Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é e como emitir esse documento

Gabrielly Balão

A nota fiscal é um documento importante para registrar a venda de mercadorias e manter um negócio na legalidade. Vários tipos de empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal, por isso é fundamental que o empreendedor saiba como funciona esse modelo e os diversos procedimentos relacionados a este comprovante.

Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):

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Para que serve a nota fiscal?

Também conhecido como nota fiscal de produto, esse documento é utilizado na comercialização de mercadorias e serve para comunicar ao governo as operações de venda de uma empresa, evitando a sonegação de impostos. A NF é utilizada como base para toda a contabilidade do negócio e como comprovante de que os tributos estão sendo recolhidos da forma correta, mantendo assim a legalidade de suas atividades.

Além disso, a emissão desse documento é um dos direitos do consumidor: ao apresentar a nota fiscal de um produto com defeito, o cliente pode requerer a substituição do item, a devolução do pagamento ou o abatimento de uma parte do valor pago.

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Para modernizar as operações, em 2005 foi implantado o modelo eletrônico da nota fiscal: a NF-e. Este documento é válido assim como sua versão impressa, no entanto traz várias vantagens sobre a tradicional NF:

  • Armazenamento digital dos arquivos, não ocupando espaço físico e evitando custos com recursos;
  • Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
  • Redução dos custos com impressão, pois as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a Sefaz;
  • Praticidade na consulta dos documentos já emitidos, pois eles podem ser acessados com apenas alguns cliques;
  • Operações simplificadas, como carta de correção e inutilização da nota – realizadas por meio de um sistema emissor de NFe;

A NF-e substitui as notas fiscais tipo 1 e A-1, também servindo nos casos em que este modelo é utilizado, como na Nota Fiscal de Entrada e em operações interestaduais, de importação, exportação e de simples remessa.

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Quem deve emitir Nota Fiscal?

As empresas que vendem mercadorias devem emitir esse documento fiscal. No entanto, existem algumas exceções: o microempreendedor individual (MEI) é apenas obrigado a fazer a emissão da NF ao comercializar com pessoas jurídicas (outras empresas), caso o destinatário não emita a nota fiscal de entrada.

Além da exigência de emitir a NF, a empresa deve se atentar a guardar cada comprovante em seus registros por 5 anos, o mesmo prazo de armazenamento dos outros documentos fiscais.

Minha empresa deve emitir NF-e?

É obrigatória a adoção da Nota Fiscal Eletrônica dependendo da região de atuação e da natureza do negócio. Por isso, o empreendedor deve entrar em contato com a Sefaz de sua localidade para conhecer a legislação que se aplica à sua empresa. Também é possível consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.

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Não emitir nota fiscal é crime?

Como dito, a nota fiscal é um instrumento que permite o recolhimento correto dos impostos. Quando uma empresa não emite esse documento ela deixa de repassar ao governo os tributos exigidos por lei. Portanto, omitir valores ou falsificar números é considerado crime pela legislação brasileira e sua prática acarreta em penalidades.

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já o primeiro artigo, inciso III e V, aborda sobre a falsificação e alterações de notas fiscais e a recusa de fornecê-las quando são obrigatórias. A pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa.

Além da multa por não emissão de nota fiscal, a empresa também estará descumprindo o direito do consumidor de receber esse comprovante.

Requisitos para emissão de NFe

Certificado Digital

A validade jurídica da NF-e é feita por meio de um Certificado Digital – uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal. Por isso, algumas Sefaz exigem esse documento eletrônico para que a empresa faça a emissão do comprovante.

Computador

Para começar a emitir nota fiscal, é preciso ter um computador, tablet ou celular. O documento é emitido digitalmente, então, é preciso que você tenha um dispositivo que tenha conexão com a internet.

Programa emissor

Já falamos que você precisa de um dispositivo que tenha acesso a internet para emitir notas. Além disso, você precisará adquirir um programa emissor de NFe.

Apesar de existirem softwares gratuitos, eles só são compatíveis com dispositivos desktop (notebook e computador) e não disponibilizam para a empresa uma visão aprimorada do negócio.

Por esses e muitos outros motivos, é recomendável adquirir um software emissor de nota fiscal que possa integrar todas as áreas do seu negócio, como a financeira ou de vendas. Dessa forma, você economiza tempo e torna a sua gestão muito mais simples.

