O controle de estoque é uma das áreas mais importantes de toda empresa. Afinal, é onde estão os produtos que serão vendidos ou as matérias-primas para produção de mercadorias e prestação de serviços.
Quem trabalha com gestão de estoque sabe que esse setor não é para brincadeira. Um simples descuido em atividades manuais, a falta de procedimentos ou uma empresa sem integração com sistema de estoque e vendas sofrem muitos prejuízos com perda de produtos, erros nas vendas e mercadorias vencidas.
Por isso, preparamos este guia completo para responder tudo sobre controle de estoque: o que é, como fazer, boas práticas, estratégias, aplicativos gratuitos e sistemas profissionais.
O que é Controle de Estoque?
Controle de Estoque é o processo de gerenciar e monitorar a quantidade de produtos ou matérias-primas disponíveis em um negócio, garantindo que haja o equilíbrio entre oferta e demanda.
Qual a importância do controle de estoque?
Controle de estoque é vital para empresas de todos os tamanhos, especialmente para as micro e pequenas.
Consiste em acompanhar de perto a quantidade de produtos disponíveis, tanto em estoque quanto em trânsito, assegurando um equilíbrio entre oferta e demanda. Essa prática permite evitar a falta de produtos essenciais para os clientes, assim como o excesso, que pode resultar em custos desnecessários.
Um sistema eficaz de controle de estoque possibilita identificar rapidamente itens obsoletos ou com baixo giro, facilitando a tomada de decisões estratégicas para otimizar o investimento em inventário. Além disso, contribui para a redução de desperdícios e melhoria da eficiência operacional, refletindo diretamente na satisfação do cliente e na saúde financeira do negócio.
Ao implementar boas práticas de controle de estoque, as empresas podem alcançar maior agilidade nas operações, reduzir custos e maximizar os lucros, garantindo uma gestão mais eficiente e competitiva no mercado.
Por que você deve se preocupar com a gestão do seu estoque?
O controle de estoque é essencial para o sucesso operacional das empresas, desempenhando um papel crucial em diversos aspectos do negócio, como:
- Evita a falta ou excesso de produtos.
- Garante a satisfação do cliente.
- Otimiza o investimento em inventário.
- Reduz custos operacionais.
- Minimiza desperdícios.
- Melhora a eficiência operacional.
- Facilita a identificação de itens obsoletos.
- Contribui para a tomada de decisões estratégicas.
- Mantém a competitividade no mercado.
- Agiliza as operações logísticas.
- Maximize os lucros.
- Minimiza perdas de vendas.
- Aumenta a produtividade da equipe.
- Facilita a gestão financeira.
- Permite melhorar o fluxo de caixa.
- Previne fraudes e furtos.
- Facilita a implementação de estratégias de precificação.
- Melhora a previsão de demanda.
- Fortalece a reputação da empresa.
- Facilita a expansão do negócio.
Quais são os tipos de controle de estoque?
Em geral, os estoques podem armazenar dois tipos principais de mercadorias: o estoque de matérias-primas e de produtos.
- Matéria-prima: são os materiais utilizados na produção de diferentes produtos ou prestação de serviços. Esses materiais são adquiridos pelas empresas para serem transformados ou processados em produtos acabados. Esse tipo de estoque é mais comum em empresas industriais que fabricam produtos em larga escala.
- Produto para varejo: são os artigos que estão prontos para serem vendidos diretamente aos consumidores finais. Esse tipo de estoque é encontrado em estabelecimentos comerciais, como lojas físicas ou virtuais, e inclui uma variedade de produtos prontos para serem adquiridos pelos clientes em menor escala.
Como calcular o controle de estoque?
Ao estimar o controle de estoque, existem duas abordagens principais: mensuração física e monetária.
Mensuração física
Neste método, a quantificação do estoque é realizada através da contagem física das unidades de cada tipo de produto em armazenamento. Essa abordagem fornece uma visão direta da quantidade física de mercadorias disponíveis.
