
O que é contas a receber?
As contas a receber dizem respeito ao valor que uma empresa tem a receber dos seus clientes ou devedores, referente a vendas realizadas a prazo. Ou seja, valores que ainda não foram pagos pelos clientes ou que ainda não tiveram vencimento.
As contas a receber são registradas no balanço patrimonial da empresa como um ativo circulante, que é caracterizado como um recurso que se espera que seja convertido em dinheiro em um prazo, geralmente, inferior a um ano.
Neste sentido, por se tratar de um dinheiro adquirido a um prazo diferente, é fundamental fazer o bom gerenciamento dessa finança em específico. Pois, dessa forma, é possível acompanhar de maneira realista o fluxo de caixa e metrificar a saúde financeira do negócio, afinal, se ele tiver muitas contas a receber, consequentemente, a receita no final dos meses é impactada.
Além disso, é importante que a empresa mantenha políticas claras de crédito e cobrança para minimizar os riscos de inadimplência e garantir o recebimento dos valores dentro do prazo estipulado.
Como fazer o controle de contas a receber?
Para ter clareza na receita da empresa, evitar problemas de fluxo de caixa e minimizar o risco de inadimplência, é preciso que o gestor do negócio tenha um método eficiente de fazer o controle das contas a receber.
Neste caso, como todo processo dentro da empresa, é preciso fazer o registro de todas as vendas a prazo que são realizadas na empresa. Nesse sentido, existem informações essenciais como data de venda, valor, prazo de pagamento e dados do cliente, que devem ser anotadas na ferramenta escolhida pelo gestor.
O monitoramento é o segundo passo mais importante, afinal, quando falamos de prazo, é preciso que os gestores estejam atentos para que os pagamentos sejam feitos dentro da data estabelecida como final.
Com essa medida, partimos para a efetivação da nossa terceira dica: enviar lembretes de pagamento. Agora que você já faz o monitoramento corretamente, é recomendável o envio de lembretes em datas próximas a data de vencimento, para que os clientes não esqueçam de efetuar o pagamento.
Outro ponto que facilita a cobrança é a emissão de boletos, essa é uma maneira prática e segura de receber os pagamentos de clientes. Neste caso, é importante que a empresa escolha um sistema de emissão de boletos que ofereça toda a segurança para os clientes efetuarem o pagamento.
Para concluir, é essencial que a empresa faça a conciliação bancária regularmente, assim, é possível acompanhar de perto e garantir que todos os recebimentos tenham sido registrados corretamente.
Dessa forma, não há furos e nem mesmo surpresas com o saldo bancário diferente do saldo contábil.
Vale ressaltar que, fazer esse acompanhamento também é essencial para os gestores que querem ter dados reais sobre o negócio para avaliar o desempenho das vendas.
O controle de contas permite que seja avaliado o desempenho das vendas a prazo dentro da empresa, identificando padrões de pagamento dos clientes e eventuais problemas de inadimplência. Essas informações são essenciais para corrigir anomalias dentro do negócio.
Como fazer a cobrança de contas a receber?
Fazer cobranças é uma parte delicada do negócio, mas é preciso estabelecer uma maneira de fazê-las. Assim como, é preciso estabelecer os passos e uma régua de cobrança, que será estabelecida de acordo com a necessidade do negócio.
Para te ajudar, fizemos um fluxo básico de como fazer a cobrança de contas a receber:
1. Estabeleça uma política de cobrança
Ao montar a sua política de cobrança, fica mais claro e objetivo os prazos de pagamento aceitos pela sua empresa, as formas de pagamento possíveis, quais são os juros e multas por atraso e os procedimentos de cobrança.
Dessa forma, fica claro para a empresa e para o cliente quais são as medidas que serão tomadas.
2. Adote o envio de lembretes de pagamento
Os lembretes de pagamento são uma forma de evitar as cobranças e os atrasos no pagamento. Por isso, adote um sistema e estabeleça um fluxo de mensagens que serão enviadas, quais as datas de envio e qual o conteúdo.
Normalmente, o lembrete é feito em 5 ou 3 dias antes do vencimento da conta. Além disso, as empresas costumam reforçar o lembrete no dia de vencimento e colocar mensagens como “desconsidere se já tiver feito o pagamento” pois, o dinheiro também pode demorar a cair.
Este passo é importantíssimo para não iniciar uma cobrança indevida e evitar inadimplências. Você pode fazê-lo através de SMS ou e-mail.
