A implementação de um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) pode parecer uma tarefa assustadora, especialmente para quem está à frente de um pequeno negócio. Se você já se sentiu sobrecarregado só de pensar em mudar a forma como sua empresa opera, saiba que não está sozinho.
A mudança de um sistema antigo ou até mesmo a escolha de um ERP pela primeira vez pode causar uma sensação de caos – algo parecido com mudar de casa.
No começo, é natural se deparar com caixas por todo lado, móveis fora do lugar e uma sensação de desordem. Mas assim como uma nova casa traz mais conforto e espaço para crescer, um ERP vai proporcionar uma operação mais eficiente, organizada e capaz de acompanhar o crescimento do seu negócio.
Afinal, um ERP é um sistema integrado que reúne todas as áreas da sua empresa em um único lugar: financeiro, vendas, estoque, RH, e mais. O software automatiza processos, reduz erros e facilita a gestão do seu negócio do início ao fim da operação. Mas, assim como qualquer mudança significativa, sua implementação exige planejamento e cuidado.
Neste post, você encontrará as melhores práticas para a implementação de um ERP, desde o planejamento inicial até as etapas finais de adaptação para que você se prepare para uma migração tranquila e bem sucedida.
O que é implementação de um ERP?
A implementação de um ERP é o processo de configurar e integrar um sistema de gestão dentro de uma empresa. Esse software centraliza e automatiza diversas atividades da empresa, como controle financeiro, emissão de notas fiscais, gestão de estoque e muito mais.
Esse sistema substitui processos manuais ou softwares isolados, unificando as operações em uma única plataforma para otimizar a eficiência e facilitar a tomada de decisões.
Como funciona a implementação de um ERP?
A implementação de um ERP é um processo estruturado que envolve várias etapas importantes.
Seja você migrando de outro sistema ou substituindo processos manuais, como planilhas, por um sistema integrado, cada fase é essencial para garantir que a transição seja suave e que o ERP funcione corretamente na sua empresa.
A seguir, você encontrará um passo a passo geral, destacando as principais etapas para uma implementação bem-sucedida.
1. Planejamento e análise de necessidades da empresa
O primeiro passo é planejar e entender as necessidades do seu negócio. É fundamental mapear todos os processos atuais, identificar os pontos fortes e fracos, e definir claramente o que você espera alcançar com a implementação do ERP.
Essa fase inclui a escolha do software que melhor atende às suas necessidades e o estabelecimento de um cronograma de implementação.
Por exemplo, suponha que você tenha uma loja de varejo e esteja enfrentando dificuldades em gerenciar seu estoque e as finanças de forma integrada. Durante o planejamento, você mapeia os processos de compra, venda e controle de estoque, e identifica que as informações não são atualizadas em tempo real, causando discrepâncias entre o estoque físico e o registrado.
Seu objetivo com o ERP é automatizar essas tarefas, garantindo que o estoque seja atualizado automaticamente a cada venda ou compra, evitando erros e otimizando a gestão financeira. Esse mapeamento ajuda a selecionar um sistema ERP que tenha funcionalidades específicas para o varejo e que se integre facilmente aos processos de compra e venda já existentes na sua loja.
2. Escolha do software
Com as necessidades mapeadas, é hora de selecionar o fornecedor e o sistema ERP que mais se adequa ao seu negócio. Aqui, você deve considerar não apenas as funcionalidades do sistema, mas também o suporte oferecido pelo fornecedor, a facilidade de uso e a escalabilidade para futuras expansões.
Por exemplo, se você é uma pequena empresa, será melhor buscar um software especializado em pequenas empresas, pois as funcionalidades serão mais assertivas para a sua operação, além de planos e planos mais compatíveis com a realidade do seu negócio.
3. Preparação dos dados
Agora é a hora de preparar os seus dados: exporte as informações de clientes, produtos, estoque, financeiro, vendas e outros que achar necessário.
A maioria das pessoas exportam essas informações como planilhas dos antigos sistemas de gestão para apenas fazer a importação da planilha no novo sistema, ou facilitar a inserção
Esta é uma das etapas mais críticas é a preparação dos dados que serão migrados para o novo sistema. Se você está usando planilhas ou outro software, precisará garantir que todos os dados estejam organizados, limpos e prontos para a migração. Isso envolve revisar, corrigir erros e eliminar duplicidades, assegurando que a informação seja precisa e útil no novo sistema.
4. Parametrização e configuração do sistema
Os primeiros passos com o sistema novo é inserir as informações básicas: cadastro da empresa, parametrizações necessárias para a emissão de notas fiscais, entre outras características necessárias.
Geralmente, um bom sistema terá uma equipe de suporte para te apoiar sobre quais são as parametrizações necessárias para o seu negócio.
5. Migração
Com os dados prontos, chega a hora da migração para o novo sistema. Esse é o momento de configurar o ERP de acordo com as necessidades do seu negócio. Aqui, você vai personalizar o sistema, ajustar parâmetros e assegurar que todos os módulos estejam integrados corretamente.
A migração pode ser gradual, para evitar interrupções nas operações, ou realizada de uma só vez, dependendo do tamanho e da complexidade do seu negócio.
6. Treinamento da equipe
Um ERP só será eficaz se todos na empresa souberem utilizá-lo corretamente. Portanto, é essencial investir no treinamento da equipe, garantindo que todos entendam como usar o sistema em suas tarefas diárias.
Geralmente, o sistema ERP é intuitivo. Basta uma pequena reunião para apresentar o software e alinhar como todos usaram as funcionalidades.
7. Testes e ajustes finais
Antes de colocar o ERP em operação, é necessário realizar testes rigorosos para garantir que tudo esteja funcionando como esperado. Nessa fase, você pode identificar possíveis falhas ou ajustes que precisam ser feitos. É melhor descobrir e corrigir problemas nessa etapa do que enfrentá-los depois que o sistema estiver em pleno funcionamento.
8. Lançamento e suporte pós-implementação
Finalmente, é hora de usar o ERP no dia a dia. No entanto, a implementação não termina aqui. Um suporte pós-implementação eficaz é crucial para resolver problemas iniciais, ajustar o sistema conforme necessário e garantir que o ERP esteja realmente atendendo às expectativas do seu negócio.
Melhores práticas para a implementação de um ERP
A implementação de um ERP exige planejamento e atenção a detalhes para garantir que o sistema escolhido realmente atenda às necessidades da sua empresa. Abaixo, você encontrará algumas práticas essenciais que podem fazer a diferença no sucesso dessa transição.
1. Escolha um sistema adequado para o tamanho da sua empresa
Se a sua empresa é uma PME (Pequena ou Média Empresa), opte por um ERP que seja projetado especificamente para negócios desse porte. Sistemas muito robustos, feitos para grandes corporações, podem ser complexos e caros demais, além de incluir funcionalidades que você talvez nunca use. Um ERP voltado para PME oferece as ferramentas essenciais sem complicar o seu dia a dia, além de ser mais acessível financeiramente.
2. Priorize um sistema com suporte humanizado e boa reputação
Durante a implementação e no uso diário do ERP, é crucial ter acesso a um suporte eficiente e humano.
Opte por um fornecedor que ofereça atendimento feito por pessoas, e não apenas por chatbots, para resolver dúvidas e problemas. Um suporte humanizado entende as nuances do seu negócio e oferece soluções mais adequadas.
Além disso, pesquise a reputação da empresa: verifique avaliações, cases de sucesso e opiniões de outros empreendedores que já utilizam o sistema.
3. Envolva sua equipe desde o início
Para garantir uma transição suave, envolva sua equipe no processo de implementação desde o começo. Isso inclui compartilhar o plano de implementação, explicar os benefícios do novo sistema e, se possível, permitir que eles participem da escolha do ERP. Quando sua equipe entende as vantagens do sistema e se sente parte do processo, a adaptação é mais rápida e eficiente.
4. Invista em treinamento contínuo
Um ERP só é eficaz quando bem utilizado. Portanto, invista em treinamento contínuo para sua equipe, não apenas na fase inicial, mas também conforme novas funcionalidades forem adicionadas ou processos forem atualizados. O treinamento regular ajuda a manter todos alinhados e reduz a resistência à mudança.
5. Faça testes antes
Antes de colocar o ERP em operação total, realize testes piloto com pequenos grupos ou departamentos da sua empresa. Esses testes permitem identificar e corrigir possíveis falhas ou ajustes necessários sem impactar toda a operação. É uma maneira segura de garantir que o sistema esteja funcionando corretamente antes de ser totalmente implementado.
6. Estabeleça metas e acompanhe os resultados
Defina metas claras para o que você espera alcançar com o ERP e acompanhe os resultados após a implementação. Isso pode incluir metas de melhoria na gestão de estoque, redução de erros contábeis, ou aumento da produtividade da equipe. Acompanhar esses indicadores vai ajudar a avaliar se o sistema está trazendo os benefícios esperados e onde ajustes podem ser necessários.
Quando é necessário a implementação de um ERP?
A implementação de um ERP se torna necessária quando a sua empresa começa a enfrentar desafios que os sistemas tradicionais ou processos manuais não conseguem resolver.
Alguns sinais claros de que está na hora de considerar um ERP incluem:
- Crescimento rápido da empresa: se o seu negócio está crescendo rapidamente e as planilhas ou sistemas antigos já não dão conta de gerenciar todas as operações, é hora de pensar em um ERP. Ele ajuda a integrar todas as áreas da empresa, permitindo que você acompanhe o crescimento de forma organizada e sem perder o controle.
- Dificuldade em gerenciar processos complexos: empresas que têm processos complexos, como controle de estoque, produção, vendas e finanças, em diferentes departamentos, podem encontrar dificuldades para mantê-los alinhados sem um sistema integrado. Um ERP centraliza essas operações, garantindo que todas as informações estejam disponíveis em um único lugar, facilitando a tomada de decisões.
- Erros frequentes e informações desatualizadas: se sua empresa está enfrentando problemas recorrentes de erros em registros, como em notas fiscais, ou demora na atualização de informações, um ERP pode automatizar e padronizar esses processos, reduzindo significativamente a margem de erro.
- Necessidade de conformidade regulamentar: empresas que precisam estar em conformidade com regulamentações específicas (como fiscais e trabalhistas) podem contar com um ERP para garantir que todos os processos estejam alinhados com as exigências legais, evitando multas e problemas jurídicos.
Quanto tempo demora a implantação de um ERP?
O tempo necessário para a implementação de um ERP pode variar bastante, dependendo do tamanho da empresa, da complexidade dos processos e do volume de dados a serem migrados. De forma geral, o processo pode levar de algumas semanas a vários meses. Vamos entender melhor o que influencia nesse prazo:
- Pequenas Empresas: para negócios menores, com processos menos complexos, a implementação costuma ser mais ágil. O prazo pode variar entre 1 mês, incluindo a configuração do sistema, a migração dos dados e o treinamento da equipe.
- Empresas de Médio Porte: negócios de médio porte, que possuem mais departamentos e necessitam de um maior número de funcionalidades, podem levar entre 3 e 6 meses para concluir a implementação. Esse período considera tanto a personalização do sistema quanto a integração de diferentes áreas da empresa.
- Grandes Empresas: para grandes empresas ou aquelas com processos altamente específicos e complexos, a implementação pode ser mais longa, variando entre 6 meses e 1 ano ou mais. Nesses casos, a implementação costuma ser feita em fases, começando por setores chave e expandindo para o restante da empresa.
Outro ponto importante é o tempo de adaptação da equipe ao novo sistema. Um bom treinamento pode acelerar essa fase, garantindo que todos saibam utilizar o ERP de forma eficiente desde o início.
Quanto custa para implantar um ERP?
Depende do software: existem sistemas que não cobram implantação do ERP, pois o suporte é gratuito do início ao fim. Enquanto existem empresas que cobram uma taxa que pode ir de R$ 500 à R$ 15 mil reais na entrada do cliente.
Como funciona o processo de implementação do ERP vhsys?
A vhsys oferece um teste de 7 dias de teste gratuito para qualquer empresa que deseja conhecer o sistema de gestão. Queremos que nossos clientes vejam na prática todos os benefícios que a ferramenta oferece antes de contratar definitivamente.
Ah, e se você está preocupado com equipamentos e especificações técnicas necessárias para a implementação do ERP, pode ficar tranquilo. O empreendedor precisa apenas ter um computador com acesso à internet.
Além disso, pode usar o navegador de sua preferência, o vhsys não possui restrições quanto a isso. Ou seja, você não precisa baixar ou instalar nada em seu dispositivo, é tudo online!
A única restrição técnica é para quem deseja acessar o ERP pelo nosso aplicativo. O sistema operacional deve ser Android 4.1 – 4.1.2 ou superior (API 16). Caso seja iphone, a configuração deve ser IOS 10.0 ou superior.
Especificações técnicas compreendidas, agora é o momento de ver na prática quais são as etapas de implementação do sistema de gestão empresarial vhsys:
1. Faça o cadastro em nosso formulário
Informe seu nome, e-mail e celular em nosso formulário de experiência gratuita da ferramenta. Além disso, crie sua senha de acesso também.
Você pode acessar nosso formulário, na lateral direita de nossos artigos do blog ou nos botões de “experimente grátis” e “teste grátis” espalhados pela página.
2. Acesse o e-mail e WhatsApp
Ao concluir seu cadastro, você receberá um e-mail de boas-vindas com seu login de acesso a ferramenta. Também, receberá no WhatsApp nossa mensagem de boas-vindas para que fique com nosso número registrado.
3. Faça login no vhsys
Com login e senha em mãos, acesse o ERP e conclua seu cadastro. Caso esqueça sua senha, basta redefinir clicando em “esqueci senha”.
Além disso, o login pode ser automatizado com sua conta Google. Por meio do botão “entrar com Google” você consegue realizar as permissões de acesso necessárias, escolhendo a sua conta e clicando em aceitar.
4. Realize a trilha da ferramenta, concluindo steps
Ao entrar no ERP vhsys, você pode perceber à direita da tela uma trilha de funcionalidades com “steps/passos” a serem concluídos. Basta seguir para conhecer na prática cada função.
Além disso, há também os guias, manuais e treinamentos para que você possa ficar expert em utilizar um sistema de gestão empresarial.
5. Conheça todas as funcionalidades
Não deixe de explorar a ferramenta, conferindo todas as suas possibilidades. Isso é muito importante para você verificar a maneira mais produtiva de usar o software de gestão na sua empresa.
6. Nota fiscal em ambiente de homologação
Caso deseje emitir notas fiscais, avisamos de antemão que essa funcionalidade fica disponível em “ambiente de homologação” durante os 7 dias de experiência gratuita. Isso significa que nenhuma das notas emitidas neste período terão valor fiscal. São apenas demonstrações da função dentro da ferramenta.
Após a contratação do ERP, a emissão da nota fiscal fica disponível normalmente. Basta apenas ter o certificado digital e dados de impostos para concluir sua realização.
7. Loja de integrações com alguns testes disponíveis
A loja de integração é onde o empreendedor pode encontrar outros programas complementares para o seu ERP. É como se fossem ferramentas de aprimoramento para o seu negócio.
Há uma série de opções para o empresário personalizar seu sistema conforme suas necessidades.
8. Contato do especialista
Durante seu período de teste, é natural que um especialista entre em contato com você para verificar se você está gostando da ferramenta, quais são as expectativas esperadas e como encontrar o plano vhsys ideal. Seja sincero e tire todas as dúvidas que possam surgir.
9. Fim do teste grátis
Passado 7 dias, é o momento de decidir se você continuará com a gente ou não. Adicione ao seu carrinho o plano desejado caso a resposta seja positiva e aproveite todas as vantagens que o sistema ERP pode te oferecer.
10. Escolha do plano ideal para o seu negócio
É importante destacar que você escolha realmente o plano que atende as necessidades de sua empresa. Isso é primordial para evitar frustrações com algumas funcionalidades em específico, disponíveis para determinados planos.
Isso ocorre porque fizemos uma série de estudos e pesquisas para identificar os principais gargalos de cada porte de empresa. Então, para alguns negócios têm funções que são mais interessantes que outras. A identificação de necessidades é crucial ao contratar um sistema ERP.
Quanto tempo demora a implantação de um ERP vhsys?
O tempo de implementação do ERP vhsys é variável conforme a disponibilidade de informações do cliente. Por exemplo, para emitir notas fiscais, saber os impostos, última nota fiscal emitida e ter o certificado digital instalado deixa o processo bem mais rápido.
O fato de ter ou não um sistema de gestão empresarial anteriormente também implica no tempo de implantação. Afinal, o empresário poderá importar todos os produtos cadastrados via planilha, caso já tivesse tido uma ferramenta, ou cadastrá-los agora de uma só vez.
Além disso, o período também pode variar porque alguns empreendedores podem “pegar o jeito” ou assistir nossos pequenos vídeos de treinamentos mais rápido que outros. Mas, em geral, esperasse que já no primeiro dia o empreendedor esteja familiarizado com os processos do ERP.
Como é o suporte ao cliente do ERP vhsys?
Ao se tornar um cliente vhsys, o empresário também possui um gerente de sua conta. Esse especialista fica responsável por fornecer todo o suporte necessário em momentos de dúvidas, dificuldades ou otimização de uso da ferramenta.
Preservamos uma relação próxima com nossos clientes, por isso nosso suporte é humanizado. Isso significa que seu gerente de conta é realmente alguém dedicado para te ajudar. Sem robôs por aqui, gente de verdade para auxiliar em impasses reais.
Além disso, a vhsys conta com uma Central de Ajuda para o cliente. Nesse portal estão as dúvidas mais frequentes que surgem sobre a utilização do ERP. Com uma breve busca, o empreendedor pode localizar explicações rapidamente para sua questão.
E, por fim, temos a trilha de treinamento em vídeos rápidos, curtos e dinâmicos. Desvende todo o potencial da ferramenta com agilidade e trabalhe com máxima produtividade. Nossa missão é fazer com que você consiga ganhar tempo sempre.
Depois de todas essas explicações, não tem como deixar de experimentar gratuitamente o ERP vhsys, né? Cadastre-se agora mesmo!
