Tudo o que você precisa saber sobre Sistemas ERP

Camila Nichetti

Os sistemas ERP (planejamento de recursos empresariais) são amplamente utilizados em empresas de todos os tamanhos e tipos há vários anos. Até mesmo as pequenas companhias aderiram à tendência dominante de implementar o software ERP, com muitos provedores oferecendo soluções apenas para organizações de menor porte.

A tendência, inclusive, tornou-se tão forte que a maioria das pequenas e médias empresas realizou uma implementação de ERP pelo menos uma vez.

Seu uso on-line é generalizado para grande parte das empresas de qualquer tamanho nos dias de hoje e atende cada organização conforme suas próprias necessidades, expectativas e processos.

Confira, a seguir, como os sistemas de gestão empresarial têm uma utilização intuitiva e ágil e são a melhor opção para você gerenciar sua empresa e torná-la mais competitiva. Continue a leitura!

O que é ERP e para que serve?

O ERP é um acrônimo para Enterprise Resource Planning, mas seu nome completo também não fornece muita luz sobre o que ele é ou o que faz.

Para entender o que significa ERP, é necessário pensar sobre todos os processos que são primordiais para a operação de um negócio, incluindo a gestão de estoque e pedidos, a contabilidade on-line, os recursos humanos, a gestão do relacionamento com os clientes, entre outros.

Essencialmente, o sistema ERP é responsável pelo armazenamento e a otimização dos dados e processos dos setores da empresa e apresenta capacidade para muitas funções usadas por diversos setores do negócio.

Na prática, isso significa que funcionários em departamentos diferentes — por exemplo, vendas e contabilidade — podem confiar nas mesmas informações para suas operações.

O software ERP também oferece relatórios sincronizados. Em vez de obrigar os funcionários à manutenção de bancos de dados e planilhas separados, que devem ser incorporados manualmente para a geração de relatórios, algumas soluções de ERP permitem que a equipe extraia tais informações de um sistema.

Por exemplo, com as ordens de vendas que circulam automaticamente no sistema financeiro sem qualquer ação manual, o departamento que realiza os pedidos pode processar as demandas com mais rapidez e precisão, e o setor de finanças pode fechar os livros mais rapidamente.

Em termos simples, o ERP oferece, a uma empresa, uma visão integrada, em tempo real, de seus principais processos de negócios. Os sistemas de planejamento de recursos empresariais simplificam a coleta, o armazenamento e o uso dos dados da sua organização com integração em diversas áreas, como:

  • contabilidade e finanças;
  • recursos humanos;
  • relacionamento com o cliente;
  • gestão de produção;
  • inteligência de negócios;
  • gestão de estoque;
  • gestão da cadeia de abastecimento;
  • pontos de venda;
  • comércios eletrônicos.

Como funciona o ERP baseado em nuvem?

Uma vez que todas as áreas são administradas digitalmente, esses sistemas podem monitorar, gerenciar e aumentar a visibilidade em relação aos componentes críticos da base de uma organização.

Com o ERP em nuvem, em vez de hospedar seus servidores e hardwares de armazenamento no local, seu provedor armazena todos os seus dados integrados em uma série enorme hospedada por um fornecedor de terceiros.

O software ERP on-line fornece disponibilidade, escalabilidade e flexibilidade em um nível diferenciado de abstração com baixo custo de funcionamento.

O sistema é totalmente on-line, logo, não há necessidade de se preocupar com estrutura de TI local, gasto de energia e atualização de máquinas — basta apenas o acesso à Internet.

Além disso, as opções baseadas em nuvem oferecem uma solução mais flexível e criam um espaço de trabalho ágil para empresas. Esse tipo de sistema traz segurança de nível empresarial para proteger os negócios atuais, além de menor custo, facilidade de uso e flexibilidade de configuração.

Ainda, a grande vantagem é que ele também fornece acesso, em tempo real, e visibilidade, às informações da sua empresa por meio do seu celular ou de outro dispositivo móvel, independentemente do local onde você estiver.

