Se você gerencia um negócio, você definitivamente precisa saber o que é um sistema ERP: o software de gestão que é considerado o “coração” das empresas. Afinal, o sistema fornece integração, automatização e funcionalidades para as principais áreas de um negócio, como vendas, financeiro e estoque.

Em 2024, tecnologias como automação, integração e análise de dados não são mais tendências, mas sim requisitos indispensáveis para empresas que almejam uma performance sólida, saúde financeira robusta e aumento de vendas, tanto para grandes empresas quanto para Microempreendedores Individuais (MEI). Por isso, contar com uma ferramenta como o ERP é indispensável para garantir a eficiência da empresa. 

O objetivo de um ERP é conectar todas as áreas da empresa em um único sistema, facilitar o controle do negócio e automatizar diversas funções que são essenciais para o andamento de qualquer negócio, como baixa de produto no estoque, emissão de notas fiscais, conciliação de pagamentos, entre muitas outras atividades.

Para que você compreenda tudo que um ERP pode oferecer, como ele funciona na prática, quais os tipos disponíveis no mercado e como escolher o ideal, respondemos todas as dúvidas sobre o que é um ERP a seguir.

O que é ERP?

ERP é a sigla para “Enterprise Resource Planning”, que em português significa “Planejamento de Recursos Empresariais”. É um software usado para gerenciar diferentes áreas de uma empresa, automatizando tarefas como emissão de notas fiscais e conciliação de pagamentos.

O que significa ERP?

ERP significa “Enterprise Resource Planning”, que em português podemos traduzir para “Planejamento de Recursos Empresariais”. É o nome dado ao software de gestão empresarial usado por todos os tipos de empresas.

Exemplo do que é um sistema ERP

Para entender o que é um ERP, é útil observar como ele é usado em situações reais, como em empresas que enfrentam desafios diários, como controle de estoque desorganizado, processos manuais demorados, falta de clareza financeira e dificuldades na gestão de compras. Esses problemas impactam diretamente no funcionamento da equipe e na saúde financeira da empresa.

No entanto, ao adotarem um sistema ERP, essas questões são resolvidas. Agora, as empresas podem desfrutar de uma gestão de estoque mais eficiente, processos automatizados, melhor visibilidade financeira e uma gestão de compras mais simplificada. Isso resulta em um aumento nas vendas, redução de erros operacionais e estabelece uma base sólida para o crescimento futuro do negócio.

Exemplos de ERP em diferentes setores

O sistema ERP não é específico para um único setor, muito pelo contrário: o software é utilizado por todos os setores e portes de empresas.

1. ERP no varejo

No varejo, o ERP é fundamental para a gestão de estoque, vendas e relacionamento com o cliente. 

Por exemplo, o sistema permite o monitoramento preciso do estoque em diferentes lojas (online e virtual), o envio de mensagens personalizadas para os clientes e o controle completo do setor financeiro. 

Com isso, os varejistas podem tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos, melhorando a eficiência operacional e a satisfação do cliente nos mais diversos segmentos, como lojas, distribuidoras de bebidas, pet shop, materiais de construção, mercados, farmácias, entre outros.

2. ERP no setor de serviços

No setor de serviços, o ERP auxilia na gestão de insumos, vendedores, orçamentos, cadastro de clientes, emissão de notas fiscais, gestão financeira, e muito mais!

Empresas de consultoria, advocacia e TI, por exemplo, podem utilizar o ERP para acompanhar o progresso de projetos, gerenciar a disponibilidade de colaboradores e controlar o fluxo de caixa. Além disso, a integração com ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) facilita a comunicação e o acompanhamento das necessidades dos clientes, garantindo a entrega de serviços de alta qualidade dentro do prazo e orçamento estabelecidos.

3. ERP no setor de produção

No setor de produção, o ERP auxilia em processos primordiais, como controle de matéria-prima, orçamentos, gestão de fornecedores, vendas e finanças. 

Com o apoio de um sistema de gestão, empresas do setor de produção conseguem alcançar maior eficiência, reduzir custos e manter um alto padrão de qualidade em seus produtos.

Tipos de software ERP

Existem dois tipos principais de software ERP: ERP on-cloud e ERP on-premise.

ERP on-cloud

O ERP on-cloud é um sistema que é hospedado na nuvem. Isso significa que os usuários acessam o sistema através da internet e não precisam instalar o software em seus próprios servidores, pois o sistema é mantido em servidores remotos, que são gerenciados e mantidos pelo fornecedor do ERP.

O ERP on-cloud é acessível de qualquer lugar e oferece muita flexibilidade e escalabilidade, pois pode ser acessado pelo computador na empresa, notebook do gestor, tablet ou celular.

ERP on-premise

O ERP on-premise é um sistema que é instalado localmente nos servidores da empresa, ou seja, a empresa é responsável por gerenciar e manter o software e os servidores, bem como garantir a segurança e a disponibilidade do sistema – o que é muito mais complexo e caro para as empresas manterem essa infraestrutura, mas permite maior controle e personalização do sistema.

