Saber como emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma tarefa que todo empreendedor precisa aprender. Afinal, a emissão da NF-e é obrigatória para todas as empresas que vendem produtos ou são prestadores de serviços.
Felizmente, com um bom sistema em mãos e os documentos corretos, emitir uma nota fiscal eletrônica pode ser criada em poucos segundos de uma maneira muito simples.
Porém, é importante saber o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica, a diferença entre os tipos de notas, os documentos necessários, entre outras questões. Por isso, temos este guia completo a seguir para você nunca mais ficar com dúvidas sobre a emissão de NF-e.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal obrigatório que registra a venda de produtos ou prestação de serviços. É por meio desse documento que o Fisco monitora se pessoas físicas ou jurídicas estão cumprindo a legislação tributária no Brasil.
Todas as empresas que vendem produtos ou prestam serviços devem emitir a nota fiscal eletrônica em todas as suas transações.Com exceção dos microempreendedores individuais (MEI) que só devem emitir a NF-e quando realizarem vendas para outras empresas.
Por exemplo a emissão da nota fiscal é obrigatória até mesmo para serviços de educação, desde universidades a escolas que ensinam a aprender inglês online.
Sim, algumas pessoas podem emitir nota fiscal como pessoa física, é a chamada Nota Fiscal Avulsa (NFA). Porém, essa modalidade não está disponível para todas as cidades no Brasil. É preciso consultar se o seu município disponibiliza a emissão de NFA para CPF.
No caso de pessoas físicas que prestaram um serviço para empresas, mas não podem emitir nem um tipo de nota fiscal eletrônica, é possível fazer um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).
RPA é um documento que pode ser feito pela empresa que contratou o serviço do profissional autônomo. A principal finalidade é comprovar o pagamento para a pessoa física sem caracterizar o vínculo CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas). O RPA permite recolher os tributos do contratante, como INSS, IRRF e ISS.
Porém, caso o profissional autônomo tenha muitos clientes ou preste serviços com frequência, é importante avaliar a possibilidade de criar um CNPJ para regularizar suas atividades e não perder oportunidades por não emitir nota fiscal, pois não são todas as empresas que estão dispostas a criar um RPA.
No Brasil, temos diferentes tipos de nota fiscal e cada uma delas tem a sua função em determinado contexto, como venda, prestação de serviço, entrada de produto, etc.
A Nota Fiscal Eletrônica é a mais usada em todas as situações, pois serve para formalizar a venda de produtos e prestação de serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.
A nota fiscal de serviço eletrônica é o documento utilizado por empresas prestadoras de serviços que são contribuintes do ISS (Imposto Sobre Serviços).
Antes de 2023, a NFS-e era totalmente responsabilidade dos municípios, mas a partir de setembro de 2023 a NFS-e padrão nacional tornou-se obrigatórios para os MEIs, e aos poucos as cidades do Brasil estão aderindo ao novo modelo, já são mais de mil cidades homologadas para a nova nota fiscal de serviço.
A nota fiscal do consumidor eletrônica é o documento usado por grande parte do varejo nacional. Essa nota substitui o antigo cupom fiscal, usado para o registro de vendas para entregar ao consumidor final.
A nota fiscal avulsa é usada por pessoas físicas que não têm uma emissão recorrente de nota fiscal eletrônica, podendo fazer a emissão do documento eventualmente.
A nota fiscal de entrada serve para registrar a entrada de mercadorias no estoque.
A nota de saída serve para informar a retirada de itens do estoque quando acontece algum dano ou perda de mercadoria, por exemplo.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é a nota usada para tributar o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais vincula documentos fiscais transportados na carga, como a Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Deve ser emitido sempre que houver mais de um CT-e.
Você já sabe sobre a obrigatoriedade da emissão de notas, portanto agora confira a seguir o passo a passo completo de como emitir nota fiscal eletrônica.
Confira a seguir o passo a passo do que é necessário fazer para emitir nota fiscal na sua empresa.
