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Tudo o que você precisa saber sobre Sistemas de Gestão

O crescimento das empresas é o principal motivador para que elas abandonem planilhas, cadernos e todos os tipos de processos manuais. 

Afinal, com o tempo o número de dados é tão grande que fica impossível cuidar disso tudo na mão. 

Quem é dono(a) do próprio negócio sempre está, ou deveria estar, em busca de ferramentas que facilitem cada vez mais a rotina e os processos, para aumentar a eficiência do produto/serviço que oferece.

Entre essas ferramentas, o ERP, ou Sistema de Gestão, é o número 1 considerado para a melhoria contínua das estratégias da empresa.

Neste post você vai encontrar todas as informações necessárias sobre Sistemas de Gestão para te ajudar a fazer a melhor escolha para o seu empreendimento.

Confira!

O que é um Sistema de Gestão – ERP?

O chamado ERP (Enterprise Resource Planning) nada mais é que um sistema de gestão utilizado por muitas empresas para gerenciar e integrar partes importantes de seus negócios. Esse sistema pode integrar planejamento, compra de estoque, vendas, marketing, finanças, recursos humanos e muitos outros.

Com um sistema de gestão as empresas têm um controle muito mais efetivo de suas operações, aumentando a eficiência operacional que reflete não só na satisfação dos colaboradores, mas também dos clientes.

História do ERP – Sistema de Gestão

O termo ERP foi usado pela primeira vez na década de 1990, mas o sistema de planejamento de recursos empresariais já havia se estabelecido na indústria de manufatura na década de 1960.

A necessidade dos fabricantes de encontrar uma maneira melhor para gerenciar, rastrear e controlar seu estoque contribui para o surgimento do MRP, ou conhecido também como “Planejamento de Requisitos de Materiais”.

Esse sistema ajudava os fabricantes a monitorar o estoque, verificar saldos e incluir funções básicas de fabricação, incluindo também compra e entrega.

Na década de 1970, cada vez mais fabricantes começaram a adotar sistemas MRP, fazendo com que esses sistemas se tornassem cada vez mais complexos, tendo suas funções expandidas ao decorrer dos anos. 

Somente na década de 1990 que o primeiro sistema ERP real foi colocado em uso, com funções que iam além do controle de estoque básico e processos de fabricação, tratando demais departamentos e funções, como contabilidade, finanças e vendas. 

Esse sistema estabeleceu a base para as soluções ERP que conhecemos hoje, integrando vários processos e setores em um único lugar.

Quais os tipos de Sistema de Gestão?

Quando falamos em Sistema de Gestão, existem três principais tipos no mercado. Veja abaixo quais são eles:

Local

O ERP local, como o nome sugere, é instalado localmente no hardware e servidores da empresa, sendo gerenciado pela própria equipe de TI do negócio.

Em alguns casos, se o sistema precisar de algum tipo de atualização, poderá gerar custos adicionais à empresa, considerando a infraestrutura com hardware, servidores e contratação de profissionais adequados para realizar a manutenção.

Em nuvem

O ERP em nuvem é fornecido como um serviço de assinatura, chamado de SaaS (Software as a Service).

Para utilizar o sistema, a empresa só precisa de um computador, ou smartphone, com acesso à Internet para ter todo o suporte e gerenciamento de acordo com o que foi contratado. 

O software baseado em nuvem é hospedado no servidor do provedor e pode ser acessado por meio de um navegador da web. 

Entre as vantagens de um ERP em nuvem as principais são:

  • Segurança de dados;
  • Custos previsíveis;
  • Acesso de qualquer lugar e qualquer hora;
  • Fácil utilização e implementação;
  • Atualizações e suporte normalmente já inclusos na assinatura.

Híbrido

No ERP híbrido a empresa tem um software local, mas com a base de dados na nuvem. Com isso, onegócio tem vantagens do sistema local com a segurança dos dados na nuvem.

Para o uso do sistema híbrido  é importante que a equipe de TI da empresa entenda as vantagens e desvantagens de cada modelo para conseguir trabalhar da melhor maneira com o ERP híbrido.

Código aberto

O ERP de código aberto é muito utilizado por empresas que precisam de configurações muito específicas, pois esse sistema pode ser adaptado ou alterado por qualquer programador gratuitamente. 

Porém, ser um sistema de código aberto não significa que ele em si é gratuito. 

Normalmente, ele tem um custo baixo e é limitado, contando com a implementação e a contribuição de diversos desenvolvedores para o funcionamento do sistema. 

Por que o Sistema de Gestão é importante para as empresas?

Os Sistemas de Gestão, geralmente, são considerados quando uma empresa não consegue mais gerenciar e controlar seus dados de negócio por conta de seu crescimento.

