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Sistema de gestão financeira: o que é, como usar e vale a pena?

Tempo de Leitura: 12 minutos
Entenda o que é sistema de gestão financeira, quais os benefícios, como escolher o ideal para a sua empresa e se vale a pena para a sua gestão!
Sistema de gestão financeira o que é, como usar e vale a pena
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Um sistema de gestão financeira é uma das ferramentas mais necessárias para empresas de qualquer porte, pois o software permite que os gestores tenham registros precisos, controle do dinheiro que entra e sai, resultados de vendas, conciliação bancária, entre diversas outras funcionalidades primordiais para o dia a dia de qualquer negócio.

Empresas que investem em tecnologia crescem aproximadamente 60% a mais do que seus concorrentes. A pesquisa é um levantamento feito pela TNS Research. 

Mas, como saber se a sua empresa precisa de um sistema de gestão financeira? Quais as funcionalidades que o software precisa ter e como escolher? Essas e outras dúvidas responderemos a seguir!

  1. O que é um sistema de gestão financeira?
  2. Sistema financeiro ou sistema de gestão?
  3. Para que serve um sistema de gestão financeira?
  4. Quais as funções um software de gestão financeira tem?
  5. Como usar um sistema de gestão financeira?
  6. Como escolher o sistema ideal?
  7. Benefícios de um sistema de gestão financeira?
  8. Sistema de gestão financeira grátis
  9. Como fazer gestão financeira de loja sem sistema
  10. Como implantar um sistema de gestão de financeira
  11. Qual é o melhor sistema de gestão financeira?
  12. Vale a pena ter um sistema de gestão financeira?

O que é um sistema de gestão financeira?

Um sistema de gestão financeira é um software projetado para ajudar empresas a gerenciar suas operações financeiras de forma eficiente, integrada e organizada. 

O que é um sistema de gestão financeira (2)

O sistema oferece uma variedade de funcionalidades para acompanhar e controlar as finanças da empresa, incluindo:

  1. Contas a pagar e receber
  2. Emissão de notas
  3. Emissão de pagamentos
  4. Fluxo de caixa
  5. Conciliação bancária
  6. Conta bancária empresarial
  7. Relatórios

Sistema financeiro ou sistema de gestão?

Um sistema financeiro é onde você gerencia todas as transações monetárias da sua empresa, como pagamentos e recebimentos. Já um sistema de gestão é um software extremamente completo, que possui controle financeiro, mas também disponibiliza outros módulos e funções como gestão de vendas, sistema PDV, estoque, loja virtual, entre outras funcionalidades.

Sistema financeiroSistema de gestão ERP
Contas a Pagar/ReceberConciliação bancáriaConta bancária PJGestão de orçamentoRelatórios financeirosEmissão de pagamentosContas a Pagar/ReceberConciliação bancáriaConta bancária PJGestão de orçamentoRelatórios financeirosEmissão de pagamentos
xEmissão de todos os tipos de notas fiscais
xControle de vendasCadastro de pedidosEnvio de orçamentosGestão de serviçosAgenda
xSistema PDV para frente de caixaLoja virtualIntegração com outras lojas online, plataformas de marketing, entre outros aplicativos de gestão
xControle de estoqueBaixa automática a cada vendaInventáriosAlertas automáticos para estoque mínimo e máximo de produtos em estoque

Para empresas, é ideal optar por um único sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP, e escolher um software que tenha um excelente controle financeiro. Dessa forma, toda a empresa caminha de forma integrada e automatizada, minimizando erros, prejuízos e retrabalhos.

Para que serve um sistema de gestão financeira?

Um sistema de gestão financeira é uma ferramenta importante para empresas controlarem suas finanças. Ele ajuda a manter registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, como vendas, despesas e pagamentos. Com isso, os gestores conseguem ter uma visão clara da situação financeira da empresa e tomar decisões mais acertadas.