Geralmente, o ERP on-premise é indicado para empresas de grande porte à multinacionais que possam precisar de funcionalidades muito específicas para a gestão.

Como um sistema ERP funciona?

Um sistema ERP funciona integrando e otimizando os processos de uma empresa em um único sistema. 

Ele oferece uma variedade de funcionalidades essenciais que ajudam a simplificar e melhorar a gestão empresarial, incluindo a integração de dados, centralização de informações, automação de tarefas diárias, aumento da segurança e produtividade. 

1. Cadastro dos principais dados da empresa

O processo inicial envolve o cadastramento das informações essenciais da empresa, como informações de contato, estrutura organizacional, detalhes fiscais e outros dados relevantes.

2. Cadastro de produtos ou matéria-prima

Os produtos ou matéria-prima utilizados na empresa são cadastrados no sistema, incluindo detalhes como descrição, código, preço, fornecedor e informações de estoque inicial.

3. Atualização de estoque

As movimentações de estoque, como recebimento de produtos, transferências internas e vendas, são registradas no sistema para manter um controle preciso do nível de estoque em tempo real.

4. Criação ou integração de conta PJ e meios de pagamento

O sistema permite a criação ou integração de contas empresariais para realização de transações financeiras, além de configurar os meios de pagamento aceitos pela empresa, como cartões de crédito, débito, transferências bancárias, entre outros.

5. Registro das vendas

Todas as vendas realizadas são registradas no sistema, incluindo detalhes como itens vendidos, valor, cliente, forma de pagamento e data da transação.

6. Emissão de notas

Após a realização das vendas, o sistema emite automaticamente as notas fiscais correspondentes, como notas fiscais de venda, notas fiscais de serviço, entre outras, de acordo com a legislação fiscal aplicável.

7. Baixa automática no estoque

Com base nas vendas registradas, o sistema realiza automaticamente a baixa dos produtos vendidos no estoque, garantindo que o controle de estoque esteja sempre atualizado.

8. Conciliação bancária automática

O sistema concilia automaticamente as transações financeiras registradas no sistema com as movimentações bancárias, garantindo a precisão das informações financeiras e facilitando o processo de conciliação bancária.

9. Controle de contas a pagar e receber

O sistema permite o controle completo das contas a pagar e receber da empresa, incluindo o registro de contas a pagar, contas a receber, prazos de pagamento, recebimentos de clientes, entre outros aspectos financeiros.

10. Relatórios gerenciais

O ERP gera diversos relatórios gerenciais que fornecem insights valiosos sobre o desempenho da empresa, incluindo relatórios de vendas, relatórios financeiros, análises de estoque, entre outros, para auxiliar na tomada de decisões estratégicas.

11. Funcionalidades de organização e expansão

Além das funcionalidades básicas, o sistema ERP oferece recursos adicionais para organização e expansão dos negócios, como gestão de projetos, CRM (Customer Relationship Management), recursos humanos, entre outros, para atender às necessidades específicas da empresa.

Módulos de um sistema ERP

Um sistema ERP possui módulos de vendas, estoque, financeiro, conta bancária, emissão de notas, PDV para frente de caixa, loja virtual e integrações com outras plataformas e aplicativos.

– Vendas

O módulo de vendas de um sistema ERP é projetado para gerenciar todo o ciclo de vendas de uma empresa. Ele permite o registro de pedidos, acompanhamento de orçamentos, gestão de clientes e controle de comissões de vendas. Além disso, oferece funcionalidades para análise de vendas, previsão de demanda e acompanhamento de metas de vendas.

– Estoque

O módulo de estoque é fundamental para garantir o controle preciso dos produtos disponíveis. Permite o cadastro de itens, registro de entradas e saídas de estoque, controle de lotes e validades, além de funcionalidades avançadas como gestão de múltiplos depósitos e controle de movimentações internas.

– Financeiro

O módulo financeiro é responsável pelo gerenciamento das finanças da empresa. Inclui funcionalidades como controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária, gestão de fluxo de caixa, emissão de boletos e gestão de cobranças. Também oferece relatórios financeiros detalhados para auxiliar na tomada de decisões.

– Conta Bancária

Este módulo permite a integração do sistema ERP com as contas bancárias da empresa. 

Com ele, é possível realizar transferências, pagamentos, conciliações bancárias automáticas e importação de extratos bancários. Isso proporciona maior agilidade e precisão no controle financeiro, reduzindo erros e retrabalho.

– Emissão de Notas

O módulo de emissão de notas facilita a geração e envio de documentos fiscais, como notas fiscais de venda, notas fiscais de serviço, entre outros. 

Ele automatiza o processo de emissão, garantindo conformidade com a legislação fiscal e reduzindo o tempo gasto com burocracias.

