No mundo dos negócios, manter um controle de recebimentos eficiente é uma das chaves para o sucesso da sua saúde financeira.
Se você é empreendedor ou gestor de uma empresa, com certeza entende a importância de administrar corretamente as contas a receber e, principalmente, precisa traçar estratégias de como fazer isso da melhor maneira possível, certo?!
É por isso que neste artigo compartilhamos dicas primordiais com você sobre:
- Afinal, o que é um controle de recebimentos?
- Quais são os tipos de contas a receber existentes?
- Como fazer um controle de recebimentos?
- Qual a melhor maneira de fazer um controle de recebimentos?
- É possível automatizar o controle de recebimentos?
O que é um controle de recebimentos?
O controle de recebimentos é o processo de registro, acompanhamento e cobrança de todas as entradas de dinheiro provenientes de vendas, serviços prestados e outras fontes de receita da empresa.
A rotina de contas a receber é essencial para empresas que desejam garantir uma gestão eficiente do fluxo de caixa. Afinal, é preciso manter o dinheiro entrando conforme os prazos estabelecidos para que o seu negócio continue ativo e crescendo, certo?!
Por isso é tão importante estabelecer um processo de controle de recebimentos que seja eficiente, seguro e automatizado.
Quais são os tipos de contas a receber existentes?
As contas a receber são todas as formas de entrada de dinheiro na empresa, podendo ser:
- Pagamentos das vendas realizadas;
- Mensalidades e faturas de vendas à prazo, muito comum em empresas prestadoras de serviços, como academias, instituições de ensino, oficinas, etc.;
- Pagamentos de afiliados ou franqueados;
- Restituições de fornecedores;
- Aluguéis de propriedades;
- Valores de investimentos feitos em nome da empresa.
Por que fazer o controle de recebimentos na empresa?
Segundo uma pesquisa realizada pelo Sebrae aproximadamente 30% das empresas varejistas fecham suas portas em cerca de 5 anos. Um dos pontos de atenção citados na pesquisa foi a gestão eficiente do negócio, isso inclui é claro a gestão financeira. Um dos principais pontos relacionados a gestão financeira é sem dúvida o controle de recebimentos, esse processo garante que tudo o que a empresa tenha vendido realmente seja liquidado, se aplicado da maneira correta pode melhor consideravelmente a precisão dos dados financeiros da empresa, evitando qualquer tipo gargalo em relação aos pagamentos e apontando possíveis devedores.
Passo a passo para fazer o controle de recebimentos
Para manter o fluxo de caixa estável, reduzir a inadimplência de clientes e evitar prejuízos financeiros no seu negócio, a seguir estão as atividades indispensáveis para um controle correto de recebimentos.
1. Faturamento e emissão de notas fiscais
A primeira etapa básica do controle de recebíveis são os registros e documentos das receitas geradas.
Quando se trata de venda de produtos ou serviços, a nota fiscal é o primeiro passo para registrar corretamente as vendas realizadas, garantindo a regularidade fiscal e o respaldo legal das transações.
Por isso, garanta que a sua empresa esteja emitindo notas fiscais de acordo com a legislação vigente no seu estado ou município e, claro, conforme as vendas realizadas, pois existe um tipo de nota fiscal para cada categoria de compra.
Além de emitir nota fiscal da maneira certa, é preciso que a sua empresa tenha um bom controle de vendas que permita:
- Registrar as receitas com detalhes;
- Controlar pagamentos;
- Obter o backup ilimitado de notas fiscais emitidas;
- Cadastro de clientes;
- Histórico completo de vendas.
2. Contas a receber
Uma boa gestão de contas a receber pede registros completos de cada valor previsto. Portanto, tenha um bom sistema de controle das receitas a receber, identifique cada cliente, documente os valores devidos, prazos de pagamento e outras condições acordadas.
Mantenha as informações organizadas para fácil acesso e análises. Dessa forma fica mais fácil gerenciar o calendário de cobranças, negociar com clientes e tomar outras medidas necessárias para obter os valores esperados.
3. Crie uma política de crédito e cobranças
A política de crédito e cobranças funciona como um norte para operações financeiras, é nesse documento que o gestor financeiro irá registrar todos os processos que devem ser tomados em processos de cobranças e liberação de crédito, como o valor de juros a ser cobrado, quando e como o cliente deve ser cobrado etc…Todos os colaboradores devem estar cientes da política de cobranças e créditos para evitar que informações erradas sejam transmitidas no momento do atendimento, nesse documento é normal encontrarmos os seguintes pontos:
- Termos e Condições de Pagamento;
- Procedimentos de Cobrança;
- Política de Negociação;
- Acordos.
