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Saiba tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e suas últimas atualizações

Muitos empreendedores estão empenhados em fornecer serviços de excelência. Porém, quando falamos da parte burocrática, como a emissão de documentos fiscais, nem todos sabem lidar com esse desafio.

Pensando nisso, reunimos todas as informações que você precisa saber sobre Nota fiscal eletrônica (NF-e) aqui neste post. Confira!

Atualização 2021: conheça os novos campos da NF-e e NFC-e

Na segunda-feira, 05/04, começou a valer a atualização da Nota Fiscal eletrônica, prevista na Nota Técnica 2020.006, publicada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica em setembro de 2020.

O novo campo de indicação do intermediador da operação é exclusivo para preenchimento de empresas que realizam operações específicas, como:

2 – Operação não presencial, pela internet;

3- Operação não presencial, teleatendimento;

4 – NFC-e em operação com entrega a domicílio;

9 – Operação não presencial, e outros.

Além disso, há também o campo que torna obrigatório o preenchimento da instituição de pagamento para cobranças realizadas via cartão de crédito ou débito.

Leia mais sobre o intermediador de operações abaixo:

O que é o campo Intermediador de Operações?

As empresas chamadas de intermediadores da operação são aquelas reconhecidas pelo Sefaz que prestam serviços ou agenciam negócios por intermédio de uma transação comercial, como marketplaces, plataformas de delivery,entre outros. 

A criação desse novo campo no documento fiscal pela Sefaz foi uma alternativa encontrada para trazer uma melhor definição de notas emitidas por esse modelo de negócio, que está em um alto crescimento nos últimos anos. 

O campo em questão pode receber os valores:

0 = Operação sem intermediador 

Uma operação sem intermediador é caracterizada pela venda via site ou plataforma própria, quando não há outra pessoa jurídica envolvida. 

1 = Operação em site ou plataforma de terceiros 

Será considerado Intermediador/Marketplace quando os prestadores de serviços e de negócios referentes às transações comerciais ou prestação de serviços intermediadas, forem realizadas por pessoas jurídicas inscritas no CNPJ ou CPF, ainda que não inscritas no cadastro de contribuintes do ICMS.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento importante que serve para registrar a venda de mercadorias e a prestação de serviços, além de ser indispensável para manter o negócio funcionando conforme a lei.

Várias empresas são obrigadas a emitir esse documento fiscal. Por isso, é fundamental que o responsável pelo negócio entenda como funcionam os processos para a emissão da nota fiscal.

Para que serve a Nota Fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica é utilizada para registrar a venda de produtos e prestação de serviços e tem como objetivo comunicar ao governo as vendas de uma empresa, evitando a evasão fiscal (sonegação de impostos).

Toda vez que o seu produto for movimentado em uma venda, devolução, transferência entre filiais e outras situações, a NF-e deverá ser emitida.

A Nota fiscal é utilizada como base para estabelecer uma relação de confiança comercial. Além disso, é um comprovante de que os impostos estão sendo recolhidos da forma correta.

É importante lembrar que emitir esse documento é um dos direitos do consumidor. Pois, ao apresentar a nota fiscal de um produto com defeito, o cliente pode trocar o item, ter o dinheiro de volta ou o abatimento de uma parte do valor pago.

Além disso, a empresa deve guardar cada comprovante em seus registros por 5 anos, o mesmo prazo de armazenamento dos outros documentos fiscais.

Quem deve emitir Nota Fiscal?

Todas as empresas que vendem produtos ou prestam serviços devem emitir o documento fiscal. 

Porém, existem algumas exceções, como os microempreendedores individuais (MEI), que só precisam emitir a NF quando lidam com outras empresas (pessoas jurídicas). Caso o destinatário não emita a nota fiscal de entrada.

Posso emitir nota fiscal sem ter empresa aberta?

A resposta é sim! 

Para esses casos, o recomendado é emitir Nota Fiscal Avulsa sempre que prestar algum serviço.

