MEI: tire suas dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas NF-e e NFS-e

Emissão de NF-e e NFS-e para MEI

Rosana Moraes

 

Um dos principais desafios empresariais no Brasil são as obrigações com o fisco, sobretudo para o microempreendedor individual (MEI). Agora, com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) vem a dúvida: como funciona a emissão de NF-e e NFS-e para MEI?

Por esse motivo, elaboramos este artigo para tirar suas dúvidas. Confira abaixo qual a diferença entre elas, como emitir esses documentos e a importância de usar um software para facilitar esse procedimento:

Quais são as vantagens das notas fiscais eletrônicas?

A nota fiscal eletrônica substituiu a versão impressa, modernizando o processo de emissão e trazendo mais segurança às transações de compra e venda. Ela se divide em três principais formas:

Gradativamente, somente documentos eletrônicos serão aceitos. Mais do que uma obrigação, o novo formato é uma realidade sem volta. Tanto emissores quanto fornecedores e consumidores já estão sendo beneficiados pelo novo sistema.

As principais vantagens estão na redução de custos de emissão e armazenamento, além do gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e simplificação no cumprimento das obrigações acessórias.

Consumidores têm a possibilidade de receber as notas por e-mail e de consultá-las por QR Code. Para a sociedade como um todo a alteração é mais uma forma de combater a sonegação e a corrupção.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

As duas notas fiscais têm finalidades distintas: a função do NF-e é registrar a venda de produtos, enquanto a da NFS-e é registrar a venda de serviços. Ou seja, um mercado, por exemplo, usaria as NF-e; enquanto uma consultoria empregaria as NFS-e.

No caso das empresas que trabalham tanto com venda de produtos como de serviços, é utilizada a nota conjugada.

Outra diferença importante é que o credenciamento para emitir a NF-e, e realizar outras operações referentes a ela, é feito na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz). Já a NFS-e é na Prefeitura de cada município. No primeiro caso há um modelo padrão de documento e no segundo pode haver variação de acordo com a administração municipal.

Atenção: no final de novembro de 2016, houve uma mudança no layout/leiaute das NF-e com a migração para a versão 4.0.

Quando o MEI deve emitir nota fiscal?

Os MEIs são obrigados a emitir notas fiscais ao venderem produtos ou se prestarem serviços para pessoas jurídicas (outras empresas). No caso do consumidor final ser uma pessoa física, ele não precisa realizar o procedimento, exceto se o cliente o solicitar. A nota também não é exigida se o microempreendedor fizer vendas interestaduais.

No entanto, é recomendável que a obtenção de produtos ou serviços para o negócio seja com documento fiscal. Se, na venda, isso não for possível, o MEI pode fazer uma Nota Fiscal de Entrada com seu próprio talão, preenchendo o campo de entrada da mercadoria com seus dados, ou então requerer a emissão de uma Nota Fiscal Avulsa, na Secretaria de Estado de Fazenda.

A nota fiscal é um importante documento para a cobrança de tributos sobre a comercialização de produtos e prestação de serviços. Portanto, deixar de a emitir quando previsto pela lei, omitir valores ou falsificar números é considerado crime.

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já no primeiro artigo, inciso III e V, específica sobre a falsificação e alterações de notas fiscais, e a recusa de fornecê-los quando são obrigatórios. A pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, além de multa.

Vale frisar que já possível ao MEI emitir eletrônica qualquer uma dessas notas fiscais. Dessa forma, é possível facilitar o controle sobre os documentos e reduzir custos.

Quais os benefícios da Nota Fiscal para o MEI?

O microempreendedor individual não é obrigado a utilizar o formato eletrônico na emissão de suas notas, mesmo nos casos de vendas interestaduais, conforme prevê a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional – CGSN de nº 94/2011. No entanto, ele tem a opção de aderir ao modelo.