– PDV para Frente de Caixa

Esse módulo é essencial para empresas que possuem pontos de venda físicos. Permite a realização de vendas de forma rápida e eficiente, integrando-se com o estoque para garantir a disponibilidade dos produtos. 

Além disso, oferece funcionalidades como controle de caixa, emissão de cupons fiscais e gestão de trocas e devoluções.

– Loja Virtual

O módulo de loja virtual permite a integração do sistema ERP com uma plataforma de e-commerce. Isso possibilita a gestão unificada de produtos, pedidos e clientes, além de facilitar a sincronização de estoque e preços entre a loja virtual e a loja física, caso exista.

– Integrações com outras plataformas e aplicativos

Por fim, o ERP oferece recursos para integração com outras plataformas e aplicativos, como sistemas de CRM, gestão de projetos, marketing digital, entre outros. Essas integrações ampliam as funcionalidades do sistema ERP e permitem uma gestão mais completa e eficiente dos processos empresariais.

Tipos de implementação de ERP

Existem diferentes tipos de implementação de ERP que as empresas podem adotar, dependendo de suas necessidades, recursos e estratégias.

1. Implementação por módulos

Neste método, a empresa implementa os módulos do ERP de forma gradual, começando com os mais essenciais ou críticos para o negócio e expandindo conforme necessário. Isso permite uma abordagem mais gerenciável e menos disruptiva, mas pode resultar em integração mais complexa entre os diferentes módulos.

2. Implementação customizada vs. Out-of-the-Box

As empresas podem optar por uma implementação personalizada, onde o software ERP é adaptado às necessidades específicas do negócio, ou escolher uma abordagem “out-of-the-box”, onde utilizam a configuração padrão do sistema. A decisão depende da complexidade dos processos de negócio e da disponibilidade de recursos para personalização.

3. Implementação interna

Neste cenário, a empresa que adquire o ERP é responsável por todo o processo de implementação, desde a instalação até a configuração e treinamento dos usuários. Isso demanda recursos consideráveis, porém oferece controle total sobre o processo e a personalização do sistema.

4. Implementação pela empresa com suporte do fornecedor do ERP

Aqui, a empresa conduz a implementação do ERP com o suporte e orientação do fornecedor do software. Essa abordagem combina a autonomia da empresa com o conhecimento especializado do fornecedor.

5. Implementação realizada pela equipe especializada do fornecedor do ERP

Em empresas de grande porte ou com requisitos complexos, é comum que a implementação seja conduzida pela equipe do fornecedor do ERP. Isso envolve consultores e especialistas que trabalham junto à equipe interna da empresa para personalizar e configurar o sistema.

6. Implementação terceirizada por consultorias ou empresas de TI

Algumas empresas optam por terceirizar completamente a implementação do ERP para consultorias ou empresas de TI, geralmente são grandes corporações que possuem um alto volume de informações. 

Essa opção pode ser atrativa para empresas com recursos limitados ou que desejam acelerar o processo de implementação através da expertise externa.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

Um sistema ERP oferece diversos benefícios para as empresas através das funcionalidades que permitem automatizar tarefas rotineiras e obter maior controle dos processos da empresa.

1. Automatização de processos

Uma das principais vantagens de utilizar um ERP na sua empresa é a automatização de muitas tarefas rotineiras, mas essenciais para o bom andamento do negócio, como conciliação bancária automática, monitoramento das quantidades mínimas de produtos no estoque, criação de relatórios, entre muitas outras atividades.

É importante se atentar que cada empresa de ERP pode fornecer funcionalidades diferentes. Por isso, ao escolher o seu software de gestão, confira os módulos e as funções disponíveis para entender o que faz sentido para o seu negócio.

A automatização de processos que a sua empresa realiza permite a redução do tempo necessário para realizar essas atividades manualmente e minimiza a possibilidade de erros humanos. 

Além disso, a automatização libera os gestores e as suas equipes para se concentrarem em tarefas mais estratégicas, como a tomada de decisões importantes e relacionamento com os clientes, por exemplo.

2. Integração de serviços

Com um ERP, todas as áreas da empresa podem ser integradas e sincronizadas, os principais processos da empresa são centralizados no sistema que torna-se uma fonte única de informações em tempo real, o tão falado “coração” do negócio. 

Sendo assim, é possível que as informações sejam compartilhadas entre os departamentos, eliminando a duplicação de dados e a necessidade de várias ferramentas, planilhas, “caderninhos”, reuniões e sistemas para gerenciar diferentes áreas. 

Toda essa integração facilita a gestão de tarefas e a resolução de problemas, além de reduzir drasticamente erros e prejuízos financeiros por falhas na comunicação.

3. Redução de erros e fraudes

Justamente por integrar setores e automatizar tarefas, o ERP permite maior controle interno para reduzir os erros e fraudes, como a verificação de dados e a autenticação de usuário. 