Ou ainda, é possível utilizar o que chamamos de Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Esse recibo tem validade fiscal e serve para formalizar as contratações de profissionais autônomos realizadas pelas empresas.

Mas atenção! Não deixe de consultar a prefeitura da sua região para saber quais são as regras e procedimentos exigidos para a emissão de notas fiscais.

E lembre-se: se a necessidade de emissão de documento fiscal for recorrente, decida por formalizar a sua empresa para garantir seus benefícios e direitos.

4 vantagens da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica foi criada com o objetivo de proporcionar mais segurança, controle e agilidade na hora de realizar vendas e prestações de serviços. 

Essa modernização traz diversos benefícios não só para o consumidor, mas também para quem emite. Confira abaixo então alguns desses benefícios:

1 – Aumento da produtividade

Você sabia que o aumento na produtividade é uma das vantagens que a emissão de nota fiscal pode proporcionar a empresa?

Isso porque o preenchimento do documento acontece todo de forma online, excluindo a necessidade de qualquer tipo de procedimento manual.

Além disso, hoje o mercado oferece diferentes tipos de emissor de nota fiscal com preenchimento automático dos dados, agilizando ainda mais a sua rotina com o documento fiscal.

2 – Segurança

A segurança é a base da relação entre o dono de negócio e os clientes, disso não há dúvidas. E aí também entra a Nota Fiscal Eletrônica!  

Com a emissão do documento, a empresa torna seus negócios mais transparentes, e automaticamente, ganha ainda mais confiança do seu público.

3 – Diminuição dos gastos

Que dono de negócio não gosta de reduzir os custos, não é mesmo? E emitindo NF isso também é possível! 

Por se tratar de um documento digital, você não se preocupa com gastos de papel, insumos para a impressora e nem espaço para armazenar os documentos (lembrando que as NFs devem ficar guardadas por no mínimo 5 anos). 

E não é só isso. Você também pode enviar em poucos cliques os documentos para seus clientes e também para a empresa de contabilidade responsável pelo seu negócio.

4 – Controle

Com a digitalização dos documentos você também tem um controle maior na parte financeira e fiscal do seu negócio.

É possível buscar os dados de tributação, produtos vendidos e valores totais com muita facilidade no emissor, que podem ser acessados também de qualquer lugar e por qualquer dispositivo.

Minha empresa deve emitir NF-e?

Se a sua empresa vende produtos ou presta serviços, a resposta é sim! Essa é a principal característica para a obrigação da emissão de nota fiscal.

Se você tem dúvidas sobre como sua empresa pode começar a emitir o documento, o ideal é entrar em contato com a Sefaz de sua região para saber mais sobre os procedimentos exigidos pelo órgão.

Você também pode consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.

O que acontece se não emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Como você leu por aqui, a nota fiscal eletrônica é o meio de recolhimento correto dos impostos. Ou seja, quando uma empresa deixa de emitir esse documento, ela não repassa ao governo os tributos exigidos por lei.

A omissão de valores ou falsificação dos números é considerado crime pela legislação brasileira, gerando multas e outras penalidades para o responsável.

Principais tipos de nota fiscal

Aqui no Brasil, temos diferentes tipos de nota fiscal e cada uma delas tem a sua função em determinado contexto, como venda, prestação de serviço, entrada de produto etc.

Se você quer saber quais são elas e para que serve, acompanhe a leitura:

  • NF-e – Em geral, a Nota Fiscal Eletrônica é a mais usada entre todas e serve para formalizar a venda de produtos e prestação de serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.
  • NFS-e – A NFS-e é o documento utilizado por empresas prestadoras de serviços contribuintes do ISS, Imposto sobre Serviços, de responsabilidade dos municípios.
  • NFC-e – A NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é o documento usado por grande parte do varejo nacional. Essa nota substitui o antigo cupom fiscal, usado para o registro de vendas para o consumidor final.
  • CT-e – O Conhecimento de Transporte Eletrônico é a nota usada para tributar o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados.
  • MDF-e – O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais vincula documentos fiscais transportados na carga, como a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Deve ser emitido sempre que houver mais de um CT-e.
  • Nota Fiscal Avulsa – A Nota Fiscal Avulsa é usada por pessoas físicas e empresas que não têm uma emissão recorrente de nota fiscal eletrônica, podendo fazer a emissão do documento eventualmente.
  • Nota Fiscal de Entrada – A Nota Fiscal de Entrada serve para registrar a entrada de mercadorias no estoque
  • Nota Fiscal de Saída – Diferente da Nota Fiscal de Entrada, a nota de Saída serve para informar a saída de mercadorias do estoque.

