Setor administrativo: o que é e o que faz?

O setor administrativo desempenha um papel fundamental para o funcionamento de qualquer empresa, pois é responsável por gerenciar diversos processos importantes, desde a gestão financeira até a organização de atividades e documentação.

Ter conhecimento e clareza sobre as funções e as áreas que existem dentro de uma organização é fundamental para garantir o sucesso do negócio. Afinal, quem nunca ouviu a frase “o conjunto é maior que a soma das partes”?

Por isso, neste texto, vamos compartilhar de forma detalhada o que compõe uma das áreas mais preciosas: o setor administrativo! Vamos explorar suas funções e sua importância no cenário corporativo.

O que é um setor administrativo? 

O setor administrativo é responsável por planejar, coordenar e garantir que as atividades do negócio funcionem de forma eficiente e alinhada aos objetivos da empresa. É como uma engrenagem que impacta e possibilita o fluxo e andamento das operações da empresa, presente no dia a dia de todas as áreas e dos colaboradores.

O que faz o setor administrativo? 

O setor administrativo gerencia os processos internos da empresa. Cuida da organização de documentos, gestão financeira, recursos humanos, entre outras tarefas que são essenciais para o funcionamento do negócio. É o setor que trabalha nos bastidores para garantir que tudo esteja em ordem.

Quais as principais atividades do setor administrativo?

O setor administrativo desempenha diversas funções e realiza várias atividades no dia a dia que são importantes para o andamento e funcionamento do negócio. Confira algumas atividades: 

Quem trabalha no setor administrativo?

Os profissionais do setor administrativo variam de acordo com o tamanho e a estrutura da empresa, são alguns deles:

• Assistente administrativo;
• Analista administrativo;
• Coordenador ou gerente administrativo;
• Contador;
• Secretária ou recepcionista;
• Analista financeiro;
• Analista de recursos humanos;
• Auxiliar administrativo.

Quais as métricas do setor administrativo?

Para medir os resultados do setor administrativo, é importante acompanhar alguns KPIs (Indicadores de Desempenho):

• Custo operacional;
• Prazo de resposta em processos internos;
• Taxa de erros em processos;
• Nível de satisfação dos clientes internos e externos;
• Eficiência no controle financeiro (inadimplência, fluxo de caixa);
• Tempo de resolução de solicitações administrativas;
• Produtividade da equipe.

Como montar um setor administrativo na empresa?

Alguns passos podem ajudar na estrutura e à montar um setor administrativo na empresa: 

1. Defina as funções e responsabilidades: Determine quais tarefas precisam ser realizadas e quem será responsável por elas.
2. Escolha os profissionais certos: Contrate pessoas com perfil organizado e que saibam lidar com processos e sistemas.
3. Implemente ferramentas adequadas: Invista em um sistema de gestão integrado para facilitar o controle financeiro, de estoque e de documentos.
4. Documente processos: Tenha manuais e procedimentos claros para as atividades diárias.
5. Monitore os resultados: Utilize os KPIs para avaliar a eficiência do setor e identificar pontos de melhoria

Como melhorar a produtividade no setor administrativo?

O setor administrativo têm tarefas variadas que são fundamentais não somente para o setor, mas para a empresa, para que tudo ocorra de maneira mais “fluida”. A gestão que está atenta à melhoria da produtividade no setor pode ajudar na fluidez das atividades da área e dos demais setores da empresa. Contribui até mesmo no dia a dia do colaborador, ele trabalhando ou não no setor administrativo.

Entre as sugestões para melhorar a produtividade, estão: 

• Automatize tarefas repetitivas com sistemas de gestão, como a vhsys;
• Estabeleça metas claras e alcançáveis;
• Promova treinamentos para a equipe;
• Garanta um ambiente de trabalho organizado e funcional;
• Adote ações para reduzir interrupções e aumentar o foco;
• Incentive a comunicação eficiente entre os membros da equipe.