O primeiro passo de como emitir uma nota fiscal eletrônica é identificar o enquadramento tributário da empresa e quais os tipos de notas serão emitidas.
Você pode consultar um profissional contábil de sua confiança, para que possa receber as orientações sobre os dados fiscais e jurídicos do seu negócio.
Existem três principais opções de regimes de tributação:
É o regime mais utilizado pelas empresas, pois é que permite mais facilidade no momento de pagar impostos, porque tudo é feito de maneira unificada com uma guia mensal chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
As empresas que podem se enquadrar no Simples Nacional são os Microempreendedores Individuais (MEIs); Microempresas (MEs); Empresas de Pequeno Porte (EPPs). Porém, no Simples Nacional o limite de faturamento bruto anual é de R$4,8 milhões, quando o valor ultrapassa esse limite, a empresa passa a se enquadrar no Lucro Presumido.
É o regime tributário em que a Receita Federal calcula o lucro que uma empresa teve no seu faturamento bruto anual total e então faz a cobrança do valor de todos os tributos que precisam ser pagos.
No entanto, as empresas que se encaixam no Lucro Presumido precisam ter até R$78 milhões de faturamento em um ano.
É a opção de regime tributário para as empresas que possuem um faturamento maior que R$78 milhões no ano. Nesse caso, o valor dos tributos que precisam ser pagos são calculados com base no faturamento total da empresa e não no lucro.
Existem algumas exceções de empresas que se encaixam no Lucro Real, como é o caso das:
O certificado digital é um documento muito importante para emitir nota fiscal eletrônica, entre outros documentos e transações digitais.
O certificado digital é um documento eletrônico que serve como identidade virtual tanto para pessoa física (CPF), quanto para pessoa jurídica (CNPJ). Somente com esse documento é possível garantir a segurança e a autenticidade das transações realizadas pela internet. Por isso, é obrigatório tê-lo para emitir a nota fiscal eletrônica.
Não existe uma forma de conseguir um certificado digital gratuito, é preciso contratar uma Autoridade Certificadora.
Um exemplo de empresa Autoridade Certificadora é a vhsys, que tem diferentes opções de emissão: como a emissão avulsa, emissão gratuita na contratação de um ERP, entre outras opções.
O local de cadastro fiscal no governo para emitir notas fiscais varia de acordo com o tipo de empresa.
Cada tipo de empresa emite um determinado tipo de nota fiscal.
Por exemplo, se você tem um Pet Shop, Auto Center, ou outro negócio que faça prestações de serviços, a nota fiscal que você deverá emitir é a NFS-e.
Agora, se você tem um comércio varejista, ou seja, que vende produtos, então é a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e).
No caso de empresas de e-commerce, será preciso emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) e notas de transporte como a de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Depois de adquirir os documentos necessários, é preciso encontrar um bom sistema ou site de emissão de notas fiscais. Algumas prefeituras disponibilizam um site para emitir, mas algumas dessas plataformas apresentam quedas e demoras constantes.
Quem precisa emitir nota fiscal com agilidade pode contar com um
sistema ERP que emite notas e possui outras funções de gestão. Descubra
agora: O que é ERP?
As formas gratuitas de emitir nota fiscal são pela Sefaz de cada Estado ou pelo site da prefeitura onde a empresa está (para notas fiscais de serviço). Por isso, é necessário consultar as normas de cada estado ou município para emissão correta.
Existem softwares com integração ao sistema do governo, alguns programas são exclusivos para emissão de notas fiscais, como é o caso do Emita Já, enquanto outros são o ERP, um sistema de gestão que emite notas fiscais, controla estoque, gera relatórios, entre outras funcionalidades. Dessa forma, a empresa consegue ter um processo automatizado, garantindo agilidade e segurança das informações.
Você pode começar hoje mesmo a testar o Emissor de Nota Fiscal ERP vhsys gratuitamente e emitir notas fiscais: faça o teste grátis.
