Pequenas empresas: saiba como controlar o fluxo de caixa

Gabrielly Balão

O monitoramento do fluxo de caixa da sua empresa pode revelar muito a respeito de seu futuro. Mantê-lo constantemente atualizado permite melhorar o controle financeiro e possibilita o desenvolvimento de um planejamento econômico adequado ao seu tamanho e necessidades.

É a partir do fluxo de caixa que se mantém todo o controle financeiro do negócio. Por isso, para mantê-lo eficiente, é preciso organizar e registrar todas as movimentações financeiras do seu empreendimento, classificando suas despesas e acompanhando de perto todos os detalhes, além de monitorar o estoque e também o seu capital de giro.

Mas ainda é muito comum encontrarmos empresários com dificuldades em manter um fluxo de caixa saudável. Se você se preocupa com a gestão financeira do seu negócio e está se perguntando como controlar o fluxo de caixa de forma eficiente, este artigo é para você!

Parece complicado? Fique tranquilo! Vamos explicar de modo bem simples cada um desses pontos para que não reste nenhuma dúvida. Confira!

Conheça o conceito de fluxo de caixa

No que diz respeito ao estudo das finanças, fluxo de caixa se refere ao conjunto de movimentações do dinheiro no caixa da empresa. Ou seja, ao montante de todas as entradas e saídas monetárias que acontecem devido às operações de compra, venda, investimentos e financiamentos feitos por uma corporação em certo período de tempo.

É uma análise que pode ser feita em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu porte. Claro, em grandes grupos econômicos, essa se torna uma atividade bastante complexa, principalmente em virtude dos altos volumes e da quantidade de movimentações.

A visão do caixa oferece à empresa a possibilidade de monitorar o que já aconteceu. Também possibilita a realização de projeções de futuro, em vista das entradas e saídas que já são conhecidas, como vendas parceladas ou prestações que têm de ser quitadas.

Sua elaboração deve levar em conta o dinheiro que a empresa dispõe atualmente em caixa, seja em espécie ou em saldo de contas bancárias, e todos os valores que entram por meio das vendas assim que forem recebidos, bem como todos os gastos, assim que são executados.

Com os números obtidos por meio do controle do fluxo de caixa, é possível elaborar uma série de estudos conhecidos nas ciências administrativas, como a estrutura gerencial de resultados, análises de sensibilidade, cálculo da rentabilidade, lucratividade e ponto de equilíbrio, além das análises a respeito do retorno dos investimentos.

Tudo isso tem por objetivo conhecer a saúde financeira do negócio e, a partir daí, tomar decisões embasadas na análise das alternativas que podem ser mapeadas. É o fluxo de caixa que permite que seja elaborado um plano geral para as operações da empresa. Também faz com que seja possível antever eventuais necessidades de capital de terceiros e, assim, monitorar as melhores opções no mercado.

Faça um levantamento dos gastos e receitas

Dois pontos são fundamentais quando falamos de controle de fluxo de caixa: disciplina e organização. Se você não tiver disciplina para anotar todos os lançamentos, perderá o controle financeiro do negócio no curto prazo. O mesmo acontece se não organizar suas contas, classificando-as por nível de prioridade e setorizando gastos e despesas.

Para a eficiência do seu controle de fluxo de caixa, primeiramente elabore o levantamento completo de todas as operações financeiras, ou seja, receitas e despesas da sua empresa.

Faça o registro de todos os gastos, como pagamentos de contas de consumo e a fornecedores, contratação e desligamento de funcionários, além dos pagamentos de tributos e taxas, e também as entradas de caixa, desde as que têm origem em vendas de produtos e serviços até os aportes obtidos por meio de empréstimos ou mesmo a cessão de equipamentos e imóveis.

Se houver mais de uma conta bancária movimentada pela empresa, isso também precisa ser considerado. Será preciso apurar o saldo de cada uma delas, e discriminar entradas e saídas para cada conta, a fim de que nenhuma fique descoberta.

Esse levantamento é fundamental para que você tenha total controle do que acontece na sua empresa. Ajudará no planejamento financeiro e também na visualização dos principais gastos e receitas do seu negócio.

