MEI: tire suas dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas NF-e e NFS-e
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Nota Fiscal Eletrônica

Emissão de NF-e e NFS-e para MEI

Emissão de NF-e e NFS-e para MEI

Esse artigo foi uma indicação do colaborador Juliano Gonzatti, que integra nosso time de suporte.

No começo de um negócio existem muitas dúvidas dos empreendedores a respeito das obrigações com o fisco. Notas fiscais eletrônicas, mudanças no layout/leiaute, impostos e taxas, entre tantas outras nomenclaturas podem parecer complexas aos iniciantes. Ainda mais para quem é Microempreendedor Individual (MEI), pois muitos não contam com uma consultoria contábil.

Por esse motivo, elaboramos este artigo para tirar suas dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas (NF-e) e notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e). Confira abaixo qual a diferença entre elas, como emitir esses documentos e a importância de usar um software para facilitar esse procedimento:

A nota fiscal eletrônica veio substituir a versão impressa, modernizando o processo e trazendo mais segurança às transações de compra e venda. Ela se divide em três principais formas: A NF-e, NFS-e e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – para o consumidor final, no lugar do cupom fiscal). Em breve, somente os documentos eletrônicos serão aceitos.

Mas, afinal, qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

As duas notas fiscais têm finalidades distintas: a função do NF-e é registrar a venda de produtos, enquanto a da NFS-e é registrar serviços. Ou seja, um mercado, por exemplo, usaria as NF-e; enquanto uma consultoria empregaria as NFS-e.

No caso das empresas que trabalham tanto com venda de produtos como de serviços, é utilizada a nota conjugada.

Outra diferença importante é que o credenciamento para emitir a NF-e, e realizar outras operações referentes a ela, é feito na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz). Já a NFS-e é na Prefeitura de cada município. Enquanto o primeiro caso, há um modelo padrão de documento, no segundo há variação entre os adotados por cada cidades.

Atenção: no final de novembro de 2016, houve uma mudança no layout/leiaute das NF-e com a migração para a versão 4.0.

Certificado digital

Alguns estados e municípios requerem o Certificado Digital para a emissão das notas eletrônicas. Essa assinatura irá garantir a validade jurídica do documento fiscal, confirmando que ele é legítimo. Confira com o órgão estadual ou municipal responsável pela sua região se ele é exigido.

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Quando o MEI deve emitir nota fiscal?

Os MEIs são obrigados a emitir o documento ao venderem produtos ou se prestarem serviços para pessoas jurídicas (outras empresas). No caso do consumidor final ser uma pessoa física, ele não precisa realizar o procedimento, exceto se o cliente o solicitar. A nota também não é exigida se o microempreendedor fizer vendas interestaduais.

No entanto, é recomendável que a obtenção de produtos ou serviços para o negócio seja com documento fiscal. Se, na venda, isso não for possível, o MEI pode fazer uma Nota Fiscal de Entrada com seu próprio talão, preenchendo o campo de entrada da mercadoria com seus dados, ou então requerer a emissão de uma Nota Fiscal Avulsa, na Secretaria de Estado de Fazenda.

Quais são as sanções por não emitir Nota Fiscal?

A nota fiscal é um importante documento para a cobrança de tributos sobre a comercialização de produtos e prestação de serviços. Portanto, deixar de a emitir quando previsto pela lei, omitir valores ou falsificar números é considerado crime.

A Lei nº 8.137/1990 discorre sobre condutas contrárias a ordem tributária, e já no primeiro artigo, inciso III e V, específica sobre a falsificação e alterações de notas fiscais, e a recusa de fornecê-los quando são obrigatórios. A pena nesses casos é reclusão, de 2 a 5 anos, além de multa.

E como eu faço para emitir NFS-e?

Por conta dos processos relativos a NFS-e serem dos municípios, não há uma forma padrão para fazer o credenciamento. O MEI, neste caso, deve entrar em contato com a Prefeitura de sua cidade, pedindo orientação a respeito do sistema de emissão de NFS-e. Ele também deve perguntar sobre a necessidade de ter o Certificado Digital.

E uma NF-e?

O credenciamento para emitir NF-e é feito na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) da localidade da empresa. As normas específicas dependem da região, por isso o empreendedor deve entrar em contato com o órgão estadual, também verificando se é exigido o uso do Certificado Digital.

Após esses trâmites, para efetivamente emitir os documentos é necessário usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Este programa irá criar um arquivo digital e permitirá a gestão de diversas ações, como cadastro de clientes e cancelamento das notas.

Emita suas notas fiscais com praticidade

O sistema de emissão de notas fiscais do VHSYS foi desenvolvido para facilitar a vida dos empreendedores, não importando o tamanho de seu negócio. Pelo software, os documentos são enviados automaticamente para o e-mail dos clientes, evitando a perda de tempo em anexar manualmente cada nota. Ele trabalha tanto com NF-e quanto NFS-e, e possibilita que os arquivos sejam acessados em qualquer lugar e a qualquer momento.

Em caso de dúvidas sobre o preenchimento dos dados, você pode acessar os tutoriais do sistema e aprender o passo a passo a como efetuar cada operação. Uma equipe ágil e bem treinada está disponível para dar suporte, simplificando ainda mais o processo.

Evite problemas e complicações com o fisco e faça um teste com o Sistema de Gestão Online VHSYS. Além da área financeira, o software tem outras ferramentas integradas para dar maior controle e agilidade na administração dos diferentes setores de sua empresa.

Ficou alguma dúvida a respeito de notas fiscais para MEIs? Tem alguma sugestão de tema para o blog? Escreva abaixo nos comentários!

Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.

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