Além disso, o sistema ajuda a controlar o dinheiro que entra e sai da empresa, o que é essencial para garantir que todas as contas sejam pagas em dia e que haja dinheiro suficiente para as operações. Com ele, é possível fazer planejamentos financeiros, como definir metas de economia e investimento, e acompanhar de perto o cumprimento desses objetivos.

Por fim, o sistema simplifica e automatiza tarefas, como emissão de faturas, cálculo de impostos e geração de relatórios, o que economiza tempo e reduz erros. Isso ajuda a manter a empresa organizada e em conformidade com as obrigações fiscais, garantindo seu bom funcionamento e crescimento.

Quais as funções de um software de gestão financeira?

Entre as principais funções de um software com controle financeiro estão a gestão de contas a pagar e receber, emissão de pagamentos (como boletos e Pix Cobrança), conciliação bancária, DRE gerencial e relatórios.

Gestão de Contas a Pagar e Receber

Com a gestão de contas a receber em um software financeiro, você pode registrar e rastrear todas as transações de vendas a crédito, garantindo uma visão organizada e clara das contas em aberto e dos valores devidos pelos clientes. Isso permite um controle eficiente do fluxo de caixa.

Emissão de Notas Fiscais

A emissão de notas fiscais é uma parte crucial da rotina de negócios. Com um software de gestão financeira, você simplifica esse processo, criando e enviando documentos fiscais de forma rápida e automatizada, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais.

Fluxo de Caixa

Mantenha um controle preciso do seu fluxo de caixa, acompanhando e analisando os movimentos de entrada e saída de recursos financeiros. Com um software de gestão financeira, automatize o monitoramento para uma visão clara e precisa da saúde financeira do seu negócio.

Conciliação Bancária

Automatize e simplifique o processo de conciliação bancária, comparando automaticamente os registros financeiros da sua empresa com as informações do banco. Isso garante a precisão e a integridade dos seus dados financeiros, facilitando o controle e a gestão.

Emissão de pagamentos

Simplifique a emissão de pagamentos com um software de gestão financeira integrado. Automatize o processo de pagamento, emita boletos, use Pix Cobrança, integre seu sistema com maquininha de cartão, entre outras formas de cobrança.

Conta bancária PJ integrada

Desfrute dos benefícios de uma conta bancária PJ integrada ao seu sistema de gestão financeira. Realize transações bancárias, emita boletos, controle o fluxo de caixa e simplifique a sua rotina financeira, tudo em um só lugar.

Como usar um sistema de gestão financeira?

Entenda como você pode aproveitar um sistema financeiro no seu negócio.

Como usar um sistema de gestão financeira

Escolha um software que atende às suas necessidades

Para usar um sistema de gestão financeira, é preciso analisar as dores do seu negócio nessa área e entender se o software escolhido atende às necessidades específicas da sua organização. 

Por esse motivo, o primeiro passo para usar um sistema de gestão financeira é certificar-se de que o sistema seja compatível com a estrutura do seu negócio e os processos financeiros existentes.

Faça treinamentos, se necessário

Para começar, é fundamental que todos os usuários estejam bem familiarizados com o sistema. Isso significa garantir que eles saibam como inserir informações, gerar relatórios e fazer outras tarefas importantes. Um treinamento adequado vai ajudar todos a se sentirem confiantes e preparados para usar o sistema de forma eficiente.

Organize os dados financeiros

Manter os dados financeiros organizados e atualizados é essencial. Isso significa registrar todas as transações, como vendas, compras, pagamentos e recebimentos, de forma precisa e consistente. Isso facilita a análise e relatórios financeiros mais precisos.

Monitore o fluxo de caixa

Com tantas transações, é fácil se perder no fluxo de caixa. Um sistema de gestão financeira ajuda a manter tudo em ordem, monitorando as entradas e saídas de dinheiro e prevendo o fluxo de caixa futuro. Isso ajuda a identificar tendências, evitar problemas de caixa e tomar decisões financeiras mais inteligentes.