O que é preciso para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Agora que você tem as principais informações sobre a nota fiscal eletrônica, vamos te explicar o que é necessário para começar a emitir esse documento tão importante para a sua empresa. Acompanhe:

Certificado Digital

O certificado digital é um documento eletrônico que serve como identidade virtual tanto para pessoa física (CPF) quanto para pessoa jurídica (CNPJ). Somente com esse documento é possível garantir a segurança e a autenticidade das transações realizadas pela internet.

Você sabia que cliente vhsys ganha certificado digital tipo A1 gratuito para emitir notas fiscais? 

Acesse a nossa página de Certificado Digital e veja mais detalhes sobre a aquisição do certificado, para começar a emitir suas notas o quanto antes!

Computador e acesso a internet

Ter dispositivo para acessar seu programa emissor de nota fiscal também é outro item indispensável. Geralmente, o acesso pode ser feito via desktop, tablet ou celular.

Além disso, o acesso a internet também é necessário, pois ao gerar uma nota no emissor, as informações são comunicadas automaticamente à SEFAZ, registrando o documento.

Programa emissor

Com o certificado digital em mãos e com um dispositivo com acesso a internet, você precisará agora de um programa emissor de NFe.

Apesar de parecer algo simples, é preciso muita atenção ao escolher o programa emissor de NF-e. Uma das recomendações é optar por um emissor que de nota fiscal que possa integrar com todas as áreas do seu negócio.

Dessa forma, você economiza tempo e torna a sua gestão muito mais simples.

Passo a passo para emitir Nota Fiscal

Agora que você entendeu mais sobre o documento fiscal e quais são os requisitos para começar a emitir, chegou a hora de saber como o procedimento funciona na prática!

Continue a leitura.

Entenda melhor o enquadramento tributário da sua empresa

O primeiro passo para dar início à emissão de seus documentos fiscais e entender melhor sobre o enquadramento tributário da sua empresa. 

Você pode consultar um profissional contábil de sua confiança, para que possa receber as orientações sobre os dados fiscais e jurídicos do seu negócio.

Saiba quais tipos de nota a sua empresa precisa emitir

Cada tipo de empresa emite um determinado tipo de nota fiscal. 

Por exemplo, se você tem um Pet Shop, Auto Center, ou outro negócio que faça prestações de serviços, a nota fiscal que você deverá emitir é a NFS-e.

Agora, se você tem um comércio varejista, aí é a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e). 

Credencie o seu negócio junto à SEFAZ da sua região

O cadastro junto à SEFAZ da sua região é imprescindível para a emissão dos documentos fiscais. É importante lembrar que cada região possui suas próprias exigências para emitir as notas fiscais. 

Mas lembre-se! O credenciamento deve ser feito caso precise emitir notas de produto ou de consumidor

Para a emissão de nota de serviço, você poderá efetuar o cadastro na prefeitura da sua cidade.

Escolha o programa ideal para emitir suas NF-e

A solução para emitir NF-e com praticidade e segurança é adquirir um sistema de gestão que possua um emissor integrado. Assim, você tem um processo automatizado, garantindo agilidade e segurança das informações

Outras dúvidas sobre Nota Fiscal Eletrônica

A nota fiscal eletrônica ainda é assunto que gera muitas dúvidas entre quem está começando no mundo dos negócios. E para te ajudar nisso, trouxemos aqui as principais. Confira:

Qual é a diferença entre XML e DANFE?