Por exemplo, suponha que uma loja de eletrônicos esteja realizando uma contagem física de seu estoque. O gerente da loja e sua equipe percorrem os corredores e contam o número de unidades de cada produto em prateleiras e depósitos. Eles registram manualmente as quantidades de TVs, laptops, smartphones e outros itens em estoque. Após a contagem, eles somam todas as unidades contadas para obter a quantidade total de cada produto no estoque.
Mensuração monetária
Já na mensuração monetária, o estoque é avaliado com base nos custos de cada mercadoria. Isso envolve somar os custos individuais de cada item em estoque para determinar o valor total do inventário em termos monetários.
Por exemplo, imagine que um supermercado deseja calcular o valor monetário de seu estoque de produtos de mercearia. Eles revisam os registros de compra e vendas para cada item e determinam o custo unitário de cada produto. Em seguida, multiplicam o custo unitário pelo número de unidades em estoque para calcular o valor monetário de cada produto. Por fim, somam os valores individuais de cada item para obter o valor total do inventário em termos monetários.
Como fazer a gestão do controle de estoque?
A gestão eficaz do controle de estoque é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Manter um equilíbrio adequado entre oferta e demanda, minimizar custos e garantir a satisfação do cliente são objetivos cruciais que dependem de uma gestão eficiente do estoque.
A seguir, temos 10 passos práticos para ajudá-lo a aprimorar sua gestão de estoque e otimizar o desempenho de sua empresa.
Passo 1: Avalie suas necessidades de estoque
Antes de implementar qualquer estratégia de gestão de estoque, é essencial entender suas necessidades específicas de estoque.
Analise seus produtos, fluxos de trabalho e demanda do mercado para determinar quais itens são essenciais para o seu negócio e em que quantidades. Considere também fatores sazonais e tendências de mercado ao avaliar suas necessidades de estoque.
Utilize análises de dados históricos de vendas e previsões de demanda para identificar padrões e prever futuras necessidades de estoque com maior precisão.
Passo 2: Escolha o método de controle de estoque adequado
Existem vários métodos de controle de estoque disponíveis, desde o controle periódico até o controle permanente e a análise ABC. Avalie as características de seu negócio, como o volume de vendas, a variedade de produtos e a complexidade das operações, e escolha o método que melhor se adapte às suas necessidades e capacidades.
Por exemplo, uma empresa de varejo com um grande número de SKUs pode se beneficiar do uso de sistemas de controle de estoque automatizados.
Passo 3: Utilize a tecnologia a seu favor
Investir em um sistema de gestão de estoque automatizado pode simplificar e agilizar o processo de controle de estoque.
Considere a adoção de software especializado que ofereça recursos como rastreamento de inventário, previsão de demanda e relatórios detalhados. A tecnologia pode ajudar a reduzir erros, melhorar a precisão dos dados e aumentar a eficiência operacional.
Passo 4: Estabeleça políticas e procedimentos claros
Defina políticas e procedimentos claros para o gerenciamento do estoque, incluindo políticas de reposição, controle de qualidade e procedimentos de contagem física.
Certifique-se de que todos os membros da equipe estejam familiarizados com essas diretrizes e as sigam rigorosamente. A clareza e consistência nas operações de estoque ajudam a minimizar erros e garantir a eficiência do processo.
Por exemplo, estabeleça um processo padronizado para realizar contagens físicas de estoque regularmente, designando responsabilidades específicas para membros da equipe e seguindo um checklist detalhado para garantir que nada seja esquecido.
Passo 5: Mantenha registros precisos
Manter registros precisos é fundamental para uma gestão eficaz do estoque. Registre todas as transações de entrada e saída, atualize regularmente os níveis de estoque e verifique a precisão dos dados para evitar discrepâncias e erros. Utilize sistemas de código de barras ou RFID para facilitar o rastreamento e a identificação de produtos.
Passo 6: Implemente práticas de armazenamento eficientes
Organize seu espaço de armazenamento de forma eficiente para facilitar o acesso aos produtos e minimizar o tempo de movimentação.
Utilize prateleiras, etiquetas e sistemas de codificação para manter o estoque organizado e fácil de gerenciar. Considere fatores como tamanho, peso e requisitos de manuseio ao determinar a disposição do estoque no armazém ou loja.
