Rotinas financeiras: o que são e quais aderir?

Você sabe por que as rotinas financeiras  são tão importantes? Já teve a sensação de que a sua empresa está nadando contra a correnteza quando se trata de finanças? Pois essa sensação é comum em muitos negócios! É preciso organização, planejamento e processos bem definidos para dominar a “montanha-russa” que a gestão financeira pode se tornar com a falta de controle.

Por isso, estabelecer rotinas financeiras é fundamental para ter um controle maior sobre as finanças, prever situações de crise, tomar decisões mais embasadas sobre investimentos, gastos e, principalmente, manter a saúde financeira e garantir o crescimento da empresa. 

O que são rotinas financeiras?

Rotinas financeiras são um conjunto de atividades que devem ser feitas regularmente pela gestão a fim de manter o controle e a organização das finanças em toda a empresa, auxiliando a constância e crescimento das finanças do negócio. Tais rotinas vão desde o planejamento orçamentário à gestão de estoque. 

Por que ter rotinas financeiras no seu negócio é importante?

Criar rotinas financeiras é importante para o controle e gestão do negócio, com: 

• Acompanhamento do fluxo de caixa
• Clareza nos detalhes das entradas, saídas e lucros da empresa
• Prevenção e contorno de algum tipo de prejuízo
• Informações sobre as finanças de forma organizada
• Auxílio no cumprimento de obrigações legais e fiscais
• Melhora na eficiência operacional
• Planejamento a curto, médio e longo prazo 
• Investimento com mais segurança

Tipos de rotinas financeiras

Os tipos de rotinas financeiras variam de acordo com o contexto da empresa, da gestão ou necessidade do negócio. Elas otimizam o tempo do empreendedor e auxiliam na geração de dados mais específicos e organizados. 

Em uma reportagem do jornal Estadão sobre gestão financeira é destacado, inclusive, que o  empresário da pequena e média empresa não precisa todo dia ficar se debruçando sobre os números, mas bem organizado, em poucas horas na semana conseguirá colocar tudo em ordem. 

1. Planejamento financeiro

O primeiro passo para organizar qualquer setor de um negócio é começar pelo planejamento para definir metas e objetivos, identificar problemas e oportunidades, além de criar uma plano de ações estratégicas.

1. Defina metas financeiras específicas;
2. Analise os custos e receitas da empresa;
3. Defina orçamento para custos, despesas e investimentos;
4. Crie um plano de ações com base nas suas metas;
5. Defina as rotinas financeiras que devem ser melhoradas ou criadas;
6. Monitore o desempenho financeiro regularmente;
7. Realize análises e ajustes no plano financeiro conforme necessário.

2. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das rotinas financeiras mais importantes de toda empresa, pois se trata do monitoramento das entradas e saídas de dinheiro em um determinado período. É o registro de todas as transações: pagamentos de clientes e fornecedores, despesas e investimentos.

Para ter um fluxo de caixa saudável e com saldo positivo, é importante monitorá-lo frequentemente e com precisão. Assim é possível tomar decisões com mais segurança através de dados reais da empresa.

Para essa rotina financeira funcionar corretamente, é importante trabalhar com um sistema de gestão que integre todas as áreas da empresa, como vendas, estoque e financeiro, para que todas os pagamentos, compras, vendas, antecipação de recebíveis, entre outras movimentação sejam registradas corretamente e os gestores possam emitir relatórios detalhados de tudo.

Com base no fluxo de caixa, analisando as vendas, as despesas e o saldo da empresa, fica mais fácil planejar as atividades financeiras, como investimentos em estoque ou aquisição de novos equipamentos, por exemplo.

3. Gestão de contas e pagamentos

O processo de contas a pagar e receber também é rotina financeira que, quando não organizada ou aplicada na empresa, pode gerar muitos problemas e prejuízos. 

É imprescindível que o time financeiro tenha um calendário e procedimentos bem definidos para gerenciar o pagamento de todas as despesas, além de garantir o recebimento das contas a receber. 

Aqui estão alguns passos essenciais para implementar a rotina de gestão de contas e pagamentos:

1. Analise suas despesas e identifique contas fixas e variáveis, como aluguel, energia, internet, fornecedores, salários e outros custos.
2. Com todas as contas fixas e variáveis em mãos, defina prioridades e monte um calendário para não esquecer dos prazos de pagamento ou prazos de negociação.
3. Utilize ferramentas de controle financeiro, como softwares, para manter tudo organizado e registrado.
4. Faça conciliação bancária para verificar se todos os pagamentos foram registrados corretamente e se há divergências ou fraudes.
5. Adote políticas de pagamento que priorizem um fluxo de caixa positivo e evite atrasos ou juros desnecessários.

4. Conciliação bancária

A conciliação bancária é importante para garantir o controle financeiro pela gestão da empresa, por meio da comparação dos registros financeiros internos com os registros do extrato bancário.

Ela facilita o fechamento contábil mensal e ajuda a manter a conformidade fiscal, garantindo que as contas estejam em ordem e os relatórios financeiros sejam precisos, verificando o saldo final das contas e as transações realizadas, identificando divergências, como erros de lançamentos ou transações não compensadas.

5. Contabilidade

Controlar toda a contabilidade da empresa é primordial para manter a ordem fiscal e tributária, evitando problemas e multas. 

Mesmo que você conte com a assessoria de um contador especializado, é muito importante se responsabilizar por manter todos os documentos, notas fiscais e registros organizados para que todas as obrigações da empresa sejam revisadas e cumpridas corretamente.

6. Gestão de riscos

A gestão de riscos é a rotina financeira que identifica e analisa possíveis riscos que afetam o negócio, além de ajudar a definir o que pode ser feito para minimizar ou gerenciar os riscos mapeados.

