Saiba o que é e como controlar o fluxo de caixa da sua pequena empresa

O monitoramento do fluxo de caixa ainda é considerado um problema por alguns donos e donas do próprio negócio. Isso porque o processo depende de atualizações constantes para manter o financeiro sempre saudável.

Esse controle é feito a partir do registro das movimentações financeiras da empresa, ou seja, todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa.

Apesar de muitos ainda terem dificuldade com essa parte do financeiro, é extremamente importante mantê-la atualizada, pois só assim será capaz de desenvolver um planejamento econômico adequado para o tamanho e necessidades da empresa.

Se você se preocupa com a gestão financeira do seu negócio e está se perguntando como controlar o fluxo de caixa de forma eficiente, este artigo é para você!

Veja o que você vai encontrar aqui:

• O que é fluxo de caixa?
• A importância do fluxo de caixa
• Exemplo de fluxo de caixa
• Planilha de fluxo de caixa grátis
• Sistema para fluxo de caixa
• 7 dicas de controle de fluxo de caixa

O que é fluxo de caixa?

Basicamente, o fluxo de caixa é o percurso que o dinheiro faz dentro da sua empresa, desde a chegada ao caixa até a saída, concentrando-se entre contas a pagar e a receber.

Para que esse processo seja realmente eficiente, todo o valor que entrar (receita) ou sair (despesa) deve ser registrado, podendo ser feito diária, semanal ou mensalmente.

No início do empreendimento é fato que esses registros são feitos em cadernos e planilhas. Mas vale ressaltar que ao sinal dos primeiros avanços da empresa, o ideal mesmo é automatizar o processo por meio de um sistema de gestão.

A importância do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é importante por diversas razões, sendo a principal delas a possibilidade de desenvolver um plano para as projeções futuras, baseado no que aconteceu e está acontecendo com o dinheiro da empresa.

É importante ressaltar que o monitoramento deve levar em conta o dinheiro que a empresa dispõe atualmente em caixa, seja em espécie ou em saldo de contas bancárias.

Além disso, todos os valores que entram por meio das vendas assim que forem recebidos também devem ser considerados, incluindo também todos os gastos, logo que são executados.

Com os números levantados a partir do fluxo de caixa, você poderá fazer análises de sensibilidade, cálculo da rentabilidade, lucratividade e ponto de equilíbrio, e até mesmo análises a respeito do retorno dos investimentos.

Tudo isso tem como objetivo conhecer a saúde financeira do negócio, e a partir daí, tomar decisões embasadas, excluindo o risco de passar por alguma situação inesperada.

Lembre-se que o fluxo de caixa é o que permite elaborar um plano geral para as operações do seu negócio, ajudando também na previsão de eventuais necessidades de recursos externos e, contribuindo para o monitoramento das melhores opções no mercado.

E não é apenas um tipo de fluxo de caixa que existe! 

Veja abaixo quais são os principais tipos:

Exemplo de fluxo de caixa

Você sabia que a sua empresa pode analisar diferentes tipos de fluxos de caixa? 

Esse indicador tem uma série de variações que podem fornecer uma compreensão mais profunda das finanças do seu negócio. 

Confira a lista que preparamos para você!

Fluxo de Caixa Livre

O fluxo de caixa livre é o saldo livre que está no caixa do seu negócio, ou seja, é o saldo disponível após todos os pagamentos obrigatórios das operações da empresa.

Pode ser utilizado em caso de saldo positivo e em caso de saldo negativo, para indicar o que deve ser mudado ou melhorado.

Fluxo de Caixa Descontado

O Fluxo de Caixa Descontado é uma metodologia usada para calcular o valor de uma empresa, projeto ou ativo específico com base no dinheiro que pode gerar no futuro. Em outras palavras: esse fluxo de caixa trabalha com o valor do dinheiro no tempo.

O FCD é uma técnica de orçamento de capital que considera o investimento uma forma de gerar fluxo de caixa durante um determinado período.

Fluxo de Caixa Projetado

O fluxo de caixa projetado é uma estimativa de entradas e saídas financeiras da empresa durante um determinado período. Essa projeção é importante porque permite que você crie um registro histórico do que aconteceu dentro do negócio.

Assim, você pode prever a situação e agir antes que aconteça ou determinar a necessidade de realizar algum investimento. Por exemplo, saber o que aconteceu desde a venda até o recebimento das mercadorias ou quando deve repor o estoque.

Fluxo de Caixa Operacional

O fluxo de caixa operacional é um dado muito importante e que deve ser verificado periodicamente, pois ele demonstra o quanto de dinheiro a empresa está gerando. 

