5 ferramentas gratuitas para melhorar a gestão da sua empresa

Rosana Moraes

Ser empreendedor não é uma tarefa fácil. São inúmeras as exigências que vêm com o desejo ou necessidade de ter seu próprio negócio – ainda mais quando se é MEI ou então uma micro ou pequena empresa. Pelo número reduzido de funcionários, muitas vezes sobra trabalho no fim do dia. Nesses casos, toda a ajuda é bem vinda, e a tecnologia pode dar uma mãozinha para facilitar algumas atividades da sua empresa.

Conheça abaixo algumas ferramentas gratuitas para ajudar na administração do seu negócio, seja para aprimorar processos ou até a abordagem de vendas da sua equipe:

Gestão de tarefas e produtividade

Na correria do dia a dia, muitas tarefas importantes podem passar despercebidas ou até serem esquecidas completamente pelo gestor e sua equipe. Com tantas obrigações, é importante listar cada compromisso que precisa ser cumprido e cada atividade a ser executada para não deixar passar nada ou então fazer tudo no sufoco da última hora.

O Trello é uma plataforma criada para ajudar na visualização das atividades, permitindo que o usuário personalize as informações de cada tarefa: colocando descrição, prazo de entrega, checklist, etiqueta de prioridade, anexos e marcando quem é responsável por determinada obrigação. Assim, ele serve tanto para o empreendedor em si como para a gestão da produtividade dos colaboradores.

Além do uso empresarial, com o Trello também é possível fazer a gestão dos projetos e compromissos pessoais, como viagens e trabalhos freelancer. A ferramenta em geral é gratuita, no entanto, para ter funcionalidades mais avançadas, é preciso optar pela versão paga.

Armazenamento de arquivos na nuvem

Digitalizar arquivos é uma boa forma de cortar gastos da empresa e agilizar alguns processos. No entanto, para proteger cada documento é importante fazer um back up deles, ou seja, salvá-los em um espaço no qual você possa acessá-los caso os originais sejam perdidos ou não possam ser visualizados na hora.

Para essa tarefa, pode-se usar o Google Drive. Ele é um serviço de armazenamento na nuvem, salvando os arquivos na internet e permitindo seu acesso de qualquer dispositivo, desde que usando o login e senha da conta inscrita. A opção gratuita disponibiliza um espaço de 15 GB para o usuário, bastando ter cadastro no gmail (e-mail do Google) para adquirir esse recurso.

No entanto, no caso de documentos importantes como Notas Fiscais Eletrônicas, orçamentos, relatórios das mais diversas áreas – como financeiro e vendas -, deve-se usar um sistema de gestão online para armazenar estes arquivos. Além de guardá-los com segurança, este tipo de software irá ajudar na administração dos processos e de cada setor do seu negócio.

Criação de site

Estar na internet é fundamental para as empresas atualmente. Seja com uma conta nas redes sociais ou com comércio eletrônico (e-commerce), o empreendedor tem diversas opções para aproveitar esse meio e divulgar seu negócio, independentemente de seu setor ou porte.

Para passar uma imagem de maior credibilidade, a marca deve possuir um site. Assim, quando o público pesquisar pela empresa, poderá conhecer sua história e ofertas com mais profundidade, além de visualizar seu contato.

Apesar de existirem métodos mais profissionais, também é possível criar um site gratuitamente, caso realmente não dê para investir nesse recurso no momento. O WordPress é uma das plataforma mais utilizadas para criação de sites e blogs e permite certo grau de personalização na conta gratuita, oferecendo mais possibilidade de recursos na versão paga. Basta criar uma conta simples para acessar suas funcionalidades.

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Videoconferência

Várias distâncias foram encurtadas com a popularização da internet. Usando ferramentas de videoconferência é possível realizar entrevistas de emprego, consultorias e reuniões com diferentes públicos (diretores, filiados, funcionários, fornecedores, por exemplo) de outras cidades, estados e até países – sem precisar se deslocar da sua própria casa ou local de trabalho.

Com o Skype, o usuário pode fazer chamadas de voz, conversar por vídeo e enviar mensagens para uma única pessoa ou para um grupo de contatos que usem a mesma plataforma. Também há outros recursos oferecidos de graça, com algumas restrições.

Gerar pitch de vendas

Pitch é uma expressão do universos dos negócios que significa fazer um discurso persuasivo com o objetivo de convencer diferentes públicos, como investidores e clientes, a adquirir ou investir na sua oferta. No caso da venda, uma boa abordagem dos vendedores faz toda a diferença no processo, seja para comercializar produtos ou serviços, ajudando os consumidores a entender as vantagens da sua proposta e assim concretizar o negócio.

A ferramenta Gerador de Pitch permite que o gestor crie um discurso de vendas eficiente em uma plataforma prática e amigável. Para acessá-lo, basta se cadastrar no site e responder algumas perguntas sobre seu negócio e objetivos, que irão servir como um guia para criar um pitch que fará o cliente se interessar por sua empresa. Além disso, o gerador também oferece dicas extras para fazer uma abordagem mais assertiva ao público. O recurso é totalmente gratuito.

Conclusão

Usando apenas algumas ferramentas é possível melhorar diversos processos de uma empresa, encurtando distâncias, economizando gastos, aumentando a produtividade, guardando os arquivos importantes com segurança, divulgando sua marca e gerando mais vendas. No entanto, por serem gratuitos, esses recursos são limitados e não suprem algumas necessidades do negócio. Nestes casos, para tarefas mais importantes é essencial investir em um serviço de qualidade.

Um software de gestão empresarial, por exemplo, pode ser usado para realizar operações mais complexas, como fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, giro de estoque, serviços recorrentes, entre outros, tornando-os mais práticos e ágeis. Portanto, investir em uma ferramenta destas significa investir na qualidade do seu negócio.

Com o sistema online VHSYS é possível administrar várias áreas da sua empresa com facilidade e segurança. Faça o controle de vendas, financeiro, compras, estoque e serviços, além de visualizar relatórios gerenciais detalhados – tudo no mesmo software.

O VHSYS possui planos com preços flexíveis, que se adaptam às necessidades e realidades de diferentes tipos de empresa – até para o Microempreendedor Individual (MEI). No entanto, antes mesmo de contratar, você pode fazer um teste gratuito com o sistema e descobrir como ele pode ajudar o seu negócio a crescer.

Invista na qualidade da sua empresa e faça um teste gratuito com o VHSYS!

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.