Um sistema de gestão geralmente é o primeiro software que todo empreendedor precisa ter. Afinal, o sistema funciona como o coração da empresa, independentemente do seu tamanho, pois centraliza toda a operação em uma única tela e permite a automação de várias funções importantes como: emissão de nota fiscal, controle de estoque, gestão de vendas, controle financeiro, entre muitas outras.
Do micro ao grande negócio, todos precisam de um sistema para emitir notas fiscais, registrar vendas de produtos e serviços, emitir cobranças, controlar estoque, fazer a gestão financeira, entre outras atividades fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa – e um bom sistema atende todas essas necessidades!
46% das empresas brasileiras que utilizam tecnologia, a usam para automação digital de controle de processos, ou seja, implementam soluções que facilitam e até executam atividades do dia a dia, como um sistema de gestão, por exemplo. Os dados são de uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI).
Para que você entenda o que é um sistema de gestão, quais os tipos, suas funções e como escolher o ideal, preparamos este post para responder todas as perguntas.
O que é um sistema de gestão?
O sistema de gestão, também chamado de ERP, é um software ou aplicativo que permite que as principais atividades administrativas de uma empresa sejam centralizadas e executadas nesse único sistema.
Qual a diferença entre sistema de gestão e software ERP?
Um sistema de gestão e um software ERP são a mesma coisa, apenas existem nomenclaturas diferentes.
Ambos são uma plataforma que disponibiliza diversas funções administrativas para um gestor e sua equipe executarem as principais atividades de uma empresa, como controle de vendas, estoque e finanças.
Qual a função de um sistema de gestão?
Um sistema de gestão tem como principal função integrar e automatizar os processos operacionais, administrativos e financeiros de uma empresa em uma única plataforma. Ele oferece uma visão geral do negócio, permitindo uma gestão mais eficiente e assertiva, além de executar e automatizar atividades.
Entre as principais funcionalidades de um sistema ERP estão o controle financeiro, gestão de pedidos e serviços, emissão de notas fiscais, controle de estoque e cadastros.
1. Controle financeiro
Um sistema de gestão proporciona controle detalhado das finanças da empresa, incluindo registros de receitas, despesas, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, conciliação bancária e relatórios financeiros.
2. Conta bancária PJ
Alguns sistemas de gestão oferecem a funcionalidade de conta bancária PJ integrada, permitindo realizar transações bancárias diretamente pela plataforma, como emissão de boletos, controle de pagamentos e recebimentos, além de conciliação automática.
3. Controle de vendas
O controle de vendas permite registrar e acompanhar todas as transações comerciais realizadas pela empresa, incluindo vendas presenciais e online. É possível gerenciar clientes, produtos, pedidos, orçamentos, comissões de vendedores e análises de desempenho.
4. Sistema PDV (Ponto de Venda)
O PDV é uma ferramenta essencial para o varejo, facilitando as vendas no balcão, o registro de produtos, a emissão de cupons fiscais, o controle de estoque em tempo real e a integração com outras áreas do sistema.
5. Controle de estoque
O controle de estoque permite acompanhar o fluxo de entrada e saída de mercadorias, gerenciar o inventário, definir estoque mínimo e máximo, realizar inventários periódicos e identificar produtos mais vendidos ou em baixa demanda.
6. Cadastros
Essa funcionalidade permite cadastrar clientes, fornecedores, produtos, serviços, funcionários e outras informações relevantes para a empresa, garantindo uma base de dados organizada e atualizada.
7. Emissão de Notas Fiscais
Um sistema de gestão possibilita a emissão de diferentes tipos de notas fiscais, como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), garantindo conformidade fiscal e facilitando o cumprimento das obrigações tributárias.
7 Vantagens de um ERP para sua empresa
Um sistema de gestão empresarial (ERP) oferece uma série de benefícios que podem impulsionar o desempenho e o sucesso de sua empresa.
1. Aumento de eficiência e produtividade
Com o ERP, os processos operacionais são automatizados e integrados, eliminando tarefas manuais repetitivas e possibilitando uma execução mais rápida e eficiente das atividades.
2. Ganho de tempo
Ao automatizar tarefas e centralizar informações, o ERP reduz o tempo gasto em atividades administrativas, permitindo que os funcionários se concentrem em iniciativas estratégicas e de maior valor agregado.
3. Redução de erros nos processos
A integração e padronização de processos proporcionadas pelo ERP minimizam a ocorrência de erros humanos, resultando em maior precisão e consistência nas operações da empresa.
4. Economia de recursos
Com processos mais eficientes e menos erros, o ERP contribui para a redução de desperdícios de recursos, como tempo, matéria-prima e mão de obra, gerando economia para a empresa.
5. Maior controle geral dos resultados da empresa
O ERP fornece uma visão abrangente e em tempo real das atividades e resultados da empresa, permitindo uma análise mais detalhada e uma tomada de decisão mais informada.
6. Aumento dos lucros
Por meio da otimização de processos, controle mais preciso dos custos e identificação de oportunidades de negócio, o ERP ajuda a aumentar a eficiência operacional e a receita da empresa, contribuindo para o aumento dos lucros.