Por que investir em um sistema integrado de gestão empresarial?

As organizações tendem a perceber que precisam de um software ERP quando começam a superar seus sistemas de negócios, especialmente quando eles são compostos por aplicativos diferentes coletados ao longo do tempo.

À medida que o espaço se alarga entre o que o software comercial é capaz de fazer e do que os processos de negócios precisam, os pontos de dor começam a surgir, o que, muitas vezes, leva à busca de um software ERP capaz de integrar fluxos de trabalho.

As soluções desse tipo de software promovem visibilidade em toda a organização, permitindo que os tomadores de decisão melhorem as operações comerciais.

O software ERP deve servir como ponto focal para gerenciar todos os aspectos importantes de uma empresa. Confira, a seguir, os motivos para investir em um sistema ERP!

Custos mais baixos

Devido à separação dos recursos computacionais da localização da empresa, as companhias não precisam pagar pela construção do ambiente de informática e apenas o fazem pelo acesso ao meio ambiente pela Internet.

Os provedores de serviços na nuvem (CSP) são responsáveis por operar e fornecer os serviços que os levam a isolar os processos de operação da empresa, bem como os custos respectivos.

Implementação rápida

As soluções on-line ERP satisfazem a maioria das necessidades da empresa. A escolha entre diferentes soluções e produtos ocorre de acordo com as necessidades empresariais. O processo de implementação foi acelerado devido a esse processo de seleção.

Quanto à escalabilidade, os serviços em nuvem são altamente elásticos — as empresas podem ampliar ou reduzir os recursos usados de acordo com suas necessidades atuais.

Competências essenciais

Os sistemas on-line ERP ajudam a empresa a gerenciar seus negócios de forma mais eficiente e oferecem a oportunidade de concentração em outras preocupações relacionadas às suas atividades principais.

Tecnologia avançada e atualizações rápidas

O trabalho na nuvem permite que a organização acesse e utilize tecnologia especializada e recursos de computação avançada que estão disponíveis na nuvem.

Assim, atualizam soluções mais rapidamente do que a aplicação ERP tradicional. Os ERP on-line executam todos os processos de atualização de acordo com os pedidos da empresa.

Maior acessibilidade, mobilidade e facilidade de uso

Os softwares na nuvem funcionam em um ambiente aberto, o que aumenta as opções de acessibilidade do ERP dentro e fora da empresa.

A própria natureza on-line do software permite que você possa acessar o aplicativo de qualquer lugar. Isso significa que você pode fornecer acesso à sua equipe se tiver um escritório remoto, uma força de trabalho remota ou apenas alguém que tenha que usar o sistema ERP enquanto estiver em casa ou em uma conferência, por exemplo.

Integração mais fácil com os serviços em nuvem

Há uma grande quantidade de aplicativos em nuvem oferecida na loja virtual para satisfazer as necessidades da empresa. Devido à natureza dos sistemas ERP, que conectam diferentes partes dentro e fora da companhia, a integração com outros serviços torna-se mais fácil na nuvem.

Escalabilidade

Um dos benefícios que os primeiros usuários perceberam rapidamente é que, com uma assinatura em nuvem, é fácil dimensionar os serviços para atender às suas necessidades.

Se o seu negócio tiver um crescimento tremendo, você pode facilmente aumentar o tamanho da licença. O inverso também é verdadeiro. Ou seja, se sua empresa for sazonal ou tiver que reduzir o tamanho, há a opção de diminuir também o tamanho da licença para atender às suas necessidades atuais.

Maior disponibilidade do sistema e recuperação

Os provedores de sistemas ERP on-line oferecem políticas e planos bem definidos para backup, restauração, recuperação e todas as outras funções relacionadas à disponibilidade e à recuperação de desastres.

Transparência de custo

Os softwares ERP on-line apresentam modelos de pagamento por uso ou assinatura de acordo com o plano da empresa. As organizações pagam apenas pelo que usam — não há necessidade de pagar o que não usam ou o que não cobre as necessidades da companhia.