Mesmo sem a exigência legal, o MEI deve considerar a possibilidade de migrar para o documento eletrônico. Essa pode ser uma decisão estratégica para a gestão dos negócios pelas vantagens que podem ser obtidas. Confira algumas:

Gerenciamento das suas notas

O MEI conta com condições simplificadas de atuação, isso vai desde a formalização ao pagamento dos tributos. Apesar disso, ele não está livre das obrigações acessórias. Como qualquer empreendedor, também precisa prestar contas ao fisco. O problema é que o cumprimento das obrigações tem custo, algo que muitas vezes não é observado.

A complexidade tributária no Brasil exige das empresas, independentemente do porte, uma carga anual de 1958 horas apenas para cumprir com as obrigações tributárias. Isso equivale a mais de 5 horas diárias durante todos os 365 dias do ano! É um tempo que, certamente, poderia estar revertendo resultados ao negócio, mas, pelo contrário, se traduz em mais despesas.

Ainda que seu caso não seja de uma jornada tão extensa com a realização dessas atividades, não deixe de considerar que o período que você dedica a elas precisa ser o menor possível, pois ele reduzirá sua produtividade. Além disso, o sistema eletrônico torna mais prática essa função, seja no levantamento das notas ou mesmo no repasse delas para contadores e para o fisco.

Redução de tempo e custos com emissão, armazenamento e controle

Utilizar um software para emissão de NFS-e para MEI gera um custo, a longo prazo, menor do que o é gasto com papel, impressora, arquivamento e controle dos documentos fiscais. Essas despesas podem ser eliminadas ou reduzidas com o uso dos documentos eletrônicos.

O microempreendedor possui as seguintes obrigações acessórias, conforme orienta o Portal do Empreendedor:

  • emitir documento fiscal quando o destinatário for empresa, salvo se o destinatário emitir nota fiscal de entrada de mercadorias;
  • manter Relatório Mensal de Receitas Brutas para comprovação das receitas, onde deverão ser anexadas as notas fiscais de entrada de mercadorias e serviços tomados, bem como as notas fiscais de vendas ou prestação de serviços emitidas;
  • apresentar Declaração Anual para o MEI;
  • prestar informações de seus empregados nos casos de admissão e demissão.

Com o gerenciamento eletrônico das notas, o controle é facilitado, tornando mais simples a comprovação das receitas.

Pressão dos compradores de produtos e serviços

Governos e municípios têm adotado as premiações como forma de estimular a emissão de notas eletrônicas por parte do empresariado. Essa ideia já se disseminou em relação às notas fiscais de consumo. O poder público tem instituído bonificações aos consumidores que registrarem o CPF nas notas.

A mesma prática está sendo estendida para outros ramos. Um exemplo é o programa Nota Legal da prefeitura de Porto Alegre, que adaptou a premiação às NFS-e. Nesse caso, os consumidores são motivados a pedir a nota fiscal de serviço eletrônica na aquisição de serviços. A tendência é que, cada vez mais, seus clientes exijam a emissão do documento eletrônico. Essa é o objetivo dessas ações.

Adaptação a um formato que irá se estender a todos os empreendedores

É fato que atualmente o MEI está desobrigado de emitir nota fiscal eletrônica, além de não ser exigido também a nota fiscal para o consumidor pessoa física. O cenário breve, porém, indica que logo essas exigências se estenderão aos microempreendedores individuais.

Assim como as demais categorias empresariais passaram pela adequação, a tendência é que as regras sejam cada vez mais uniformizadas, até que a nota fiscal em papel seja fatalmente extinta.

E porque essa mudança deve ocorrer? Confira alguns motivos:

1. Padronização

O MEI não negocia apenas com outros microempreendedores individuais. Pense, então, na situação de um fornecedor ou comprador obrigado a utilizar o sistema de nota fiscal eletrônica. O ideal para essa empresa é trabalhar com documentos que possam ser gerenciados da mesma forma, no caso, o ambiente digital.