Com isso, o negócio precisa recorrer a soluções tecnológicas para continuar mantendo a sua eficiência operacional, sem perder a qualidade no seu trabalho, e garantindo fluxos de trabalho organizados para todos na empresa.

Porém, vale lembrar que o ideal é usar um Sistema de Gestão desde o início da empresa e não somente quando o negócio está expandindo. Assim, a escalabilidade pode ser muito mais fácil e eficiente.

Como funciona o Sistema de Gestão?

Os sistemas ERP possuem uma estrutura de dados padrão que permite que as informações inseridas sejam disponibilizadas automaticamente para todos os usuários em toda a empresa, mantendo todos atualizados sobre o que acontece em cada setor.

Isso garante uma rotina de trabalho mais organizada e livre de dados incorretos ou desatualizados, garantindo a harmonia no trabalho entre todos os setores. 

É importante lembrar que cada sistema possui suas especificidades, podendo ser mais simples ou então mais robusto para atender necessidades específicas de cada segmento.

Por isso, é sempre bom saber quais são as reais necessidades do seu negócio para escolher um Sistema de Gestão.

Módulos de um Sistema de Gestão

Geralmente, um ERP compreende diferentes módulos que dão conta de todos os setores da empresa.

Veja abaixo alguns dos principais módulos e o que cada um deles é capaz de desempenhar:

Financeiro

Nesse módulo a empresa tem todo o controle dos dados financeiros ligado ao caixa da empresa. Ele também rastreia algumas transações, como de contas a pagar, contas a receber, além de DRE gerencial, relatórios financeiros e mais. 

Vendas

O módulo de vendas é responsável pela gestão dos vendedores da empresa, das ordens de serviços, orçamentos e propostas, cadastro de clientes e mais. Com essa funcionalidade fica muito mais fácil ter o controle de todo o lucro da empresa.

Estoque

O módulo de estoque cuida de entradas e saídas de materiais, além de controlar lote e validade de produtos. Com isso, a empresa consegue evitar a perda de materiais ou de lucro por manter mercadorias paradas.

Emissor de Nota Fiscal Eletrônica

Muitos sistemas já possuem também módulo de emissão de nota fiscal eletrônica, justamente para facilitar ainda mais o controle fiscal da empresa, somando ao financeiro e vendas.

Relatórios

Com muita facilidade, os sistemas de gestão podem emitir diferentes relatórios gerenciais que ajudam na análise geral de cada um dos setores, como financeiro, vendas, estoque, entre outros.

Como você já leu aqui anteriormente, tudo sempre vai depender da necessidade do seu negócio. Alguns sistemas possuem, além dos listados acima, recursos adicionais para ajudar o dono de negócio a otimizar ainda mais o sistema.

Quanto mais completa a plataforma, melhor será para a sua empresa.

Segmentos que utilizam um Sistema de Gestão

É possível listar aqui vários segmentos que podem utilizar um sistema de gestão, como alimentos e bebidas, distribuidoras, lojas, marcenarias, autopeças e muito mais. 

Porém, a verdade é que qualquer segmento pode utilizar uma plataforma para cuidar da gestão do negócio. 

O que muitos especialistas da área aconselham é que, independente do segmento, um sistema de gestão deve ser considerado desde o início, pois esperar a evolução da empresa para migrar os dados para uma plataforma pode ser uma tarefa bem trabalhosa. 

Escolhendo um Sistema de Gestão por porte da empresa

Diferente do que muitos acreditam, a receita é apenas um dos diferentes fatores que influenciam a escolha de um ERP para a empresa. 

Nenhum sistema de gestão será a melhor opção para todos os portes de empresa. Isso porque muitas empresas dependem de recursos específicos que somente alguns ERPs dispõem. 

Pequenas e médias empresas

Para escolher um ERP ideal para sua pequena/média empresa, primeiramente, analise os principais requisitos do negócio para evitar sistemas que tenham funcionalidades mais do que o necessário. 

Isso vai ajudar a reduzir custos e tempo de treinamento da sua equipe. 

É importante lembrar também do seu principal objetivo: expandir cada vez mais o negócio. Por isso, escolha um sistema que seja facilmente escalável e que te apoie em novas iniciativas ao longo do tempo.

Grandes empresas

Para empresas de grande porte, o ideal é não escolher um ERP genérico, mas sim um que seja especialista no seu segmento de atuação. Assim, não haverá necessidade de configurar o sistema ou adaptá-lo a processos específicos da empresa. 

10 dicas para escolher um bom Sistema de Gestão

Se você está pensando em escolher um Sistema de Gestão para te ajudar na organização dos processos de sua empresa, nós podemos te ajudar!