Padrões de segurança

As soluções ERP on-line apresentam padrões de criptografia, que levam a mover os problemas de segurança e o esforço dos clientes para os provedores.

Houve um momento em que as pessoas pensavam que os dados sensíveis à habitação na nuvem eram contra as melhores práticas quando se tratava de segurança. No entanto, elas começaram a ver como os fornecedores de nuvem ERP poderiam realmente fornecer um ambiente mais seguro na maioria dos casos.

Eles contratam as pessoas certas para gerenciar as ferramentas e os aparelhos que mantêm os dados seguros.

Além disso, são responsáveis pelo teste de vulnerabilidades e pelos sistemas de correção com deficiências expostas.

Enquanto você ainda precisa se certificar de que seus dados são seguros, os fornecedores de ERP de nuvem respeitáveis atuam como parceiros quando se trata de medidas de segurança.

Ensaios gratuitos

Muitos provedores ERP em nuvem permitem que os potenciais clientes experimentem os sistemas antes de comprá-los. Essas possibilidades aumentam a certeza da usabilidade do ERP on-line.

Aumento da produtividade

Com a automatização dos processos de negócios, o ERP os torna mais rápidos, mais eficientes e menos propensos a erros. Ele também libera as pessoas de tarefas cotidianas e repetitivas.

Dados descentralizados são potencialmente culpados na criação do caos em uma organização. Sem a capacidade de ter uma imagem panorâmica de como a companhia está operando, é difícil tomar decisões informadas. Isso leva a processos comerciais com ineficiência, o que, na sua empresa, significa mais custo.

Melhora da satisfação dos clientes

O ERP oferece vendas e atendimento ao cliente com um melhor canal de comunicação, o que promove otimização em ambas as atividades.

Além disso, o sistema simplifica ainda os tempos de envio, criando uma experiência muito melhor para seus clientes — entre os seus benefícios, podemos incluir a priorização do consumidor.

As informações de vendas que se acumulam ao longo do tempo darão uma oportunidade para melhorar a retenção de seus clientes. Assim, é possível recompensar os melhores para mantê-los interessados em seus produtos e serviços.

Elevação do desempenho geral

Os departamentos funcionam melhor quando são autônomos. Mas a autonomia pode criar o problema de pontos cegos. Sem uma visão de outros setores, uma organização pode desperdiçar esforços em duplicação de recursos para resolver o mesmo problema.

Um portal central ajuda os departamentos no compartilhamento de informações e dados personalizados e na geração de relatórios individuais. Além disso, também promove a cooperação e a partilha de conhecimentos e recursos.

Ao integrar processos empresariais díspares, o ERP garante a coerência e evita a duplicação de informações por vários setores. O efeito cumulativo positivo quando os processos de negócios se integram bem é um desempenho superior da organização.

Maior qualidade nos relatórios e na análise de desempenho

A análise, no ERP, permitirá que seus funcionários produzam relatórios de qualidade financeira, além de melhores avaliações sobre o desempenho de sua organização.

Além disso, com um sistema ERP, é possível ter os dados em tempo real para tomar decisões estratégicas para o futuro. Com um planejamento adequado, o sistema economiza tempo — seus gerentes podem tomar decisões mais rápidas com dados mais precisos.

Integração a toda a cadeia de suprimentos

As ferramentas ERP estão aproveitando essas tecnologias e incorporando soluções que podem, até mesmo, gerenciar a colaboração do trabalho entre locais remotos em tempo real. Ademais, promovem uma comunicação interdepartamental e o compartilhamento de recursos.

Como resultado, os departamentos estão construindo relações mais fortes e colaborando em mais projetos.

Um sistema ERP deve se estender além de sua organização e integrar-se aos sistemas de fornecedores e clientes para garantir visibilidade e eficiência em toda a sua cadeia de suprimentos.

