Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é e como emitir esse documento

Gabrielly Balão

A nota fiscal é um documento importante. Com ela, é possível registrar a venda de mercadorias e manter um negócio na legalidade.

Vários tipos de empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal. Por isso, é fundamental que o empreendedor saiba como funciona para emitir e esclareça todas as suas dúvidas.

Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)!

Índice de conteúdos

Emita nota fiscal eletrônica com apenas alguns cliques. Saiba mais!

Para que serve a nota fiscal?

Também conhecido como nota fiscal de produto. É utilizado na comercialização de mercadorias e serve para comunicar ao governo as operações de venda de uma empresa, evitando a sonegação de impostos.

A NFe é utilizada como base para toda a contabilidade do negócio. Além disso, é um comprovante de que os tributos estão sendo recolhidos da forma correta.

É importante saber que a emissão desse documento é um dos direitos do consumidor. Pois ao apresentar a nota fiscal de um produto com defeito, o cliente pode requerer a substituição do item, a devolução do pagamento ou o abatimento de uma parte do valor pago.

Logo, essa é uma das vantagens para o consumidor, mas também existem benefícios para quem emite. Confira à seguir.

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica traz diversos benefícios para quem emite e para o consumidor, conheça alguns deles:

  • Armazenamento digital dos arquivos, não ocupando espaço físico e evitando custos com recursos;
  • Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
  • Redução dos custos com impressão, pois as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a Sefaz;
  • Praticidade na consulta dos documentos já emitidos, pois eles podem ser acessados com apenas alguns cliques;
  • Operações simplificadas, como carta de correção e inutilização da nota – realizadas por meio de um sistema emissor de NFe;

A NF-e substitui as notas fiscais tipo 1 e A-1, também servindo nos casos em que este modelo é utilizado, como na Nota Fiscal de Entrada e em operações interestaduais, de importação, exportação e de simples remessa.

Saiba como encontrar a CNAE de sua empresa

Quem deve emitir Nota Fiscal?

Ficou com dúvida sobre quem deve emitir a NF? Então vamos lá.

As empresas que vendem mercadorias devem emitir. No entanto, existem algumas exceções: o microempreendedor individual (MEI) é apenas obrigado a fazer a emissão da NF ao comercializar com pessoas jurídicas (outras empresas), caso o destinatário não emita a nota fiscal de entrada.

Além disso, a empresa deve se atentar a guardar cada comprovante em seus registros por 5 anos, o mesmo prazo de armazenamento dos outros documentos fiscais.

Nota fiscal para MEI

Como comentamos, o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras pessoas jurídicas.

Ele só estará dispensado de emitir nota fiscal quando a venda for feita diretamente para o consumidor final (pessoa física) e esta pessoa não exigir a sua emissão.

Para emitir nota fiscal, o MEI deve procurar a Secretaria de Fazenda do Estado (Vendas e serviços de transporte intermunicipal e interestadual) ou do Município (Prestação Serviços e Serviços de transporte municipal).

Assim, ele deve solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF.

Após autorizado pela Secretaria(s) de Fazenda(s), deverá procurar uma gráfica para confeccionar os talões (blocos) de Notas Fiscais.

Acesse o nosso post completo sobre emissão de nota fiscal para quem é microempreendedor individual.

Minha empresa deve emitir NF-e?

Se você ainda tem dúvidas se a sua empresa deve emitir nota fiscal, vamos te explicar melhor!

Tudo dependerá da região de atuação e natureza do negócio. Por isso, recomendamos que você entre em contato com a Sefaz de sua localidade para conhecer a legislação que se aplica à sua empresa.

Também é possível consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.

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Não emitir nota fiscal é crime?

Como comentamos, a nota fiscal é um instrumento que permite o recolhimento correto dos impostos.

Quando uma empresa não emite esse documento ela deixa de repassar ao governo os tributos exigidos por lei. Portanto, omitir valores ou falsificar números é considerado crime pela legislação brasileira. Além de acarretar multas e outras penalidades.

Saiba como encontrar a CNAE de sua empresa

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já o primeiro artigo, inciso III e V, aborda sobre a falsificação e alterações de notas fiscais e a recusa de fornecê-las quando são obrigatórias.

Logo, a pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, com a aplicação de multa.