Pesquise também se há leis ou boas práticas específicas para o seu tipo de produto. Por exemplo, cosméticos precisam ser mantidos em uma determinada temperatura ambiente; alimentos possuem regras de armazenamento; entre outras categorias que precisam de atenção.
Passo 7: Monitore o desempenho do estoque regularmente
Estabeleça métricas de desempenho e monitore regularmente o desempenho de seu estoque.
Avalie indicadores-chave, como taxa de giro de estoque, tempo médio de estocagem e níveis de obsolescência, e ajuste suas estratégias conforme necessário para otimizar os resultados.
Realize análises periódicas do estoque para identificar padrões e tendências e tomar decisões informadas sobre compras, reposição e promoções.
Passo 8: Esteja preparado para mudanças na demanda
A demanda do mercado pode variar ao longo do tempo, e é importante estar preparado para essas mudanças.
Mantenha-se atualizado sobre as tendências do mercado, as preferências dos clientes e os eventos sazonais que possam afetar a demanda por seus produtos. Esteja pronto para ajustar seus níveis de estoque e estratégias de reposição conforme necessário para atender à demanda do mercado e evitar excesso ou escassez de estoque.
Passo 9: Automatize processos sempre que possível
Automatizar processos repetitivos e demorados pode ajudar a aumentar a eficiência e reduzir erros.
Considere a automação de tarefas como reordenação de estoque, atualização de registros e geração de relatórios para economizar tempo e recursos.
Utilize ferramentas e tecnologias automatizadas para simplificar operações de rotina e liberar tempo para atividades mais estratégicas e de alto valor agregado.
Passo 10: Busque a melhoria contínua
A gestão do controle de estoque é um processo contínuo e em constante evolução. Esteja sempre em busca de maneiras de melhorar seus processos, otimizar suas operações e atender às necessidades em constante mudança de seu negócio e do mercado.
Emita relatórios de estoque, vendas e financeiro, solicite feedback dos membros da equipe, clientes e fornecedores e esteja aberto a novas ideias e abordagens para aprimorar sua gestão de estoque ao longo do tempo.
Ferramentas para gestão de estoque
O estoque não deve ser apenas físico, é necessário ter um controle online e automatizado da movimentação de estoque para evitar erros, perdas e prejuízos de mercadoria e de vendas.
Por isso, muitas empresas utilizam sistemas de gestão. Mas, para quem ainda não pode investir em um software, a seguir temos indicação de planilha e aplicativo gratuito.
Planilha de Controle de Estoque
Se seu negócio está começando agora, a seguir temos uma planilha completa e gratuita para você baixar e fazer a gestão do seu estoque.
Planilha gratuita de controle de estoque: baixe agora!
Aplicativo para Gestão de Pedidos e Controle de Estoque
A versão mobile do vhsys oferece funcionalidades do ERP na palma da sua mão, de forma gratuita. Seja você cliente do vhsys ou não, experimente a facilidade de gerenciar seus negócios de qualquer lugar: controle financeiro, vendas, pedidos, serviços e estoque de produtos
Principais funcionalidades:
- Registro e Emissão de Pedidos: crie e gerencie pedidos de vendas de forma rápida e intuitiva, mantendo um histórico detalhado de todas as transações.
- Leitor de Código de Barras: agilize o cadastro e as vendas de produtos escaneando os códigos de barras diretamente pelo aplicativo.
- Cadastro de Produtos e Estoque: mantenha um controle preciso do seu estoque, cadastrando e atualizando informações sobre seus produtos de forma organizada e eficiente.
- Controle Financeiro: gerencie contas a pagar e a receber, mantenha-se informado sobre suas finanças e integre sua conta bancária para uma gestão financeira ainda mais completa.
- Agenda e Ordens de Serviço: mantenha-se organizado com uma agenda integrada e registre ordens de serviço para melhor controle das atividades da sua empresa.
- Relatórios com Gráficos: tenha acesso a relatórios detalhados e visualmente atrativos sobre o desempenho do seu negócio, facilitando a análise e tomada de decisões.
