Como fazer a gestão de fornecedores e compras do seu MEI
Fique por dentro das últimas novidades no ambiente empresarial
Gestão do Negócio

Como fazer a gestão de fornecedores e compras do seu MEI

Fornecedores Compras MEI

Para vender qualquer produto e realizar alguma prestação de serviço, é preciso ter material para confeccionar, ou mercadorias para revender, e ferramentas para executar determinada atividade. Sem esses recursos, é impossível fazer o trabalho. Por isso, um ponto fundamental para o sucesso de um negócio é garantir a qualidade dos recursos que são empregados no dia a dia da empresa.

É importante escolher bem seus fornecedores, seja para comprar matéria-prima ou mercadorias prontas (especificamente para os comerciantes) ou então os suprimentos que a empresa vai precisar – material de escritório, mobiliário, eletrônicos, equipamentos, ferramentas, softwares, etc. Essa decisão vai impactar diretamente na qualidade da oferta da empresa, em seus gastos recorrentes e no preço final repassado ao consumidor.

Como escolher seus fornecedores

Antes de tudo, faça um levantamento detalhado de todos os materiais que serão necessários para seu negócio, evitando assim esquecer algo importante e ter que realizar o processo novamente. Depois, faça uma lista de potenciais fornecedores para cada item descrito, formando um leque maior de opções.

Pesquise a fundo cada fornecedor, verificando sua reputação no mercado e suas informações na Junta Comercial ou também realizando uma consulta de seu CNPJ em órgãos especializados. Alguns pontos-chave são muito importantes nesse processo de escolha:

Qualidade: O insumo (matéria, produto, equipamento, etc) ofertado deve cumprir às especificidades técnicas requisitadas e ser disponível na quantidade correta e com boa qualidade, ou seja, não apresentando defeitos de fabricação e/ou outros problemas.

Preço: Além da qualidade, deve-se considerar o valor que custará cada item. Faça orçamentos com, no mínimo, três empresas para cada insumo, tendo assim mais opções de compra. Verifique as condições disponibilizadas em cada oferta e escolha aquela que tenha melhor custo-benefício.

Prazo de entrega: Mas o preço e a qualidade não são os únicos fatores que contam na escolha. É imprescindível que os fornecedores tenham um bom sistema logístico, para que cada encomenda chegue no seu tempo certo e sua produtividade não seja prejudicada. Isso se torna mais fácil se as empresas contratadas possuírem unidades ou estoques próximos ao seu local de trabalho, encurtando distâncias e diminuindo o tempo da mercadoria chegar até o seu negócio.

Outras questões importantes são a confiabilidade dos fornecedores: descubra a reputação dessas empresas no mercado e se sua situação financeira está estável (para que não aconteça o problema de algum fornecedor falir e te deixar na mão). Também verifique se eles oferecem um bom atendimento de pós-venda, com suporte eficiente caso seja necessário trocar produtos ou realizar ajustes técnicos.

Dependendo da natureza do negócio, os fornecedores também devem estar preparados para uma variação no número de demandas e outras situações inesperadas. No entanto, para o empreendedor, é recomendável sempre ter um plano B: mantenha o contato com as empresas que não foram selecionados no caso de algum imprevisto acontecer.

Os fornecedores devem ser vistos como parceiros estratégicos do seu negócio, pois, quaisquer variações ou problemas podem influenciar na qualidade da sua oferta e impactar a satisfação do seu cliente. Tenha suas estratégias e expectativas bem alinhadas com a empresa e formulem, em conjunto, alguns indicadores de qualidade e avaliação de nível de satisfação, para garantir um bom funcionamento das operações para ambos. Um acompanhamento periódico dos processos, preços e qualidade é recomendável, para garantir que está tudo em ordem e evitar surpresas desagradáveis.

Escolher bem e ter uma boa relação com seus fornecedores significa entregar produtos ou serviços de qualidade e no prazo acordado ao seu cliente, aumentando sua vantagem competitiva e a satisfação do seu consumidor.

Conheça o sistema de gestão empresaria VHSYS!

Dicas para otimizar suas compras

No momento de realizar as compras para seu negócio, é importante se atentar a alguns detalhes para evitar gastos desnecessários e a repetição de processos. Antes de adquirir alguma mercadoria, matéria-prima, artigo ou software que será usado no trabalho, avalie seu histórico de vendas e consumo para saber quais itens têm maior e menor demanda, evitando investir em algo que não será usado na sua atividade ou que não será comprado por seu cliente.

Faça sempre um planejamento das compras, verificando quais itens devem ser adquiridos, a quantidade exata de produtos e a melhor data para solicitá-los, considerando a possibilidade de receber descontos de acordo com o volume do pedido. Este simples cuidado pode trazer uma economia significativa para sua empresa, sendo que esse recurso financeiro pode ser empregado em outras demandas e ajudar a alavancar seu negócio.

Atenção: quando for realizar alguma compra, seja de produtos ou serviços, é recomendável que o MEI use uma nota fiscal. Caso o fornecedor não efetue a emissão desse documento, o empreendedor pode preencher seu próprio talão para fazer essa operação, descrevendo os seus dados nos campos. Verifique com Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) da sua região se no seu caso é obrigatório a utilização da Nota Fiscal de Entrada. Lembre-se também que todos os documentos fiscais devem ser guardados por 5 anos após sua data de emissão.

Conclusão

Como visto no artigo, uma boa gestão de fornecedores e compras pode evitar diversos problemas, ajudar a otimizar sua produção e possibilitar economia de recursos para seu MEI.

No entanto, quanto mais aumenta sua clientela e, com isso, a necessidade de fazer compras maiores e contratar mais fornecedores, fica difícil manter o controle utilizando métodos manuais, como planilhas e o velho caderninho de anotações e cálculos. Com seu uso, as informações podem se perder, não há praticidade em consultar os dados e os relatórios que irão auxiliar no planejamento da sua empresa também terão que ser feitos manualmente, tomando ainda mais tempo do empreendedor e não permitindo que ele invista seus esforços em outras demandas.

Um sistema online de gestão pode facilitar todo esse processo, pois, com apenas alguns cliques, você cadastra as informações no software, visualiza os dados e consulta relatórios detalhados de desempenho. Isso tudo te ajuda a economizar tempo e recursos, dando maior eficiência e agilidade às operações.

O VHSYS possui módulos específicos para as áreas de compras e estoque, oferecendo funcionalidades que irão otimizar a gestão das tarefas desse setor. Com o sistema, você pode fazer o controle das operações, cadastrar os fornecedores e transportadoras, imprimir as ordens de compra ou enviá-las por e-mail aos seus fornecedores, gerenciar a entrada de mercadorias, emitir nota fiscal de entrada e realizar o giro de estoque – tudo isso no mesmo software.

Além disso, o sistema ainda gera relatórios detalhados que irão ajudar na sua tomada de decisões, impulsionando ainda mais o seu microempreendimento individual para seu crescimento. O VHSYS ainda possui outros módulos para potencializar a gestão da sua empresa, melhorando ainda mais a administração das áreas de serviços, financeiro, vendas e faturamento.

Faça um teste gratuito agora e otimize os processos do seu negócio MEI.

Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.

deixe seu comentário

adicionar comentário
Cancelar

COMENTÁRIOS

Nenhum comentário neste post. Seja o primeiro!

Visualizar mais

Espere, não vá ainda!

Informe seu nome e e-mail e receba um teste gratuito.