Organizar a gestão da empresa pode ser um grande desafio. É comum que o empreendedor domine sua área de atuação, mas se confunda um pouco com a parte administrativa. Porém, essa é uma situação da qual não dá pra descuidar: descontrole administrativo e financeiro são algumas das principais causas de “morte” de empresas nos primeiros anos. E é justamente ai que o ERP Online pode ser um diferencial.
É por isso que neste artigo vamos falar sobre a importância e vantagens dessa tecnologia para o seu negócio.
Vamos entender o que é um ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planing, que traduzida ao português significa Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de informações, um software, que integra dados, processos, setores e usuários de uma empresa. Desta forma, todas as áreas do negócio — vendas, finanças, fiscal e contabilidade — compartilham dados e informações em uma mesma plataforma.
O sistema ERP permite que os gestores visualizem melhor todas as transações efetuadas pela empresa, acompanhando o desempenho de todos os setores. Além disso, é possível monitorar os processos e ser notificado instantaneamente sobre qualquer tipo de falha, como a falta de produtos em estoque, por exemplo, ou sobre compromissos importantes, como pagamentos de contas e tributos.
Em suma: a ferramenta colabora para que o fluxo de informações se dê de maneira mais segura, rápida e eficiente.
Como funciona um ERP?
Aquelas várias planilhas que você utiliza para gerenciar o seu negócio podem ser todas substituídas por um ERP. Neste sistema, os controles de vendas, financeiro e de estoque, além do emissor de notas fiscais, estão integrados.
Toda vez que uma venda é efetuada e inserida no ERP, por exemplo, o sistema automaticamente dá baixa do produto no estoque, informa a entrada do recurso (ou programa a entrada para uma data futura) e emite a nota fiscal, tudo de forma automatizada. De posse dessa informação é possível programar outras ações, como renovação de estoque e notificação de pagamento de contas.
Outra funcionalidade muito interessante é a que permite a emissão de todo tipo de relatório em relação às atividades da empresa. É possível, por meio desta função, acompanhar o desempenho dos colaboradores (tanto a equipe como um todo quanto a performance individual), o padrão de consumo de cada um dos seus clientes e o fluxo de vendas, entre outros.
Quais diferenças entre ERP Online e ERP Offline?
A principal diferença entre um ERP Online em relação a um ERP Offline é que no caso do online, a informação não fica armazenada na empresa, e sim remotamente, no servidor do fornecedor do serviço — ou seja, “na nuvem”. Mediante a assinatura do serviço, o gestor e seus colaboradores acessam o sistema via internet, utilizando senhas pré-cadastradas para isso.
Já no caso do ERP Offline as informações ficam armazenadas nos servidores da empresa, assim como o software, e são acessíveis somente aos computadores que estiverem ligados à rede local.
E quais as vantagens de um ERP Online?
Trabalhar com um ERP Online representa uma grande vantagem em relação às velhas planilhas. Confira:
- Ao estabelecer fluxos de trabalho, integra os processos e facilita tarefas como: inclusão de pedidos, emissão de recibos e de ordens de serviço, por exemplo, otimizando a inserção de dados (que são inseridos apenas uma vez) e reduzindo erros comuns — como cadastro duplicado, setor que não deu baixa no pedido, entre outros — o que ajuda a empresa a ganhar tempo e economizar recursos.
- Eliminar o retrabalho e otimizar a inserção de dados acaba agilizando processos, e o cliente é atendido com mais rapidez e eficiência — e você já sabe que cliente bem atendido sempre volta!
- A redução de falhas é fundamental quando falamos do controle de contas a pagar e controle tributário. Nesses casos, eliminar os erros significa menos chances de pagar multas ou sofrer sanções por parte do governo.
- Além disso, a centralização da gestão permite que todos os processos sejam acompanhados de forma facilitada, gerando um diagnóstico preciso da situação da empresa, em tempo real. Isso garante que o gestor não perca fatos e dados importantes para seu planejamento e ação.
- A possibilidade de acompanhar o histórico dos clientes e seus padrões de consumo ajuda a empresa a conhecer melhor o seu público, tornando as estratégias de fidelização mais assertivas. Fica mais simples, também, compartilhar essas informações com a equipe de vendas ou os responsáveis pelo marketing.