- Localização dos Vendedores: para usuários do ERP vhsys, é possível visualizar a localização dos vendedores em tempo real, facilitando a gestão das equipes de vendas em campo.
Sistema de gestão com Controle de Estoque
O vhsys é um sistema de gestão empresarial completo, projetado para atender às necessidades específicas de micro e pequenas empresas.
Uma das suas principais funcionalidades é o módulo de Controle de Estoque, que oferece uma série de recursos avançados para gerenciar o inventário de forma eficiente e precisa.
Como funciona o Controle de Estoque do vhsys?
O Controle de Estoque do vhsys funciona de forma simples e intuitiva. Ele permite que as empresas registrem todas as entradas e saídas de produtos, acompanhem o estoque disponível em tempo real e recebam alertas sobre itens com estoque mínimo ou próximo do vencimento. Além disso, o sistema é totalmente integrado com outras áreas do negócio, como vendas e financeiro, garantindo uma gestão integrada e eficiente.
Principais funções do Controle de Estoque do vhsys:
- Inventário: o vhsys permite que as empresas realizem inventários periódicos para garantir a precisão dos dados de estoque. Com essa funcionalidade, é possível contar fisicamente todos os itens do estoque e comparar os resultados com o sistema para identificar discrepâncias e corrigi-las rapidamente.
- Alerta de Estoque Mínimo e Máximo: o sistema envia alertas automáticos quando os níveis de estoque atingem o mínimo ou o máximo definido pela empresa. Isso ajuda a evitar a falta de produtos e o excesso de estoque, garantindo que os itens certos estejam disponíveis no momento certo.
- Múltiplos Locais de Estoque: o vhsys permite que as empresas gerenciem múltiplos locais de estoque, facilitando o controle de inventário em diferentes filiais, depósitos ou unidades de negócio.
- Controle de Validade: com essa funcionalidade, as empresas podem configurar alertas para produtos com data de validade próxima, permitindo que tomem medidas proativas, como fazer promoções ou descartar itens vencidos, antes que se tornem um problema.
- Relatórios: o sistema oferece uma variedade de relatórios detalhados sobre o estoque, incluindo informações como quantidade disponível, valor em estoque, histórico de movimentações e muito mais. Esses relatórios ajudam as empresas a entender melhor o seu inventário e tomar decisões informadas sobre compras, vendas e promoções.
- Integração com Vendas e Financeiro: o Controle de Estoque do vhsys está totalmente integrado com os módulos de Vendas e Financeiro, garantindo uma gestão integrada e eficiente. Isso significa que as empresas podem acompanhar as vendas em tempo real, atualizar automaticamente o estoque após cada transação e monitorar o desempenho financeiro do negócio.
- Integração com Vendas Físicas e Online: o vhsys oferece integração com vendas presenciais (PDV) e vendas online (Loja Virtual), permitindo que as empresas gerenciem todas as suas operações de vendas em um único sistema. Isso simplifica o processo de gestão e garante uma experiência consistente para os clientes, independentemente do canal de vendas.
10 Metodologias de Controle de Estoque
O controle de estoque é um processo essencial para empresas de todos os tamanhos, garantindo que os níveis de inventário estejam otimizados e alinhados com a demanda do mercado. Existem diversas metodologias de controle de estoque, cada uma com suas próprias abordagens e técnicas.
1. Controle Periódico
O método de controle periódico envolve a contagem física do estoque em intervalos regulares, como semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.
Após a contagem, os dados são comparados com os registros do sistema para identificar discrepâncias e ajustar os níveis de estoque conforme necessário.
Por exemplo, uma loja de varejo realiza uma contagem física de seu estoque no final de cada mês para garantir que os registros do sistema estejam precisos e atualizados.
2. Controle Permanente
No controle permanente, o estoque é atualizado em tempo real à medida que as transações ocorrem.
Cada entrada ou saída de produtos é registrada imediatamente no sistema, proporcionando uma visão precisa do estoque disponível a qualquer momento.
Por exemplo, um supermercado utiliza um sistema de ponto de venda (PDV) integrado ao seu sistema de gestão de estoque para registrar as vendas instantaneamente e atualizar os níveis de estoque automaticamente.
