Conecte-se ao conhecimento

Como realizar um controle de compras eficaz?

Ter sempre em mãos os produtos que seus clientes mais procuram é uma tarefa indispensável para ter sucesso nas vendas, não é verdade?

A mesma importância se dá às empresas que necessitam de matéria prima para que a produção não pare e as encomendas possam ser entregues no prazo combinado.

Pois bem, sabendo disso, como você e sua equipe devem trabalhar para que não faltem as mercadorias e insumos necessários? Como manter a organização e o controle das compras junto aos fornecedores?

Chegou a hora de entender como planejar e organizar o setor de compras do seu negócio de maneira simples e prática, utilizando técnicas acessíveis independentemente do tamanho da sua empresa. 

Vamos lá!

O que é controle de compras?

Fazer o controle de compras é basicamente administrar de maneira eficiente a gestão de estoque de um negócio. 

O objetivo principal desse controle é garantir a compra dos itens necessários no momento certo e com os melhores preços, mantendo assim, a quantidade ideal de produtos em estoque para um determinado período de tempo.

Além disso, a gestão de compras contribui para a seleção e uma avaliação mais assertiva dos fornecedores, fazendo com que construa uma rede capaz de oferecer os insumos e serviços com maiores vantagens em custos, qualidade e entrega.

Além da seleção de bons fornecedores, outro ponto essencial é trabalhar totalmente integrado com a área de vendas e estoque, pois é analisando o giro de estoque que será possível saber a quantidade certa e o período ideal para as compras de cada item.

Como realizar o controle ideal de abastecimento das mercadorias?

Já sabemos que para realizar um controle de compras efetivo, é preciso ter uma gestão de estoque e de vendas muito bem alinhadas.

Por isso, antes mesmo de sair fazendo compras é preciso fazer um planejamento baseado em uma análise aprofundada dos seguintes fatores:

Controle de vendas

O controle de vendas é o processo que gerencia e supervisiona todas as vendas feitas pela empresa. Com esse controle é possível dar baixa dos produtos no estoque e também saber quais produtos vendem mais rápido e quais demoram mais para sair. 

Um ponto chave é estar sempre atento às sazonalidades e criar um planejamento antecipado para que, nessas datas, a empresa esteja preparada e com o estoque abastecido para o aumento da demanda no setor.

Apurar esses dados é muito importante para quem faz o controle de compras, pois o volume de vendas impacta diretamente no planejamento dos pedidos de reposição das mercadorias ou das matérias-primas.

Giro de estoque

Um estoque precisa ser equilibrado de acordo com a demanda do negócio, não deve estar abarrotado de mercadorias e nem com falta delas. 

O excesso de mercadorias paradas pode gerar um grande prejuízo para a empresa. Já a falta de mercadorias pode ocasionar a perda de oportunidades de fechar negócios, o que impacta diretamente nas vendas e também traz prejuízo.

Sabendo disso podemos dizer que são várias as análises que devem ser feitas para manter uma gestão de estoque eficiente.

Para fazer a gestão de estoque vamos listar algumas dicas importantes:

1 – Seja objetivo, adote planilhas organizacionais ou um sistema de gestão, onde todos os produtos necessários ao funcionamento de sua empresa estejam registrados;

2 – Faça um inventário mensal do estoque da empresa, lembrando sempre de registrar o código de cada produto, bem como o nome e a quantidade;

3 – Registre absolutamente tudo, ou seja, o que entra e o que sai de mercadorias e insumos;

4 – Determine o estoque mínimo, máximo e o ponto de reposição de cada produto;

Seleção de fornecedores

Sabendo quem são seus fornecedores fica mais fácil na hora de solicitar orçamentos, além de conhecer as vantagens que cada um pode oferecer, prazos de entrega, qualidade, condições e flexibilidade.

Criar e manter boas relações com fornecedores só ajuda sua empresa. Dependendo do tipo de produto ou serviço oferecido é possível pensar em um contrato de exclusividade e até conseguir condições especiais.

Outra demanda importante para o setor de compras é a de manter sempre atualizada a lista de fornecedores, realizando um cadastro completo, com o nome da empresa, o tipo de produto fornecido e contatos: e-mail, telefone, endereço, entre outros.

