Tudo o que você precisa saber sobre sistemas ERP

Bruna Wagner

Os sistemas ERP são amplamente utilizados em empresas de todos os tamanhos e segmentos há vários anos.

São diversos softwares disponíveis no mercado. Existem ERP para pequenas empresas até para as de grande porte.

Muitos gestores escolhem um sistema de gestão, para ter mais controle sobre todas as áreas do negócio. Com ele, é possível ter ampla visão dos resultados do financeiro e vendas, além de gerir o estoque com muito mais precisão.

Além disso, muitos softwares permitem a emissão de notas fiscais, o que facilita a rotina dos empreendedores.

Por ser online, o ERP atende diversas necessidades do negócio, melhorando processos e otimizando tempo.

Muitos deles, oferecem opções de acesso não só pelo computador, mas também pelo tablet e celular. Assim, é muito mais fácil ter controle da empresa de onde estiver.

Neste post, preparamos tudo o que você precisa saber sobre sistema de gestão empresarial online. Acompanhe!

Índice de conteúdo:

O que é ERP e para que serve?

O ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que na tradução para o português significa Sistema de Gestão Empresarial.

Um software de gestão é responsável por armazenar e manter organizadas todas as informações de uma empresa. Assim, é possível gerenciar o estoque, pedidos, vendas, financeiros e ainda se relacionar com seus clientes.

Em um sistema de gestão online, todos os módulos são integrados. Assim, você pode confiar muito mais em todas as informações e fazer análises mais completas do desempenho da empresa.

Com as funcionalidades integradas, você processa todas as suas demandas de maneira fácil e rápida. Por exemplo, assim que você fecha uma venda, já pode emitir a nota fiscal, atualizar o sistema financeiro e estoque. Tudo isso em poucos cliques.

Além disso, com o uso de um ERP, você não precisa mais se preocupar em preencher planilhas e bancos de dados. Todas as informações da empresa ficam concentradas em um só lugar.

Ademais, o sistema gera relatórios personalizados de cada área da empresa. Assim, você ou seus funcionários não precisam mais perder tempo analisando dados em planilhas e criando relatórios.

Em termos simples, o ERP oferece a uma empresa uma visão integrada e em tempo real  de seus principais processos de negócios.

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais simplificam a coleta, o armazenamento e o uso dos dados da sua organização com integração em diversas áreas, como:

  • contabilidade e finanças;
  • recursos humanos;
  • relacionamento com o cliente;
  • gestão de produção;
  • inteligência de negócios;
  • gestão de estoque;
  • gestão da cadeia de abastecimento;
  • pontos de venda;
  • comércios eletrônicos.

Como funciona o ERP online?

A maioria dos ERPs são online. O software armazena os dados da empresa na nuvem, o que traz mais segurança e agilidade nas rotinas do negócio.

Com o ERP em nuvem, você não tem a preocupação com espaços de armazenamento e até com servidores para salvar as informações do negócio.

Além disso, um sistema de gestão não precisa de implantação. Assim, você não precisa de toda uma estrutura de TI e compra de equipamentos específicos para usar o software.

Para ter acesso à todas as funcionalidades, basta ter um computador, celular ou tablet conectado à internet. O acesso normalmente é feito via login e senha, o que te dá mais liberdade de gerir a empresa de onde estiver.

Sem dúvida, as opções baseadas em nuvem oferecem uma solução mais flexível e criam um espaço de trabalho ágil para empresas. Esse tipo de sistema traz segurança, além de menor custo e facilidade de uso de suas configurações.

Por que investir em um sistema integrado de gestão empresarial?

As organizações percebem que precisam de um software ERP quando as ferramentas que usam já não entregam mais os resultados necessários.

Normalmente, isso acontece quando o gestor faz uso de diversos tipos de controle, como cadernos, planilhas e até alguns aplicativos.

Também, a medida que o negócio cresce, é preciso ter muito mais controle das operações. Dessa forma, o empreendedor começa a buscar soluções que supram suas necessidades.

Uma delas, e a mais indicada para todos os tipos de empresa, é o ERP. Com ele, você consegue integrar todos os fluxos de trabalho.

As soluções desse tipo de software promovem visibilidade em toda a organização, permitindo que os gestores melhorem as operações comerciais.

O sistema ERP serve como ponto focal para gerenciar todos os aspectos importantes de uma empresa. Confira, a seguir, os motivos para investir em um sistema de gestão.

Implementação rápida e redução de custos

Um sistema de gestão traz diversas vantagens para a empresa. E, uma delas é a redução de custos.

Isso, porque o software não precisa de instalação. Ele é online, e você acessa de qualquer computador, celular ou tablet, via login e senha.