Quais ferramentas o setor administrativo deve usar?

Para um bom funcionamento do setor administrativo, é essencial contar com ferramentas que otimizem os processos. Algumas delas incluem:

• Sistemas de gestão: integram o controle financeiro, estoque e outros processos, como é a vhsys. 
• Planilhas de organização: para tarefas simples e controle inicial.
• Softwares de comunicação:facilitam a troca de mensagens, chamadas e colaboração entre equipes, como Microsoft Teams ou Slack.
• Plataformas de armazenamento na nuvem:, garantem acesso remoto e seguro a documentos importantes, como Google Drive ou Dropbox
• Ferramentas de automação: para organizar tarefas e prazos de maneira visual e prática, por exemplo, Trello. 

Vantagens de criar um setor dedicado à administração do negócio

Segundo uma pesquisa realizada pela Deloitte em 2021, o setor administrativo é considerado o segundo mais importante para a sobrevivência de uma empresa, ficando atrás apenas do setor de vendas. 

Uma área com profissionais focados na gestão da empresa é importante para obter:

1. Mais foco e eficiência no crescimento do negócio: com um setor específico para gerenciar as atividades administrativas, os gestores e colaboradores podem se dedicar mais na execução das tarefas, garantindo um melhor aproveitamento dos recursos da empresa.
2. Tomada de decisões mais assertivas: melhor controle, mais tempo para gerar e analisar relatórios, manusear informações precisas e atualizadas para a tomada de decisões estratégicas e operacionais. 
3. Aumento de resultados de venda: uma equipe administrativa bem estruturada pode gerenciar de forma mais eficiente as vendas, dedicando tempo para a análise de dados e planejamento de estratégias.

Como otimizar o setor administrativo?

Para organizar e melhor o setor administrativo, melhorar a produtividade existem alguns passos primordiais para realizar, são eles:

1. Definir a estrutura: antes de tudo, é preciso desenhar a estrutura do setor administrativo, incluindo as pessoas responsáveis por cada área ou grupo de atividades, 
2. Automação de processos: automatizar processos aumenta a eficiência e a produtividade da equipe, reduzindo erros manuais, melhorando o controle de informações e liberando mais tempo para os colaboradores se dedicarem a outras tarefas. Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado, como sistemas de gestão empresarial.
3. Estabelecer processos: para garantir a eficiência do setor administrativo, é necessário estabelecer processos bem definidos para cada membro do time ou setor. Isso pode incluir a estrutura de fluxos de trabalho, padrões de qualidade, a criação de manuais de procedimentos e a identificação de ferramentas ou recursos necessários.
4. Revisão de processos usados anteriormente: rever e organizar processos é importante para identificar problemas, reduzir prejuízos e, principalmente, aumentar a rentabilidade da empresa através das melhorias aplicadas.
5. Monitoramento e avaliação: monitorar e analisar as informações dos diferentes setores é uma responsabilidade muito grande do setor administrativo. Deve ser uma tarefa frequente para identificar oportunidades, mudar estratégias e resolver problemas.
6. Fazer um planejamento estratégico: essencial para definir as metas claras e específicas da empresa, além de detalhar as ações, recursos, responsáveis e prazo para a conclusão de cada estratégia. 
7. Organizar o controle financeiro: atividade fundamental para manter a empresa funcionando e crescendo de maneira sustentável, evitando inadimplência, possibilitando crédito no mercado e abrindo portas para investimentos.
8. Conhecer as leis e regulamentações que impactam o seu negócio: ter conhecimento e estar sempre atualizado das mudanças envolvendo leis e regulamentações que impactam a empresa é fundamental para evitar problemas legais e garantir a conformidade com as normas. Isso inclui leis trabalhistas, tributárias, ambientais, regulamentação de publicidade, entre outras. Ter um profissional do direito na equipe ou contar com a consultoria de alguém da área pode ajudar a gestão a lidar com essas questões.