Internet

Apesar de parecer algo óbvio, muitas pessoas esquecem que os outros itens não substituem um dos requisitos essenciais: o acesso à internet. Sem o acesso, é impossível realizar a emissão dos documentos.

A comunicação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é diretamente realizada quando você faz a emissão. Sem o órgão, a ação não pode ser completada.

Termos importantes para quem precisa emitir NF-e

Além de saber se é obrigatório ou opcional o uso da NF-e, é fundamental que o empresário conheça alguns termos importantes para sua empresa emitir as notas fiscais eletrônicas:

Arquivo XML

Uma dúvida que muitos empreendedores têm a respeito da NF-e é sobre o Arquivo XML. Ele nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e.

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Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, trazendo várias informações registradas nela. Ele não substitui a emissão da nota, e sim facilita a visualização dos dados pelo consumidor. Sua impressão é obrigatória em alguns casos.

Código CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais. Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.

Código NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países e este número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorrer no mercado interno. Ele também serve na correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.

Passo-a-passo: como emitir a Nota Fiscal

Agora que você já sabe quais são os requisitos para começar a emitir e aprendeu mais sobre os termos, vamos te mostrar como funciona o processo!

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  1. Entenda melhor o enquadramento tributário da sua empresa

É importante estar ciente sobre qual enquadramento a sua empresa se encontra. A partir dele, você poderá prosseguir para os próximos passos e adequar as necessidades do negócio.

Para isso, recomendamos que você consulte seu contador. Dessa forma, ele poderá te orientar muito mais sobre os dados tributários e jurídicos da sua empresa.

2. Saiba quais tipos de nota a sua empresa precisa emitir

Se você ainda não tem certeza sobre quais tipos de nota fiscal a sua empresa precisa emitir, fique ligado!

Em geral, existem os seguintes tipos de notas:

  • Nota fiscal de produto (NF-e): utilizada para produtos e bens.
  • Nota fiscal do consumidor (NFC-e): para as transações com consumidor final, utilizada no varejo.
  • Nota fiscal de serviço (NFS-e): para prestações de serviço;

Saiba mais sobre os tipos de nota fiscal com nosso post completo sobre o assunto.

3. Credencie o seu negócio junto à SEFAZ da sua localidade

Para emitir a NF-e o empreendedor precisa verificar com a Sefaz de sua região se este serviço está disponível ou se então se é obrigatório à sua empresa. Caso seja possível usar esse modelo, deve-se realizar o cadastro no órgão e conhecer as exigências para realizar a emissão.

Desta forma a empresa estará autorizada a emitir NF-e.

É importante lembrar que o credenciamento deve ser feito caso precise emitir notas de produto ou de consumidor. Para a emissão de nota de serviço, você poderá efetuar o cadastro na prefeitura da sua cidade.

4. Escolha o software ideal para emitir suas NF-e

Assim como já comentamos, a solução para fazer a emissão de NF-e com praticidade e segurança é adquirindo um sistema de emissão que integre muito mais do que suas notas fiscais.

Durante a sua rotina de gestão, é fácil se perder com dados e documentos.

Quando um sistema consegue integrar as diversas áreas da sua empresa, como o financeiro, vendas e estoque, por exemplo, você tem muito mais controle.

[Vídeo] Como emitir NF-e, NFS-e, NFC-e com o sistema VHSYS

O VHSYS é um sistema que, além de emitir suas notas fiscais, organiza toda a gestão da sua empresa.

Com ele você guarda os documentos digitalmente, evitando gastos com papel, impressão e armazenamento, além de agilizar a realização desta tarefa por automatizar esse processo.

O software também envia automaticamente por e-mail a via para o cliente – cumprindo assim a obrigação da sua empresa com o consumidor.

O emissor de NF-e do VHSYS é aceito em todos os estados brasileiros, sendo acessível a diferentes tipos e portes de empresas. Isso dá segurança ao usuário de que seus arquivos irão ser encaminhados para o lugar certo e, assim, suas obrigações legais serão cumpridas. Além de emitir notas fiscais, o sistema de gestão VHSYS oferece módulos completos para facilitar a administração dos diversas áres da empresa: faça o controle de vendas, financeiro, compras, estoque e serviço – tudo no mesmo software e com muita praticidade.

Confira o vídeo sobre como emitir nota fiscal com o VHSYS:

Se você ainda tem dúvidas sobre como funcionaria um sistema na sua empresa, teste agora o VHSYS por 7 dias grátis 🙂

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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