Gestão financeira: o que é e como fazer? Guia completo [2024]

Se você gerencia uma empresa, sabe que a gestão financeira é indispensável para o sucesso do negócio. Ter uma rotina de controle financeiro bem estruturada é fundamental para evitar prejuízos e garantir o bom funcionamento da sua empresa.

Afinal, a gestão financeira é um dos principais motivos de falência das pequenas empresas nos seus primeiros anos, segundo uma pesquisa realizada pelo Sebrae.

Mas, quais estratégias considerar na gestão financeira empresarial? Quais os ricos e a rotina ideal para evitar problemas no dinheiro da empresa? Essas e outras perguntas vamos responder neste guia completo. 

O que é gestão financeira?

A gestão financeira é o acompanhamento e a organização de todas as movimentações de dinheiro da sua empresa, ou seja, saber exatamente quanto entra e quanto sai do caixa. 

No dia a dia de uma empresa, o controle financeiro envolve:

• Registrar todas as vendas, despesas, pagamentos e recebimentos.
• Manter atenção nas contas a pagar e a receber.
• Administrar o fluxo de caixa para não ser pego de surpresa.
• Planejar os próximos passos da empresa com base nos números reais.

O segredo está em criar o hábito de acompanhar esses números regularmente. Seja com um sistema de gestão, planilhas ou até mesmo um caderno, o importante é registrar tudo para ter clareza sobre a realidade do seu negócio e conseguir crescer de forma sustentável.

Qual a importância da gestão financeira?

A gestão financeira é a chave para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empreendimento. É a prática que garante que suas contas estejam sempre em dia, além de ajudar a identificar oportunidades e a planejar o crescimento de forma inteligente e sustentável.

Funções do controle financeiro de uma empresa:

1. Garante o equilíbrio entre receitas e despesas.
2. Ajuda a identificar desperdícios e reduzir custos.
3. Facilita o planejamento para investimentos futuros.
4. Permite o controle do fluxo de caixa.
5. Evita a acumulação de dívidas desnecessárias.
6. Ajuda na tomada de decisões mais conscientes.
7. Proporciona clareza sobre a saúde financeira do negócio.
8. Permite identificar quais produtos ou serviços são mais lucrativos.
9. Melhora a capacidade de negociar com fornecedores.
10. Auxilia na definição de metas e objetivos financeiros.
11. Contribui para o crescimento sustentável da empresa.
12. Ajuda a prever e se preparar para períodos de baixa nas vendas.
13. Facilita a análise de resultados e o acompanhamento de metas.
14. Aumenta a segurança na hora de expandir o negócio.
15. Torna mais fácil a obtenção de crédito e financiamentos.
16. Mantém a empresa preparada para imprevistos e emergências.
17. Melhora o relacionamento com parceiros e investidores.
18. Otimiza a gestão de impostos e obrigações fiscais.
19. Auxilia na identificação de oportunidades de negócio.
20. Contribui para a profissionalização da empresa.

Como fazer o controle financeiro de uma empresa?

Fazer o controle financeiro de uma empresa envolve várias atividades e processos para garantir a segurança das operações e a assertividade das estratégias.

Mas, gerenciar as finanças da sua empresa não precisa ser complicado. Com organização, planejamento e uma rotina definida, você pode ter um controle eficaz que vai te ajudar a crescer e a evitar problemas financeiros. 

1. Organize todos os registros financeiros

Ter todos os seus registros financeiros organizados é o primeiro passo para uma boa gestão. Isso significa saber onde está cada centavo que entra e sai da sua empresa.

Para isso, você pode usar uma planilha simples ou um software de gestão financeira. Registre suas vendas, despesas e pagamentos de forma clara. Por exemplo, categorize suas despesas em grupos, como “marketing”, “fornecedores” e “salários”. Isso facilita na hora de entender onde você pode cortar custos.