Além da multa por não emissão de nota fiscal, a empresa também estará descumprindo o direito do consumidor de receber esse comprovante.

Tipos de nota fiscal

Existem diversos tipos de nota fiscalPorém, a obrigatoriedade da emissão depende de cada tipo de estabelecimento.

Logo abaixo, listamos os mais importantes além da NF-e. Confira!

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é utilizada para registrar a prestação de serviços, sejam eles quais forem, tributados pelo Imposto sobre Serviços (ISS), de responsabilidade dos municípios.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados é tributado pelo ICMS.

Por isso, não pode ser registrado em notas de serviços, motivo pelo qual existe o CT-e. O documento é tratado como uma espécie de NF-e específica para a documentação dessas prestações pelas transportadoras.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Já a NFC-e é outra espécie de NF-e, servindo apenas para emissões em casos de vendas — operações tributadas pelo ICMS.

No entanto, restringe-se aos comércios que vendem diretamente aos consumidores, como farmácias, supermercados e lojas do varejo cosmético.

Para conferir mais detalhes sobre cada tipo de nota fiscal e como a sua empresa pode emitir. Acesse o nosso post completo sobre o assunto.

Seja qualquer tipo de nota fiscal, é preciso seguir alguns requisitos para emitir. Vamos explicar melhor quais são!

Requisitos para emissão de NFe

Certificado Digital

A validade jurídica da NF-e é feita por meio de um Certificado Digital. Trata-se de uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal.

Por isso, a Sefaz exige esse documento eletrônico para que a empresa faça a emissão do comprovante.

Computador

Para começar a emitir nota fiscal, é preciso ter um computador, tablet ou celular.

O documento é emitido digitalmente. Então, é preciso que você tenha um dispositivo que tenha conexão com a internet.

Programa emissor

Além do computador, você precisará adquirir um programa emissor de NFe.

Apesar de parecer algo simples, é preciso escolher bem qual software utilizar. Na hora da escolhe, é recomendável adquirir um software emissor de nota fiscal que possa integrar todas as áreas do seu negócio.

Dessa forma, você economiza tempo e torna a sua gestão muito mais simples.

Internet

Apesar de parecer algo óbvio, muitas pessoas esquecem que os outros itens não substituem um dos requisitos essenciais: o acesso à internet. Sem o acesso, é impossível realizar a emissão dos documentos.

Pois a comunicação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é diretamente realizada quando você faz a emissão. Sem o órgão, a ação não pode ser completada.

Certificado gratuito para emissão de nota fiscal

Quando um empreendedor procura a solução para emitir nota fiscal é pego de surpresa. Pois é necessário possuir umo certificado digital para realizar as transações online. Porém acaba sendo outro gasto imprevisto.

Se você está nessa situação, fique calmo!

A VHSYS pode te oferecer uma solução 🙂

Ao contratar o nosso sistema em um plano anual, a sua empresa terá o emissor de nota fiscal e também o certificado digital tipo A1 gratuito.*

Leia mais: Certificado Digital Gratuito para emitir nota fiscal (NF-e)

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Arquivo XML, DANFE, CFOP e NCM: conheça cada um

Além de saber se é obrigatório ou opcional o uso da NF-e, é fundamental que o empresário conheça alguns termos importantes para sua empresa emitir as notas fiscais eletrônicas. Confira a lista:

Arquivo XML

Uma dúvida que muitos empreendedores têm a respeito da NF-e é sobre o Arquivo XML. Ele nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e.

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DANFE

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, trazendo várias informações registradas nela. Porém, ele não substitui a emissão da nota, mas facilita a visualização dos dados pelo consumidor.

Sua impressão é obrigatória em alguns casos.

Código CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais.

Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.

Código NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países. Além disso,  este número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorrer no mercado interno.

Ele também serve na correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.

Passo-a-passo: como emitir a Nota Fiscal

Agora que você já sabe quais são os requisitos para começar a emitir e aprendeu mais sobre os termos. Porém, você ainda não descobriu como o procedimento funciona na prática.

Agora, vamos te mostrar como funciona o processo!

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  1. Entenda melhor o enquadramento tributário da sua empresa

É importante estar claro o enquadramento tributário da sua empresa. A partir dele, você poderá prosseguir para os próximos passos.

