Descubra se alguns dos mais populares erros na emissão de nota fiscal eletrônica estão sendo feitos na sua operação e faça os ajustes necessários neste documento fiscal que é tão importante (e obrigatório) para todas as empresas!
A nota fiscal é um essencial para qualquer empreendedor! Esse é o documento que comprova a venda de produtos ou serviços, além de ser utilizada para fins de controle tributário.
Entretanto, ainda é muito comum que alguns empreendedores cometam erros na emissão da nota fiscal eletrônica, o que pode causar problemas para o negócio no futuro.
Por esse motivo, elencamos os 8 erros mais comuns na emissão de notas fiscais e algumas dicas para que você acerte na hora de emitir esse documento.
Confira!
8 principais erros na emissão de nota fiscal
Confira os mais famosos erros na emissão de nota fiscal eletrônica que os profissionais cometem para você monitorar e evitar essas situações na sua operação.
1. Confundir o tipo de nota fiscal
Esse é um dos erros que podem gerar diversos problemas para uma empresa, afinal, quando levamos em conta as características de cada NF, um erro pode resultar em problemas fiscais.
Neste sentido, o primeiro passo é entender para que serve cada um dos tipos disponíveis de emissão de nota fiscal. Para te ajudar, elencamos as características de cada uma delas:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): essa nota é utilizada para as operações comerciais entre empresas (B2B). A NF-e deve ser emitida obrigatoriamente em todos os estados brasileiros. A emissão dessa nota serve para comprovar a transação comercial, além de permitir o pagamento dos impostos.
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): essa nota substitui o antigo Cupom Fiscal e é utilizada nas vendas diretas ao consumidor final (B2C). A NFC-e é obrigatória em alguns estados, além disso, também permite que o cliente receba uma cópia digital da nota fiscal.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): utilizada para comprovar a prestação de serviços e a cobrança de tributos municipais. Além disso, a NFS-e é obrigatória em alguns municípios brasileiros e pode ser emitida por empresas prestadoras de serviços.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): essa nota é utilizada para comprovar a prestação de serviços de transporte de cargas. O CT-e é obrigatório em todos os estados brasileiros e deve ser emitido por empresas transportadoras.
- Manifestação do Destinatário (MD-e): essa nota é destinada para confirmar ou não a operação comercial realizada pelo emitente da nota fiscal. A MD-e é obrigatória em alguns estados brasileiros e permite que o destinatário da nota fiscal confirme a sua participação na operação comercial.
Como você pôde notar, cada tipo de nota fiscal possui características próprias e você deve emiti-la de acordo com a situação comercial correspondente.
2. Colocar dados incorretos ou incompletos
Quando os dados da nota fiscal eletrônica estão incorretos ou incompletos, a empresa pode estar sujeita a multas e sanções por parte dos órgãos fiscais, como a Receita Federal e as secretarias da Fazenda dos estados.
Outro ponto importante deste erro, é que a emissão de uma nota fiscal eletrônica com dados incorretos pode prejudicar a imagem da empresa perante os seus clientes e fornecedores.
Neste sentido, é possível que a empresa gere insatisfação, perda de confiança e até mesmo a perda de parcerias.
Para evitar esses problemas, é fundamental que a emissão de notas fiscais tenham sua devida importância e sejam feitas com cautela.
Para te ajudar a evitar alguns erros, separamos algumas dicas valiosas para você:
- Capacitar a equipe responsável pela tarefa
Se você possui uma equipe responsável pela emissão das notas fiscais eletrônicas, garanta que esses profissionais conheçam as normas e regras estabelecidas pela legislação, para que eles emitam as notas fiscais corretamente.
- Utilizar um software de gestão
Um software de gestão é capaz de automatizar a emissão das notas fiscais eletrônicas, pois neste caso, aderir a essa opção pode minimizar os erros humanos.
- Revisar as notas fiscais eletrônicas
A dica mais clássica de todas: revise suas notas antes de realmente emiti-las. Afinal, dessa forma você pode verificar se todos os dados estão corretos e completos.
- Manter um cadastro atualizado de clientes e fornecedores
evitando erros na emissão da nota fiscal eletrônica.
3. Não ter um certificado digital ou ser inadequado para a emissão
Quando não há um certificado digital válido, a empresa não tem como emitir notas fiscais eletrônicas, o que pode gerar multas e sanções por parte dos órgãos fiscais.