2. Crie um Planejamento Financeiro

Um planejamento financeiro sólido é essencial para orientar suas decisões e manter o foco nos seus objetivos. Sem um plano, é fácil se perder em meio a gastos e receitas. Um planejamento bem feito vai te ajudar a visualizar onde você quer chegar e o que precisa fazer para isso.

Para criar o seu planejamento, comece definindo suas metas financeiras. Pense no que você deseja alcançar nos próximos meses e anos: aumentar o faturamento, reduzir custos ou investir em um novo produto. Documente essas metas e divida-as em objetivos menores e mensuráveis. Por exemplo, se sua meta é aumentar as vendas em 30% em um ano, determine ações específicas a serem realizadas a cada trimestre.

Revise e ajuste seu planejamento regularmente. O mercado é dinâmico, e imprevistos acontecem. Se você notar que alguma estratégia não está funcionando, não hesite em mudar. Mantenha o planejamento como um documento vivo, que evolui junto com o seu negócio.

3. Estabeleça uma rotina de gestão financeira

Estabelecer uma rotina de gestão financeira é fundamental para o controle das suas finanças. Essa prática assegura que você esteja sempre ciente da saúde financeira do seu negócio e preparado para tomar decisões ágeis. 

Reserve um dia na semana para revisar suas finanças. Nesse dia, verifique o que entrou e o que saiu, analise o fluxo de caixa e compare com o que você tinha planejado. Essa análise semanal pode te ajudar a identificar padrões de gastos que podem ser ajustados ou áreas onde você pode investir mais.

4. Monitore o fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa deve ser uma atividade diária de toda empresa, independente do seu tamanho.

Comece registrando todas as entradas e saídas de dinheiro. Isso inclui vendas, recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores e todas as despesas operacionais. Utilize um software de gestão financeira ou uma planilha que permita visualizar essas informações de forma clara. Essa prática ajuda a identificar momentos críticos em que o caixa pode ficar apertado, permitindo que você se antecipe e tome decisões como adiar pagamentos ou buscar crédito.

5. Faça o DRE anualmente

Embora a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) não seja obrigatória para todas as empresas, ela é uma ferramenta poderosa para entender a performance financeira do seu negócio. Fazer um DRE anual oferece uma visão abrangente sobre a sua receita, despesas e lucro, permitindo uma análise mais profunda da eficiência da sua operação.

6. Tenha controle total de cobranças, pagamentos e recebimentos

O controle minucioso de cobranças, pagamentos e recebimentos é vital para o seu negócio, e pode ser o divisor de águas entre um fluxo de caixa saudável e problemas financeiros.

Em primeiro lugar, um sistema robusto de cobranças garante que você minimize a inadimplência. Ao registrar cada venda e a data de vencimento, você consegue emitir lembretes automáticos para seus clientes antes do vencimento, aumentando a probabilidade de recebimentos pontuais. 

Além disso, ter controle sobre suas contas a pagar te ajuda a evitar juros e multas. Ao organizar um calendário de vencimentos e planejar suas despesas com antecedência, você foge de surpresas desagradáveis que podem impactar seu caixa. 

7. Monitore relatórios financeiros regularmente

Monitorar relatórios financeiros regularmente é uma atividade obrigatória de todo gestor, pois assim é possível obter uma visão detalhada da saúde financeira do seu negócio. 

Relatórios revelam padrões de comportamento, permitindo que você identifique quais produtos ou serviços estão performando bem e quais estão consumindo recursos sem trazer retorno.

Com essa análise frequente, você não só se mantém informado sobre o desempenho da sua empresa, mas também se torna capaz de antecipar problemas e aproveitar oportunidades de melhoria, garantindo um posicionamento sólido no mercado.

8. Aprenda sobre obrigações financeiras

Não tem como fugir: entender regras fiscais e tributárias é muito importante para todo empreendedor evitar problemas. 

Sempre que possível, conte contadores ou advogados, mas também estude e esteja atualizado sobre as obrigações que envolvem o seu negócio, pois muitas regras devem ser seguidas no dia a dia da empresa, como o preenchimento correto de notas fiscais, por exemplo.