Se a 1ª via da nota fiscal eletrônica foi emitida pelo Sefaz ou pela Prefeitura, é necessário acessar o site do respectivo emissor e encontrar a área da 2ª via que varia de acordo com cada estado ou cidade. Os dados solicitados para a nova emissão variam de acordo com cada portal.
Para as empresas que utilizam um software privado de emissão de notas, basta acessar o programa e consultar o histórico.
Emitiu a NF-e com erro nos dados? Nesse caso, é possível emitir uma nota fiscal de correção.
Se o erro cometido não estiver nessa lista, será necessário cancelar a nota fiscal e emitir uma nova. Porém, só é possível cancelar uma nota em até 24h após a emissão, caso contrário, a nota não poderá ser desfeita.
A nota fiscal eletrônica é o meio de recolhimento correto dos impostos, ou seja, quando uma empresa deixa de emitir esse documento, ela não repassa ao governo os tributos exigidos por lei.
A omissão de valores ou falsificação dos números é considerado crime pela legislação brasileira, gerando multas e outras penalidades para o responsável.
Sites da Sefaz ou da Prefeitura podem demorar até 20 minutos para gerar uma nota fiscal, enquanto um ERP pode emitir em segundos. Muitos empreendedores precisam dessa agilidade no dia a dia, por isso contratar um sistema emissor de notas fiscais é tão importante nas empresas.
Além da rapidez, um ERP integra todas as áreas da empresa, facilitando o cadastro de clientes e fornecedores, o controle de estoque, histórico de produtos ou serviços vendidos, controle financeiro, relatórios, entre outras funcionalidades.
Com o ERP Emissor de Nota Fiscal Eletrônica vhsys você pode:
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A emissão da NF-e está em transição para se adaptar os novos tributos, com inclusão de campos do IBS e CBS nos itens do XML, com novos grupos para classificar IBS por competência estadual e municipal e CBS federal. O ano de 2026 é um período de adaptação e exige sistemas atualizados, como o vhsys, para evitar inconsistências de leiaute.
Nessa fase inicial, os novos campos ainda não impactam o cálculo final da nota, pois seguem regras transitórias. O momento é ideal para revisar cadastros de produtos e tributos no emissor. Acompanhar as versões do sistema garante conformidade e mais segurança na rotina fiscal. A adaptação antecipada reduz erros operacionais no futuro.
Ainda tem dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica?
O Arquivo XML nada mais é do que a própria nota fiscal eletrônica, disponibilizada no formato eletrônico padrão utilizado pelo governo, Sefaz e emissores de NF-e.
Já a DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), é uma representação gráfica e simplificada da NF-e, que traz diversas informações sobre a nota. Porém, vale ressaltar que a DANFE não substitui a NF-e, mas sim facilita a visualização dos dados pelo consumidor e serve para acompanhar o transporte do produto.
Sua impressão é obrigatória em alguns casos.
Uma dica sobre o documento é sempre utilizar o mesmo emissor tanto para a Nota Fiscal quanto para a DANFE. Isso evita diferenças nas informações registradas.
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma série de números que identifica a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais.
Ele deve estar indicado não somente nas notas fiscais, como também em declarações, guias e escrituração de livros.
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados entre os países. Esse número deve constar na NF-e mesmo quando a transação ocorre dentro do país.
Ele também serve para a correta tributação das mercadorias e para fins estatísticos, importantes na criação de políticas para incentivar a atividade econômica.
O microempreendedor individual é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras empresas (CNPJ).
Ele só estará dispensado de emitir nota fiscal quando a venda for feita diretamente para o consumidor final (pessoa física), e quando esse cliente não exigir a emissão.
Para emitir nota fiscal MEI, o profissional deve procurar diretamente a Sefaz do seu estado e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal — AIDF. Após autorizado pela Secretaria de Fazenda, basta imprimir a nota.
As notas fiscais são controladas pelos órgãos responsáveis, Sefaz e Receita Federal. Então, toda vez que uma NF-e está sendo emitida, os dados são avaliados e quando há alguma inconsistência ou falta de dados, automaticamente a nota fiscal é rejeitada para que a correção seja feita logo em seguida.