Por consequência, esse problema gera falta de credibilidade da empresa com seus clientes, fornecedores e Receita Federal.
Entretanto, é importante que ao ter o certificado, ele não seja inadequado para a emissão de notas fiscais. Mas o que significa ter um certificado digital inadequado?
Os certificados inadequados se caracterizam por não possuírem a mesma natureza jurídica do CNPJ da empresa ou não serem compatíveis com o sistema utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas se atentem à adequação do seu certificado digital para a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Para te ajudar, elencamos algumas dicas para não errar:
- Adquirir um certificado digital adequado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que possua a mesma natureza jurídica do CNPJ da empresa.
- Verificar se o certificado digital é compatível com o sistema utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, evitando problemas de incompatibilidade.
- Renovar o certificado digital antes do seu vencimento, garantindo que a empresa possa continuar emitindo notas fiscais eletrônicas sem interrupções.
- Realizar backups do certificado digital em locais seguros, evitando a perda do certificado em caso de problemas técnicos ou perda do dispositivo utilizado para armazenar o certificado, por exemplo.
4. Confundir DANFE e Nota fiscal eletrônica
É muito importante que os empreendedores estejam cientes das diferenças entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica para não cometerem erros na emissão de notas fiscais, o que pode prejudicar o negócio de diversas formas.
Para ficar mais claro, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento impresso que acompanha a mercadoria em trânsito, contendo informações sobre a transação comercial e servindo como comprovante da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Já a Nota Fiscal Eletrônica é o documento eletrônico que comprova a realização de uma transação comercial entre empresas.
Confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica pode gerar problemas para a empresa, como multas e sanções por parte dos órgãos fiscais.
Para evitar esses problemas, é fundamental que os empreendedores saibam as diferenças entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica. Para te ajudar a não errar nessa hora, separamos algumas dicas:
- Utilize o DANFE apenas como um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, não como um documento válido para comprovação da transação comercial.
- Certifique-se de que todas as informações contidas no DANFE estão corretas e correspondem às informações contidas na Nota Fiscal Eletrônica.
- Armazene adequadamente tanto o DANFE quanto a Nota Fiscal Eletrônica, seguindo as normas e prazos estabelecidos pelos órgãos fiscais.
- Utilize sistemas e ferramentas adequadas para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que facilitem o processo de emissão e minimizem os erros.
5. Realizar manualmente a emissão de um alto volume de notas fiscais
A emissão de notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas, mas quando o volume de transações é alto, realizar a emissão manualmente pode prejudicar o negócio.
Isso porque, a emissão manual de notas fiscais é um processo mais demorado, sujeito a erros e pode consumir muito tempo e recursos da empresa.
Entre os principais problemas que a emissão manual de notas fiscais pode gerar estão a possibilidade de erros nos dados cadastrais do cliente, na descrição dos produtos ou serviços, na tributação, além de aumentar a possibilidade de extravio ou perda dos documentos.
Esses erros podem gerar multas e sanções por parte dos órgãos fiscais e ainda gerar custos adicionais para correção e emissão de novas notas fiscais.
Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas automatizem o processo de emissão de notas fiscais.
Afinal, esse é um dos motivos que empresas investem em softwares de gestão empresarial (ERP), pois esse recurso permite a emissão de grande volume de notas fiscais em poucos minutos, de forma segura e com baixo risco de erros.
Outra dica importante é investir em processos padronizados para a emissão de notas fiscais, incluindo a conferência dos dados cadastrais do cliente, a descrição detalhada dos produtos ou serviços, a correta tributação e a organização e armazenamento adequado dos documentos.
6. Não possuir um sistema de armazenamento de NF eficiente
Muitas vezes, a falta de um sistema de armazenamento de NF eficiente pode prejudicar o negócio, afinal, a falta de organização e controle pode gerar problemas como extravio, perda, mau estado de conservação ou até mesmo a destruição dos documentos fiscais.
Neste caso, as consequências podem ser grandes, já que podem gerar multas, sanções fiscais e prejuízos financeiros em caso de auditorias e fiscalizações.
Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas adotem um sistema de armazenamento de NF eficiente, que permita a organização, controle e segurança dos documentos fiscais.
Para te ajudar, separamos algumas opções para conter esse erro:
- Utilizar um software de armazenamento de notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou optar pela contratação de empresas especializadas nesse serviço.