Gere relatórios financeiros

Um sistema financeiro pode gerar relatórios personalizados para analisar o desempenho da empresa. Eles incluem demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e análises de custos. Esses relatórios ajudam a identificar áreas de melhoria e a tomar decisões mais informadas.

Automatize tarefas 

A automação é uma grande vantagem de um sistema financeiro. Configure pagamentos automáticos, faturas recorrentes e reconciliações bancárias automatizadas para economizar tempo e reduzir erros.

Analise de dados financeiros

Um sistema financeiro também é uma poderosa ferramenta de análise. Use-o para identificar tendências, padrões e áreas problemáticas. Isso ajuda a entender melhor as finanças da empresa e tomar decisões mais estratégicas.

Conte o suporte do sistema

Se necessário, peça ajuda para o suporte do sistema auxiliar em dúvidas ou mostrar como aproveitar todas as funcionalidades do software. 

Ao escolher um sistema financeiro, é crucial considerar a qualidade do suporte oferecido. Opte por um software com reputação sólida e um suporte eficiente para garantir que você tenha assistência quando necessário. 

Como escolher o sistema ideal?

Ao selecionar o sistema financeiro ideal para o seu negócio, é essencial considerar uma série de fatores para garantir que atenda às necessidades específicas da sua empresa. 

Com tantas opções disponíveis no mercado, pode ser desafiador tomar a decisão certa. Este guia a seguir irá ajudá-lo a entender o que considerar ao escolher um sistema financeiro e fornecer um checklist para simplificar o processo de seleção.

Como escolher o sistema ideal

1. Avalie as necessidades do seu negócio

O primeiro passo é sempre analisar as necessidades da empresa e as funcionalidades disponíveis nos sistemas. Considere o tamanho da sua empresa, o volume de transações financeiras, os tipos de operações que você realiza e quais recursos são essenciais para o seu dia a dia. Isso ajudará a garantir que você escolha uma solução que seja adequada às suas demandas e que não pague por funcionalidades que não utilizará.

2. Confira o suporte e a reputação do sistema

Ao escolher um sistema financeiro para o seu negócio, é essencial considerar a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor. Verifique se o sistema oferece suporte técnico rápido e eficiente para resolver quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir durante o uso. 

Além disso, avalie a reputação do sistema no mercado, buscando avaliações e feedback de outros usuários. Uma boa reputação é um indicativo de confiabilidade e qualidade do sistema, proporcionando mais tranquilidade ao investir nele para o seu negócio.

3. Faça os testes gratuitos

Antes de tomar uma decisão final, aproveite os testes gratuitos oferecidos pelos fornecedores de sistemas financeiros. Isso permite que você experimente o sistema em primeira mão, explore suas funcionalidades e verifique se atende às necessidades do seu negócio. 

Durante o teste, avalie a facilidade de uso da interface, a eficiência das ferramentas disponíveis e a compatibilidade com os processos internos da sua empresa. Essa etapa é fundamental para garantir que você faça uma escolha informada e tome a decisão certa para o seu negócio.

Benefícios de um sistema de gestão financeira

Um sistema de gestão financeira oferece uma série de benefícios significativos que podem transformar a forma como uma empresa gerencia suas finanças e impulsionar seu crescimento a longo prazo. Ao investir nessa tecnologia, as empresas podem melhorar sua eficiência operacional, minimizar riscos e tomar decisões financeiras mais estratégicas e fundamentadas.

Benefícios de um sistema de gestão financeira

Aumento de produtividade e ganho de tempo

Um dos principais benefícios de um sistema de gestão financeira é o aumento da produtividade e a economia de tempo. Com a automação de tarefas rotineiras, como a conciliação bancária e a emissão de relatórios, os funcionários podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas e de maior valor agregado, impulsionando o crescimento da empresa.

Otimização e automação de tarefas do dia a dia 

A implementação de um sistema de gestão financeira permite a otimização e automação de uma variedade de tarefas do dia a dia, como a emissão de faturas, o controle de contas a pagar e a receber, e a gestão de fluxo de caixa. Isso não apenas reduz a carga de trabalho manual, mas também minimiza o risco de erros e inconsistências nos registros financeiros.