Além disso, o acesso às informações é restrito e só é permitido aos usuários autorizados. Isso reduz significativamente a possibilidade de fraudes e cumpre os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – o que pode levar a economias significativas para a empresa e livrá-la de problemas com a lei.

4. Aumento de produtividade

Um sistema de gestão diminui o tempo gasto com tarefas diárias, o que impacta diretamente na produtividade de toda a equipe, permitindo que todos possam focar no que realmente importa: no crescimento do negócio!

5. Produção de relatórios rápidos

Acompanhamento de dados em tempo real e criação de relatórios em poucos cliques facilita o trabalho dos empreendedores, além de permitir o acesso rápido a dados relevantes que auxiliam a tomada de decisão.

6. Acompanhamento dos processos

Todo gestor precisa acompanhar de perto os processos da empresa, seja para conferir o andamento das ações, fazer ajustes ou auxiliar a equipe. Porém, isso demanda tempo! Para facilitar essa tarefa, o ERP ajuda os líderes proporcionando um melhor controle das atividades ao integrar todos os departamentos em um único sistema.

7. Controle específico de estoque

O estoque pode ser uma das áreas mais sensíveis e propícias a erros nas empresas. Por isso, contar com um ERP para facilitar o controle de estoque e reduzir prejuízos financeiros é essencial. 

Existem sistemas com controle de estoque que permitem configurar alarmes da quantidade mínima e máxima das mercadorias para facilitar a reposição e compra com fornecedores, além das atividades essenciais como integração com PDV e setor de vendas, baixa automática a cada venda (seja na loja física ou virtual), inventário, relatórios, entre outras atividades.

8. Visão consolidada dos canais de venda

Com um sistema ERP, é possível ter uma visão consolidada dos canais de venda da empresa, incluindo lojas físicas, loja virtual e até marketplaces. 

Além de facilitar a gestão de todos os canais, é possível ter dados preciosos sobre o desempenho da empresa e identificar possíveis oportunidades de venda.

9. Controle de impostos e redução de custos

Um benefício muito importante dos ERPs é o controle de contas a pagar e receber; administração de despesas, fluxo de caixa e capital de giro; e gestão de impostos. 

Ao ter um controle preciso dessas informações financeiras, os gestores ganham mais facilidade para cumprir os pagamentos e tomar decisões estratégicas em relação aos cortes de custos ou investimentos necessários.

10. Agilidade operacional

Ao entender o que é um sistema ERP você também entende o quanto esse sistema proporciona mais agilidade operacional, facilidade no controle de estoque, as atividades financeiras, os atendimentos de frente de caixa e todas as outras atividades de operação da empresa.

Como saber se a minha empresa precisa de um ERP?

Uma empresa precisa de um sistema de gestão ERP por várias razões: emitir notas fiscais de forma ágil e correta, controlar pedidos tanto na loja física quanto na virtual, gerenciar o estoque com precisão para evitar erros e prejuízos, e manter o fluxo de caixa sempre em dia. Além disso, um ERP integra e automatiza diferentes áreas do negócio, tornando a gestão mais eficiente e simplificada.

Checklist para saber se sua empresa precisa de um ERP

Se você marcar “sim” para algumas destas situações a seguir, é um sinal de que sua empresa pode se beneficiar de um sistema ERP, que centraliza a gestão em um só lugar e facilita a operação do dia a dia.

1. Desorganização na gestão: você sente que os processos estão desorganizados, e as informações ficam espalhadas em planilhas, cadernos e sistemas diferentes.
2. Dificuldade em controlar estoque: você perde vendas por não saber o que tem em estoque, ou acaba com produtos parados por falta de controle.
3. Problemas com emissão de notas fiscais: a emissão de notas fiscais é demorada e burocrática, e você acaba cometendo erros ou atrasando envios de pedidos por depender de sistemas complexos.
4. Gestão financeira complicada: você tem dificuldade em controlar as finanças, entender o fluxo de caixa e saber quais são suas despesas e receitas.
5. Crescimento descontrolado: seu negócio está crescendo, mas você sente que está perdendo o controle sobre os processos e a gestão.
6. Retrabalho e falta de integração: sua equipe precisa inserir as mesmas informações em diferentes sistemas ou planilhas, e os dados não se comunicam entre si.
7. Dificuldade em tomar decisões: você tem dificuldade em tomar decisões rápidas porque os dados da sua empresa não estão organizados e acessíveis em um só lugar.
8. Tempo perdido com tarefas manuais: você e sua equipe gastam muito tempo com tarefas manuais que poderiam ser automatizadas.
9. Clientes insatisfeitos: você tem recebido reclamações de clientes por causa de atrasos, erros em pedidos ou falta de informações precisas.
10. Planejamento e previsões difíceis: você tem dificuldade em planejar o futuro da sua empresa, fazer previsões de vendas ou entender as tendências do mercado.