Por isso, recomendamos que você consulte seu contador. Dessa forma, ele poderá te orientar muito mais sobre os dados tributários e jurídicos da sua empresa.

2. Saiba quais tipos de nota a sua empresa precisa emitir

Se você ainda não tem certeza sobre quais tipos de nota fiscal a sua empresa precisa emitir, fique ligado!

Em geral, além da NF-e, os principais tipos de notas são:

  • Nota fiscal do consumidor (NFC-e): para as transações com consumidor final, utilizada no varejo.
  • Nota fiscal de serviço (NFS-e): para prestações de serviço.

Saiba mais sobre os tipos de nota fiscal com nosso post completo sobre o assunto.

3. Credencie o seu negócio junto à SEFAZ da sua localidade

Realize o cadastro na SEFAZ da sua região e conheça as exigências que serão feitas para realizar a emissão.

Assim, com o cadastro realizado, a sua empresa poderá emitir suas notas.

É importante lembrar que o credenciamento deve ser feito caso precise emitir notas de produto ou de consumidor. Para a emissão de nota de serviço, você poderá efetuar o cadastro na prefeitura da sua cidade.

4. Escolha o software ideal para emitir suas NF-e

A solução para fazer a emissão de NF-e com praticidade e segurança é adquirindo um sistema de emissão que integre muito mais do que suas notas fiscais.

Durante a sua rotina de gestão, é fácil se perder com dados e documentos.

Logo, quando um sistema consegue integrar as diversas áreas da sua empresa, como o financeiro, vendas e estoque, por exemplo, você tem muito mais controle.

Além disso, para evitar que as informações da NF-e e do DANFE sejam diferentes, é importante usar a mesma plataforma para emitir os dois arquivos.

Como emitir a DANFE

A emissão da DANFE acompanha o processo da emissão de NF-e.

Por isso, a partir do momento em que a sua empresa realiza uma transação, a nota fiscal terá todas as informações que serão necessárias para o processo: dados do destinatário referente a nota, quais são os produtos, CFOPs, tributação, entre outros campos.

Após ser feita a comunicação com a SEFAZ, o sistema gera um arquivo em formato XML.

Este arquivo é conferido pela própria Secretaria da Fazenda. Independente se os dados estiverem corretos ou não, o retorno é repassado para o sistema emissor utilizado pela empresa.

Se este retorno for positivo, você terá a permissão de enviar para o seu cliente a DANFE da NF-e, conhecida também como DANFE online.

Confira mais detalhes sobre a danfe em nosso post completo sobre o assunto.

Como emitir nota fiscal sem ter empresa aberta

Você já sabe que para vender produtos ou realizar serviços, é necessário emitir nota fiscal. Mas, como fazer a emissão de notas sem ter empresa aberta?

Muitas pessoas tem esse problema, pois sabem a importância da nota fiscal, porém ficam não sabem como prosseguir. Isso porque pode parecer que para emitir notas, é necessário ser pessoa jurídica, mas isso não é verdade.

Pessoas físicas também conseguem emitir e o processo é mais simples do que parece.

Tudo o que você precisará fazer é um cadastro na prefeitura da sua cidade e então começar a emitir pelo meio eletrônico 🙂

[Vídeo] Como emitir NF-e, NFS-e, NFC-e com o sistema VHSYS

O VHSYS é um sistema que, além de emitir suas notas fiscais, organiza toda a gestão da sua empresa.

Com ele você guarda os documentos digitalmente, evitando gastos com papel, impressão e armazenamento, além de agilizar a realização desta tarefa por automatizar esse processo.

O software também envia automaticamente por e-mail a via para o cliente – cumprindo assim a obrigação da sua empresa com o consumidor.

O emissor de NF-e do VHSYS é aceito em todos os estados brasileiros, sendo acessível a diferentes tipos e portes de empresas.

Isso dá segurança ao usuário de que seus arquivos irão ser encaminhados para o lugar certo e, assim, suas obrigações legais serão cumpridas.

Além de emitir notas fiscais, o sistema de gestão VHSYS oferece módulos completos para facilitar a administração dos diversas áreas da empresa: faça o controle de vendas, financeiro, compras, estoque e serviço – tudo no mesmo software e com muita praticidade.

Se você ainda tem dúvidas sobre como funcionaria um sistema na sua empresa, teste agora o VHSYS por 7 dias grátis 🙂

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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