- É possível, também, programar com antecedência promoções em momentos de baixa e incrementar o estoque em tempos de acréscimo nas vendas, por exemplo, já que o gestor acompanha com mais facilidade o fluxo de vendas e suas alterações sazonais.
Além das vantagens em relação às planilhas, o fato de ser online também é uma vantagem em relação aos ERPs Offline:
- Em comparação ao ERP tradicional, offline, o ERP Online apresenta um menor custo inicial, o que facilita a implementação por empresas de pequeno e médio porte, que não dispõe de recursos elevados para investir na automação de processos, mas que também precisam gerir melhor os negócios. A manutenção do serviço via assinatura mensal colabora para organizar os gastos da empresa, pois se mantém constante ao longo do tempo.
- A manutenção do sistema também fica mais em conta com um ERP Online: como o suporte é oferecido pela fornecedor do sistema, a empresa elimina gastos com equipes de TI contratadas para manter o sistema funcionando.
- Outra vantagem em relação ao ERP Offline é a segurança da informação: como os dados ficam armazenados na nuvem, com acesso mediante senha, informações importantes e/ou sigilosas estão menos propensas a serem extraviadas ou acessadas indevidamente. Vale lembrar que investimentos em segurança da informação podem ser bastante expressivos e, no caso do ERP Online, quem faz esse investimento é o fornecedor do serviço e não a sua empresa.
- Por ser acessível via internet, o ERP Online também possibilita que o gestor acompanhe remotamente todas as atividades em tempo real, através de qualquer computador ou smartphone. Dessa forma é possível manter a gestão do negócio em dia mesmo estando fora da empresa — e até mesmo fora da cidade ou do país.
Como escolher um ERP Online?
Para te ajudar a fazer essa escolha com segurança, aqui vão oito questionamentos importantes a serem feitos na hora de contratar um serviço como este:
1.Qual o objetivo da implantação de um ERP na sua empresa?
O sistema deve atender às suas demandas. Considere suas necessidades e os pontos fortes e fracos da empresa antes de contratar um fornecedor de ERP Online.
2.Quais as funcionalidades oferecidas?
Com suas necessidades em mãos, analise as funcionalidades dos serviços disponíveis para optar pelo que melhor atende essas demandas. Há requisitos básicos, como emissão de boletos e notas fiscais, mas cabe compreender o que você necessita. Cada sistema tem suas particularidades e, com certeza, existe um que atende melhor às sua expectativas.
3.Quais os diferenciais que o sistema oferece?
Se o sistema oferecer possibilidades de personalização (através de aplicativos ou extensões que possam ser incorporados, por exemplo) ganha um ponto positivo.
4.O sistema é de fácil utilização?
Quanto mais simples e intuitiva for a interface do usuário, melhor será a adaptação de seus colaboradores ao novo sistema.
5.Quais as possibilidades de integração aos processos da empresa?
Para evitar ter que reformular processos bem sucedidos, vale entender como será feita a integração do sistema a outras plataformas já utilizadas (como as de e-commerce) e às rotinas já estabelecidas.
6.Qual o suporte oferecido pelo fornecedor do serviço?
Avalie a capacidade de retorno do suporte do sistema, para não correr o risco de ficar na mão em momentos importantes.
7.Como é o sistema de segurança da informação?
É importante entender como a empresa fornecedora do ERP Online garante a segurança das informações da sua empresa.
8.O investimento a ser feito é compatível com o oferecido?
O custo do sistema é importante, porém, antes de decidir somente com base no preço, avalie cuidadosamente todos os itens acima. Se o sistema atende às suas demandas, oferece diversas funcionalidades, é personalizável, se integra aos processos, tem bom suporte técnico e garante segurança, o preço é o item que menos importa.
Organizar a gestão da empresa é fundamental para mantê-la saudável e competitiva em um mercado tão exigente. Um bom ERP Online pode ser o parceiro que você estava procurando para tornar seu negócio mais ágil e lucrativo. E com a gestão administrativa e financeira sob controle, você ganha tempo para se dedicar ao que realmente importa: oferecer ao seu cliente o melhor negócio.
Sabemos que escolher o sistema que será a espinha dorsal da sua empresa não é fácil. Por isso, nosso time de consultores está à sua disposição para esclarecer dúvidas e demonstrar todas as funcionalidades do nosso ERP Online.
Entre em contato conosco, pois, com certeza, temos um plano adequado ao tamanho e às necessidades de sua empresa.