4. Automatize seu controle de recebimentos
Automatizar o seu controle de recebimentos pode ser uma boa opção para você ganhar tempo e precisão nos dados, processos muito operacionais como esse estão passíveis a erros quando feitos manualmente mas, quando automatizado você exclui quase em cem por cento a margem de erro, além de ganhar tempo! Você já imaginou quanto tempo foi gasto por seus colaboradores para realizar processos como esse? Por que não investir nesse tempo e questões mais estratégicas que irão realmente fazer diferença para o crescimento do seu negócio? É isso que a automatização do controle de recebimentos proporciona, dados precisos, fresquinhos na hora que você precisar.
5. Faça cobranças e negociações com seus clientes
Monitore as datas de vencimento e envie lembretes de pagamentos aos clientes. Para facilitar essa rotina, você pode utilizar um aplicativo de cobranças que permite personalizar e automatizar o envio de mensagens aos consumidores para lembrar sobre datas de pagamentos, possibilidade de negociação e outras informações que sejam relevantes para se comunicar.
Estratégias de cobrança e negociação
Determine estratégias eficientes de cobrança para a sua equipe utilizar a fim de trabalhar com soluções que garantam a quitação dos valores devidos. Estes são alguns exemplos de ações de negociação:
1. Envio de lembretes e notificações.
É fundamental manter um sistema de comunicação ativo com seus clientes, enviando lembretes amigáveis sobre os prazos de pagamento. Isso ajuda a evitar esquecimentos e atrasos por parte dos consumidores e reduz os atrasos de entrada de dinheiro no caixa!
2. Personalize as comunicações
Ao configurar mensagens de cobrança, personalize a mensagem, ou seja, mencione o nome do cliente, detalhe a transação e o valor em aberto, utilize e-mails e números oficiais da empresa para que a mensagem não pareça ser golpe, deixe a possibilidade de contato para tirar dúvidas, entre outras possibilidades que demonstram cuidado e seriedade na abordagem.
3. Automatização dos processos de cobrança
Utilize sistemas de gestão financeira que ajudem a automatizar o processo de cobrança para agilizar e melhorar os recebimentos. Um software pode realizar sozinho diversas atividades, como conciliação bancária, envio de lembretes para os clientes, histórico de vendas, controle de prazos, entre muitas outras atividades financeiras.
4. Ofereça opções de pagamento flexíveis
No caso de clientes inadimplentes, para facilitar a quitação da dívida, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamentos ou descontos para pagamento à vista. Isso é um incentivo para o cliente regularizar a situação financeira.
5. Trabalhe com diferentes meios de pagamento variados
Avalie as possibilidades do seu negócio oferecer diferentes formas de pagamento, como boletos, pix, transferências bancárias, cartões de crédito, entre outros, pois quanto mais opções o cliente tiver, provavelmente mais fácil será para ele efetuar o pagamento.
6. Negocie prazos e condições
Em casos de clientes inadimplentes, abra espaço para negociações. Esteja aberto a discutir prazos e condições de pagamento alternativas para ampliar as chances do cliente quitar a dívida.
É importante lembrar que, em alguns casos, é preciso tomar medidas judiciais quando a conversa e as negociações diretamente com o cliente não gerarem resultados satisfatórios na quitação dos valores devidos.
7. Monitore os resultados
Acompanhe os dados e estude os relatórios para entender o perfil do consumidor inadimplente, o histórico de pagamentos, histórico de cobranças, entre outras informações que são extremamente relevantes para que você, gestor, possa entender o que está dando certo e quais tarefas precisam ser ajustadas para melhorar os resultados do controle de recebimentos.
6. Faça a conciliação bancária
A conciliação bancária é indispensável para a saúde financeira de qualquer negócio, ela consiste em comparar dados da conta bancária com o fluxo de caixa.
Para que esse processo seja realizado manualmente de maneira assertiva, você precisará despender de dois recursos: tempo e atenção pois, é necessário comparar cada transação registrada na conta bancária com as transações registradas no fluxo de caixa.
A boa notícia é que esse processo também pode ser automatizado! Com a Conta Integrada do ERP vhsys você pode realizar a conciliação bancária diariamente de maneira 100% automatizada, economizando os recursos citados anteriormente e garantindo dados financeiros consistentes.
7. Faça relatórios e ajustes necessários
No controle de recebimentos, não basta apenas acompanhar os pagamentos que entram. É importante também manter um registro detalhado e robusto. Isso porque outros setores da empresa podem usar essas informações para tomar decisões importantes. Além disso, o próprio gestor financeiro precisará analisar esses registros no futuro para identificar padrões que o ajudarão a definir metas e estratégias para o negócio.