Listamos abaixo 10 dicas indispensáveis para você escolher o Sistema de Gestão ideal para a sua empresa.

Confira. 

1 – Saiba quais são as necessidades do seu negócio

Cada empresa é particular e especial, seja por causa das pessoas ou dos processos. Determinar as necessidades específicas do seu negócio é essencial para te ajudar a escolher o sistema que melhor atende ao seu projeto. 

Por isso, procure um sistema que tenha módulos que atendam as áreas básicas da sua empresa, como estoque, vendas, financeiro e notas fiscais. Além disso, garanta também que ele seja totalmente integrado, para garantir uma rotina mais eficiente.

2 – Avalie os impactos da mudança

Se a sua empresa já está ativa há algum tempo e você pretende implementar um sistema de gestão, analise bem quais serão os impactos dessa mudança na rotina operacional. 

Certifique-se de que a empresa contratada estará disponível nesse processo e se haverá algum custo a mais para que eles possam te ajudar com isso.

Para evitar esses transtornos com mudanças e movimentação de dados, o ideal é contar com um sistema de gestão desde os primeiros passos do empreendimento. 

3 – Cerifique-se de que o sistema é acessível

A acessibilidade é outro ponto muito importante a ser considerado na hora de escolher um Sistema de Gestão. 

Se a sua empresa trabalha com vendedores externos, você precisa de um sistema que seja compatível com smartphones ou tablets. Isso vai permitir que todos tenham acesso ao sistema, evitando manter os processos desalinhados, além da perda de dados no meio do caminho.

4 – Avalie a produtividade do possível uso do sistema

Ao escolher um sistema, analise questões como usabilidade. O sistema deve ser intuitivo, amigável e fácil de usar, pois é importante lembrar que os usuários são pessoas diversas com níveis diferentes de habilidade digital.

Quanto mais os processos de negócios forem simplificados, mais você consegue garantir um trabalho mais produtivo aos seus colaboradores.

5 – Verifique se há atualizações constantes

Com as tecnologias ficando cada vez mais robustas, ter um sistema que garante atualizações periodicamente também é um ponto que precisa ser considerado.

Para isso, verifique se essas atualizações já estão inclusas no pacote ou se terão um custo adicional. Dependendo do seu negócio, vale a pena pagar um pouco mais caro em um sistema que já tenha atualizações inclusas.

6 – Escolha um sistema que ofereça suporte

Para garantir que o trabalho da sua equipe possa ser realizado no sistema sem nenhum tipo de problema, escolha um ERP que conta com suporte. Afinal, você não sabe quando algum problema pode acontecer.

Alguns ERPs já possuem suporte incluso, mas você também pode optar por uma ajuda personalizada. Sempre é bom ficar atento aos canais de atendimento e o horário disponível de atendimento.

7 – Recursos adicionais

Ao escolher um ERP você deve sempre manter um meio termo, pensando em sua empresa. Ou seja, nunca escolher um sistema que ofereça somente o básico, mas também não escolher um que tenha muitas funcionalidades que não servem para o seu negócio.

Mesmo que a sua empresa tenha começado recentemente, é sempre válido estudar constantemente possíveis melhorias de desempenho, além de analisar se o seu sistema pode ser personalizável com ferramentas úteis ao seu negócio, como uma loja de aplicativos e integrações

8 – Fácil adaptação às novas tecnologias

Investigue se o sistema que você pretende implementar está sempre acompanhando as tendências do mercado, atribuindo novas tecnologias para ajudar o negócio de seus clientes.

Por exemplo, nos últimos anos diferentes tipos de meios de pagamento foram disponibilizados, transformando a forma de fazer pagamentos e recebimentos. Alguns sistemas já se atualizam e oferecem isso aos seus clientes, sempre contribuindo para a estabilidade dos negócios.

9 – Encontre referências

Com muitas pessoas ativas nas mídias sociais agora, ficou mais fácil saber a opinião do público sobre uma determinada marca ou empresa. Assim, procure o que estão falando sobre a solução que você pretende adquirir.

10 – Módulos integrados

Imagine que você decidiu fazer uma promoção e em pouco tempo todos os clientes começam a realizar muitos pedidos, mas apesar de todos eles terem sido gerados, o estoque não foi o suficiente, pois não havia um controle disso.  

Nesses e em outros casos, a integração dos módulos do sistema é a única alternativa para garantir a eficiência dos processos. 

Com um sistema de gestão integrado, ao realizar uma venda você já pode lançar o estoque, emitir nota fiscal, além das informações entrarem automaticamente no financeiro. 


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