3. Método FIFO (First In, First Out)
O método FIFO pressupõe que os produtos mais antigos no estoque são os primeiros a serem vendidos. Isso significa que o custo dos produtos vendidos é calculado com base nos preços dos itens mais antigos.
Por exemplo, uma padaria utiliza o método FIFO para garantir que os pães mais antigos sejam vendidos primeiro, evitando assim o desperdício de produtos.
4. Método LIFO (Last In, First Out)
Ao contrário do FIFO, o método LIFO considera que os produtos mais recentes no estoque são os primeiros a serem vendidos. Isso pode resultar em custos de produtos vendidos mais altos, pois os preços dos itens mais recentes são utilizados no cálculo.
Por exemplo, uma loja de eletrônicos utiliza o método LIFO para garantir que os produtos mais recentes estejam sempre disponíveis para os clientes, mantendo um estoque fresco e atualizado.
5. Análise ABC
A análise ABC classifica os itens de estoque em categorias com base em sua importância relativa. Os itens são classificados em categorias A, B e C, com A representando os itens mais valiosos e C os menos valiosos.
Por exemplo, um distribuidor de peças automotivas utiliza a análise ABC para priorizar o estoque de peças de reposição de alto valor, garantindo que esses itens estejam sempre disponíveis quando necessário.
6. Controle de Estoques por Curva ABC de Valor
Similar à Análise ABC, o Controle de Estoques por Curva ABC de Valor classifica os itens de estoque com base em seu valor monetário, priorizando a gestão dos itens mais valiosos. No entanto, além de classificar os itens, essa metodologia também estabelece políticas de estoque específicas para cada categoria.
Por exemplo, uma distribuidora de produtos eletrônicos utiliza a Curva ABC de Valor para identificar os itens de estoque mais valiosos e implementa políticas de estoque mais rigorosas para esses itens, como monitoramento frequente e níveis de segurança mais altos.
7. Controle de Estoques por Lote Econômico de Compras (LEC)
O método do Lote Econômico de Compras (LEC) busca determinar a quantidade ideal de produtos a serem adquiridos em cada pedido, considerando custos de armazenagem e de pedido. A ideia é minimizar os custos totais de estoque, encontrando o equilíbrio entre custos de manutenção de inventário e custos de pedido.
Por exemplo, uma empresa de varejo calcula o LEC para um determinado produto com base na demanda média, custos de armazenagem e custos de pedido. Isso ajuda a garantir que eles comprem a quantidade certa de produtos para manter o estoque eficiente e evitar excessos ou faltas.
8. Just-in-Time (JIT)
O método Just-in-Time (JIT) busca minimizar os níveis de estoque mantendo apenas o necessário para atender à demanda imediata dos clientes. Com o JIT, os produtos são entregues exatamente quando são necessários, reduzindo assim o desperdício de espaço de armazenamento e capital de giro.
Por exemplo, uma fábrica de automóveis adota o JIT para receber componentes de fornecedores apenas quando são necessários na linha de produção, evitando assim o armazenamento excessivo de peças e reduzindo os custos de estoque.
9. Método de Reposição Contínua (MRP)
O MRP é um sistema de planejamento de produção que calcula as necessidades de reposição de materiais com base na demanda prevista, levando em consideração lead times de fornecimento e estoques mínimos. Ele ajuda a garantir que os materiais certos estejam disponíveis no momento certo para a produção.
Por exemplo, uma empresa de fabricação utiliza o MRP para calcular automaticamente as necessidades de reposição de materiais com base nas ordens de produção previstas e nos lead times de fornecimento, garantindo assim uma produção contínua e sem interrupções.
10. Controle de Estoques por Ponto de Pedido
No método do Ponto de Pedido, é estabelecido um nível mínimo de estoque para cada item, conhecido como ponto de pedido. Quando o estoque atinge esse ponto, um pedido de reposição é acionado para garantir que o item seja reabastecido a tempo de evitar faltas.
Por exemplo, um restaurante define um ponto de pedido para ingredientes essenciais, como carne, vegetais e temperos. Quando o estoque desses itens atinge o ponto de pedido devido ao consumo diário, um pedido é feito ao fornecedor para garantir a reposição oportuna dos ingredientes.