Além disso, você não precisa de toda uma infraestrutura para arquivar os dados. Todas as informações que registrar no sistema ficam salvas na nuvem. Assim, também não se preocupa com a compra de espaços de armazenamentos.

Dessa forma, para fazer a gestão de todas as áreas do negócio, basta apenas estar conectado à internet.

Integração com os serviços em nuvem

Um sistema de gestão empresarial ainda conta com diversos tipos de integrações. Elas funcionam em nuvem, assim como o ERP, o que facilita a utilização das funcionalidades.

A maioria das integrações são com e-commerces, marketplaces e gateways de pagamento. Essas funções ajudam a empresa a vender ainda mais, assim como diminuir a inadimplência do negócio.

Escalabilidade

Um sistema de gestão online acompanha o crescimento das empresas. Ou seja, conforme seu negócio cresce, você pode contar com outros planos do sistema que agrega mais vantagens para quem está em constante expansão.

O maior benefício do ERP é a personalização. É muito fácil adaptar o sistema conforme as atividades da empresa. Além disso, você também conta com ferramentas extras, que aprimoram o software e te ajudam a melhorar ainda mais a gestão do negócio.

Segurança

A maioria dos ERPs possuem os mesmos processos de segurança dos bancos. Eles têm padrões de criptografia que garantem a segurança das informações.

Além disso, um bom sistema online também garante o backup das informações. Assim, caso você perca alguma informação, pode contar com o banco de dados do ERP.

Com um software em nuvem, você também não corre os riscos de perder informações caso tenha uma pane no computador. Todos os dados ficam salvos e podem ser acessados de qualquer dispositivo, com seu login e senha.

Os provedores de sistemas ERP online oferecem políticas e planos bem definidos para backup, restauração e recuperação. Como também à recuperação de desastres.

Um sistema de gestão também arquiva as notas fiscais da empresa. Dessa forma, você fica em conformidade com o fisco, que exige que os documentos fiscais sejam arquivados por cinco anos.

Aumento da produtividade

Um ERP proporciona ao gestor a automatização dos processos da empresa. Assim, eles se tornam mais eficientes e menos propensos a erros.

Além disso, permite que as pessoas diminuam suas tarefas repetitivas e tenham tempo de investir em atividades mais estratégicas.

Com um sistema online, você consegue centralizar todas as informações do negócio e ter uma ampla visão de seu desenvolvimento. Assim, toma decisões mais assertivas, reduz erros e diminui custos.

Melhora da satisfação dos clientes

Com uma gestão organizada, você ganha tempo para atender melhor seus clientes. Além disso, pode pensar em novas estratégias para conquistar mais clientes e expandir o negócio.

Um sistema de gestão pode te ajudar muito neste momento. Alguns deles contam com ferramentas que facilitam o contato com o cliente, envio de promoções e lançamentos e até o melhor acompanhamento das etapas de vendas.

Assim, você mantém todas as informações centralizadas, facilitando a sua rotina.

Maior qualidade nos relatórios e na análise de desempenho

Entre todas as suas funcionalidades, um ERP também gera relatórios completos e personalizados dos setores de sua empresa.

Dessa forma, fica muito mais fácil fazer uma análise de desempenho de seu negócio de forma precisa. Esses dados podem ser gerados em tempo real, trazendo mais praticidade para o planejamento de ações estratégicas para o negócio.

Além disso, ajudam você a tomar decisões mais rápidas com dados mais precisos.

Melhor controle no rastreamento

Um dos benefícios do sistema ERP é poder ver como seus produtos e serviços estão se movendo.

O gerenciamento de matérias-primas, rastreamento de pedidos e estoque são facilitados com a ajuda de ferramentas ERP eficientes.

As soluções de rastreamento em tempo real possibilitam o acompanhamento do inventário. No mundo de hoje, é impossível pensar como uma empresa pode implementar um processo de entrega rápida sem a ajuda de uma solução ERP.

Suporte

A princípio, a maioria dos ERPs possuem suporte. Normalmente ele é gratuito e conta com uma equipe especializada para sanar todas as dúvidas dos clientes.

Um bom suporte é primordial, pois ajuda o cliente a entender o funcionamento do sistema e auxilia nos primeiros passos do cliente pelo ERP.

Teste gratuito

Muitos programas em nuvem permitem que os clientes experimentem os sistemas antes de comprá-los. Essa possibilidade aumenta a certeza da usabilidade do ERP online.

Quais são as principais ferramentas de um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão completo apresenta diversas funcionalidades. Algumas das principais são controle de vendas, estoque, financeiro e emissor de notas fiscais.

