Você sabe quais benefícios um bom controle de estoque pode trazer para sua pequena empresa? A verdade é que, independentemente do tamanho ou setor em que atua, o controle de estoque é essencial para o sucesso do seu negócio.
Mas, por onde começar? Neste artigo vamos apresentar as principais atividades da gestão de estoque, as ferramentas mais utilizadas, te ensinar como evitar perdas e muito mais. Confira!
Como controlar o estoque de uma pequena empresa?
O primeiro passo é fazer o levantamento de todos os produtos, você também poderá separá-los de acordo com o tipo e definir em qual lugar(físico) do estoque em ele deverá ser armazenado,aqui devemos ressaltar a importância de uma boa organização.
Esse controle pode ser feito de várias formas, de acordo com a necessidade da sua empresa, alguns empreendedores são adeptos a ferramentas como o bom e velho caderninho, ou até mesmo planilhas, mas, não podemos esquecer que essas ferramentas não acompanham o crescimento do negócio. Preparamos um checklist para você começar com o pé direito, confira:
- Use a tecnologia a seu favor com um software de gestão de estoque;
- Organize as informações de produtos e fornecedores;
- Crie pedidos e receba mercadorias com muita atenção;
- Estabeleça níveis mínimos de estoque para reposição;
- Realize inventários regulares para garantir precisão;
- Mantenha o espaço físico organizado;
- Faça o controle de vendas e compare as informações (vendas vs estoque);
- Treine sua equipe em procedimentos de gestão de estoque;
- Acompanhe a demanda e ajuste os níveis de estoque;
- Aplique uma boa estratégia de gestão de fornecedores.
Quais são as principais atividades da gestão de estoque para pequenas empresas?
Podemos dizer que a gestão de estoque é o processo de monitoramento e controle dos itens armazenados por uma empresa, garantindo o acesso aos produtos certos na hora certa. Suas principais atividades são:
- Receber e conferir mercadorias: Verificar se a quantidade e a qualidade dos produtos entregues estão corretas;
- Armazenar e organizar produtos: Guardar os produtos de forma organizada e segura;
- Registrar entradas e saídas: Anotar todas as movimentações de produtos no estoque;
- Realizar inventários: Contar os produtos regularmente para garantir que os registros estejam corretos;
- Compras e gestão de fornecedores: Realizar pedidos de compras, análise e gestão de fornecedores;
- Gerenciar devoluções: Realizar o gerenciamento de devoluções, levando em conta questões como o motivo da devolução e se esse produto pode ou não voltar para área de vendas;
- Analisar dados de estoque: Analisar todos os dados relacionados ao estoque, isso inclui, vendas, entrada e saída de produtos, entre outros.
Quais as principais ferramentas de gestão de estoque para pequenas empresas?
A gestão de estoque nas pequenas empresas pode ser um desafio, mas a boa notícia é que existem ferramentas projetadas para auxiliar os empreendedores nessa jornada. Confira as principais delas:
Sistema ERP
Lembra quando falamos sobre usar a tecnologia a seu favor? Estávamos falando do sistema ERP, que é sem dúvidas a ferramenta mais recomendada para o controle de estoque de empresas de todos os portes.
Esse tipo de sistema oferece tecnologias essenciais para o seu dia a dia, ele conta com automações de processos como o controle da entrada e saída do estoque, integração total entre estoque, vendas, e todos os outros setores da empresa, além de relatórios completos e atualizados. Tudo isso poupa tempo diminui erros, e garante análises concretas que poderão resultar em estratégias mais assertivas.
Planilhas de Controle de Estoque
As planilhas de controle de estoque são uma opção eficiente e gratuita para quem está começando. O controle de estoque realizado por planilha pode exigir mais tempo e atenção de quem estiver preenchendo, pois, o processo é feito manualmente sem a ajuda de automações, apesar disso, elas podem ser verdadeiras aliadas para aqueles que ainda não podem investir em outra ferramenta.
Se você está começando agora, e não sabe como montar a sua planilha de controle de estoque, nós temos uma boa notícia! O time de conteúdo da vhsys preparou um modelo gratuito, é só clicar aqui, baixar e pôr a mão na massa!
Códigos de Barras
O uso de códigos de barras e EAN pode ser muito eficiente para o cadastramento e rastreamento de produtos. A leitura do código de barras traz mais agilidade em vários momentos, como na contagem de inventário, conferência de mercadoria e até mesmo na hora das vendas.