Evita erros e retrabalho

Com a automação de processos financeiros, os sistemas de gestão ajudam a reduzir significativamente o risco de erros humanos e retrabalho. Ao eliminar a necessidade de entrada manual de dados e realizar cálculos de forma precisa e consistente, esses sistemas garantem a integridade e a confiabilidade das informações financeiras da empresa.

Ajuda a detectar prejuízos ou fraudes

Um sistema de gestão financeira oferece recursos avançados de monitoramento e análise que ajudam a detectar rapidamente qualquer irregularidade nos registros financeiros, como prejuízos não identificados ou atividades fraudulentas. Isso permite uma resposta rápida e eficaz para minimizar os danos à empresa.

Mais segurança

A segurança dos dados financeiros é uma prioridade para todas as empresas. Os sistemas de gestão financeira oferecem recursos avançados de segurança, como criptografia de dados e controle de acesso, garantindo a proteção e confidencialidade das informações financeiras da empresa contra ameaças internas e externas.

Ajuda a melhorar as estratégias financeiras e aumentar lucros

Além de facilitar o gerenciamento do dia a dia, um sistema de gestão financeira fornece insights valiosos por meio de análises detalhadas e relatórios personalizados. Esses insights ajudam os gestores a tomar decisões financeiras mais informadas, identificar oportunidades de redução de custos e maximizar os lucros da empresa.

Qual sistema de gestão financeira é grátis? 

O vhsys é uma solução completa de gestão que oferece uma versão gratuita no seu aplicativo disponível na Play e Apple Store. Com esse aplicativo, você pode controlar suas finanças de forma eficiente, emitir notas fiscais, gerenciar estoques e muito mais, sem pagar nada. 

A versão gratuita do vhsys inclui funcionalidades essenciais para o dia a dia do seu negócio, permitindo que você tenha uma visão clara e organizada das suas operações financeiras. Além disso, o vhsys é fácil de usar e oferece suporte técnico caso você precise de ajuda.

Disponível no Google Play Disponível do App Store

Como fazer gestão financeira de loja sem sistema

Fazer gestão financeira de uma loja sem um sistema pode ser desafiador, mas é possível utilizar planilhas para acompanhar aspectos-chave das finanças. Uma opção seria criar uma planilha de fluxo de caixa, onde se registra todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa diariamente. Além disso, uma planilha de controle de bens pode ser útil para acompanhar o estoque, registrar compras e vendas, e calcular o valor dos ativos da empresa.

No entanto, é importante reconhecer que o uso de planilhas para gestão financeira pode ser complicado. Elas são propensas a erros manuais e podem exigir muito tempo para serem atualizadas e mantidas. Além disso, não oferecem a mesma segurança e integração de dados que um sistema ERP proporciona.

Um sistema ERP, por outro lado, oferece uma solução completa e integrada para gestão financeira, que abrange desde contabilidade até controle de estoque e vendas. Ele automatiza processos, reduzindo erros e proporcionando uma visão abrangente e em tempo real das finanças da empresa. Além disso, os dados são mais seguros e podem ser acessados de forma mais fácil e rápida.

Portanto, embora seja possível fazer gestão financeira de uma loja sem um sistema, o uso de planilhas pode ser limitado e propenso a erros. Para uma gestão mais eficaz e segura das finanças, o ideal é investir em um sistema ERP que atenda às necessidades específicas do negócio.