Ou seja, ajuda a medir o desempenho do seu negócio levando em consideração somente as operações essenciais.

Fluxo de Caixa Direto

O fluxo de caixa direto é um instrumento de gestão que visa controlar recursos de entrada e saída da empresa pelo contas a pagar e a receber.

Mesmo sendo trabalhoso, atualmente, é o mais utilizado para verificar se algum recurso está faltando no caixa. No geral, é composto pelo saldo inicial de caixa, operacional e final, além de pagamentos e recebimentos.

Pode ser feita diária, semanal ou mensalmente. A escolha da periodicidade vai depender de você, dono(a) do negócio.

Fluxo de Caixa Indireto

O fluxo de caixa indireto é um instrumento de análise muito utilizado em investimentos. Parte do lucro líquido comparando o lucro ou prejuízo das contas patrimoniais e se entrou ou saiu dinheiro do caixa da empresa.

Mas, você precisa conhecer o Balanço Patrimonial e também o  Demonstrativo de Resultado de Exercício, mais conhecido como DRE.

Fluxo de Caixa para Investimentos

O fluxo de caixa de investimento é utilizado para avaliar se os resultados dos investimentos e movimentações financeiras são os esperados. 

Se o seu negócio está no saldo positivo, pode ser interessante criar uma estratégia para investir da melhor maneira possível.

Sistema para fluxo de caixa

Se a sua empresa teve um crescimento significativo nas entradas e saídas de caixa, controlar isso em caderno ou planilhas é inviável, pois os erros de controle de fluxo de caixa podem ser frequentes, como duplicações de dados ou falha no registro das informações. 

Por isso, o ideal é contar com um sistema de gestão completo, como o vhsys. 

Com o vhsys, você tem um controle completo e preciso do seu fluxo de caixa, mantendo os dados financeiros da sua empresa sempre atualizados.

Confira como o módulo de fluxo de caixa do vhsys ajuda a você controlar as entradas e saídas da sua empresa:

• Demonstração de fluxo de caixa diário ou mensalmente;
• Contas a receber e a pagar;
• Cadastro de diversas contas bancárias;
• Gráficos e relatórios para análises;
• e muito mais!

Além disso, o sistema vhsys ainda permite diversos outros tipos de controle além de financeiro, como vendas, estoque e até emissão de notas fiscais. Todos os processos automatizados, garantindo precisão na gestão da sua empresa!

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7 dicas de controle de fluxo de caixa

Como você já viu aqui no início deste post, o monitoramento do fluxo de caixa ainda é uma dificuldade para alguns profissionais. 

Se você também faz parte desse grupo, as próximas dicas então são para você. 

Confira 7 dicas para controlar o Fluxo de Caixa da sua empresa com eficiência

1 – Faça um levantamento dos gastos e receitas

Para a eficiência do seu controle de fluxo de caixa, primeiramente, faça o levantamento completo de todas as operações financeiras, ou seja, receitas e despesas do seu negócio.

Sempre registre todos os gastos, como pagamentos de contas de consumo e fornecedores, contratação e desligamento de funcionários, além dos pagamentos de tributos e taxas.

Considere o registro também das entradas de caixa, incluindo as que possuem origem em vendas de produtos e serviços e até mesmo os empréstimos obtidos, ou ainda a cessão de equipamentos e imóveis.

Se houver mais de uma conta bancária movimentada pela empresa, isso também precisa ser considerado. Será preciso apurar o saldo de cada uma delas e discriminar entradas e saídas para cada conta, a fim de que nenhuma fique de fora da verificação.

Esse levantamento é fundamental para que você tenha total controle do que acontece na sua empresa, ajudando no planejamento financeiro e também na visualização dos principais gastos e receitas do seu negócio.

2- Classifique suas movimentações financeiras

Após o levantamento de todas as receitas e despesas, classifique cada uma delas. Se você separar, por exemplo, as despesas de contas de consumo (água, luz, aluguel) das compras de insumos, vai conseguir visualizar claramente o quanto está gastando em cada uma das áreas. 

Isso facilita algumas ações, como o corte de gastos e realocação de fundos para investimentos. Essa setorização é ideal para conseguir perceber eventuais aumentos repentinos nos valores.

Uma boa classificação das despesas contemplaria: 

• Contas de consumo;
• Fornecedores;
• Pessoal (salários e benefícios);
• Despesas com depreciação de equipamentos (manutenção de maquinário não programada, por exemplo)
• Tributos e taxas.

É importante classificar também as receitas baseadas na origem e se são parte de recebimento parcelado.