Aplicativos Gratuitos
Alguém aí pediu uma solução eficiente e gratuita? Hoje em dia o pequeno empreendedor tem acesso a aplicativos mobile que oferecem diversas soluções sem tirar um real do bolso!
Um exemplo disso é o App vhsys, com ele você tem o controle do estoque da sua empresa na palma das mãos. O app oferece leitor de código de barras, cadastramento de produtos e estoque, registro de pedidos, além do módulo de vendas e um layout simples, intuitivo e fácil de usar sem nenhum custo. Quer saber como funciona? Baixe agora mesmo!
Como evitar perdas na gestão de estoque?
Todas as atividades que envolvem o controle de estoque irão impactar diretamente na identificação e prevenção de perdas. Mas, é claro que existem algumas práticas específicas para essa prevenção, vamos conhecer algumas delas:
- Acompanhamento do volume de compras
Grande parte das perdas de estoque estão relacionadas à compra de produtos com pouca ou nenhuma rotatividade, a consequência disso pode ser ainda pior quando os produtos em questão são perecíveis, isso é o caso de alimentos, perfumaria, maquiagens entre outros. O resultado pode variar entre a perda em valores com ações promocionais, ou em casos piores, a perda total do produto.
- Recebimento de mercadorias
A prevenção de perdas começa no recebimento das mercadorias, isso inclui realizar a conferência com atenção, em um lugar adequado para que seja possível registrar as informações de maneira correta, alimentando todo o processo de controle de estoque. Você deverá conferir dados como a data de validade e as características do produto.
- PVPS – Primeiro que vence é o primeiro que sai
PVPS consiste em um processo cuidadoso de reposição de mercadorias perecíveis, onde os produtos que vencem primeiro devem ficar à frente na exposição. Essa dica é muito importante para equipes de reposição, pois, são eles que irão colocá-la em prática. vale ressaltar que a PVPS é uma ótima estratégia utilizada por grandes empresas.
- Processos estruturados
O processo de prevenção de perdas deve ser padronizado, assim fica mais fácil inibir erros operacionais. É muito importante relembrar que que muitas atividades já citadas nesse conteúdo como inventário, controle de entrada e saída, a utilização de um sistema ERP, entre outras atividades também fazem parte do processo de prevenção de perdas.
- Acompanhamento de indicadores
Todo tipo de processo precisa de um indicador, e a prevenção de perdas não iria ficar de fora, esses dados são muito importantes para avaliar as ocorrências de perda de estoque e quais as principais causas, só assim conseguimos diminuir a frequência de perdas. Por isso, contar com relatórios detalhados e atualizados sempre que preciso pode ser um diferencial.
Gestão de estoque eficiente com o auxílio de um ERP
Um sistema ERP conecta diferentes áreas da sua empresa, como vendas, compras e finanças, permitindo que todas as informações do estoque estejam integradas em um só lugar.
Com um ERP, você pode automatizar tarefas importantes, acompanhar a entrada e saída de produtos, atualizar o estoque em tempo real, e gerar relatórios que ajudam a entender melhor o que está acontecendo com suas mercadorias. Isso facilita a organização, evita erros e dá uma visão clara de tudo o que você tem em estoque.
Além disso, o ERP permite que você defina níveis mínimos de estoque para que os produtos sejam repostos automaticamente quando necessário. Isso ajuda a evitar problemas como falta de produtos ou excesso de mercadorias que acabam ocupando espaço e gerando custos.
Investir em um ERP é uma maneira prática de melhorar a gestão do seu estoque, garantindo que sua empresa esteja sempre preparada para atender às demandas, reduzir custos e crescer de forma organizada.
Como escolher o sistema de controle de estoque adequado para minha pequena empresa?
Você ficou na dúvida sobre como escolher o melhor sistema de controle de estoque para pequenas empresas? Para te ajudar nessa etapa separamos um passo a passo, que irá ajudá-lo a fazer a escolha certa.
- Entenda suas necessidades: Pense no tamanho do seu estoque, quantos tipos de produtos você tem e como são suas vendas. Isso vai te ajudar a entender o que o sistema precisa fazer.
- Entenda quais funções são essenciais: Decida quais funções são mais importantes para você. Isso pode ser o controle de entrada e saída de produtos, o controle de mínimo e máximo, relatórios sobre o estoque, integração dos demais setores da empresa, ou até mesmo todas essas opções.