Agora já sabemos quais pontos chaves analisar antes de criar uma rotina de compras. Logo no próximo tópico você vai encontrar algumas dicas importantes de como realizar na prática o seu processo. Vamos lá.

Processo estruturado de compras

Mais do que manter o estoque abastecido com as mercadorias e insumos necessários para manter a empresa em atividade, o setor de compras também deve trabalhar dentro do planejamento financeiro do negócio para não gerar problemas futuros.

Pensando em manter um controle mais rigoroso sobre as compras é necessário então estabelecer um processo onde será gerado um fluxo para a realização de qualquer tipo de compra. Além disso todos os colaboradores da empresa devem seguir esse processo quando precisarem solicitar algum material. Acompanhe como fazer isso na prática.

Dicas para criar um fluxo de compras

  • Crie um listagem de produtos e fornecedores

O primeiro passo é listar as mercadorias e matérias-primas que não podem faltar para a empresa manter as atividades. Além do levantamento desses produtos essenciais, também faça uma listagem contendo todos os seus fornecedores com os dados cadastrais, e após isso crie categorias para classificá-los, por exemplo, “Materiais para escritório” ou “Matérias primas”.

Organizar todos os dados pode levar algum tempo, porém ter essas informações a mão será de grande utilidade no momento da realização de orçamentos e dos pedidos junto aos fornecedores.

  • Crie uma rotina para o recebimento das solicitações

É extremamente importante para manter a organização, e até mesmo,  para uma redução de custos, que apenas uma pessoa ou setor fique responsável por fazer todas as compras. 

Para que os outros setores e colaboradores possam solicitar produtos ao setor de compras é necessário implementar um formulário simples, ou um modelo de e-mail formal para que sejam feitas as requisições dos materiais.

Todas as requisições devem ser analisadas pela pessoal de compras e após ser aprovado ainda passará pelo financeiro para validação e pagamento.

É muito importante sempre avaliar detalhadamente cada requisição de compra para que não seja efetuada a compra de insumos desnecessários. 

  • Envio de cotações e efetivação de pedidos

Após tantas análises e validações, chegou aquele momento do processo que finalmente serão efetuadas as compras. Mas antes será preciso acessar aquela sua lista de fornecedores para então começar o envio dos e-mails solicitando as cotações. 

Mas lembre-se de definir quantas cotações deseja receber antes de sair enviando um monte de solicitações por aí.

Assim que as cotações forem chegando, crie uma planilha com todas elas para poder compará-las. É preciso avaliar as cotações com parâmetros como por exemplo, melhor prazo de entrega, valores, se possui frete, qualidade das mercadorias e maiores descontos.

  • Finalizando o processo

Depois de escolher a melhor proposta, formalize o pedido junto ao fornecedor, e não se esqueça de deixar tudo documentado com informações atualizadas lá no seu controle de compras, seja ele um caderno, uma planilha ou um sistema de gestão online.

Sempre acompanhe o recebimento das mercadorias e avise o colaborador solicitante sobre a chegada dos materiais.

Para finalizar o processo mantenha o seu fluxo atualizado e sempre implemente as melhorias necessárias. Desta forma o setor estará otimizando os resultados do negócio.

Como descomplicar o processo de compras no dia a dia?

Implementar um processo de compras está diretamente ligado ao controle de diversos setores do negócio, como giro estoque e gestão das vendas. Além disso é preciso fazer análise e cadastramento de fornecedores, mandar cotações, acompanhar pedidos e ainda avisar a todos sobre a chegada das mercadorias. É uma grande quantidade de tarefas não é mesmo?

Uma boa dica para aqueles que buscam maior praticidade e otimização de tempo, é optar por um sistema de gestão online que possibilita um controle de estoque, vendas, financeiro, emissão de notas, cadastro de fornecedores e gestão de compras, tudo de maneira automatizada e online.

Além de contar com a integração de todas as áreas do seu negócio um sistema de gestão empresarial completo contribui para a diminuição de erros e também elimina os caderninhos e as planilhas que acabam deixando a rotina complicada.

Conheça agora mesmo o sistema de gestão completo vhsys.

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor digite seu comentário!
Por favor, digite seu nome aqui

Assuntos relacionados

Cadastro Newsletter

Fique por dentro dos principais assuntos do mundo do empreendedorismo. Atualize seus conhecimentos, baixando materiais como ebooks, planilhas, vídeos e muito mais.