9. Use ferramentas e automatize processos

A tecnologia é uma grande aliada para facilitar o controle financeiro da sua empresa. Com as ferramentas certas e a automação de processos, você transforma a gestão financeira de uma tarefa difícil em algo ágil e eficiente.

Comece a usar softwares de gestão financeira que te ajudem a acompanhar receitas e despesas e a gerar relatórios automaticamente. Com esses sistemas, você tem acesso a dados atualizados em tempo real, o que torna a tomada de decisões muito mais fácil. Por exemplo, ao automatizar a emissão de faturas, você minimiza erros e libera sua equipe para se concentrar em tarefas que realmente importam.

10. Faça análises de cenários e sensibilidade

Realizar análises de cenários e sensibilidade é uma prática fundamental para entender como diferentes fatores podem impactar as finanças da sua empresa. Essa abordagem permite prever e se preparar para diversas situações, ajudando a tomar decisões mais acertadas.

11. Implemente estratégias de gestão de risco

Implementar estratégias de gestão de risco é essencial para proteger seu negócio contra incertezas. Conhecer os riscos que sua empresa pode enfrentar e ter um plano para mitigá-los pode evitar prejuízos significativos no futuro.

Comece identificando os principais riscos financeiros, como a inadimplência de clientes, flutuações de mercado ou aumentos inesperados de custos. Em seguida, desenvolva estratégias para minimizar esses riscos. Por exemplo, diversifique sua base de clientes para não depender de poucos grandes compradores ou crie um fundo de emergência para cobrir despesas imprevistas.

Além disso, considere realizar avaliações periódicas dos riscos e revise suas estratégias conforme necessário. Isso não só ajuda a proteger suas finanças, mas também fortalece a confiança dos investidores e parceiros em seu negócio.

12. Crie uma estrutura de custos

Ter uma estrutura de custos bem definida é fundamental para saber exatamente onde seu dinheiro está sendo gasto. Isso te ajuda a descobrir oportunidades de economia e a aumentar seus lucros.

Comece separando seus custos em duas categorias: fixos e variáveis. Custos fixos são aqueles que não mudam, como aluguel e salários. Já os custos variáveis dependem da produção ou vendas, como matéria-prima e comissões. Essa separação te dá uma visão clara de onde está seu dinheiro.

Monitore esses custos regularmente e compare-os com suas receitas. Assim, você consegue perceber se está gastando demais em alguma área ou se algum produto não está trazendo retorno. Com esse entendimento, você pode negociar melhor com fornecedores e ajustar seus preços, deixando seu negócio mais rentável.

Como é a rotina da gestão financeira em uma pequena empresa?

A rotina de gestão financeira deve incluir um acompanhamento constante do fluxo de caixa, que envolve monitorar vendas, serviços prestados e o desempenho financeiro do negócio.

Perguntas como “quanto vamos faturar?” são frequentes na mente do empreendedor, e é fundamental estar atento ao que está acontecendo em tempo real.

O que todo empreendedor deve fazer é:

1. Conferir as vendas diariamente: mantenha um registro atualizado das vendas para entender como o negócio está se saindo.
2. Avaliar o progresso dos serviços: monitore o status dos serviços em andamento para garantir que tudo esteja conforme o planejado.
3. Identificar tendências de mercado: fique atento às mudanças e oportunidades no mercado que possam impactar suas vendas.
4. Planejar pagamentos e recebimentos: organize um cronograma para garantir que todas as contas a pagar e a receber estejam em dia.
5. Analisar relatórios financeiros: faça uma revisão mensal dos relatórios financeiros para avaliar a saúde do seu negócio e tomar decisões informadas.
6. Manter a comunicação com fornecedores: negocie prazos e condições favoráveis com fornecedores para otimizar o fluxo de caixa.
7. Buscar aprendizado: invista em educação financeira para aprimorar suas habilidades de gestão e adaptabilidade.