- Avalie o custo benefício: Análise do valor do sistema. Pense no dinheiro que você vai ganhar de volta, como economizar tempo, errar menos e ser mais ágil
- Entenda as opções disponíveis: Pesquise os tipos diferentes de sistemas. Você pode analisar opções como um sistema ERP completo ou até mesmo versões mais simples, apenas com vendas e controle de estoque.
- Garante que o sistema seja fácil de usar: Escolha um sistema que seja fácil de usar. Lembre-se de que toda sua equipe deverá entendê-lo com facilidade.
- Pense no futuro: Escolha um sistema que possa acompanhar o crescimento da sua empresa.
- Avalie as integrações disponíveis: Entenda quais são as opções de integrações que esse sistema oferece, e quais benefícios eles oferecem para o seu negócio.
- Procure a opinião de clientes ativos: Leia o que outras pessoas falam sobre o sistema e peça sugestões de empresas como a sua.
- Faça o teste gratuito: O teste grátis é uma oportunidade de entender se essa é a solução ideal para o seu negócio. Em apenas alguns dias de teste, você poderá entender todos os benefícios que o sistema ERP pode oferecer.
Qual o melhor sistema de controle de estoque para pequenas empresas?
O ERP vhsys é o melhor sistema de controle de estoque para pequenas empresas! Confira algumas vantagens que ele oferece:
✔️ O sistema mais intuitivo do mercado;
✔️ Cadastro detalhado de produtos;
✔️ Gestão simplificada de compras;
✔️ Recebimento fácil de mercadorias;
✔️ Cadastro completo de fornecedores;
✔️ Registro abrangente de produtos, incluindo peso, data de validade e outras informações relevantes;
✔️ Sistema 100% integrado;
✔️ Leitor de código de barras através do nosso aplicativo gratuito.
E não para por aí, além de garantir um módulo completo de controle de estoque com todas as funções citadas ao decorrer do artigo, o ERP vhsys também oferece integração com todas as áreas da empresa, garantindo uma gestão simplificada, assertiva e ágil para o seu negócio!
Dúvidas frequentes
Agora, vamos responder algumas das principais dúvidas relacionadas ao controle de estoque, confira!
Quais são os 3 métodos mais comuns de controle de estoque?
Os três métodos mais comuns de controle de estoque são:
- PEPS ou FIFO – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, muito usado para produtos perecíveis
- UEPS ou LIFO – Último a Entrar, Primeiro a Sair, dá preferência de saída para o último item que entrou no estoque
- Custo Médio – calcula o valor médio do estoque, e esse valor médio é usado para contabilizar o custo das mercadorias vendidas
Como posso reduzir o custo de manter o estoque?
Para reduzir o custo de manter o estoque, você pode otimizar os níveis de estoque para evitar excessos, negociar melhores condições com fornecedores, prever com mais precisão a demanda futura e reduzir o tempo de espera entre o pedido e a entrega.
Como evitar a falta de estoque sem acumular excessos?
Analise detalhadamente os relatórios de demanda oferecidos pelo sistema, utilize métodos como o PEPS para produtos perecíveis e mantenha uma comunicação eficiente com fornecedores para garantir reposições rápidas.
Como lidar com produtos obsoletos ou de baixa rotatividade?
Produtos obsoletos ou de baixa rotatividade podem abrir oportunidades para promoções ou descontos. Vale lembrar que produtos obsoletos são um sinal de que você precisa reavaliar o fluxo de compra, a fim de readequar seu estoque e evitar perdas.
Como integrar o controle de estoque com outras áreas da empresa (vendas, compras, produção)?
Utilize um sistema ERP que permita integração completa entre vendas, compras e estoque, estabelecendo uma comunicação regular entre todos os departamentos
Quais são os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o controle de estoque?
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o controle de estoque incluem giro de estoque, inventário e nível de serviço ao cliente, frequência de vendas, a precisão dos registros de estoque e a eficiência no atendimento aos pedidos.
Como treinar a equipe para uma gestão eficiente do estoque?
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o controle de estoque incluem giro de estoque, inventário e nível de serviço ao cliente, frequência de vendas, a precisão dos registros de estoque e a eficiência no atendimento aos pedidos.
O que fazer em caso de discrepâncias no inventário?
Em caso de discrepâncias no inventário, faça uma recontagem imediata para confirmar os números, investigue a causa do erro e atualize os registros corrigindo qualquer problema encontrado.