Classifique suas movimentações financeiras

Após o levantamento de receitas e despesas, classifique cada uma delas. Se você separa, por exemplo, as despesas com as contas de consumo (água, luz, aluguel) das com compras de matéria-prima, consegue visualizar claramente o quanto está gastando em cada uma das áreas. Isso facilita desde decisões de corte de gastos até realocação de verbas para investimentos. Essa setorização também ajuda a visualizar eventuais aumentos abruptos nos valores.

Uma boa classificação das despesas seria: contas de consumo, fornecedores, pessoal (salários e pró-labore), despesas com depreciação de equipamentos (manutenção de maquinário não programada, por exemplo) e tributos e taxas.

Classifique também as receitas, sua origem e se são parte de recebimento parcelado. Controle as notas fiscais emitidas a partir de suas vendas. Esse controle não é só necessário para acompanhar a movimentação financeira: é também obrigatório por lei (já que é por meio das notas fiscais que é feita a apuração dos tributos devidos pela empresa).

Acompanhe o fluxo de caixa

Além de manter suas contas em dia para evitar a cobrança de juros e multas, acompanhe e registre diariamente as entradas e saídas do seu caixa, de modo a abranger toda a movimentação econômica que ocorre no cotidiano da sua empresa. Um acompanhamento frequente ajuda a evitar surpresas desagradáveis e facilita a identificação de situações negativas antes que aconteçam efetivamente.

Vale também estabelecer um prazo ideal para fazer uma revisão. Anotar gastos e despesas é uma ação diária, mas periodicamente (semanalmente ou mensalmente, por exemplo) é preciso fazer uma revisão mais acurada de toda a movimentação.

Esse acompanhamento pode ser complexo se você tiver pulado os dois primeiros itens e suas contas não estiverem organizadas. Uma boa dica nesse ponto é considerar um bom software de gestão financeira. É claro que o software não elimina a necessidade de você se organizar, mas facilita e muito a visualização de todo o fluxo.

Outra possibilidade interessante que resulta dessa facilidade de visualização diz respeito aos insights que você pode obter da sua movimentação, como onde cortar gastos e qual recurso pode ser realocado para fazer um investimento. Para esse tipo de insight, uma boa dica é fazer a projeção do seu fluxo de caixa, assunto do nosso próximo tópico.

Faça a projeção de seu fluxo de caixa

Além de acompanhar de perto a movimentação do seu fluxo de caixa, é interessante também realizar a sua projeção. Isso porque o fluxo de caixa registra as movimentações financeiras que já foram realizadas; já a projeção do fluxo de caixa é uma previsão dos gastos e entradas que ainda serão lançados nos caixas da empresa.

O tempo contemplado para a projeção de fluxo de caixa varia de acordo com a finalidade dele para a empresa. Vamos supor que você queira saber se pode investir em um maquinário que será pago em seis prestações, nos próximos 6 meses. Pode definir, então, esse como período da sua projeção.

A partir daí, a projeção é montada nos moldes do fluxo de caixa tradicional, só que com as estimativas dos lançamentos das despesas e das receitas. Outra dica que você vai poder tirar dessa projeção, a partir das datas estimadas para o lançamento das receitas, é a melhor data para programar os pagamentos da empresa. Leve essa informação em consideração na hora de negociar com seu fornecedor.

Faça uma boa gestão de estoque

Muitas vezes as pessoas se surpreendem quando percebem que a gestão de estoque também faz parte da gestão financeira do seu negócio. Talvez não percebam que o estoque impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

O estoque é um dos ativos mais importantes do seu empreendimento. É ele que possibilita a concretização dos negócios. Um estoque muito grande, que demora a girar, representa dinheiro parado, assim como um estoque aquém das suas necessidades pode significar oportunidades perdidas de vendas.

Uma boa gestão nessa área permite calcular antecipadamente os valores da compra dos produtos, compondo um item importante da projeção de fluxo de caixa. Além disso, comprar antecipadamente facilita negociações com fornecedores e melhor organização dos pagamentos das contas da empresa. Para isso, é importante fazer bem o seu controle, com o registro exato da entrada e saída das mercadorias do seu local de armazenamento.