7. Mais segurança nos processos e nas informações
O ERP oferece recursos avançados de segurança de dados, garantindo a proteção e confidencialidade das informações da empresa. Além disso, ajuda a garantir a conformidade com regulamentos e padrões de segurança.
Quais são os tipos de sistema de gestão?
Existem vários tipos de sistema de gestão, principalmente porque cada fornecedor pode oferecer diferentes funcionalidades no seu sistema. Porém, de forma geral, existem sistemas focados em gestão interna (o ERP) e outros para o relacionamento com o cliente, conhecido como CRM.
ERP x CRM x BPM
| ERP (Enterprise Resource Planning) | CRM (Customer Relationship Management) | BPM (Business Process Management) |
| Focado na gestão da empresa: centraliza e automatiza diversas tarefas como emissão de notas, controle de estoque, gestão de vendas físicas e online, finanças, entre outros. | Focado em relacionamento com o cliente: muito usado por equipes de vendas e marketing em negócios B2B para gerenciar os processos comerciais e de comunicação com futuros clientes. | Focado em gerenciar as tarefas de equipes, usado por empresas que precisam gerenciar times, mas o software por si só não executa nenhuma tarefa, seu foco é organização. |
| Abrange uma ampla gama de processos empresariais, incluindo finanças, produção, logística, recursos humanos, entre outros. | Foca principalmente no gerenciamento e na interação com os clientes, como vendas, marketing e atendimento ao cliente. | Concentra-se na análise, no desenho, na execução e no monitoramento dos processos de negócios, independentemente de áreas específicas como financeiro ou vendas. |
| Integra todos os departamentos e funções de uma organização em um único sistema, fornecendo uma visão unificada e em tempo real das operações. | Concentra-se na construção de relacionamentos sólidos com os clientes. | Visa identificar áreas de melhoria nos processos de negócios. |
| Oferece funcionalidades para automatizar processos, padronizar operações e melhorar a eficiência operacional. | Facilita o acompanhamento das interações com os clientes. | Utiliza ferramentas como modelagem de processos, automação, análise de desempenho e simulação para otimizar continuamente os processos empresariais. |
| Pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, adaptando-se a diferentes setores e modelos de negócios. | Ajuda a consolidar e centralizar os dados do cliente, fornecendo uma visão 360 graus do cliente. | Promove uma cultura de melhoria contínua nos processos. |
Sistema de Gestão Empresarial (ERP):
O ERP automatiza e integra atividades de diversos departamentos, equipes e unidades de uma empresa, incluindo filiais e a matriz.
Trata-se de um sistema abrangente que combina dados de procedimentos diversos, oferecendo um controle mais eficaz sobre o fluxo de atividades dentro da organização.
Com o ERP, é viável integrar distintos departamentos e processos dentro da empresa de maneira funcional e sistêmica.
Entre as vantagens do ERP, destacam-se a escalabilidade eficiente e a centralização de conteúdos em um único repositório, além da capacidade de acessar históricos para consultas e realizar estimativas.
Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM):
O Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que simplifica a interação com os clientes e aprimora o atendimento prestado a eles. No CRM, são armazenadas informações como:
- Cadastros e dados de contato dos consumidores;
- Históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
- Mensagens trocadas entre consumidores e colaboradores;
- Análises para compreender melhor o perfil do público, antecipar tendências e hábitos de consumo, ou atender a novas demandas, entre outros.
Gestão de Processos de Negócios (BPM):
O software BPM é empregado para implementar um adequado Gerenciamento de Processos de Negócios.
Enquanto o ERP se concentra na automação e integração de processos, o BPM se concentra na análise, mapeamento, redesenho e melhoria desses processos. Mas, o BPM em si é mais uma abordagem holística para gerenciar e melhorar os processos de negócios. Quem busca um software mais completo pode optar pelo ERP.
Qual a importância do sistema de gestão para empresas?
Os sistemas de gestão são fundamentais para empresas por integrar e automatizar processos, embasar a tomada de decisões em dados precisos, monitorar e controlar operações, aumentar a eficiência e produtividade dos funcionários, e garantir escalabilidade e adaptação às mudanças do mercado. Entre os principais benefícios estão:
- Integração e automatização de processos: os sistemas de gestão ajudam a integrar e automatizar uma ampla gama de processos empresariais, desde finanças até contabilidade, conciliação bancária, vendas e estoque. Isso melhora a eficiência operacional, reduzindo a necessidade de trabalho manual e minimizando erros.
- Centralização de dados: esses sistemas centralizam dados críticos da empresa em um único local acessível, facilitando o acesso e a análise de informações importantes para tomada de decisões. Isso promove uma visão holística e consistente das operações da empresa.
- Tomada de decisões embasada em dados: ao fornecer acesso a dados precisos e atualizados, os sistemas de gestão capacitam os gestores a tomar decisões mais informadas e estratégicas. Isso ajuda a empresa a se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e a identificar oportunidades de crescimento.
- Controle e monitoramento: esses sistemas permitem um maior controle e monitoramento das operações da empresa, ajudando a identificar áreas de melhoria, detectar problemas antes que se tornem grandes e garantir conformidade com regulamentos e padrões do setor.