Como implantar um sistema de gestão de financeira

Implantar um sistema de gestão financeira pode ser um processo gradual e envolver várias etapas. Aqui estão algumas dicas para ajudar nesse processo:

  1. Escolha o sistema ideal para você: pesquise e avalie diferentes opções de sistemas de gestão financeira, considerando suas necessidades específicas, recursos oferecidos e custos envolvidos. Certifique-se de escolher um sistema que seja intuitivo, seguro e que atenda aos requisitos do seu negócio.
  1. Faça o cadastro das informações essenciais: uma vez escolhido o sistema, comece cadastrando as informações essenciais da sua empresa, como dados dos clientes, fornecedores, produtos ou serviços oferecidos e informações bancárias. Isso garantirá que o sistema esteja pronto para uso assim que começar a ser utilizado. 
  1. Aprenda a utilizar o sistema: dedique um tempo para se familiarizar com todas as funcionalidades do sistema de gestão financeira. Muitos fornecedores oferecem treinamento ou tutoriais online para ajudar os usuários a entenderem como utilizar o sistema de forma eficaz.
  1. Cadastre todas as informações: após aprender a usar o sistema, comece a cadastrar todas as informações relevantes da sua empresa. Isso inclui detalhes de contas a pagar e a receber, histórico de transações financeiras, dados dos clientes e fornecedores, entre outros. Quanto mais completo for o cadastro de informações, mais eficiente será o sistema na gestão financeira da empresa.
  1. Insira o sistema no dia a dia de toda a equipe: uma vez que todas as informações estejam cadastradas e a equipe esteja familiarizada com o sistema, é hora de integrá-lo ao dia a dia da empresa. Certifique-se de que todos os funcionários envolvidos na gestão financeira estejam treinados e usem o sistema regularmente para registrar e acompanhar as transações financeiras da empresa.
  1. Conte o suporte do seu ERP: o suporte do ERP é uma parte fundamental do pacote oferecido pelos fornecedores desse tipo de sistema. Geralmente, o suporte inclui uma variedade de recursos para ajudar os usuários a resolverem problemas técnicos, esclarecerem dúvidas e aproveitarem ao máximo o software. 

Qual é o melhor sistema de gestão financeira? 

O vhsys é o melhor sistema de gestão financeira, pois além de fornecer todas as funcionalidades necessárias para um controle financeiro eficiente, oferece uma conta bancária empresarial dentro do sistema, uma conta gratuita em que o cliente paga apenas pelas atividades que usar: boletos, ted e pix cobrança. 

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Com o vhsys, você pode emitir notas fiscais, gerenciar contas a pagar e receber, controlar o estoque e muito mais, tudo em um só lugar. Essa praticidade e eficácia fazem do  sistema a escolha ideal para empresas que buscam otimizar suas operações financeiras e impulsionar o crescimento do negócio.

Vale a pena ter um sistema de gestão financeira?

Sim, vale a pena trabalhar com um sistema de gestão financeira por uma série de fatores, entre eles:

  1. Organização Financeira: um sistema de gestão financeira ajuda a manter todas as informações financeiras da empresa organizadas em um só lugar, facilitando o acesso e a análise. Isso permite uma visão clara da saúde financeira da empresa.
  2. Controle de Custos e Despesas: com um sistema financeiro, é possível controlar de perto os custos e despesas da empresa, identificando áreas onde é possível economizar e melhorar a eficiência operacional.
  3. Tomada de decisão com base em dados: ao ter acesso a relatórios financeiros precisos e atualizados, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas para o crescimento e o desenvolvimento do negócio.
  4. Redução de Erros: automatizando processos financeiros, como emissão de faturas e cálculo de impostos, um sistema de gestão financeira reduz a ocorrência de erros humanos, garantindo maior precisão nas operações.
  5. Conformidade Fiscal: com a constante mudança nas regulamentações fiscais, um sistema de gestão financeira pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos tributários em vigor.
  6. Eficiência Operacional: ao simplificar e automatizar tarefas financeiras, o sistema de gestão financeira aumenta a eficiência operacional da empresa, permitindo que os funcionários foquem em atividades mais estratégicas.
  7. Planejamento Financeiro: com as funcionalidades de orçamento e previsão financeira, um sistema de gestão financeira ajuda a empresa a planejar seus gastos e investimentos futuros, garantindo sua sustentabilidade a longo prazo.

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