Ainda, todos os módulos funcionam de forma integrada, o que facilita a gestão da empresa.

Alguns softwares contam também com integração contábil, com lojas virtuais, sistemas de pagamento e muito mais. Ainda, possuem aplicativos integrados para potencializar os resultados de acordo com o tipo de negócio da empresa.

Vamos conferir alguns dos módulos básicos e como eles atendem suas necessidades. Acompanhe!

Controle financeiro

Esse módulo administra o seu fluxo de caixa. Ele abrange transações de contabilidade e finanças, como boletos, balanço patrimonial, conciliação bancária, gerenciamento de impostos e pagamentos.

A funcionalidade também gera relatórios financeiros para diferentes departamentos e unidades de negócios.

Controle de vendas

Nesse ponto, o módulo lida com os fluxos de vendas, como históricos das transações, cotações, pedidos e faturas. O ERP mais avançado também tem regras de tributação e rastreamento de frete.

O controle de vendas ajuda a melhorar o atendimento ao cliente e também o lucro da empresa.

Da mesma forma, fornece um perfil de seus clientes, como o histórico de compras e as interações passadas com a equipe de suporte.

Controle de estoque

Ele ajuda a medir metas de estoque, na gestão de compras e cadastro de produtos. Além disso, você tem mais controle sobre as entradas e saídas de mercadoria e ainda o cálculo de giro de estoque.

Emissão de notas fiscais

A emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para todas as empresas que fazem transações comerciais.

A maioria dos ERPs tem emissores de todos os tipos de notas fiscais. Isso, ajuda o gestor a atender mais clientes, com facilidade.

Como é a implementação de um sistema ERP?

A implementação de um sistema de gestão é muito simples. Basta apenas ter acesso à internet para fazer uso do software.

Mas, é preciso conhecer muito bem o sistema antes de começar a fazer o uso. Assim, não se corre o risco de preencher informações erradas, ou mesmo não conseguir aproveitar todas as funcionalidades que o programa oferece.

Para te ajudar, separamos algumas práticas recomendadas para ter ainda mais sucesso usando o ERP. Confira!

Estabeleça objetivos

Decida os principais indicadores de desempenho (KPIs) que você pode medir, uma vez que o novo sistema tenha sido totalmente implementado em toda a sua organização.

Os objetivos principais são necessários, não apenas em relação ao presente, mas também porque as projeções futuras estão incluídas na lista de requisições. O que permite que uma empresa progrida na escalabilidade e na adaptação às mudanças no futuro do negócio.

Assegurar a gestão adequada do projeto, monitorando o desempenho do sistema, é essencial. Atribua a um membro da sua equipe a tarefa de gerenciar o processo de implementação do início ao fim.

Certifique-se de que essa pessoa tem os recursos necessários para ter sucesso.

Mantenha um compromisso executivo e organizacional

Obtenha todo o apoio e o compromisso de todos os colaboradores em sua organização. Invista no treinamento e no gerenciamento de mudanças, e aposte em sistemas ERP que contenham treinamentos online, manuais e tutoriais de fácil acesso.

Certifique-se de que todos compreendem o sistema e como isso os beneficia e impacta o seu trabalho.

As pessoas temem inerentemente o desconhecido, e a melhor maneira de superar qualquer relutância em abraçar o novo sistema é por meio da remoção do elemento “desconhecido”. Ao começarem a utilizar o software, perceberão rapidamente os seus benefícios.

Ao mesmo tempo, o sistema, incorpora formas novas e diferentes de executar operações. Além disso, trará fontes adicionais de informação que os usuários não poderão explorar plenamente se não estiverem treinados para fazê-lo.

Por isso, eles devem estar envolvidos em todo o processo para ajudar a garantir que as necessidades de todos sejam atendidas.

Um sistema ERP é uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade e a rentabilidade da sua empresa.

Concentre-se na migração de dados no início do processo de implementação

Depois de escolher o sistema ERP ideal para seu negócio, o próximo e mais importante passo é a migração de dados.

É um processo que proporciona uma transição suave e a utilização futura do software com os dados que a empresa já possui.

É importante que revise essas informações e envie ao sistema somente aquilo que realmente precisa. Assim, você terá muito mais precisão nas informações que serão geradas a partir do uso do ERP.

E aí, conseguiu entender o que é e como funciona um ERP? Esperamos ter ajudado 🙂

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Bruna Wagner
Sobre o autor
Bruna Wagner
Jornalista por formação, começou a atuar com comunicação e marketing durante a faculdade. É apaixonada por produzir conteúdos ricos que ajudam empresários a chegar ao sucesso com seu negócio. Atua como Assistente de Conteúdo, na VHSYS.

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