Para melhorar o processo, a tecnologia nos possibilita diversas facilidades no que tange à gestão de estoque online, um recurso previsto nos bons softwares de gestão financeira que podem ser encontrados no mercado. Essa é uma alternativa que, além de oferecer segurança, também integra os setores da empresa, tornando mais ágil o processo de tomada de decisão que depende de variadas áreas do seu negócio.

Monitore seu capital de giro

O capital de giro é o valor que o seu empreendimento tem para bancar as despesas do dia a dia, sendo um recurso fundamental para fazer o seu negócio funcionar. É com esse recurso que se mantém o estoque em dia e se realiza pagamentos de impostos, salários e demais despesas operacionais.

O ideal é que o seu capital de giro possa fazer frente às despesas previstas para cerca de três a seis meses do seu empreendimento. Essa folga é necessária porque é preciso levar em consideração que parte das vendas é recebida a prazo. Porém, não podemos nos esquecer de que há contas que são pagas todos os meses, como os salários, aluguéis e as contas de consumo.

Por isso é tão importante manter um bom gerenciamento do fluxo de caixa. Se esse controle vai mal, o empresário acaba tendo que utilizar parte do capital de giro para manter a empresa funcionando. Em longo prazo, pode não haver mais o recurso necessário, e parte-se para soluções que são certamente mais caras, como os empréstimos.

O controle do fluxo de caixa é, então, essencial para manter o capital de giro em um nível aceitável para a empresa continuar a funcionar sem precisar desse tipo de financiamento emergencial, que pode desequilibrar as contas. Já um bom controle do capital de giro permite o contrário: é possível até mesmo fazer investimentos sem ter que recorrer a esse tipo de expediente.

Atualize a gestão financeira do seu negócio

Como dito, manter o fluxo de caixa sempre atualizado é algo crucial no mundo dos negócios. É importante estar conectado com a realidade do seu negócio e se atentar às mudanças econômicas para planejar o seu crescimento.

Pode parecer um tanto complicado fazer a gestão de cada um dos aspectos tratados nesse artigo, mas há soluções de uso simplificado que dão um suporte muito melhor do que as velhas planilhas do Excel.

Um bom sistema de gestão financeira permite automatizar vários dos processos descritos, ajudando o empreendedor a ganhar tempo e eliminando erros como duplicações de dados ou falha na escrita dos dados. Além disso, a possibilidade de visualizar todas as informações de forma facilitada e os relatórios gerados permitem insights poderosos sobre as suas finanças.

Se dedique a controlar o fluxo de caixa

O monitoramento diário do fluxo de caixa é absolutamente fundamental para o sucesso de um negócio. Ele deve ser controlado, de forma criteriosa, independentemente da situação atual da empresa. É relativamente comum alguns empresários negligenciarem esse controle quando a situação vai bem, algo que pode ser extremamente perigoso em virtude de surpresas inesperadas.

Por meio dessa análise é que as melhores decisões podem ser tomadas, o que afeta diretamente o resultado da empresa. Por esse motivo, os responsáveis pela geração dos números precisam ser profissionais metódicos, disciplinados, criteriosos e devem trabalhar com bastante idoneidade.

É preciso que se crie uma cultura de zelo pelos dados financeiros e da sua devida utilização nos processos decisórios. Se aqueles que dirigem o negócio se basearem apenas em opiniões pessoais, realmente todo esse esforço será em vão.

Há de se cultivar o bom relacionamento entre a área de finanças e as demais áreas, de modo a incentivar e facilitar o trabalho. É necessário que todos na companhia reconheçam sua importância.

No estudo das ciências administrativas, o fluxo de caixa é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais importantes para garantir uma boa gestão financeira. Por isso é que seu monitoramento e a análise das informações obtidas por meio dele precisam ser realizados com regularidade.

Uma vez que o conceito e a importância de controlar o fluxo de caixa tenham ficado mais claros, não deixe de saber também como se calcula o EBITDA da empresa!

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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