A validação da NF-e pode resultar em:
Rejeição: não foi armazenada no banco de dados e pode ser corrigida para uma nova emissão;
Autorização de uso: será armazenada no banco de dados;
Denegação de uso: status que indica irregularidade fiscal do emitente que pode ser por irregularidade fiscal do emitente, irregularidade fiscal do destinatário ou destinatário não habilitado a operar na UF.
Use um sistema de emissão de notas fiscais para facilitar a inserção dos dados;
Tenha uma equipe responsável pela responsável pela emissão dos documentos;
Dê atenção ao CFOP.
Sim, além dos sites das Prefeituras e da SEFAZ, existe um Emissor gratuito de NF-e da vhsys em que é possível emitir NF-e, NFS-e e NFC-e, em poucos cliques, de maneira totalmente gratuita. O limite da emissão grátis é de até cinco notas por mês.
Não. A nota fiscal manual, feita por escrito em papel, passou a ser proibida em 2015, quase dez anos depois do surgimento da nota fiscal eletrônica, que é o modelo atual obrigatório em todo comércio, seja empresa física ou online.
O projeto de criação da NF-e surgiu de uma parceria do Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais (ENCAT) e a Receita Federal do Brasil. A primeira versão da nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu em 2006.
Os impostos relacionados à nota fiscal incluem principalmente o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que incide sobre vendas e transporte, e o ISS (Imposto sobre Serviços), aplicável a serviços prestados. Além disso, as empresas podem ter que considerar o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), as contribuições PIS e COFINS, e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). A apuração e o pagamento desses tributos variam conforme o tipo de nota e o regime tributário.
É necessário ter um cadastro no sistema de emissão de notas fiscais e seguir os requisitos da sua categoria.
Cadastro na Receita Federal, inscrição estadual (quando aplicável) e um sistema de gestão que facilite a emissão.
Automatização, redução de erros, agilidade no processo e facilidade de armazenamento.
Usando um sistema que faz validações automáticas e conferindo os dados antes de enviar.
Você deve emitir uma nota de correção, se aplicável, ou cancelar a nota fiscal e emitir uma nova.
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) indica a natureza da operação; CST (Código de Situação Tributária) refere-se à tributação do produto.
A nota fiscal deve ser enviada imediatamente após a venda ou prestação de serviço.
Sim, a emissão de notas fiscais pode ser realizada 24 horas por dia, desde que o sistema esteja disponível.
Erros que ocorrem quando os dados inseridos não atendem aos requisitos da Secretaria da Fazenda.
Utilize um sistema que armazene as notas na nuvem, garantindo acesso e segurança.
Informações do remetente, destinatário, descrição do produto/serviço e valores da operação.
Após o envio, você receberá um retorno da Secretaria da Fazenda confirmando a aceitação ou erro.
Revise os dados, corrija os erros e tente enviar novamente.
Sim, mas é necessário seguir as regras específicas para exportação.
As notas devem ser mantidas por um período mínimo de cinco anos, conforme exigências legais.
A nota fiscal eletrônica foi criada com o objetivo de proporcionar mais segurança, controle e agilidade na hora de realizar vendas e prestações de serviços, além de combater a sonegação de impostos.
Emitir NF-e traz diversos benefícios não só para o consumidor, mas também para quem emite.
Confira a seguir então alguns desses benefícios:
Você sabia que o aumento na produtividade é uma das vantagens que a emissão de nota fiscal pode proporcionar a empresa?
Isso porque o preenchimento do documento acontece todo de forma online, excluindo a necessidade de qualquer tipo de procedimento manual.
A segurança é a base da relação entre o dono de negócio e os clientes, disso não há dúvidas. E aí também entra a Nota Fiscal Eletrônica!
Com a emissão do documento, a empresa torna seus negócios mais transparentes, e automaticamente, ganha ainda mais confiança do seu público.