O controle das notas fiscais emitidas a partir de suas vendas é indispensável, não só para acompanhar a movimentação financeira, mas também porque é obrigatório por lei.

3 – Acompanhe o fluxo de caixa

O monitoramento diário do fluxo de caixa é absolutamente fundamental para o sucesso de um negócio. Ele deve ser controlado de forma criteriosa, independentemente da situação atual da empresa. 

Por meio dessa análise é que as melhores decisões podem ser tomadas, contribuindo para os resultados positivos da empresa. Por esse motivo, os responsáveis pela geração dos números precisam ser profissionais especializados, metódicos e disciplinados.

É preciso que se crie uma cultura de zelo pelos dados financeiros e da sua devida utilização nos processos decisórios. Se aqueles que dirigem o negócio se basearem apenas em opiniões pessoais, realmente todo esse esforço será em vão.

4 – Faça a projeção de seu fluxo de caixa

Além de acompanhar de perto a movimentação do seu fluxo de caixa, é interessante também fazer a sua projeção. 

Isso porque o fluxo de caixa registra as movimentações financeiras que já foram realizadas; já a projeção do fluxo de caixa é uma previsão dos gastos e entradas que ainda serão lançados nos caixas da empresa.

O tempo considerado para a projeção de fluxo de caixa varia de acordo com a finalidade dele para a empresa. 

Vamos supor que você queira saber se pode investir em um maquinário que será pago em seis prestações, já nos próximos 6 meses. Pode definir, então, esse como período da sua projeção.

A partir daí, a projeção é montada nos moldes do fluxo de caixa tradicional, só que com as estimativas dos lançamentos das despesas e das receitas. 

Outra dica que você vai poder tirar dessa projeção, a partir das datas estimadas para o lançamento das receitas, é a melhor data para programar os pagamentos da empresa.

5 – Faça uma boa gestão de estoque

Muitos não sabem, mas o estoque é um dos ativos mais importantes de uma empresa, pois, basicamente, é ele quem torna os negócios possíveis. 

Um estoque grande, por exemplo, pode ter um giro lento, significando que você parou de ganhar dinheiro. Assim como estoque abaixo de suas necessidades pode significar oportunidades de vendas perdidas.

Gerenciar bem essa área permite calcular antecipadamente os valores da compra dos produtos,  o que constitui um item importante para a previsão ou projeção do fluxo de caixa.

Além disso, comprar com antecedência facilita as negociações com fornecedores e melhora a organização dos pagamentos das contas da empresa. 

Para isso, é importante fazer bem o seu controle, com o registro exato da entrada e saída das mercadorias do seu local de armazenamento.

6 – Monitore seu capital de giro

O capital de giro é o valor que o seu negócio tem para bancar as despesas do dia a dia, sendo um recurso essencial para fazer a sua empresa funcionar. 

É com esse recurso que se mantém o estoque em dia e se realiza pagamentos de impostos, salários e demais despesas operacionais.

O ideal é que o seu capital de giro possa fazer frente às despesas previstas para cerca de três a seis meses do seu negócio. Essa folga é necessária porque é preciso levar em consideração que parte das vendas é recebida a prazo.

Porém, não podemos nos esquecer de que há contas que são pagas todos os meses, como os salários, aluguéis e as contas de consumo.

Por isso é tão importante manter um bom gerenciamento do fluxo de caixa. Se esse controle vai mal, o dono de negócio acaba tendo que utilizar parte do capital de giro para manter a empresa funcionando. 

Já um bom controle do capital de giro permite o contrário: é possível até mesmo fazer investimentos sem ter que recorrer a esse tipo de solução.

7 – Pense a longo prazo

Não existe uma fórmula mágica para você conseguir ajustar o seu caixa do dia para a noite, mas saiba que quando um fluxo de caixa é elaborado e acompanhado continuamente, você está pensando no futuro do seu negócio. 

Fazendo uma gestão eficiente você consegue se preparar e trabalhar em diferentes cenários e preparando o negócio para possíveis surpresas.

A longo prazo, pode não haver mais o recurso necessário, por falta de controle do fluxo de caixa, e o dono do negócio se vê obrigado a tomar decisões que podem ser mais caras, como solicitar empréstimo empresarial. O controle do fluxo de caixa é, então, essencial para manter o capital de giro em um nível aceitável para a empresa continuar a funcionar sem precisar desse tipo de financiamento emergencial, que pode desequilibrar as contas.

Conte para gente, como faz faz o fluxo de caixa da sua empresa? Comente abaixo: