Gestão fiscal é um daqueles assuntos que, para a maioria dos empresários, é complexo, não é mesmo?! No entanto, é uma área vital para a saúde da empresa.
Sem uma gestão fiscal eficiente, podem surgir problemas com os órgãos de fiscalização governamentais em todas as esferas, além do risco de perdas financeiras e, em casos extremos, até mesmo o fechamento prematuro do negócio devido a questões financeiras e tributárias.
A boa notícia é que, com a informação adequada, o planejamento adequado e um pouco de organização, aliados a ferramentas e tecnologias, é possível realizar uma gestão fiscal eficaz em sua empresa, independentemente do porte ou do setor de atuação.
O que é gestão fiscal?
A gestão fiscal é o conjunto de obrigações, atividades e procedimentos para lidar com as questões tributárias e financeiras que toda empresa precisa executar de forma eficiente.
As responsabilidades envolvidas na gestão fiscal são muitas, como as obrigações fiscais, o cumprimento das exigências legais, a correta apuração e pagamento de impostos, bem como a busca por estratégias que otimizem a carga tributária e evitem problemas com os órgãos de fiscalização.
Por que a gestão fiscal é essencial?
A gestão fiscal é um pilar essencial para o sucesso de qualquer negócio, especialmente considerando a complexidade da legislação tributária brasileira. Por meio dela, você garante o cumprimento de todas as obrigações fiscais e evita problemas com sanções e multas que podem prejudicar sua empresa. Além disso, uma boa gestão fiscal pode trazer benefícios estratégicos para o seu empreendimento.
Vamos entender isso com exemplos práticos:
- Escolha do regime tributário adequado: antes mesmo de abrir o negócio, é importante definir o regime tributário que melhor se enquadra nas características da sua empresa. Por exemplo, se você é um pequeno empreendedor individual, pode optar pelo Simples Nacional, que simplifica o recolhimento de impostos. Se sua empresa tem faturamento maior, o Lucro Presumido ou o Lucro Real podem ser mais vantajosos. A escolha correta evita pagamentos excessivos de impostos e contribui para a saúde financeira do seu negócio.
- Organização e registro das operações: uma gestão fiscal eficiente exige o registro adequado de todas as operações financeiras da sua empresa. Isso inclui emissão de notas fiscais, controle de compras e vendas, escrituração contábil, entre outros registros. Manter essas informações organizadas é fundamental para comprovar a legalidade das operações, evitar erros e ter um controle financeiro preciso.
- Planejamento tributário: buscar estratégias de planejamento tributário permite reduzir a carga tributária de forma legal. Por exemplo, conhecer as possibilidades de deduções e incentivos fiscais disponíveis para o seu segmento pode contribuir para a diminuição dos impostos a pagar. Além disso, a gestão fiscal pode identificar oportunidades de compensação de impostos, como o aproveitamento de créditos fiscais.
É importante ressaltar aqui que é essencial com o apoio de profissionais especializados, como contadores para uma gestão fiscal eficiente. Eles podem orientar sobre as obrigações fiscais, ajudar na escolha do regime tributário mais adequado e garantir toda a conformidade com a legislação.
Portanto, não encare a gestão fiscal apenas como uma obrigação burocrática, mas sim como uma ferramenta estratégica para impulsionar o crescimento e a saúde financeira do seu negócio!
Quais as funções da área fiscal em uma empresa
A principal função da área fiscal em uma empresa diz respeito à escrituração e apuração de impostos. Para isso, essa área realiza as seguintes atividades.
Recebimento e escrita fiscal
Além de receber fisicamente as mercadorias na sua empresa, é necessário realizar o recebimento fiscal. Isso envolve conferir a nota fiscal que acompanha o produto e registrá-la adequadamente. Esse registro permite controlar o estoque, determinar o custo dos produtos, calcular os impostos e elaborar relatórios financeiros, como contas a receber e a pagar.
Todas as notas fiscais emitidas pela empresa devem ser arquivadas, mesmo que de forma eletrônica, para conferência ou comprovação posterior, se necessário.
Apuração de impostos
O pagamento de impostos é uma obrigação, e a falta de lançamento ou apuração equivocada pode acarretar sérios problemas para a empresa, como sanções, multas e até mesmo perda de recursos por escolher o regime tributário inadequado. Por isso, como mencionado anteriormente, o trabalho da área fiscal começa com a definição da forma de apuração.
No Brasil, existem quatro formas de apuração: Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado. Vamos entender melhor cada uma delas:
1. Simples Nacional
É um modelo voltado para microempresas e empresas de pequeno porte, com o objetivo de simplificar o recolhimento dos impostos. Inclui também o regime conhecido como MEI (Microempreendedor Individual), destinado a profissionais autônomos.
Para se enquadrar no Simples Nacional, é necessário ter um faturamento anual de até R$ 3.600.000,00. No caso do MEI, o limite de receita bruta anual é de até 81 mil reais.=
2. Lucro Real
Nesse modelo de tributação, o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) são calculados com base no lucro contábil apurado pela empresa no ano anterior. Empresas que faturam mais de 78 milhões de reais por ano são obrigadas a adotar esse modelo.
3. Lucro Presumido
Nesse sistema, o IRPJ e a CSLL são calculados com base em uma tabela que considera o ramo de atividade da empresa para estimar o lucro. A alíquota varia de 1,6% a 32% do faturamento, dependendo da atividade. É uma opção vantajosa para empresas com faturamento anual de até 78 milhões de reais e cujo lucro real seja superior à margem estimada.
4. Lucro Arbitrado
Esse regime é utilizado pela autoridade fiscal quando não é possível apurar o desempenho real da empresa, como em casos de extravio de livros contábeis ou suspeitas de fraude. Nesse caso, o lucro é arbitrado, ou seja, é definido pelo órgão fiscalizador.
Cada modelo possui alíquotas específicas, impostos obrigatórios e obrigações acessórias. O papel da área fiscal é garantir o cumprimento desses pagamentos, escolhendo o enquadramento adequado para que a empresa possa pagar menos impostos, o que afeta diretamente os preços dos produtos e serviços oferecidos. Por isso, a área fiscal tem sido considerada cada vez mais estratégica para as empresas!
Quais os tipos de notas fiscais e como emitir
No Brasil, a legislação tributária prevê mais de 30 modelos de notas fiscais, cada um deles voltado para uma atividade específica. No entanto, desde 2005, o Governo Brasileiro adotou como padrão a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que simplifica o controle e a apuração dos impostos sobre as mercadorias. A NF-e é amplamente utilizada pela maioria das empresas.
A gestão eficiente das notas fiscais se torna fundamental, mesmo para microempreendedores individuais (MEIs). Portanto, é importante conhecer os tipos de notas fiscais e como emiti-las.
No Brasil, existem quatro tipos principais de Nota Fiscal Eletrônica:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é a mais usada em todas as situações comerciais, pois serve para formalizar a venda de produtos e prestação de serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): como o próprio nome já diz, é o documento utilizado por empresas prestadoras de serviços que são contribuintes do ISS (Imposto Sobre Serviços) que é de responsabilidade dos municípios.
- Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e): é o documento usado por grande parte do varejo nacional para vendas feitas para o consumidor final de forma presencial ou com entrega a domicílio.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): exclusiva para o transporte rodoviário de cargas, substitui vários documentos fiscais físicos, visando reduzir a duplicação de notas e inconsistências de dados na circulação de mercadorias.
5 dicas de como otimizar a gestão fiscal na sua empresa
A gestão fiscal eficiente é crucial para todas as empresas, independentemente do tamanho ou tipo de negócio. Garantir a conformidade com as obrigações fiscais e evitar multas e sanções é essencial. Além disso, é possível buscar maneiras de reduzir a carga tributária por meio de benefícios e créditos fiscais. Aqui estão 5 dicas para otimizar a gestão fiscal na sua empresa.
1. Organize seus documentos
O registro adequado de documentos fiscais é fundamental para calcular o faturamento e comprovar as operações da empresa perante os órgãos de fiscalização. O armazenamento de documentos fiscais é exigido por lei, portanto, mantenha tudo devidamente registrado.
2. Controle a emissão de notas
Além de cumprir as exigências legais, o controle das notas fiscais fornece informações importantes para calcular a carga tributária por unidade de produto vendida e o custo de produção. Mantenha um controle preciso das notas emitidas e recebidas.
3. Utilize a tecnologia para automatizar processos
Contar com um bom software de gestão empresarial facilita a organização dos documentos e a gestão das notas fiscais emitidas. Existem várias opções no mercado, adequadas a diferentes tipos de empresas e orçamentos.
4. Faça um planejamento tributário
Um planejamento tributário bem elaborado pode ajudar a empresa a pagar menos impostos, aproveitando benefícios fiscais oferecidos pelos estados ou obtendo créditos fiscais. É importante consultar um especialista para analisar as melhores opções e mudanças de modelo de tributação, se necessário.
5. Invista em conhecimento
Mesmo que você tenha um especialista para auxiliá-lo na área fiscal, é importante entender os processos fiscais para poder cobrar a atuação do profissional e tomar decisões mais informadas. Especialmente para microempreendedores que gerenciam o negócio sozinhos, adquirir conhecimento nessa área é ainda mais relevante.
6 erros de gestão fiscal e como evitá-los na empresa
Além de procurar otimizar a gestão (sempre dá para aperfeiçoar algum processo), o empreendedor precisa atentar para não cometer alguns erros cruciais na gestão do seu negócio. Em gestão fiscal, então, alguns erros podem ser fatais. Por isso, listamos aqui 6 erros mais cometidos por empresas nessa área — e como você pode fugir dessas armadilhas.
1. Não arquivar os documentos fiscais
Um dos erros mais recorrentes na gestão fiscal é não realizar o devido arquivamento dos documentos fiscais. É fundamental lembrar que o armazenamento desses documentos é obrigatório por lei. Com a predominância das notas fiscais eletrônicas, é essencial investir em um sistema de gestão eficiente que facilite o controle e armazenamento de todas as informações exigidas pelo fisco.
2. Desconhecer os impostos regionais
No Brasil, existem tributos de natureza estadual e municipal. Um exemplo é o ICMS, um imposto estadual com regras diferentes para cada estado e o Distrito Federal. Além disso, o ISS é um imposto municipal, e as regras podem variar de acordo com o município. É importante estar atento à legislação do estado e município onde a empresa atua.
3. Não ficar atento às mudanças tributárias
A legislação tributária está em constante evolução. É crucial acompanhar as mudanças para estar em conformidade com as obrigações fiscais. Por exemplo, a exigência da nota fiscal afixada nas encomendas enviadas pelos Correios é uma alteração recente que afeta os MEIs. Ficar informado por meio da imprensa e de blogs especializados é uma prática recomendada.
4. Desconsiderar uma eventual fiscalização
É necessário estar preparado para uma possível fiscalização a qualquer momento. Embora possa parecer uma situação improvável, a automatização e a digitalização dos processos têm possibilitado um controle e fiscalização mais eficientes. Qualquer inconsistência de informação pode levar à necessidade de prestar contas da empresa. Portanto, é essencial manter os controles e arquivos organizados, evitando transtornos em caso de fiscalização.
5. Depender de benefícios fiscais
Os benefícios fiscais oferecidos pelos estados e municípios sofrem alterações periódicas, de acordo com as políticas de incentivo vigentes. Embora seja importante aproveitar esses benefícios, não se deve basear exclusivamente no preço do produto ou serviço nesses incentivos. É fundamental buscar alternativas, como identificar despesas passíveis de redução, otimizar a gestão e revisar procedimentos.
6. Não modernizar seus processos
A tecnologia tem simplificado a vida dos órgãos fiscalizadores. Com a implementação de sistemas eletrônicos, como a escrituração fiscal digital, tornou-se mais fácil identificar inconsistências e fraudes. Diante da obrigatoriedade de fornecer informações eletronicamente, é altamente recomendado adotar um sistema integrado de gestão automatizada, que centralize todos os processos da empresa (administrativo, financeiro e fiscal) em um único local. Esse tipo de sistema facilita as obrigações fiscais e contribui para a gestão diária do negócio.
Qual a importância do planejamento tributário para a empresa
Diante de tantas peculiaridades do sistema tributário brasileiro, um bom planejamento tributário é essencial para a saúde financeira da empresa. Isso porque o empresário tem que lidar com impostos regionalizados, modelos diversos de tributação, possibilidade de créditos e benefícios, entre outras decisões relativas a tributos.