Ferramentas para controle financeiro empresarial

Gerenciar as finanças de uma empresa pode ser desafiador, mas as ferramentas certas fazem toda a diferença. 

Com a tecnologia ao seu alcance, você pode otimizar seu controle financeiro e garantir que as finanças do seu negócio estejam sempre em ordem. 

1. Planilhas 

As planilhas são uma ótima opção para quem está começando ou prefere uma abordagem manual. Elas permitem personalizar o controle financeiro de acordo com as necessidades da sua empresa. Você pode criar planilhas para acompanhar receitas, despesas e muito mais, tudo de forma simples e prática.

Planilha de Fluxo de Caixa

Uma planilha de fluxo de caixa é fundamental para monitorar a entrada e saída de dinheiro no seu negócio. Com ela, você consegue visualizar sua saúde financeira em tempo real e se preparar para meses mais apertados.

Planilha de Controle de Vendas

Controlar as vendas é essencial para entender o desempenho do seu negócio. Uma planilha de controle de vendas ajuda a registrar cada transação, acompanhar metas e identificar quais produtos estão gerando mais receita.

2. App Mobile vhsys Gratuito

Para quem está sempre em movimento, o app mobile da vhsys é uma excelente opção. Ele permite que você acesse suas finanças a qualquer hora e em qualquer lugar, facilitando o acompanhamento do fluxo de caixa, vendas e pagamentos diretamente do seu celular.

Além disso, é possível controlar estoque e vendas através do aplicativo!

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3. Softwares de Gestão

Investir em um software de gestão é uma solução eficaz para controlar as finanças da sua empresa. Com o sistema vhsys, você tem acesso a funcionalidades completas para gerenciar suas finanças, emitir notas fiscais, controlar estoques e muito mais.

Experimente o vhsys com um teste grátis e descubra como otimizar sua gestão financeira!

Software de Controle Financeiro: o que é e qual usar?

Um Software de Controle Financeiro é uma ferramenta digital desenvolvida para auxiliar na gestão das finanças, tanto pessoais quanto empresariais. Ele permite registrar e monitorar todas as transações financeiras, como receitas, despesas, pagamentos e investimentos, de forma organizada e eficiente.

As principais funcionalidades desse sistema incluem a elaboração de relatórios detalhados sobre o fluxo de caixa, análise de rentabilidade, gestão de contas a pagar e a receber, controle de orçamento e acompanhamento de metas financeiras. Além disso, oferece recursos para realizar conciliações bancárias, gerenciar empréstimos e financiamentos, e até mesmo fazer projeções financeiras para o futuro.

Muitas empresas, inclusive micro e pequenas empresas, optam por um ERP (Enterprise Resource Planning), que é um sistema integrado que engloba diferentes áreas do negócio, como controle financeiro, estoque e vendas. Dessa forma, é possível centralizar todas as operações em um único sistema, o que facilita o controle e a tomada de decisões estratégicas. Com um ERP, as informações financeiras estão conectadas às demais áreas da empresa, proporcionando uma visão mais completa e precisa do negócio.

Como escolher um sistema de controle financeiro para empresa?

No mundo dos negócios, dificilmente uma empresa consegue crescer e se manter ativa por muitos anos sem ter um sistema de controle financeiro eficiente na gestão. 

Com tantas opções de softwares disponíveis no mercado, é fundamental encontrar uma ferramenta que atenda às necessidades específicas do seu negócio, considerando as suas principais necessidades e o porte da empresa. 

Afinal, não adianta o seu negócio investir em um software com capacidade para 100 usuários, se a sua empresa tem uma equipe de 20 pessoas, por exemplo.

Para te ajudar nessa busca por um sistema de controle financeiro adequado para o que o seu negócio precisa, vamos compartilhar neste artigo algumas dicas que você deve considerar.

1. Identifique suas principais dores nas finanças empresariais

Antes de pesquisar o que os sistemas oferecem, identifique quais são as principais necessidades e desafios financeiros da sua empresa. Isso ajudará a direcionar a busca e encontrar uma solução que atenda às suas demandas específicas.

