Pequenas empresas: como controlar o fluxo de caixa

Camila Nichetti

O fluxo de caixa da sua empresa diz muito sobre o seu futuro. Mantê-lo atualizado permite melhorar o controle financeiro e possibilita o desenvolvimento de um planejamento econômico adequado ao seu tamanho e necessidades.

Porém, é comum encontrarmos empresários com dificuldades em manter um fluxo de caixa saudável. Se você se preocupa com a gestão financeira do seu negócio e está se perguntando como controlar o fluxo de caixa de forma eficiente, este artigo é para você!

É a partir do fluxo de caixa que se mantém todo o controle financeiro do negócio. Por isso, para mantê-lo eficiente, é preciso organizar e registrar todas as movimentações financeiras do seu empreendimento, classificando suas despesas e acompanhando de perto todos os detalhes, além de monitorar o estoque e também o seu capital de giro. Parece muita coisa? Fique tranquilo! Explicaremos cada um desses pontos. Confira!

Faça um levantamento dos gastos e receitas

Dois pontos são fundamentais quando falamos de controle de fluxo de caixa: disciplina e organização. Se você não tiver disciplina para anotar todos os lançamentos, perderá o controle financeiro do negócio a curto prazo. O mesmo acontece se não organizar suas contas, classificando-as por nível de prioridade e setorizando gastos e despesas.

Para a eficiência do seu controle de fluxo de caixa, primeiramente faça o levantamento completo de todas operações financeiras (receitas e despesas) da sua empresa. Anote todos os gastos, como pagamentos de contas de consumo e a fornecedores, contratação e desligamento de funcionários, além dos pagamentos de tributos e taxas, e também as entradas de caixa.

Se houver mais de uma conta bancária movimentada pela empresa, isso também precisa ser considerado. Será preciso apurar o saldo de cada uma delas, e discriminar entradas e saídas para cada uma das contas, a fim de que nenhuma fique descoberta.

Esse levantamento é fundamental para que você tenha total controle do que acontece na sua empresa. Irá ajudar no planejamento financeiro e também na visualização dos principais gastos e receitas do seu negócio.

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Classifique suas movimentações financeiras

Após o levantamento de receitas e despesas, classifique cada uma delas. Se você separa, por exemplo, as despesas com as contas de consumo (água, luz, aluguel) das com compras de matéria-prima, consegue visualizar claramente o quanto está gastando em cada uma das áreas. Isso facilita desde decisões de corte de gastos até realocação de verbas para investimentos. Essa setorização também ajuda a visualizar eventuais aumentos abruptos nos valores.

Uma boa classificação das despesas seria: contas de consumo, fornecedores, pessoal (salários e pro labore), despesas extraordinárias (manutenção de maquinário não programada, por exemplo) e tributos e taxas.

Classifique também as receitas, sua origem e se são parte de recebimento parcelado. Controle as notas fiscais emitidas a partir de suas vendas. Esse controle não é só necessário para acompanhar a movimentação financeira: é também obrigatório por lei (já que é por meio das notas fiscais que é feita a apuração dos tributos devidos pela empresa).

Acompanhe o fluxo de caixa

Além de manter suas contas em dia para evitar a cobrança de juros e multas, acompanhe e registre diariamente as entradas e saídas do seu caixa, abrangendo toda a movimentação econômica que ocorre no cotidiano da sua empresa. Um acompanhamento frequente ajuda a evitar surpresas desagradáveis e facilita a identificação de situações negativas antes que aconteçam efetivamente.

Vale também estabelecer um prazo ideal para fazer uma revisão. Anotar gastos e despesas é uma ação diária, mas periodicamente (semanalmente ou mensalmente, por exemplo) é preciso fazer uma revisão mais acurada de toda a movimentação.

Esse acompanhamento pode ser complexo se você tiver pulado os dois primeiros itens e suas contas não estiverem organizadas. Uma boa dica nesse ponto é considerar um bom software de gestão financeira. É claro que o software não elimina a necessidade de você se organizar, mas facilita e muito a visualização de todo o fluxo.

Outra possibilidade interessante que resulta dessa facilidade de visualização diz respeito aos insights que você pode obter da sua movimentação, como onde cortar gastos e qual recurso pode ser realocado para fazer um investimento. Para esse tipo de insight, uma boa dica é fazer a projeção do seu fluxo de caixa, assunto de nosso próximo tópico.

Faça a projeção de seu fluxo de caixa

Além de acompanhar de perto a movimentação do seu fluxo de caixa, é interessante também realizar a sua projeção. Isso por que o fluxo de caixa registra as movimentações financeiras que já foram realizadas; já a projeção do fluxo de caixa é uma previsão dos gastos e entradas que ainda serão lançados nos caixas da empresa.

