A gestão de fornecedores é uma etapa que impacta as vendas de produtos e serviços de todas as empresas. Porém, mesmo tendo uma grande importância, acaba sendo negligenciada por muitos gestores.
Muito mais do que fazer compra de mercadoria, na gestão de fornecedores é preciso organizar a reposição de pedidos de acordo com o tempo ideal para a empresa, encontrar bons parceiros e manter uma logística e boa relação para que ambos estejam no lucro.
Como fazer gestão de fornecedores?
Na administração empresarial, a gestão de fornecedores envolve todas as atividades que garantem que a empresa possa obter os materiais, serviços e produtos necessários para operar de maneira eficiente.
Entre as tarefas da gestão de fornecedores, podemos destacar:
- Selecionar bons fornecedores e parceiros: essa é uma atividade que pode ser recorrente ou exclusiva do início da empresa. Demanda muita pesquisa, reuniões e testes para fechar os melhores negócios.
- Organizar o calendário de reposição: é muito importante que a gestão de fornecedores tenha uma boa organização de reposição de mercadorias para garantir que o estoque não fique sem produtos para vender.
- Gestão de orçamentos para estar de acordo com o planejamento financeiro da empresa.
- Negociação: negociar as condições de fornecimento, incluindo preços, prazos de pagamento, prazos de entrega, condições de garantia e outras cláusulas contratuais relevantes.
- Monitorar desempenho: avaliar o desempenho das vendas das mercadorias de determinado fornecedor é importante para checar se há erros nos lotes que geram prejuízos. Além disso, é válido monitorar o cumprimento de prazos, a capacidade de atender às demandas da empresa, entre outros fatores.
- Avaliação de riscos: entender os riscos associados à dependência de um fornecedor específico e, se possível, identificar alternativas para reduzir ou evitar esses riscos.
Principais desafios na gestão de fornecedores
Como todos os outros setores da empresa, a gestão de fornecedores também enfrenta diversos desafios no dia a dia de trabalho, sendo os principais deles:
- Falta de tempo e gerenciamento de prazos: atrasos na entrega de pedidos por parte dos fornecedores comprometem as vendas e a satisfação dos clientes, e evitar tudo isso não é uma tarefa fácil! É preciso automatizar alguns processos e trabalhar sempre com muita organização.
- Organizar a reposição de pedidos: entender o tempo ideal de fazer reposição e monitorar quando os produtos atingem a quantidade mínima é um desafio de quem está à frente da gestão de fornecedores. Para facilitar essa missão, encontre um Sistema de Controle Estoque que permita definir a quantidade mínima ou máxima de cada produto para receber alarmes do momento ideal para fazer a reposição.
- Gestão fiscal e de custos: negociar com fornecedores, respeitar o orçamento disponível, gerenciar entrada de produtos no estoque e emitir as notas fiscais corretamente é outra tarefa imprescindível da gestão.
- Encontrar fornecedores de confiança, ter uma comunicação efetiva e bom relacionamento com os parceiros: pode parecer uma tarefa simples, mas não é! É necessário muita pesquisa para encontrar os melhores fornecedores do mercado, além de habilidades de relacionamento e muito “jogo de cintura” para lidar com diferentes tipos de parceiros.
- Monitorar o desempenho das vendas: entender os relatórios de vendas e identificar quando o problema está na mercadoria do fornecedor é um desafio e tanto! Para isso, é preciso monitorar histórico de vendas, ter relatórios detalhados e conversar com os consumidores.
8 maneiras de melhorar a relação com seus fornecedores
A organização de pedidos, a negociação e o relacionamento estão entre os principais desafios da gestão de fornecedores. Por isso, aqui estão algumas dicas que podem ajudar na execução de todas essas atividades.
1. Crie um contato mais próximo
Uma maneira eficaz de melhorar o relacionamento com os fornecedores é criar um contato mais próximo com eles. Isso significa estabelecer uma comunicação mais transparente com os fornecedores, de modo que tenha um alinhamento de expectativas e uma relação que beneficie ambas as partes.
É necessário manter um canal de comunicação aberto e disponível para troca de informações, como telefone, e-mail ou até mesmo visitas presenciais. Além de uma boa organização da empresa que faz os pedidos, pois quando o prazo de produção e entrega dos fornecedores é respeitado, é possível fazer cobranças sem prejudicar a parceria.
2. Compartilhe ideais para melhores resultados
Os gestores contratantes, assim como os fornecedores, muitas vezes têm experiências e conhecimentos que podem ser úteis para a empresa e, por isso, é importante valorizar essa troca de informações.
É necessário criar um ambiente propício para essa colaboração e incentivar a participação dos fornecedores em processos de melhoria contínua, por exemplo.
3. Demonstre seus objetivos e alinhe com ele
O alinhamento de objetivos ou expectativas é um passo importante para garantir que as expectativas sejam atendidas e que o relacionamento com os fornecedores seja mais efetivo.
4. Realize avaliações periódicas dos fornecedores
Para garantir que os fornecedores estejam atendendo às expectativas da empresa, é importante realizar avaliações periódicas do desempenho das suas entregas.
As avaliações podem incluir critérios como a qualidade dos produtos, prazos de entrega, preço e satisfação dos clientes, por exemplo. Com essas análises, é possível identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas corretivas para eventuais problemas.
5. Tenha um plano de ação estruturado para evitar falhas
É importante ter um processo claro e bem definido para lidar com os fornecedores, desde a escolha do parceiro até a entrega dos produtos.
Um plano de ação pode incluir etapas como negociação de preços e condições de pagamento, gerenciamento de pedidos e controle de qualidade, por exemplo. Então, com um planejamento estruturado, fica mais fácil garantir que os processos sejam realizados de forma eficiente e sem falhas, além de permitir que os ajustes necessários sejam realizados com mais agilidade.
6. Faça a gestão de cotações de maneira organizada
A gestão de cotações pode ser um processo complexo e demandar bastante tempo e esforço. Por isso, é importante fazer essa gestão de maneira organizada, utilizando ferramentas como um sistema ERP para centralizar as informações.
Dessa forma, é possível gerenciar as cotações de uma maneira mais eficiente e garantir que os preços e as condições de pagamento estejam em conformidade com as expectativas da empresa e o seu planejamento financeiro.
7. Teste por um período o fornecedor antes de fechar contrato de exclusividade
Antes de fechar um contrato longo ou até mesmo de exclusividade com um fornecedor, é importante testá-lo por um período.
Essa fase de testes pode incluir a análise da qualidade dos produtos, a pontualidade nas entregas e o nível de serviço prestado. Assim, é possível tomar uma decisão bem sucedida com base em dados e garantir que o parceiro realmente atende às necessidades da empresa, evitando prejuízos.
8. Utilize a tecnologia para alinhar processos
O uso da tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de fornecedores. Com um sistema de gestão, por exemplo, é possível integrar e automatizar os processos do setor de fornecedores, estoque, vendas e financeiro, permitindo registros precisos e seguros entre todas as partes.
Além disso, um sistema integrado pode facilitar o cadastro de fornecedores, a gestão de cotações, o controle de estoque, os pedidos de reposição e as entregas, reduzindo o tempo necessário para gerenciar essas atividades.
