Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é e como emitir esse documento

Rosana Moraes

A Nota Fiscal é um documento importante para registrar a venda de mercadorias e manter um negócio na legalidade. Vários tipos de empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal de produto, por isso é fundamental que o empreendedor saiba como funciona esse modelo e os diversos procedimentos relacionados a este comprovante.

Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):

Para que serve a NF?

Também conhecido como nota fiscal de produto, esse documento é utilizado na comercialização de mercadorias e serve para comunicar ao governo as operações de venda de uma empresa, evitando a sonegação de impostos. A NF é utilizada como base para toda a contabilidade do negócio e como comprovante de que os tributos estão sendo recolhidos da forma correta, mantendo assim a legalidade de suas atividades.

Além disso, a emissão desse documento é um dos direitos do consumidor: ao apresentar a nota fiscal de um produto com defeito, o cliente pode requerer a substituição do item, a devolução do pagamento ou o abatimento de uma parte do valor pago.

Quem deve emitir a Nota Fiscal de Produto?

As empresas que vendem mercadorias devem emitir esse documento fiscal. No entanto, existem algumas exceções: o microempreendedor individual (MEI) é apenas obrigado a fazer a emissão da NF ao comercializar com outras pessoas jurídicas ou quando seu consumidor final for uma pessoa física que pedir o comprovante.

Além da exigência de emitir a NF, a empresa deve se atentar a guardar cada comprovante em seus registros por 5 anos, o mesmo prazo de armazenamento dos outros documentos fiscais.

Como emitir a Nota Fiscal?

De acordo com a lei federal, a responsabilidade pelas regras que regem a emissão e outras operações relacionadas a nota fiscal são da Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) de cada unidade federativa. Por isso, algumas normas variam entre os estados.

Para realizar a emissão da versão impressa da nota fiscal, o empreendedor deve procurar a Sefaz da sua região de atuação para verificar as exigências específicas aplicadas à sua empresa e fazer seu cadastro para emitir o documento.

E se a empresa não emitir a nota fiscal?

Como dito, a nota fiscal é um instrumento que permite o recolhimento correto dos impostos. Quando uma empresa não emite esse documento ela deixa de repassar ao governo os tributos exigidos por lei. Portanto, omitir valores ou falsificar números é considerado crime pela legislação brasileira e sua prática acarreta em penalidades.

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já o primeiro artigo, inciso III e V, aborda sobre a falsificação e alterações de notas fiscais e a recusa de fornecê-las quando são obrigatórias. A pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa.

Além disso, ao não emitir a NF, a empresa também estará descumprindo o direito do consumidor de receber esse comprovante.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Para modernizar as operações, em 2005 foi implantado o modelo eletrônico da nota fiscal: a NF-e. Este documento é válido assim como sua versão impressa, no entanto traz várias vantagens sobre a tradicional NF:

  • Armazenamento digital dos arquivos, não ocupando espaço físico e evitando custos com recursos;
  • Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
  • Redução dos custos com impressão, pois as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a Sefaz;
  • Praticidade na consulta dos documentos já emitidos, pois eles podem ser acessados com apenas alguns cliques;
  • Operações simplificadas, como carta de correção e inutilização da nota – realizadas por meio de um sistema de gestão;

A NF-e substitui as notas fiscais tipo 1 e A-1, também servindo nos casos em que este modelo é utilizado, como na Nota Fiscal de Entrada e em operações interestaduais, de importação, exportação e de simples remessa.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é e como emitir esse documento

Minha empresa deve emitir NF-e?

É obrigatória a adoção da Nota Fiscal Eletrônica dependendo da região de atuação e da natureza do negócio. Por isso, o empreendedor deve entrar em contato com a Sefaz de sua localidade para conhecer a legislação que se aplica à sua empresa. Também é possível consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.

Além de saber se é obrigatório ou opcional o uso da NF-e, é fundamental que o empresário conheça alguns termos importantes para sua empresa emitir as notas fiscais eletrônicas:

Certificado Digital

A validade jurídica da NF-e é feita por meio de um Certificado Digital – uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal. Por isso, algumas Sefaz exigem esse documento eletrônico para que a empresa faça a emissão do comprovante.

Arquivo XML

Uma dúvida que muitos empreendedores têm a respeito da NF-e é sobre o Arquivo XML. Ele nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e.

Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, trazendo várias informações registradas nela. Ele não substitui a emissão da nota, e sim facilita a visualização dos dados pelo consumidor. Sua impressão é obrigatória em alguns casos.

Código CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais. Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.

Código NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países e este número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorrer no mercado interno. Ele também serve na correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Para emitir a NF-e primeiramente o empreendedor precisa verificar com a Sefaz de sua região se este serviço está disponível ou se então se é obrigatório à sua empresa. Caso seja possível usar esse modelo, deve-se realizar o cadastro no órgão e conhecer as exigências para realizar a emissão (como o uso de certificado digital, por exemplo).

Desta forma a empresa estará autorizada a emitir NF-e. Mas, para fazer essa tarefa na prática, é necessário escolher um emissor de notas fiscais. Ou seja, um sistema em que as informações da venda sejam cadastradas, que transforme esses dados em um arquivo XML e o encaminhe para a Sefaz.

Escolha o software ideal para emitir suas NF-e

Uma solução para fazer a emissão de NF-e com praticidade e segurança é o sistema de gestão online VHSYS. Com ele você guarda os documentos digitalmente, evitando gastos com papel, impressões e armazenamento, além de agilizar a realização desta tarefa por automatizar esse processo. O software também envia automaticamente por e-mail a via para o cliente – cumprindo assim a obrigação da sua empresa com o consumidor.

O emissor de NF-e do VHSYS é aceito em todos os estados brasileiros, sendo acessível a diferentes tipos e portes de empresas. Isso dá segurança ao usuário de que seus arquivos irão ser encaminhados para o lugar certo e, assim, suas obrigações legais serão cumpridas.

Além de emitir notas fiscais, o sistema de gestão VHSYS oferece módulos completos para facilitar a administração dos diversos setores de uma empresa: faça o controle de vendas, financeiro, compras, estoque e serviço – tudo no mesmo software e com a praticidade de apenas alguns cliques.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.