Como implementar um sistema ERP no meu negócio?

A implementação de um sistema ERP pode ser um processo desafiador, em especial para os negócios que já possuem um sistema e estão realizando a troca de software.

Embora essa mudança possa assustar muitos gestores, o mês da troca pode ser um pouco complexo, mas no final sempre vale a pena ter um sistema que atenda melhor às necessidades da empresa.  

É como mudar de casa: a mudança gera uma pequena bagunça, mas no final tudo fica organizado e melhor do que antes! Mas, para isso, lembre-se de conferir se o sistema contratado possui suporte humanizado para ajudar a sua empresa no que for preciso e garantir a organização na troca e implementação de sistema.

Aqui estão alguns passos de como uma implementação bem-sucedida do ERP pode funcionar no seu negócio:

1. Analise as opções de sistema para o seu negócio;
2. Faça os testes grátis disponíveis para conhecer cada ERP;
3. Converse com o time de especialistas de cada software para tirar dúvidas, pedir demonstrações do sistema e entender as condições de pagamento;
4. Após escolher um ERP para a sua empresa, inicie pela personalização do sistema, configurando os dados do seu negócio, inserindo logo, criando usuários com login e senha, etc.
5. Depois, acesse o módulo de cadastro para inserir ou importar informações de produtos, serviços, estoque, funcionários, fornecedores e contas bancárias.
6. Faça a primeira venda para entender o passo a passo do sistema e configurar o que faltou;
7. Integre o ERP com as plataformas que a sua empresa utiliza, como loja virtual, marketplaces, plataformas de marketing, integrações de back-ups, etc.;
8. Treine a sua equipe para que todos entendam os processos realizados no software.
9. Parametrize o sistema, nessa etapa você pode solicitar apoio do suporte do ERP para inserir os dados necessários para o sistema funcionar perfeitamente para as necessidades do seu negócio.

Qual a diferença entre ERP para MEIs, PMEs e grandes empresas

Há diferentes opções de ERPs no mercado. A principal diferença entre eles é o porte de empresas que cada um atende. Existem sistemas focados para MEIs e PMEs, enquanto há softwares para multinacionais, pois cada tamanho de negócio têm demandas distintas. 

Confira as diferenças entre os ERPs para cada porte de empresa:

Por que a minha empresa precisa de um ERP?

Você e a sua equipe precisam de um sistema ERP para facilitar, automatizar e melhorar a execução de todas as principais atividades da sua operação, como:

• Emitir todos os tipos de notas fiscais com agilidade, preenchimento automático e conformidade fiscal de acordo com a sua região;
• Controlar pedidos da sua loja física e virtual com facilidade e processos automáticos;
• Gerenciar o estoque em tempo real, evitando falta ou excesso de produtos, com alertas automáticos para reposição.
• Controlar o fluxo de caixa e as finanças, registrando todas as entradas e saídas com precisão.
• Integrar a gestão de serviços, permitindo o agendamento, acompanhamento e finalização de ordens de serviço de forma eficiente.
• Automatizar o controle de contas a pagar e receber, com lembretes de vencimento e previsões financeiras.
• Facilitar a conciliação bancária, importando automaticamente os extratos e comparando com os registros do sistema.
• Criar relatórios personalizados sobre vendas, despesas, lucro e outros indicadores importantes para o acompanhamento do negócio.
• Gerenciar o relacionamento com clientes, desde o primeiro contato até o pós-venda, garantindo um atendimento de qualidade.
• Integrar e sincronizar todas as operações da sua empresa, permitindo que você tenha total controle e acesso às informações em qualquer lugar e a qualquer momento.

Como escolher o ERP ideal para o meu negócio?

A escolha do ERP ideal para o seu negócio é uma tarefa importante e que deve ser realizada com análise e testes para encontrar o sistema ideal para as necessidades do seu negócio.

1. Identifique as necessidades da sua empresa para compreender as funcionalidades que o seu negócio realmente precisa. Por exemplo, se a sua loja não pretende vender em todos os marketplaces disponíveis no mercado, você não precisa de um sistema com tantas integrações.
2. Pesquise e compare as condições das empresas de ERP;
3. Encontre ERPs que são focados no porte do seu negócio, geralmente essas empresas tem funcionalidades e planos que atendem melhor às suas necessidades;
4. Avalie o suporte: quando você ou a sua equipe precisarem de ajuda para fazer algo no sistema, com certeza você vai preferir que alguém te ajude rapidamente ao invés de um robô com respostas que não resolvem o seu problema, certo? Então, prefira sistemas que forneçam suporte humanizado tanto por chat, como por telefone.
5. Considere o custo-benefício dos plano;
6. Confira a credibilidade da empresa do ERP no mercado;
7. Analise se a empresa fornecedora do sistema sempre aplica atualizações e fornece novas funcionalidades, assim você perceberá se o software acompanhará a evolução das necessidades da sua empresa e do mercado.