2. Uniformização dos envios

Para o fisco, a situação é mesma. A nota fiscal eletrônica facilita processos e aprimora a fiscalização sobre os documentos. Um dos propósitos da exigência é, justamente, permitir que o cruzamento de informações, algo imprescindível na atuação dos órgãos de controle, seja viabilizado. No ambiente digital, essa tarefa é feita de forma mais precisa e ágil.

Qual é o passo a passo da emissão de NF-e e NFS-e para MEI?

Confira quais são as etapas para emissão de notas eletrônicas para o microempreendedor individual:

1. Aquisição de emissor de Nota Fiscal para MEI

Embora governos e municípios tenham um ambiente digital para emissão de notas avulsas eletrônicas, o recomendado é procurar soluções que facilitem o seu dia a dia. O site dos órgãos fazendários possui limitações e não dispõem de funcionalidades adicionais.

Assim, a cada emissão, o MEI precisa registrar todos os dados do início ao fim, sem ter a possibilidade de cadastrar previamente informações ou usufruir de um sistema de armazenamento e controle. Ou seja, perde-se, nesse caso, boa parte dos principais benefícios do documento eletrônico. Existe outro problema: órgãos fazendários estão encerrando o acesso do emissor de NF-e, como recentemente fez a Secretaria da Fazenda do Maranhão. Por isso, é importante se antecipar.

O custo de um software específico para MEIs é reduzido e está adequado às necessidades do microempreendedor. As aplicações adicionais do sistema de gestão incluem, além da emissão de NFS-e para MEI, cancelamento de notas, controle financeiro, emissão de boletos, relatórios detalhados e funcionalidades que podem ser incluídas na plataforma de acordo com o interesse do empresário.

2. Credenciamento

Tanto para emissão da NF-e e da NFS-e é necessário que o MEI esteja credenciado para realizar a operação. No caso das notas fiscais eletrônicas, essa habilitação é feita junto à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Já para as notas fiscais de serviço eletrônicas, o credenciamento é solicitado junto ao município. As exigências para adesão ao modelo precisam ser verificadas junto à administração fazendária do governo estadual e do município.

3. Obtenção do certificado digital, se for o caso

Alguns estados e municípios requerem o Certificado Digital para a emissão das notas eletrônicas. Essa assinatura garante a validade jurídica do documento fiscal, confirmando que ele é legítimo. É preciso conferir com o órgão estadual ou municipal responsável se o certificado digital é obrigatório.

4. Preenchimento

Tendo cumprido todas as etapas anteriores, o MEI já está pronto para utilizar o emissor de nota fiscal. O processo de preenchimento do documento requer o registro de dados relativos ao comprador e ao serviço ou produto comercializado.

5. Transmissão

Uma das principais características das notas eletrônicas é a transmissão imediata para o fisco, que recebe as informações e libera a emissão do documento em tempo real. Dessa forma, o seu cliente pode acessar esses dados a qualquer momento pelo site.

Pronto, a nota está emitida, transmitida e já pode ser devidamente arquivada para o seu controle e gerenciamento.

Como utilizar softwares na emissão de notas fiscais eletrônicas?

O sistema de emissão de notas fiscais do VHSYS foi desenvolvido para facilitar a vida dos empreendedores, não importando o tamanho de seu negócio. Pelo software, os documentos são enviados automaticamente para o e-mail dos clientes, evitando a perda de tempo em anexar manualmente cada nota. Ele trabalha tanto com NF-e quanto NFS-e, e possibilita que os arquivos sejam acessados em qualquer lugar e a qualquer momento.

Em caso de dúvidas sobre o preenchimento dos dados, você pode acessar os tutoriais do sistema e aprender o passo a passo a como efetuar cada operação. Uma equipe ágil e bem treinada está disponível para dar suporte, simplificando ainda mais o processo.

Evite problemas e complicações com o fisco e faça um teste com o Sistema de Gestão Online VHSYS. Além da área financeira, o software tem outras ferramentas integradas para dar maior controle e agilidade na administração dos diferentes setores de sua empresa. Aproveite já as vantagens da emissão de NFS-e para MEI.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.

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