Maior celeridade nas soluções

Os sistemas ERP capturam a complexidade das organizações atuais e facilitam a compreensão dos problemas. Com a ajuda de um sistema de dados centralizado, pode-se descobrir se um problema é referente à equipe de vendas, ao gerenciamento de cadeia de suprimentos ou à alocação de recursos.

Melhor controle no rastreamento

Um dos benefícios do sistema ERP é poder ver como seus produtos e serviços estão se movendo. O gerenciamento de matérias-primas e o rastreamento de pedidos, de estoque e de receita são facilitados com a ajuda de ferramentas ERP eficientes.

As soluções de rastreamento em tempo real possibilitaram o acompanhamento do inventário. No mundo de hoje, é impossível pensar como uma empresa pode implementar um processo de entrega rápida sem a ajuda de uma solução ERP.

Maior apoio e suporte

Uma vez que o seu fornecedor mantém a propriedade do software e do hardware, ele geralmente oferece suporte todos os dias para os seus clientes.

Ao contrário da hospedagem no local, que, às vezes, exige que os clientes comprem pacotes de suporte, os fornecedores de nuvem geralmente oferecem isso como parte de seu serviço, incluindo atualizações de software.

Escolher a solução ERP certa para o seu negócio demanda alguma reflexão a respeito. Para alguns, as soluções no local são o único caminho a seguir. Se eles tiverem dinheiro para os recursos que o software ERP requer, essa decisão faz sentido em muitos casos.

No entanto, para as empresas que não querem gastar dinheiro com esses recursos e não querem ter que administrar o aplicativo, optar por um fornecedor baseado na nuvem faz todo o sentido.

Quais são as principais ferramentas de um sistema de planejamento de recursos empresariais?

Os planos de software ERP que uma empresa seleciona, geralmente, dependem dos números de usuários e das notas fiscais e apresentam diversos tipos de assinaturas conforme a preferência do cliente.

O ERP mais avançado, hoje, também inclui estratégia de negócios, sistema de gestão de ativos e loja virtual, que possibilita personalizar o sistema com aplicativos integrados para potencializar os resultados de acordo com o tipo de negócio da empresa.

Vamos conferir alguns dos módulos básicos e como eles atendem suas necessidades. Acompanhe!

Controle financeiro

Esse módulo administra o seu fluxo de entrada e saída de capital. Ele abrange transações de contabilidade e finanças, como boletos, balanço patrimonial, conciliação bancária, gerenciamento de impostos e pagamentos.

O módulo também gera relatórios financeiros para diferentes departamentos e unidades de negócios.

Controle de vendas

Nesse ponto, o módulo lida com os fluxos de vendas, como históricos das transações, cotações, pedidos e faturas. O ERP mais avançado também tem regras de tributação e rastreamento de frete.

Esse módulo ajuda a aumentar o atendimento ao cliente e, eventualmente, o lucro per capita.

Ele gerencia leads, oportunidades e questões de consumidores. Da mesma forma, fornece um perfil de seus clientes, consolidando alguns dados, como o histórico de compras e as interações passadas com representantes de suporte.

Controle de estoque

Ele ajuda a medir metas de estoque, padronizar o reabastecimento e outros objetivos relacionados. Ele utiliza processos automatizados nos pedidos ou entradas de mercadoria, proporcionando um controle unificado de forma fácil e rápida.

Gestão de compras

Esse módulo gerencia os processos envolvidos na aquisição de materiais, que incluem listas de fornecedores, pedidos de cotação e análise, ordens de compra, nota fiscal eletrônica e atualizações de estoque.

As empresas que vendem produtos geralmente têm funções de fabricação, cadeia de suprimentos e distribuição, as quais os módulos ERP devem atender.

Como é a implementação de um sistema ERP?

Uma implementação de ERP é muito simples e basta apenas o acesso à Internet para a instalação do software.

Seu foco inicial deve ser selecionar o provedor certo de software do sistema ERP para a sua empresa.