10 coisas a serem analisadas em um sistema ERP

Aqui estão as 10 coisas que você deve analisar ao escolher um sistema ERP para sua empresa:

1. Funcionalidades: certifique-se de que o ERP atenda às necessidades específicas da sua empresa, incluindo módulos para finanças, vendas, compras, entre outros, de acordo com o escopo do seu negócio.
2. Facilidade de uso: é obrigatório que um ERP tenha uma boa usabilidade. Portanto, verifique se o sistema é intuitivo e fácil de usar para seus funcionários. Uma interface amigável pode reduzir o tempo de treinamento e aumentar a adoção do sistema.
3. Customização: avalie a capacidade de integração do ERP para se adaptar aos processos exclusivos da sua empresa. Isso é importante para garantir que o sistema atenda às suas necessidades específicas.
4. Integração com outras plataformas e aplicativos: verifique se o ERP pode se integrar facilmente com outros sistemas que sua empresa já utiliza, como sistemas de CRM, e-commerce, entre outros.
5. Suporte técnico: analise a qualidade e disponibilidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do ERP. Certifique-se de que haja suporte adequado para resolver problemas e fornecer assistência quando necessário.
6. Adequação regulatória: verifique se o software atende aos requisitos regulatórios do seu setor ou região. Certifique-se de que o sistema esteja em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis, como padrões contábeis de nota fiscal, legislação tributária e normas de segurança de dados.
7. Segurança de dados: confira as medidas de segurança implementadas pelo fornecedor do sistema para proteger seus dados contra ameaças cibernéticas e garantir conformidade com regulamentações de privacidade, como o GDPR.
8. Tempo de Implementação: avalie o tempo estimado de implementação do ERP, desde a instalação até a plena operacionalidade. Um tempo de implementação mais curto pode significar menos interrupção nos negócios e retorno mais rápido sobre o investimento. Certifique-se de entender o cronograma de implementação proposto e se ele se alinha com as necessidades e recursos da sua empresa.
9. Reputação do fornecedor: pesquise a reputação e experiência do fornecedor do ERP no mercado. Avalie sua história, clientes atuais, casos de sucesso e estabilidade financeira.
10. Feedback dos usuários: procure por avaliações e feedback de outros clientes que já utilizam o sistema que você está considerando. Isso pode fornecer insights valiosos sobre a experiência do usuário, pontos fortes e fracos do sistema.

ERP: quais são minhas opções?

Independentemente do tamanho da sua empresa, existem várias opções de ERP disponíveis para atender às suas necessidades. Aqui estão algumas opções comuns:

1. ERP para pequenas empresas

Um exemplo de ERP que foi desenvolvido especialmente para MEIs e EPPs é o software vhsys, que atua há mais de dez anos no mercado e faz parte do gigante grupo Stone. 

O vhsys oferece uma solução completa para a gestão empresarial, com funcionalidades e planos que atendem desde a emissão de notas fiscais até o controle de estoque e financeiro com a Conta Integrada. 

2. ERP de grande porte

São sistemas de ERP robustos, adequados para grandes empresas multinacionais com operações complexas. Eles oferecem ampla funcionalidade e capacidade de personalização, mas geralmente têm um custo e tempo de implementação mais elevados.

3. ERP Específico para setores:

Existem também sistemas de ERP específicos para setores verticais, como manufatura, construção, saúde e varejo. Eles são projetados para atender às necessidades únicas de determinadas indústrias e podem oferecer funcionalidades especializadas e integrações pré-configuradas.

Por que o ERP vhsys é ideal para pequenas empresas?

O ERP vhsys é a escolha ideal para pequenas empresas que buscam uma solução completa e eficiente para gerenciar seus negócios. 

1. Controle financeiro: o vhsys oferece um controle financeiro abrangente, permitindo que você gerencie suas finanças de forma eficiente, controle contas a pagar e a receber, emita notas fiscais e acompanhe o fluxo de caixa em tempo real.
2. Conta bancária PJ com uma das melhores taxas do mercado: com o vhsys, você pode contar com uma conta bancária PJ integrada ao sistema, com uma das melhores taxas do mercado, facilitando o gerenciamento das suas finanças, além de permitir emissão de boletos, Pix Cobrança e TED.
3. Controle de vendas: você pode acompanhar o desempenho das suas vendas, gerenciar comissões de vendedores e emitir pedidos e orçamentos de forma rápida e fácil.
4. Gestão de estoque: permite que você controle seu estoque de maneira eficiente, acompanhando entradas e saídas de produtos, definindo estoque mínimo e máximo e realizando inventários de forma simples e rápida.
5. Facilidade de uso: com uma interface intuitiva e amigável, o vhsys é fácil de usar e não requer conhecimentos técnicos avançados.
6. Integração: o sistema possui uma loja de integrações completas para você expandir o seu negócio com loja virtual, sistemas de entregas, entre muitas outras plataformas. 
7. Funcionalidades avançadas: o vhsys oferece funcionalidades que vão além do básico, trabalhando por você em diferentes aspectos do seu negócio, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária automática e muito mais.
8. Suporte humanizado e especializado: o vhsys é o ERP com a maior nota positiva e soluções no Reclame Aqui, pois o sistema oferece suporte técnico especializado e humanizado para ajudar você a tirar o máximo proveito do sistema e resolver qualquer problema que possa surgir.
9. Segurança dos dados: o ERP utiliza tecnologia de ponta para garantir a segurança dos seus dados, protegendo suas informações contra acessos não autorizados e ataques cibernéticos.
10. Preço acessível: por fim, o vhsys oferece uma excelente relação custo-benefício, com planos acessíveis que se adequam ao orçamento de pequenas empresas, sem comprometer a qualidade e a eficiência do sistema.