2. Pesquise as ferramentas disponíveis no mercado

Faça uma pesquisa detalhada sobre as opções de sistemas disponíveis no mercado. Entenda as funcionalidades disponíveis, veja como funciona o suporte técnico e as integrações com outras plataformas que sua empresa utiliza (como loja virtual e marketplaces, por exemplo).

3. Conheça cada uma de suas funções 

Avalie as funcionalidades oferecidas em cada sistema e verifique se elas atendem às necessidades da sua empresa. Considere aspectos como:

1. Controle de contas a pagar e a receber;
2. Fluxo de caixa;
3. Conciliação bancária;
4. Emissão de boletos;
5. Criação de relatórios;
6. Entre outros!

4. Análise as avaliações e feedbacks que a empresa tem

Considere a credibilidade da empresa no mercado no momento da sua escolha, confira as avaliações dos clientes em sites como Reclame Aqui e nas redes sociais para entender como o sistema apoia os seus clientes.

5. Verifique políticas de segurança e atualizações do sistema

A segurança dos dados financeiros da sua empresa é crucial, não é mesmo?! Portanto, verifique se o sistema oferece políticas robustas de segurança de dados, como criptografia e backups regulares. Você pode perguntar sobre isso para a equipe de atendimento de cada software para entender como a empresa manterá os dados do seu negócio sempre protegido. 

6. Se possível, teste antes de fechar a compra

Antes de tomar uma decisão final, faça um teste do ERP para entender de perto como funciona. Você também pode pedir uma demonstração do sistema para tirar dúvidas mais específicas com a equipe da plataforma. Isso permitirá que você avalie a usabilidade, as funcionalidades e a adequação do sistema às necessidades da sua empresa.

7. Questione e busque por opiniões no suporte pós-venda

Verifique como é o suporte pós-venda oferecido pela empresa fornecedora do sistema. Certifique-se de que você terá o apoio necessário para resolver eventuais problemas ou tirar dúvidas quando precisar. Afinal, ninguém precisa lidar com robôs quando está tentando resolver um problema na empresa, certo? Por isso prefira softwares com suporte humanizado! 

8. Escolha aquele que tiver melhor usabilidade e que atende suas necessidades

Após considerar todos esses aspectos que citamos anteriormente, lembre-se de que a escolha final deve ser o sistema de controle financeiro que melhor se adequa às necessidades da sua empresa. 

Sistema de controle financeiro empresarial vhsys

Uma excelente opção de sistema de controle financeiro empresarial é o ERP vhsys! Desenvolvido para o pequeno negócio, o sistema possui diversas funcionalidades para automatizar processos, integrar setores e ajudar a sua empresa crescer.

A parte de controle financeiro do vhsys permite:

1. Automatização de processos: o ERP automatiza diversos processos financeiros, como o lançamento de contas a pagar e receber, agilizando a rotina e evitando erros manuais.
2. Conciliações bancárias: o sistema permite realizar conciliações bancárias de forma automatizada, facilitando o controle das transações financeiras da empresa.
3. Contas a pagar e receber: o sistema automatiza o processo de controle de contas a pagar e receber, facilitando a organização e evitando atrasos nos pagamentos.
4. DRE gerencial: o vhsys oferece a possibilidade de gerar o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) gerencial, uma ferramenta essencial para analisar a saúde financeira e o desempenho da empresa.
5. Emissão de boletos: é possível emitir boletos rapidamente, agilizando o processo de cobrança e facilitando a gestão financeira.
6. Fluxo de caixa: com o vhsys, é possível gerenciar o fluxo de caixa da empresa, acompanhando as entradas e saídas de recursos financeiros e facilitando projeções e planejamentos.
7. Relatórios financeiros completos: crie relatórios detalhados em poucos cliques para ter uma visão abrangente das finanças da empresa e tomar decisões estratégicas.

Não perca tempo e teste grátis agora mesmo o ERP vhsys!