- Manter um arquivo físico organizado e atualizado com as notas fiscais impressas, separando-as por ano, tipo de documento e ordem numérica.
- Realizar backup dos arquivos digitais periodicamente e armazená-los em locais seguros.
- Realizar periodicamente uma conferência do arquivo digital com o arquivo físico, para garantir que todas as notas fiscais emitidas estejam armazenadas corretamente.
7. Esquecer de corrigir erros dentro do prazo limite
O erro em questão pode causar diversos problemas para o negócio, desde multas e sanções fiscais até problemas de credibilidade perante clientes e fornecedores.
Quando ocorrem erros nas notas fiscais eletrônicas (NF-e), as empresas têm um prazo limite para fazer a correção, que é de até 30 dias após a data de emissão. Caso o prazo seja excedido, o negócio pode ser penalizado com multas e sanções fiscais, o que pode afetar negativamente o fluxo de caixa e a reputação da empresa.
Outro ponto desse erro é que pode gerar transtornos para os clientes, que podem ter dificuldades para realizar a contabilização dos documentos fiscais e podem questionar a credibilidade da empresa.
A longo prazo, essa situação pode prejudicar a relação da empresa com seus clientes e afetar sua competitividade no mercado.
Para te ajudar a não errar nesse processo, separamos algumas dicas:
- Monitore as notas fiscais emitidas e verifique se há erros ou inconsistências.
- Corrija os erros dentro do prazo limite de 30 dias após a emissão da nota fiscal.
- Utilize um software específico para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que possibilite a correção dos erros de forma rápida e eficiente.
- Realize periodicamente uma conferência das notas fiscais emitidas e corrigidas, para garantir que não haja erros ou inconsistências.
Além desses passos, há o principal que é saber fazer a carta de correção corretamente. Separamos um vídeo para te ajudar nessa missão também:
8. Não realizar uma gestão de notas fiscais
A falta de gestão adequada pode gerar problemas graves, como perda de informações, atrasos na contabilização e emissão de documentos fiscais, o que pode prejudicar a reputação da empresa e acarretar em multas e sanções fiscais.
Essa gestão envolve todo o processo de emissão, recebimento, armazenamento, controle e análise desses documentos fiscais. É essencial que as empresas tenham uma visão clara e completa das suas operações, mantendo um registro organizado de todas as notas fiscais emitidas e recebidas.
A falta de gestão de notas fiscais pode gerar uma série de problemas, como:
- Falhas na contabilização das operações e dificuldades para o pagamento de impostos.
- Atrasos na emissão de notas fiscais, o que pode gerar atrasos no recebimento de pagamentos e comprometer a gestão financeira da empresa.
- Perda de informações relevantes, como dados de clientes e fornecedores, que podem ser importantes para a tomada de decisões estratégicas.
- Aumento do risco de fraudes e erros fiscais.
Como a automação ajuda o empresário a evitar erros na emissão de nota fiscal eletrônica?
Como você pôde notar, a automação da emissão de notas fiscais é um processo essencial para ajudar os empresários a não cometerem erros. Afinal, uma das principais vantagens da automação da emissão de notas fiscais é a redução de erros humanos.
Com a utilização de um sistema automatizado, a emissão das notas fiscais é feita de forma rápida e precisa, evitando erros de digitação ou cálculo que poderiam gerar problemas futuros para a empresa.
Além disso, a automação da emissão de notas fiscais também ajuda a simplificar processos burocráticos.
Afinal, ao utilizar essa opção, é possível integrar informações de vendas, estoque e financeiras, permitindo que a emissão de notas fiscais seja feita de forma mais ágil e eficiente.
Dessa forma, os empresários conseguem ter uma visão sistêmica do seu negócio, além de poder se concentrar em outras atividades importantes para o seu negócio, sem precisar se preocupar com tarefas repetitivas e demoradas.
Outra vantagem importante é a redução de custos operacionais. No caso da emissão de notas, por exemplo, o negócio não precisa mais contar com uma equipe de profissionais dedicados exclusivamente à emissão desse documento.
Além disso, a automação da emissão de notas fiscais também ajuda a evitar multas e outras penalidades associadas a erros na emissão de nota fiscal eletrônica.
Com um sistema automatizado, a empresa garante que todas as informações estejam corretas e em conformidade com a legislação tributária, evitando problemas com o fisco e possíveis prejuízos financeiros.
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