Esses relatórios deverão ser preenchidos com frequência, e neles também deverão constar os ajustes realizados (se necessários).
Qual é a melhor forma de fazer a gestão de contas a receber?
Para uma gestão eficiente de recebimentos é crucial estabelecer processos para a equipe e automatizar tarefas, dessa forma nenhuma atividade importante é deixada de lado e você terá um melhor controle do dinheiro que entra na sua empresa.
Também é muito importante estabelecer uma política de cobranças para padronizar as medidas tomadas e a comunicação com o cliente, pois é essencial manter um bom relacionamento com os clientes e ainda fazer o possível para receber os valores previstos.
4 razões para não deixar de fazer o controle de recebimentos na empresa
Monitorar e garantir a entrada correta de dinheiro é primordial para qualquer tipo de negócio. A seguir estão alguns motivos pelos quais você não pode negligenciar esse controle.
- Manter o fluxo de caixa positivo: saber quando e quanto dinheiro vai entrar é crucial para administrar despesas, pagamentos a fornecedores e investimentos! E o controle de contas a receber permite acompanhar e prever o fluxo de caixa da empresa.
- Evitar prejuízos financeiros: deixar de cobrar pode levar a prejuízos significativos. Clientes inadimplentes afetam diretamente sua lucratividade e podem comprometer o equilíbrio financeiro do negócio. Então, não permita que isso aconteça através de um bom controle de recebimentos!
- Manter um bom relacionamento com clientes: a cobrança adequada demonstra profissionalismo e responsabilidade. Abordar seus clientes de forma respeitosa e assertiva fortalece o relacionamento, pois mostra que você valoriza o compromisso mútuo e está disposto a ajudá-lo a quitar a dívida através de pagamentos flexíveis e revisão das condições.
- Garantir o crescimento sustentável da sua empresa: controlar suas contas a receber contribui para o crescimento do seu negócio, permitindo investimentos seguros, melhor entendimento dos resultados das vendas e maior resiliência diante de desafios econômicos.
Principais erros que você deve evitar no seu controle de contas
Separamos os erros mais comuns quando o assunto é controle de contas, vamos explicar cada um deles para que você tenha mais facilidade em identificá-los e evitá-los.
Falta de registro adequado
A falta de registros precisos e adequados pode causar sérios problemas no setor financeiro. Como mencionado anteriormente, o controle de recebimentos desempenha um papel crucial, pois é por meio dele que geramos relatórios sobre todo o dinheiro que entra na empresa durante um determinado período. Se esses registros não forem feitos corretamente, isso afetará diretamente as análises usadas para tomar decisões. Isso pode levar a uma gestão inadequada do negócio.
Ignorar prazos de pagamento
Ignorar os prazos de pagamento estabelecidos pode ocasionar multas, e a diminuição do crédito da empresa, isso sem contar na credibilidade perante ao mercado e fornecedores. Por isso as datas de vencimento das contas devem ser estabelecidas de maneira estratégica para que a empresa tenha condições de honrar os prazos e evitar multas desnecessárias.
Não acompanhar de perto as contas em aberto
Não acompanhar de perto as contas em aberto pode ser um erro terrível, isso aponta que a gestão financeira do seu negócio está precisando de uma repaginada pois, para que tenhamos um controle efetivo da saúde financeira de uma empresa precisamos de previsibilidade. O gestor financeiro precisa ter ciência das contas em aberto, e não apenas disso, ele precisa saber quando e como elas serão pagas e quanto do capital irá sobrar para reinvestir na empresa, apenas dessa forma é possível garantir a estabilidade financeira de uma companhia.
Não estabelecer políticas de crédito claras
Se sua empresa oferece crédito aos clientes, é fundamental ter uma política de crédito clara e direta. Isso é importante para garantir que todos saibam como lidar com essas situações. Se a política não for clara, pode resultar na liberação de crédito de maneira equivocada, o que pode afetar negativamente a saúde financeira da empresa.
Depender exclusivamente de memória ou anotações desorganizadas
Mesmo que a nossa memória seja boa, ela ainda pode falhar, especialmente quando estamos lidando com os desafios de administrar um negócio. Por isso, confiar apenas na memória ou em anotações em um caderninho para os registros financeiros da empresa pode ser um grande problema. Isso porque é fácil esquecer detalhes importantes e, no final, isso pode se transformar em uma confusão enorme, criando problemas que se acumulam ao longo do tempo.
Não ter um plano de contingência para problemas financeiros
Um plano de contingência para problemas financeiros tem o papel de diminuir o impacto de imprevistos financeiros que possam surgir ao longo do caminho. Empresas que utilizam essa tática estão sempre um passo à frente para diminuir todo e qualquer problema que possa ser causado devido a esses imprevistos, a reserva de emergência que citamos anteriormente, por exemplo pode estar incluída nesse plano de contingência pois, é uma maneira eficaz de diminuir os impactos de uma emergência.