É uma atividade muito importante de gestão, pois ajuda a empresa a estar preparada para situações difíceis.

Para aplicar o gerenciamento de riscos, você pode:

1. Fazer uma análise para encontrar possíveis ameaças e pontos fracos internos e externos.
2. Priorizar os riscos identificados e analisar as suas possíveis consequências.
3. Criar planos de ação para lidar com cada um dos problemas mapeados.
4. Monitorar a implementação e eficácia das ações determinadas.
5. Criar um calendário de análises e ações para que tudo seja monitorado com frequência. 

7. Gestão de Estoque

A falta de uma boa gestão de estoque pode gerar diversos prejuízos financeiros, como falta ou perda de produtos, falta de informações que podem contribuir para uma administração mais estratégica, atraso nos pedidos para fornecedores, entre outras situações. Por essas razões, é importante que o estoque seja um setor extremamente organizado e com rotinas definidas.

As rotinas mais importantes na gestão de estoque são:

1. Monitoramento do giro de estoque: monitore constantemente a entrada e saída de produtos no estoque para, quando for necessário, fazer ajustes nas estratégias de vendas e na reposição de mercadoria.
2. Avaliação da curva ABC: identifique os produtos com maior e menor saída para planejar melhor a compra ou produção de produtos.
3. Controle da quantidade mínima e máxima de estoque: defina um calendário de reposição de estoque, levando em consideração a quantidade das mercadorias em estoque, a sazonalidade e a demanda do mercado.
4. Organização e negociação de pedidos feitos com os fornecedores: organize a prioridade e as datas de reposição de estoque para não ficar sem produtos e ainda ter tempo para negociar com os melhores fornecedores.

8. Relatórios 

Os Relatórios Financeiros fornecem uma visão detalhada sobre a situação econômica e o desempenho de uma empresa em um determinado período.

A criação de um relatório financeiro envolve vários passos, que dependem do tipo de relatório que está sendo preparado (Balanço Patrimonial, DRE, Fluxo de Caixa, etc.). Os passos mais comuns são:

1. Coleta de dados: Reúna todas as informações financeiras da empresa, como receitas, despesas, ativos (bens) e passivos (dívidas).
2. Organização: Classifique os dados em categorias atribuídas (vendas, custos, dívidas, etc.).
3. Lançamentos contábeis: Registra todas as transações no sistema contábil, seguindo o método de partidas dobradas (débito e crédito).
4. Conciliação bancária: Verifique se os registros batem com os extratos bancários.
5. Geração dos relatórios: Com os dados prontos, crie os principais relatórios (Balanço Patrimonial, DRE, Fluxo de Caixa).

9. Auditoria Financeira

As rotinas financeiras auxiliam no acompanhamento e clareza da gestão das finanças, assim a auditoria tem um papel fundamental no processo, contribuindo para a transparência, além ser necessária  para a prestação de contas junto a investidores, ou órgãos públicos, por exemplo.

Há mais de um tipo de auditoria, a escolha depende do objetivo da empresa e gestão. Os mais comuns são:

• auditoria contábil e fiscal;
• auditoria governamental;
• auditoria de compliance;
• auditoria operacional;
• auditoria de reembolsos de despesas.

10. Gestão fiscal e tributária

A gestão fiscal e a gestão tributária garantem que o negócio esteja de acordo com a legislação, trazendo maior segurança à gestão, prevenindo problemas legais. 

A gestão fiscal engloba todo o controle financeiro, envolve tanto a receita quanto a despesa, visando à sustentabilidade financeira geral. Já a gestão tributária se concentra na administração das obrigações fiscais e na eficiência em lidar com impostos.

11. Cobranças de clientes

Um assunto delicado, porém importantíssimo dentro da rotina financeira do negócio É preciso realizar a cobrança dos clientes,evitando inadimplência e prejuízos na saúde financeira da empresa. 

Contudo, é preciso saber como cobrar, é possível criar uma régua de cobrança com mais de uma maneira, ou diferentes formatos de cobrança, de acordo com o perfil do cliente e necessidade do negócio. 

O contato com o cliente, por exemplo, é uma forma comum de cobrá-lo, porém pode ser feita em diferentes formatos, como whatsapp, e-mails. Ter uma Política de Cobrança, realizar negociações, aplicar juros ou multas também são exemplos para cobrança de clientes.

12. Planejamento orçamentário

Colocar na rotina a criação e acompanhamento de um planejamento orçamentário é crucial para o atingimento de metas do negócio. Traçar um plano detalhando onde e como os recursos financeiros serão utilizados, descrevendo custos, receitas, despesas ou investimento, além de ser um processo estratégico dá mais clareza de como “anda” o negócio, seja a curto, médio ou longo prazo.

Como facilitar a aplicação de rotinas financeiras na prática

Para implementar rotinas financeiras com eficiência é preciso utilizar estes fatores a seu favor: organização, treinamento, tecnologia, avaliação e persistência.

1. Organização: defina o que deve ser feito; criar planejamentos, calendários e políticas dos processos; estabelecer prazos e metas e padronizar procedimentos. 
2. Treinamentos: compartilhar conhecimento, mostrar como deve ser feito e fazer testes com toda a equipe para garantir que todos estejam alinhados.
3. Utilize ferramentas que facilitam as rotinas financeiras: no setor financeiro é importante contar com ferramentas seguras, que registrem as informações com precisão e automatizam processos, como a emissão de boletos ou a conciliação bancária para reduzir erros e agilizar o processo. 
4. Analise os processos e insista na rotina: faça uma avaliação de como as rotinas financeiras estão sendo aplicadas ou evoluindo. Confira o que pode ser ajustado e o que deve ser mantido. Além disso, às vezes é difícil manter uma rotina organizada, então é necessário persistir na execução da atividade. 

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