O tempo contemplado para a projeção de fluxo de caixa varia de acordo com a finalidade dele para a empresa. Vamos supor que você queira saber se pode investir em um maquinário que será pago em seis prestações, nos próximos 6 meses. Pode definir, então, esse como período da sua projeção.

A partir daí, a projeção é montada nos moldes do fluxo de caixa tradicional, só que com as estimativas dos lançamentos das despesas e das receitas. Outra dica que você vai poder tirar dessa projeção, a partir das datas estimadas para o lançamento das receitas, é a melhor data para programar os pagamentos da empresa. Leve essa informação em consideração na hora de negociar com seu fornecedor.

Faça uma boa gestão de estoque

Muitas vezes as pessoas se surpreendem quando percebem que a gestão de estoque também faz parte da gestão financeira do seu negócio! Talvez não percebam que o estoque impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

O estoque é um dos ativos mais importantes do seu empreendimento. Ele é que possibilita a concretização dos negócios. Um estoque muito grande, que demora para girar, representa dinheiro parado, assim como um estoque aquém das suas necessidades pode significar oportunidades perdidas de vendas.

Uma boa gestão nessa área permite calcular antecipadamente os valores da compra dos produtos, compondo item importante da projeção de fluxo de caixa. Além disso, comprar antecipadamente facilita negociações com fornecedores e melhor organização dos pagamentos das contas da empresa. Para isso, é importante fazer bem o seu controle, com o registro exato da entrada e saída das mercadorias do seu local de armazenamento. Confira também nosso artigo para saber se você está fazendo a gestão do estoque corretamente.

Para facilitar o processo, a tecnologia nos possibilita as facilidades da gestão de estoque online, um recurso previsto nos bons softwares de gestão financeira que podem ser encontrados no mercado. É uma alternativa que, além de oferecer segurança, também integra os setores da empresa, agilizando todas as decisões econômicas que dependem de variadas áreas do seu negócio.

Monitore seu capital de giro

O capital de giro é o valor que o seu empreendimento tem para bancar as despesas do dia a dia, sendo um recurso fundamental para fazer o seu negócio funcionar. É com esse recurso que se mantém o estoque em dia e se realiza pagamentos de impostos, salários e demais despesas operacionais.

O ideal é que o seu capital de giro possa fazer frente as despesas previstas para cerca de três a seis meses do seu empreendimento. Essa folga é necessária por que é preciso levar em consideração que parte das vendas são recebidas a prazo, por exemplo, porém há contas que são pagas todos os meses (como os salários e as contas de consumo).

Por isso é tão importante manter um bom gerenciamento do fluxo de caixa: se esse controle vai mal, o empresário acaba tendo que utilizar parte do capital de giro para manter a empresa funcionando. A longo prazo, pode não haver mais o recurso necessário, e parte-se para soluções que são sempre mais caras, como os empréstimos.

O controle do fluxo de caixa é, então, essencial para manter o capital de giro em um nível aceitável para a empresa continuar a funcionar sem precisar desse tipo de financiamento emergencial, que pode desequilibrar as contas. Já um bom controle do capital de giro permite o contrário: é possível até mesmo fazer investimentos sem ter que recorrer a esse tipo de expediente.

Atualize a gestão financeira do seu negócio

Nós já falamos sobre o fluxo de caixa em outras ocasiões, destacando a importância de mantê-lo atualizado, e mostramos que é importante estar conectado com a realidade do seu negócio e se atentar às mudanças econômicas para planejar o seu crescimento.

Se parece difícil fazer a gestão de cada um dos aspectos sobre os quais falamos nesse artigo, não se preocupe! Há soluções muito mais interessantes que as velhas planilhas do Excel. E, com certeza, uma delas cabe no seu orçamento.

Um bom sistema de gestão financeira permite automatizar vários dos processos descritos, ajudando o empreendedor a ganhar tempo e eliminando erros como duplicações de dados ou falha na escrita dos dados. Além disso, a possibilidade de visualizar todas as informações de forma facilitada e os relatórios gerados permitem insights poderosos sobre as suas finanças.

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software da VHSYS possui ferramentas completas para a gestão eficiente do seu negócio que, além de reduzirem os erros de dados e otimizarem o controle administrativo da sua empresa, são acessíveis de qualquer dispositivo conectado à internet, em qualquer ocasião.

Com esse software é possível realizar várias operações fundamentais para a saúde financeira de um empreendimento, como o fluxo de caixa, contas a pagar e receber, gestão de estoque, conciliação bancária e muitos outros compromissos.

O sistema contém módulos específicos para os setores de vendas e faturamento, financeiro, compras, estoques e serviços, e seus relatórios detalhados propiciam a melhora no funcionamento da sua empresa, preparando você para contornar crises e investir no momento certo. Você verá como controlar seu fluxo de caixa se torna uma tarefa bem mais simples!

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Camila Nichetti
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