Não realizar reconciliações bancárias regularmente
A conciliação bancária é uma etapa crucial no setor financeiro de uma empresa. Ela envolve a comparação minuciosa de todos os registros de vendas e transações financeiras da empresa com os dados fornecidos pelo banco. Esse processo é essencial para garantir que todas as transações estejam corretas e que não haja diferenças entre o que foi registrado internamente e o que foi processado pelo banco. Somente com uma conciliação bancária eficiente, o controle financeiro da empresa pode ser efetivo.
Não manter backups dos registros financeiros
Outro erro comum é não fazer backup dos registros financeiros. Sabemos que esses registros são essenciais para análises regulares de dados. Eles ajudam o gestor financeiro a entender as razões por trás da situação atual da empresa, seja ela positiva ou negativa. Além disso, permitem identificar padrões ao longo do tempo. Portanto, não ter backups desses registros pode dificultar muito o progresso das ações relacionadas ao setor financeiro.
Misturar finanças pessoais e empresariais
Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um dos erros mais comuns entre os pequenos empreendedores, o que acaba dificultando o controle financeiro pois, em dado momento não se sabe mais distinguir o lucro e a receita, isso pode gerar problemas como falta de caixa para o pagamento de dívidas da empresa, por exemplo. Por isso o ideal é que o empreendedor tenha uma Conta PJ, isso pode ajudar e muito no controle financeiro do negócio.
É possível automatizar o controle de recebimentos?
Muitas atividades de contas a receber podem ser melhor organizadas, otimizadas e feitas de maneira automática com um sistema de gestão (ERP) que trabalhe com recursos financeiros. Por exemplo, é possível:
- Ter um registro completo e detalhado das contas a receber da maneira mais segura possível em um sistema, respeitando as regras da LGPD;
- É possível automatizar a conciliação bancária com um ERP que tenha conta integrada, assim você evita a conciliação manual que demanda erro e pode gerar falhas sérias nos seus registros financeiros;
- Envio automático de lembretes de cobranças aos clientes;
- Automatização da emissão de notas fiscais e faturas para economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência do seu negócio.
Se você precisa de um sistema de gestão que, entre tantos recursos, oferece ferramentas para automatizar emissão de boletas, conciliação bancária, envio de mensagens, entre outras atividades de contas a receber, a seguir está o convite para você testar gratuitamente o ERP vhsys que pode te ajudar nisso tudo e muito mais!
Ferramentas para controle de contas a receber
Separamos algumas ferramentas muito utilizadas e com um grande potencial para manter a sua gestão financeira em dia:
Planilhas
As planilhas são antigas aliadas dos empreendedores, elas podem ser utilizadas em diversas áreas da gestão mas, é sempre indispensável no setor financeiro, o controle interno geralmente é realizado através de planilhas, elas podem ser automatizadas através de fórmulas ou preenchidas automaticamente de acordo com a necessidade da empresa. Apesar de muito eficientes as planilhas ainda pecam quando o assunto é integração, caso você precise puxar dados de estoque ou PDV, esse processo deverá ser realizado manualmente, ocupando muito tempo e abrindo margem para erros, por isso, o ideal é sempre ter um sistema de gestão para complementar e garantir a assertividade dos seus dados.
Aplicativos de controle de vendas
Já com os aplicativos você tem o controle de vendas na palma das suas mãos, essa opção pode ser uma mão na roda para o acompanhamento de tudo oque está entrando como contas a receber para sua empresa. Aplicativos como esse podem fazer toda a diferença no seu dia a dia trazendo maior controle e agilidade.
Você gostou dessa solução? Então, vamos te contar um segredo, você pode obtê-la de maneira gratuita, com o app do ERP vhsys!
Sistemas de gestão financeira
Se você está procurando uma solução completa e acessível para gerenciar as finanças de toda a empresa, nossa sugestão é investir em um sistema de Gestão Financeira. Atualmente, há várias opções disponíveis no mercado, então é importante escolher aquela que melhor atenda às necessidades específicas da sua empresa no momento.
Sabemos que os setores de vendas e estoque têm um grande impacto nos relatórios financeiros da empresa. Por isso, é importante escolher um sistema de gestão integrado, como o vhsys! Com o ERP vhsys, você tem acesso a soluções completas para gerenciar os principais setores do seu negócio, incluindo a gestão financeira. O vhsys foi pensado e projetado para economizar seu tempo e ajudá-lo a alcançar o sucesso!