Cases de sucesso: microempreendedores que cresceram usando um Sistema ERP

Começar a usar um sistema ERP na gestão é, sem dúvidas, um divisor de águas para microempreendedores que buscam otimizar suas operações e escalar seus negócios. 

A seguir, apresentamos histórias de sucesso de empreendedores que, com o apoio do ERP vhsys, superaram desafios e encontraram novas oportunidades para crescer. 

Cada um deles compartilha como o sistema impactou diretamente o dia a dia de suas empresas, trazendo mais eficiência, agilidade e tranquilidade na gestão.

Denise Mafra: Apoio na Transição e Implantação de um Novo Sistema

Denise Mafra, proprietária da Loja Brinks, enfrentava o desafio de fazer a transição entre sistemas de gestão, um processo que pode ser bastante complexo e estressante. A preocupação em lidar sozinha com essa mudança era grande, mas o suporte da equipe do vhsys foi fundamental para garantir que tudo ocorresse sem problemas.

Denise conta que a ajuda foi essencial para o cadastro dos produtos e a emissão de notas fiscais, o que lhe deu segurança e credibilidade durante a implantação. Ela destaca: “O suporte de forma muito objetiva e tranquila me passou muita segurança e credibilidade, e isso fez com que eu me sentisse apoiada.”

Ramilto Junior: Agilidade e Completa Gestão do Negócio

Ramilto Junior, proprietário da M. Decor, encontrou no vhsys um parceiro que oferece um sistema completo e ajustável às necessidades do seu negócio. Ele utiliza cerca de 80% das funcionalidades do ERP, o que inclui desde a emissão de notas fiscais até a gestão de orçamentos e pedidos. 

Ramilto ressalta a simplicidade do sistema e a eficiência do suporte, que está sempre à disposição quando necessário. “Nós temos a vhsys como um parceiro, onde conseguimos aliar agilidade e prestatividade em um sistema completo,” afirma Ramilto.

Guilherme Ratke: Controle Financeiro e Automação de Processos

Antes de implementar o vhsys, Guilherme Ratke, sócio proprietário do Tempero do Jota, fazia o controle do fluxo de caixa manualmente, utilizando um caderno, o que gerava imprecisões e tomava muito tempo. 

Com o ERP, ele automatizou o lançamento de boletos e o pagamento de contas, simplificando o processo e garantindo que tudo fique corretamente registrado e liquidado na conta bancária. “Hoje, quando a mercadoria chega, a primeira coisa que eu faço é lançar o boleto e a conta que ele vai se aplicar,” relata Guilherme.

Alexandre Silva: Precisão e Agilidade na Emissão de Orçamentos

Alexandre Luiz Gomes e Silva, dono da Primatec Engenharia Elétrica, enfrentava dificuldades na criação de orçamentos, utilizando planilhas que demandavam muito tempo e eram propensas a erros. 

Com o vhsys, ele conseguiu agilizar e tornar mais preciso o processo, inclusive durante visitas a clientes. O sistema permite que ele faça o levantamento de materiais, cálculo de deslocamento e custo com mão de obra de forma rápida e sem erros. “Depois do vhsys nós nunca mais furamos o orçamento!” comemora Alexandre.

Edgar Junior: Eficiência na Emissão de Notas Fiscais

Edgar Junior, sócio proprietário da A Exclusiva Móveis e Equipamentos, sofria com a instabilidade do sistema gratuito de emissão de notas fiscais do governo, que muitas vezes o fazia perder todo o trabalho ao cair no momento da emissão. 

Com o vhsys, esse problema foi resolvido, permitindo que as notas sejam emitidas em poucos minutos, com o preenchimento automático de informações que poupa tempo e evita retrabalho. “Com o vhsys isso acabou, emitimos as notas em poucos minutos,” diz Edgar, satisfeito com a mudança.