O Arquivo XML nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e. Veja o exemplo abaixo:

Já a DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, que traz diversas informações sobre a nota. Porém, vale ressaltar que a DANFE não substitui a NF-e, mas sim facilita a visualização dos dados pelo consumidor e serve para acompanhar o transporte do produto.

Sua impressão é obrigatória em alguns casos.

Uma dica sobre o documento é sempre utilizar o mesmo emissor tanto para a Nota Fiscal quanto para a DANFE. Isso evita diferenças nas informações registradas.

O que é CFOP?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais.

Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.

O que é Código NCM?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países. Esse número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorre dentro do país.

Ele também serve para a correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.

Como emitir Nota fiscal MEI?

Como comentamos, o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras empresas (CNPJ).

Ele só estará dispensado de emitir nota fiscal quando a venda for feita diretamente para o consumidor final (pessoa física), e quando a pessoa não exigir a emissão.

Para emitir nota fiscal MEI, o profissional deve procurar diretamente a Sefaz do seu estado e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal —  AIDF. Após autorizado pela Secretaria de Fazenda, basta imprimir os talões (blocos) de Notas Fiscais.


Se você quer começar a emitir notas com mais facilidade, uma plataforma de gestão é a escolha da maioria dos empreendedores. 

Com o vhsys você emite notas de consumidor, serviço, eletrônica, nota fiscal de entrada e ainda conta com controle de estoque, vendas e financeiro.

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E aí, conseguiu tirar todas as dúvidas sobre a nota fiscal?

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12 COMENTÁRIOS

    • Olá, José
      Sim. O nosso sistema faz a emissão de Notas Fiscais de Entrada. Estamos com descontos exclusivos para a adesão do sistema, aproveite! Para mais informações, você pode acessar o link https://vhsys.com.br/controle-de-estoque/nota-fiscal-de-entrada/

      Você também pode entrar em contato com os nossos especialistas pelo 0800 007 0017 ou então no WhatasApp (41) 9 9188-6054. Será um prazer conversar com você, José!

      Até mais.

  1. Bom dia, ao criar uma nota fiscal esta é enviada automaticamente para o e-mail do cliente? É possível realizar um reenvio via API?

    • Olá, Frederico. Tudo certo?
      Agradecemos o seu contato.

      Com o sistema vhsys, você pode fazer o envio das notas fiscais direto para o e-mail do cliente. Basta você cadastrar o e-mail desejado e marcar a opção de envio.

      Até mais!

  2. Boa tarde! Entrei de forma gratuita para fazer um teste no programa.
    Em fase gratuita serei cobrado por isso ou não?

    • Olá, Tiago. Como vai?
      Em seu período de teste você não será cobrado.
      Esperamos que você aproveite o nosso sistema e se surgir alguma dúvida, entre em contato com a gente! Estamos à sua disposição 😀

      Até mais!

  3. Boa noite,entrei de forma gratuita para está fazendo um teste , caso eu não goste do programa e não queira continuar como faço pra sai do programa sem danos e cobrança .

    • Olá, Deiviane. Como vai?
      Após o período de teste, você só continua se quiser. Por isso não pedimos cartão de crédito.
      Esperamos que você goste do vhsys e lembre-se que estamos à sua disposição se precisar 😀

      Até mais!

  4. Olá…. estou fazendo um teste …. para emitir a nota tenho q digitar novamente? Ou existe a possibilidade de tirar uma nota de um pedido já tirado … sem ter q digita -lo novamente?

    • Olá, Katia. Tudo bem?
      O emissor de NF-e do vhsys possui preenchimento automático, ou seja, você não perde tempo tendo que digitar os dados novamente.
      Faça um teste sem compromisso. Se você tiver alguma dúvida, estamos à sua disposição 😀

      Até logo.

  5. Olá bom dia estou tentando emitir minha nota ao meu cliente porém, pedi inscrição municipal, onde conseguir esse número?

    • Olá, Letícia. Tudo bem?
      Você consegue localizar o número da inscrição municipal no alvará de funcionamento da sua empresa.

      Até mais 🙂

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