3. Contate o cliente
Se o cliente não efetuar o pagamento na data de vencimento, mesmo com os lembretes, em um primeiro momento, é necessário que você entre em contato com o cliente para verificar se existe algum problema que esteja impedindo o pagamento.
O ideal é fazer a primeira cobrança após 3 dias do vencimento. Seja por e-mail ou SMS, mantenha o tom profissional e evite conflitos.
Os próximos contatos devem acontecer periodicamente, mas, a partir de 15 dias de atraso do pagamento, opte por cobranças mais enfáticas, como por exemplo cartas administrativas de cobrança e também por ligações.
4. Negocie uma nova data
Se o seu cliente estiver passando por problemas que o impedem de pagar na data de vencimento estabelecida previamente, encontre a solução! É possível negociar uma nova data de pagamento que seja mais adequada para ele.
Neste caso, é importante formalizar o acordo por escrito para evitar mal-entendidos.
5. Aplique juros e multas
Caso o cliente não efetue o pagamento (com ou sem negociação de prazo), é possível aplicar juros e multas por atraso, sempre conforme a política de cobrança estabelecida.
6. Tome medidas judiciais
De acordo com a maioria das regras de cobrança, após 45 dias de atraso das contas, é comum recorrer às medidas judiciais.
Neste sentido, a sugestão é começar protestando as contas devidas em cartório e iniciar a cobrança judicial se houver mais atraso (cerca de 60 a 90 dias).
Como diminuir a inadimplência de clientes?
As dicas acima, te ensinaram como fazer as cobranças dos inadimplentes com uma régua de cobrança e políticas para devedores. Mas, você sabe como fazer para diminuir o número de contas a receber?
A tarefa, com certeza, não é fácil, mas é possível!
Por isso, separamos algumas dicas para diminuir a inadimplência de clientes na sua empresa!
1- Avalie a capacidade de pagamento dos clientes: antes de conceder crédito aos clientes, é preciso avaliar a capacidade de pagamento de cada um deles. Para isso, consulte o órgão de crédito e solicite referências comerciais.
2- Ofereça desconto para pagamentos à vista: para incentivar os clientes a efetuarem o pagamento no prazo, a prática de oferecer descontos em pagamentos à vista é muito efetiva.
3- Utilize um sistema para gestão financeira: nada melhor que a tecnologia para auxiliar no monitoramento das contas a receber, sendo assim, um sistema ajudará muito a fazer a gestão das contas a prazo. Procure por softwares que tenham funcionalidades para o fluxo de caixa e automações no controle de contas a receber.
4- Realize cobranças de forma profissional: é importante seguir um fluxo muito profissional e um tom de voz cordial, que visa evitar conflito com os clientes, na hora de fazer a cobrança. Esse tipo de tratamento diminui as inadimplências, afinal, assim se abre espaço para novas negociações de prazo, se necessário.
Além disso, opte por contatar o cliente por e-mail ou telefone.
Como fazer a automação do controle de contas a receber?
Para empresas que buscam uma solução para otimizar o processo de gerenciamento de dívidas e reduzir a inadimplência de clientes, investir na automação do controle de contas a receber é uma ótima solução.
Isso porque, essa opção pode ser uma ótima solução para simplificar e agilizar a gestão financeira como um todo.
Para isso, existem softwares de gestão financeira, que são ferramentas capazes de organizar todas as informações importantes sobre os clientes inadimplentes em um local seguro, com menor incidência de erros em relação às informações (principalmente de prazo) e de forma automatizada.
Digamos que, manualmente, ter uma visão sistêmica da saúde financeira do negócio é algo muito difícil, principalmente, com previsão de contas a receber, isso pode bagunçar a cabeça do gestor que fará os cálculos de receita e despesas.
Neste sentido, um software ajudará não só na automação do processo de identificar os inadimplentes, mas também será de grande importância para entender a gestão financeira do negócio por completo.
A vhsys, por exemplo, é um sistema ERP que ajuda os empreendedores de diversos nichos a gerenciar melhor as contas a pagar e a receber através de um sistema integrado e automatizado para evitar erros e oferecer uma visão otimizada para os gestores.
Além disso, temos funções como o DRE gerencial, uma espécie de raio-x das contas empresariais que auxilia os gestores a entenderem a saúde financeira do seu negócio. Bem como o Open Banking, uma ferramenta para o controle interno do saldo bancário do empreendimento.
O fluxo de caixa também é uma das principais ferramentas da vhsys, que oferece o controle dessa área tão importante em um ambiente 100% digital e com todas as informações de venda e financeiro integradas.