Principais dúvidas sobre o que é um ERP

A seguir responderemos mais algumas dúvidas sobre o que é um sistema ERP.

ERP ou CRM?

CRM é um sistema focado em vendas, enquanto o ERP é um sistema para toda a gestão da empresa, incluindo vendas, estoque, financeiro, entre outras áreas.

Embora o CRM seja crucial para as equipes de vendas e marketing, o ERP é mais fundamental para o funcionamento geral da empresa. Equipes grandes podem se beneficiar da integração de ambos os sistemas para aumentar sua eficácia e alcançar melhores resultados.

Diferenças entre ERP e CRM

Porque é importante para a empresa possuir um sistema ERP?

Ao descobrir o que é um sistema ERP, é possível entender a sua importância para as empresas! 

Entre os principais motivos para trabalhar com um software de gestão no seu negócio estão:

1. Aumento de produtividade
2. Ganho de tempo para focar em atividades mais relevantes
3. Automatização de tarefas repetitivas e rotineiras
4. Redução de erros e custos
5. Aumento da eficiência em todas as áreas
6. Maior controle do que acontece na empresa para os gestores
7. Melhora na gestão financeira, com controle de fluxo de caixa, previsão de receitas e despesas
8. Fácil acesso às informações financeiras, de vendas, estoque, clientes, vendedores e fornecedores para facilitar e aperfeiçoar a tomada de decisão.

Quais segmentos podem se beneficiar de um sistema ERP?

Diversos segmentos e empresas de diferentes portes precisam e podem se beneficiar de um sistema ERP. Afinal, todas as empresas devem emitir notas fiscais, gerenciar estoque de produtos ou matérias-primas, controlar agendamento ou histórico de serviços, administrar pagamentos e contas a receber, entre todas as outras atividades de gestão de todo negócio.

Os principais segmentos que podem se beneficiar com um sistema de gestão são:

• Lojas
• Oficinas
• Materiais de construção
• MEI
• Pequenos negócios
• Tecnologia e Informática
• Alimentos e Bebidas
• Serviços de Escritório
• Moda e Vestuário
• Beleza e Estética
• Autopeças

Como um sistema ERP garante a segurança dos dados?

Um sistema de gestão é essencial para ajudar na segurança dos dados de qualquer negócio para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

A LGPD impõe regras e penalidades rigorosas para a coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais de clientes e funcionários.

Para garantir a segurança dos dados, um ERP geralmente inclui as seguintes medidas:

• Controle de acesso: o sistema é projetado para limitar o acesso aos dados da empresa apenas aos usuários autorizados. Isso significa que cada empresa e seus usuários têm sua própria conta e senha, o que permite o controle dos acessos.
• Criptografia de dados: os softwares geralmente usam criptografia para proteger os dados da empresa, um elemento técnico fundamental da segurança de dados.
• Backup de dados: o ERP pode incluir backups automáticos dos dados da empresa, mais uma exigência da LGPD, isso ajuda a proteger os dados contra perda ou danos.
• Monitoramento de atividades: O sistema ERP pode monitorar as atividades dos usuários e gerar alertas caso alguma atividade suspeita seja identificada. Isso pode ajudar a identificar e prevenir violações de segurança dos dados da empresa.

Quando surgiu o primeiro ERP?

A história do primeiro sistema ERP começa em 1913, quando o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu o modelo de quantidade de ordem econômica (EOQ). Esse modelo era baseado em papel e servia para programar a produção nas fábricas de forma eficiente. Por décadas, esse foi o padrão de produção utilizado pelas empresas.

Em 1964, a fabricante de ferramentas Black and Decker foi a primeira a adotar uma solução de planejamento das necessidades de materiais (MRP), que combinou conceitos de EOQ com um computador mainframe. O MRP se tornou o novo padrão de realizar atividades na empresa, permitindo que diferentes tarefas de produção fossem integradas em um sistema comum.

Em 1983, surgiu o planejamento de recursos de manufatura (MRP II), que apresentava “módulos” como um componente chave de arquitetura de software e componentes centrais de manufatura integrados. 

O MRP II também forneceu uma visão convincente de como as organizações poderiam aproveitar o software para compartilhar e integrar os dados da empresa e aumentar a eficiência operacional com melhor planejamento de produção, estoque reduzido e menos desperdício.

Conforme a tecnologia de computação evoluiu ao longo das décadas de 70 e 80, conceitos semelhantes ao MRP II foram desenvolvidos para lidar com atividades de negócios além da manufatura, incorporando finanças, gerenciamento de relacionamento com o cliente e dados de recursos humanos. 

Em 1990, os analistas de tecnologia já sabiam o nome dessa nova categoria de software de gerenciamento de negócios: planejamento dos recursos empresariais, ou ERP. Desde então, os sistemas ERP evoluíram muito, com novas soluções sendo desenvolvidas por diversas empresas para atender às necessidades de diferentes setores e áreas de negócio.