Os resultados esperados da implementação correta dessa tecnologia devem ser operações simplificadas, funcionalidades fáceis de usar, uma visão em tempo real de sua empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo — ou seja, uma plataforma ERP que não é apenas segura, mas adaptável sempre às necessidades da sua organização.

Siga estas práticas recomendadas para garantir seu sucesso. Veja!

Estabeleça objetivos

Decida os principais indicadores de desempenho (KPIs) que você pode medir, uma vez que o novo sistema tenha sido totalmente implementado em toda a sua organização.

Os objetivos principais são necessários, não apenas em relação ao presente, mas também porque as projeções futuras estão incluídas na lista de requisições, o que permite que uma empresa progrida na escalabilidade e na adaptação às mudanças no futuro do negócio.

Assegurar a gestão adequada do projeto, monitorando o desempenho do sistema, é essencial. Atribua a um membro da sua equipe a tarefa de gerenciar o processo de implementação do início ao fim. Certifique-se de que essa pessoa tem os recursos necessários para ter sucesso.

Mantenha um compromisso executivo e organizacional

Obtenha todo o apoio e o compromisso de todos em sua organização. Invista no treinamento e no gerenciamento de mudanças, e aposte em sistemas ERP que contenham treinamentos on-line, manuais e tutorais de fácil acesso.

Certifique-se de que todos compreendem o sistema e como isso os beneficia e impacta o seu trabalho.

As pessoas temem inerentemente o desconhecido, e a melhor maneira de superar qualquer relutância em abraçar o novo sistema é por meio da remoção do elemento “desconhecido” da equação. Ao começarem a utilizar o software, perceberão rapidamente os seus benefícios.

Além disso, o sistema, sem dúvida, incorporará formas novas e diferentes de executar operações e trará fontes adicionais de informação que os usuários não poderão explorar plenamente se não estiverem treinados para fazê-lo.

Por isso, eles devem estar envolvidos em todo o processo para ajudar a garantir que as necessidades de todos sejam atendidas.

Um sistema ERP pode ser uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade e a rentabilidade da sua empresa.

Concentre-se na migração de dados no início do processo de implementação

Uma vez que uma solução de ERP é identificada, o próximo e mais importante passo é a migração de dados, que proporciona uma transição suave e a utilização futura do software.

A implementação de um ERP é facilmente realizada. Identificar quais dados são necessários para uma transição bem-sucedida é muito importante.

A maioria dos softwares permite a entrada de dados, mas o deslocamento total dessas informações pode sobrecarregar o sistema. Portanto, apenas os dados necessários e mais importantes devem ser transferidos e deve-se ter grande cuidado para garantir que eles sejam recuperados sempre que necessário.

Suporte sem dificuldades

Um dos principais desafios para manter uma solução ERP bem gerenciada é garantir que o sistema seja mantido, suportado e desenvolvido continuamente após a implementação, e que o investimento esteja trabalhando continuamente para você e adicionando valor.

Porém, com sistemas ERP on-line, você não precisa empregar uma equipe interna para suporte ou terceirizar o requisito para um fornecedor de serviços especializados quando se trata de manutenção do software.

Um bom sistema ERP on-line fornece todos os requisitos de suporte e permite que você se esqueça do tempo e do custo envolvidos com a contratação de pessoal e lide com ausências, bem como com todos os outros fatores.

Canalizar as finanças e a energia de suas empresas para encontrar um software ERP adequado não só pode fornecer um ótimo nível de serviço dentro do seu orçamento, mas também permite que você tenha um serviço de suporte atualizado em um prazo muito mais curto.

O que achou do conteúdo? Compreendeu o que é ERP? Quer continuar aprendendo sobre sistemas ERP? Confira mais em nosso artigo sobre como realizar a cobrança de clientes inadimplentes de forma eficaz! Vamos lá!

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Camila Nichetti
Sobre o autor
Camila Nichetti
Analista de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Comunicação Social - Jornalismo.

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