- Aumento da eficiência e produtividade: ao automatizar processos e fornecer acesso rápido a informações relevantes, os sistemas de gestão ajudam a aumentar a eficiência e produtividade dos funcionários, permitindo que se concentrem em atividades de maior valor agregado.
Quando usar um sistema de gestão empresarial?
É necessário utilizar um sistema de gestão quando o empreendedor começa a ter a necessidade de emitir nota fiscal rapidamente, entre outras atividades como controlar contas a pagar e receber, emitir boletos ou pix cobrança, gerenciar pedidos, fazer a gestão financeira e de estoque.
6 situações em que um sistema de gestão é necessário
Além de precisar dessas funcionalidades, um ERP se torna necessário em situações como:
- Falta de tempo: se a empresa enfrenta falta de tempo devido à necessidade de lidar com tarefas manuais repetitivas e burocráticas, um sistema de gestão empresarial (ERP) é a solução eficaz. Ao automatizar processos e centralizar dados, um ERP permite que os funcionários dediquem menos tempo a tarefas administrativas e mais tempo a atividades estratégicas e de valor agregado.
- Prejuízos financeiros por falhas: prejuízos financeiros decorrentes de falhas operacionais podem ser um motivo crucial para considerar a implementação de um ERP. As falhas operacionais, como erros na gestão de estoque, duplicação de pedidos, atrasos na entrega de produtos ou serviços, e falta de controle sobre os custos, podem resultar em desperdício de recursos, perda de clientes e oportunidades de negócio, e consequentemente em prejuízos financeiros significativos para a empresa.
- Complexidade dos processos: se os processos da empresa são complexos e envolvem várias etapas e departamentos, um ERP pode simplificar e automatizar esses processos, melhorando a eficiência e reduzindo erros.
- Dificuldade em acessar informações: se os funcionários têm dificuldade em acessar informações importantes devido à falta de integração entre sistemas ou à dispersão de dados em várias fontes, um ERP pode centralizar essas informações em um único local acessível a todos.
- Necessidade de tomada de decisões embasadas em dados: se a empresa precisa de acesso rápido e preciso a dados para tomar decisões estratégicas, um ERP pode fornecer insights valiosos por meio de relatórios e análises detalhadas.
- Conformidade regulatória: se a empresa precisa cumprir regulamentações específicas do setor ou padrões de conformidade, um ERP pode ajudar a garantir que os processos estejam em conformidade com esses requisitos.
Como escolher um sistema de gestão
Ao escolher um ERP é preciso levar em conta as necessidades da empresa e as funcionalidades do sistema, além da reputação do sistema no mercado.
– Avalie as necessidades da empresa
Identifique os principais desafios e áreas que precisam de melhorias na empresa. Considere quais recursos e funcionalidades são essenciais para resolver esses problemas e alcançar os objetivos de negócio.
– Confira a compatibilidade com o porte e setor da empresa
Verifique se o sistema de gestão é adequado ao porte da empresa e ao setor de atuação. Algumas soluções são projetadas especificamente para pequenas empresas, enquanto outras são mais adequadas para empresas de grande porte ou setores específicos, como varejo, manufatura, saúde, etc.
– Veja se há integração com outras plataformas
Verifique se o sistema de gestão integra facilmente com outras plataformas que a empresa já utiliza, como sistemas de contabilidade, CRM, e-commerce, entre outros. Isso garante uma troca eficiente de dados e informações entre os diferentes sistemas.
– Teste a facilidade de uso e treinamento
Escolha uma solução que seja intuitiva e fácil de usar para os funcionários. Além disso, verifique se o fornecedor oferece treinamento e suporte adequados para ajudar na implementação e adoção do sistema.
– Avalie a segurança e conformidade com a legislação
Certifique-se de que o sistema de gestão oferece recursos robustos de segurança de dados para proteger as informações confidenciais da empresa. Além disso, verifique se o sistema está em conformidade com regulamentações e padrões de segurança relevantes para o setor.
– Busque sobre a reputação e o suporte do fornecedor
Pesquise sobre a reputação e experiência do fornecedor no mercado. Verifique as avaliações de clientes, casos de sucesso e suporte oferecido pelo fornecedor para garantir uma parceria confiável e duradoura.
Qual o melhor sistema de gestão para micro e pequenas empresas?
O ERP vhsys é o melhor sistema de gestão para micro e pequenas empresas, pois com mais de uma década de mercado, foi desenvolvido para atender completamente as necessidades dos pequenos negócios.
Com recursos como controle de estoque, emissão de notas fiscais e gestão financeira integrados em uma única plataforma, oferece soluções completas para impulsionar pequenos empreendedores.
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Existe algum sistema de gestão gratuito?
Não existe um sistema de gestão completo que seja gratuito. Mas, existem alguns sistemas mais simples com funcionalidades específicas, como o aplicativo vhsys disponível grátis na Play e Apple store. O APP tem funções como leitor de código de barras, estoque, vendas, serviços, conta empresarial, e contas a pagar e receber.
Também existe o Click NF-e que permite a emissão rápida e gratuita de até 5 notas fiscais por mês.
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