Que dono de negócio não gosta de reduzir os custos, não é mesmo? Pois isso também é possível ao saber como emitir nota fiscal eletrônica.
Por se tratar de um documento digital, você não se preocupa com gastos de papel, insumos para a impressora e nem espaço para armazenar os documentos (lembrando que as NFs devem ficar guardadas por no mínimo 5 anos).
Também é possível enviar em poucos cliques os documentos para seus clientes e também para a empresa de contabilidade responsável pelo seu negócio.
Com a digitalização dos documentos há um controle maior na parte financeira e fiscal do seu negócio.
É possível buscar os dados de tributação, produtos vendidos e valores totais com muita facilidade no emissor, que podem ser acessados também de qualquer lugar e por qualquer dispositivo.
Graduada em Comunicação Institucional pela UFPR e pós-graduada em Marketing Digital, já passou por agências, e-commerce e empresas SaaS. Entusiasta a estudar sobre negócios e tecnologia, produz conteúdo para empreendedores e gestores que desejam aprender mais sobre como organizar, automatizar e ampliar a operação das suas empresas.
Larissa Medeiros disse: Olá, José
Sim. O nosso sistema faz a emissão de Notas Fiscais de Entrada. Estamos com descontos exclusivos para a adesão do sistema, aproveite! Para mais informações, você pode acessar o link https://vhsys.com.br/controle-de-estoque/nota-fiscal-de-entrada/
Você também pode entrar em contato com os nossos especialistas pelo 0800 007 0017 ou então no WhatasApp (41) 9 9188-6054. Será um prazer conversar com você, José!
Até mais.
Frederico Lima disse: Bom dia, ao criar uma nota fiscal esta é enviada automaticamente para o e-mail do cliente? É possível realizar um reenvio via API?
Larissa Medeiros disse: Olá, Frederico. Tudo certo?
Agradecemos o seu contato.
Com o sistema vhsys, você pode fazer o envio das notas fiscais direto para o e-mail do cliente. Basta você cadastrar o e-mail desejado e marcar a opção de envio.
Até mais!
Tiago Trento da Silva disse: Boa tarde! Entrei de forma gratuita para fazer um teste no programa.
Em fase gratuita serei cobrado por isso ou não?
Larissa Medeiros disse: Olá, Tiago. Como vai?
Em seu período de teste você não será cobrado.
Esperamos que você aproveite o nosso sistema e se surgir alguma dúvida, entre em contato com a gente! Estamos à sua disposição 😀
Até mais!
Deiviane disse: Boa noite,entrei de forma gratuita para está fazendo um teste , caso eu não goste do programa e não queira continuar como faço pra sai do programa sem danos e cobrança .
Larissa Medeiros disse: Olá, Deiviane. Como vai?
Após o período de teste, você só continua se quiser. Por isso não pedimos cartão de crédito.
Esperamos que você goste do vhsys e lembre-se que estamos à sua disposição se precisar 😀
Até mais!
Katia disse: Olá…. estou fazendo um teste …. para emitir a nota tenho q digitar novamente? Ou existe a possibilidade de tirar uma nota de um pedido já tirado … sem ter q digita -lo novamente?
Larissa Medeiros disse: Olá, Katia. Tudo bem?
O emissor de NF-e do vhsys possui preenchimento automático, ou seja, você não perde tempo tendo que digitar os dados novamente.
Faça um teste sem compromisso. Se você tiver alguma dúvida, estamos à sua disposição 😀
Até logo.
Letícia Amorim disse: Olá bom dia estou tentando emitir minha nota ao meu cliente porém, pedi inscrição municipal, onde conseguir esse número?
Larissa Medeiros disse: Olá, Letícia. Tudo bem?
Você consegue localizar o número da inscrição municipal no alvará de funcionamento da sua empresa.
Até mais 🙂
Se você está tentando entender como emitir nota fiscal em Curitiba, é bem provável que tenha se ... Ler mais
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Bom dia! Tenho que fazer nota de entrada pq compro de pessoas físicas p revender , este programa faz ? Atenciosamente José