O quanto a empresa paga de imposto impacta diretamente o preço do produto ou serviço que ela oferece. A carga tributária de um produto fabricado no Brasil pode facilmente ultrapassar os 50% do preço final. Para não inviabilizar suas vendas, o planejamento tributário passa a ser fundamental.
Planejamento tributário: como fazer
Realizar um planejamento tributário eficiente pode trazer benefícios significativos para a sua empresa. Para ajudá-lo nesse processo, temos um passo a passo das principais etapas.
Passo 1: Conheça as características da sua empresa
Analise as características da sua empresa, como o ramo de atuação, a expectativa de faturamento, a margem de lucro, os gastos e custos (fixos e variáveis) e os gastos com folha de pagamento. Essas informações são essenciais para determinar o cenário atual da empresa e identificar possíveis oportunidades de otimização fiscal.
Passo 2: Defina o modelo de tributação
Com base nas características da sua empresa, é necessário definir o modelo de tributação mais adequado. Verifique se é necessário realizar uma readequação anual, especialmente se o negócio tiver crescido. Mantenha-se atualizado sobre os modelos de tributação disponíveis e avalie qual se encaixa melhor na realidade do seu negócio.
Passo 3: Identifique os impostos a serem pagos
Faça uma lista dos impostos que precisam ser pagos pela sua empresa, como ICMS, IPI, PIS/COFINS, IRPJ, CSLL, ISSQN, entre outros. Realize um levantamento das alíquotas aplicáveis ao seu caso específico. Isso ajudará a entender a carga tributária e a estimar os custos envolvidos.
Passo 4: Programe os pagamentos
É fundamental observar os prazos de pagamento dos impostos. Fique atento às datas de vencimento para evitar multas e sanções desnecessárias. Crie um calendário de pagamentos e estabeleça um sistema de controle para garantir que todos os tributos sejam pagos em dia.
Passo 5: Pesquise benefícios e possibilidades de créditos fiscais
Pesquise sobre possíveis benefícios fiscais oferecidos por municípios e estados, especialmente para determinados ramos de atividade. Além disso, verifique se a sua empresa tem direito a créditos fiscais em relação a determinados impostos. Informe-se sobre essas oportunidades e, se necessário, procure o auxílio de uma assessoria contábil e jurídica especializada para ajudá-lo a identificar e aproveitar esses benefícios.
Lembre-se de que a legislação tributária é complexa, e contar com o apoio de profissionais especializados pode fazer toda a diferença na hora de buscar oportunidades dentro desse contexto. Em caso de dúvidas ou necessidade de orientação específica, não hesite em procurar a assessoria de um especialista na área contábil ou jurídica.
Por que investir em tecnologia para gestão fiscal?
Investir em tecnologia, como o ERP vhsys, para a gestão fiscal da sua empresa traz diversos benefícios, entre muitas outras funcionalidades que integram e automatizam todos os setores do seu negócio.
- Melhor organização e controle: com um sistema de gestão integrada, todas as áreas da sua empresa são conectadas em um único lugar. Isso permite o compartilhamento de informações de cadastro e operações, economizando tempo e minimizando erros. Você terá uma visão mais completa e precisa das atividades fiscais da empresa.
- Diversas ferramentas em um só sistema :um bom ERP oferece uma variedade de funcionalidades essenciais para a gestão fiscal. Isso inclui a emissão e relatório de notas fiscais, backup de documentos como opção de integração, bem como relatórios financeiros. Ter todas essas ferramentas em um só sistema facilita o controle e acompanhamento das obrigações fiscais.
- Integração com outros sistemas: com um ERP que permita integração com outras plataformas, você ganha eficiência e agilidade. Por exemplo, ao integrá-lo ao seu e-commerce, as vendas realizadas são automaticamente associadas às notas fiscais correspondentes, com os dados do comprador. Além disso, ocorre a baixa no estoque simultaneamente. Essa integração reduz duplicações e erros, tornando os processos mais fluidos e confiáveis.
Ao investir em tecnologia para a gestão fiscal, como o ERP vhsys, você estará adotando uma abordagem mais moderna e eficiente para lidar com as obrigações fiscais da sua empresa.
Isso resultará em uma gestão mais organizada, precisa e integrada, proporcionando ganhos significativos em produtividade e evitando problemas com a fiscalização.
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