Perguntas frequentes
A seguir vamos responder algumas dúvidas frequentes sobre a gestão de estoque.
O que é inventário?
Inventário é o processo de contagem e registro de todos os itens de estoque de uma empresa em um determinado momento, geralmente realizado de forma periódica para garantir a precisão dos registros.
Qual o sistema de controle mais usado?
O vhsys é um dos sistemas de controle de estoque mais utilizados por micro e pequenas empresas, oferecendo uma variedade de funcionalidades para simplificar a gestão.
Qual o melhor controle de estoque?
O melhor controle de estoque varia de acordo com as necessidades específicas da empresa, sendo importante encontrar um sistema compatível que atenda às demandas de gestão de inventário, como controle de lotes, rastreamento de produtos e relatórios detalhados.
Quanto custa um sistema de controle de estoque?
Os sistemas de controle de estoque geralmente têm mensalidades a partir de R$100, variando de acordo com a complexidade e os recursos oferecidos.
Aplicativo gratuito para controle de estoque?
O aplicativo móvel do vhsys oferece uma versão gratuita para gestão de estoque, disponível para download na Apple Store e Google Play Store.
O que é curva ABC de produtos?
A curva ABC de produtos é uma técnica de classificação que categoriza os itens de estoque de acordo com sua importância relativa em termos de valor monetário, priorizando a gestão dos itens mais significativos.
Como planejar e programar o seu estoque?
O planejamento e programação do estoque envolve a análise de demanda, previsão de vendas, estabelecimento de políticas de estoque e definição de estratégias de reposição e armazenamento.
Como organizar um estoque do zero?
Para organizar um estoque do zero, é importante categorizar os produtos, estabelecer um layout eficiente, implementar sistemas de identificação e registro, e manter um controle rigoroso de entrada e saída de mercadorias.
Como armazenar estoque?
O estoque deve ser armazenado de forma segura, organizada e adequada às características dos produtos, considerando fatores como temperatura, umidade, prazos de validade e fragilidade.
Quem trabalha no estoque é?
Funcionários designados para trabalhar no estoque são geralmente conhecidos como estoquistas, operadores de estoque ou gestores de inventário, responsáveis pela recepção, armazenamento e movimentação de mercadorias.
Quando o estoque é zero?
O estoque é considerado zero quando não há mais unidades disponíveis de um determinado produto para venda ou utilização.
O que é estoque mínimo?
Estoque mínimo é a quantidade mínima de um produto que uma empresa precisa manter em estoque para evitar faltas e interrupções na produção ou venda.
O que é estoque de segurança?
Estoque de segurança é uma reserva adicional de produtos mantida além do estoque mínimo para lidar com variações na demanda, atrasos na entrega ou outros imprevistos.
Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?
Estoque refere-se ao conjunto de produtos ou materiais mantidos por uma empresa para uso ou venda, enquanto o almoxarifado é o local físico onde esses itens são armazenados e gerenciados.
Estoque é custo ou despesa?
O estoque é considerado um custo para a empresa, pois representa o valor dos produtos adquiridos para venda ou uso na produção.
O que é estoque ativo circulante ou não circulante?
O estoque ativo circulante é composto por produtos que estão em movimento e serão vendidos ou utilizados em um curto prazo, enquanto o estoque não circulante refere-se a produtos obsoletos ou danificados que não serão utilizados ou vendidos no futuro próximo.
Como calcular o estoque final?
O estoque final é calculado subtraindo as vendas ou uso de produtos do estoque inicial, levando em consideração as compras ou reposições de mercadorias durante o período.
Estoque sem nota fiscal?
O estoque deve ser acompanhado de nota fiscal para garantir a legalidade das transações e a rastreabilidade dos produtos, sendo obrigatório o registro de entrada e saída de mercadorias.
Como integrar estoque com loja virtual?
A integração do estoque com uma loja virtual geralmente requer o uso de um sistema ERP que permite sincronizar automaticamente os níveis de estoque com as vendas online, garantindo uma gestão eficiente e atualizada do inventário.
