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Controle de recebimentos: guia completo para otimizar a rotina

Tempo de Leitura: 6 minutos
Controle de recebimentos: guia completo para otimizar a rotina
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No mundo dos negócios, manter um controle de recebimentos eficiente é uma das chaves para o sucesso da sua saúde financeira. 

Se você é empreendedor ou gestor de uma empresa, com certeza entende a importância de administrar corretamente as contas a receber e, principalmente, precisa traçar estratégias de como fazer isso da melhor maneira possível, certo?!

É por isso que neste artigo compartilhamos dicas primordiais com você sobre:

  • Afinal, o que é um controle de recebimentos?
  • Quais são os tipos de contas a receber existentes?
  • Como fazer um controle de recebimentos?
  • Qual a melhor maneira de fazer um controle de recebimentos?
  • É possível automatizar o controle de recebimentos? 

O que é um controle de recebimentos?

O controle de recebimentos é o processo de registro, acompanhamento e cobrança de todas as entradas de dinheiro provenientes de vendas, serviços prestados e outras fontes de receita da empresa. 

A rotina de contas a receber é essencial para empresas que desejam garantir uma gestão eficiente do fluxo de caixa. Afinal, é preciso manter o dinheiro entrando conforme os prazos estabelecidos para que o seu negócio continue ativo e crescendo, certo?! 

Por isso é tão importante estabelecer um processo de controle de recebimentos que seja eficiente, seguro e automatizado.

Quais são os tipos de contas a receber existentes?

As contas a receber são todas as formas de entrada de dinheiro na empresa, podendo ser:

  1. Pagamentos das vendas realizadas;
  2. Mensalidades e faturas de vendas à prazo, muito comum em empresas prestadoras de serviços, como academias, instituições de ensino, oficinas, etc.;
  3. Pagamentos de afiliados ou franqueados;
  4. Restituições de fornecedores;
  5. Aluguéis de propriedades;
  6. Valores de investimentos feitos em nome da empresa.

Como fazer um controle de recebimentos?

Para manter o fluxo de caixa estável, reduzir a inadimplência de clientes e evitar prejuízos financeiros no seu negócio, a seguir estão as atividades indispensáveis para um controle correto de recebimentos.

1. Faturamento e emissão de notas fiscais

A primeira etapa básica do controle de recebíveis são os registros e documentos das receitas geradas. 

Quando se trata de venda de produtos ou serviços, a nota fiscal é o primeiro passo para registrar corretamente as vendas realizadas, garantindo a regularidade fiscal e o respaldo legal das transações. 

Por isso, garanta que a sua empresa esteja emitindo notas fiscais de acordo com a legislação vigente no seu estado ou município e, claro, conforme as vendas realizadas, pois existe um tipo de nota fiscal para cada categoria de compra. 

Além de emitir nota fiscal da maneira certa, é preciso que a sua empresa tenha um bom controle de vendas que permita:

  1. Registrar as receitas com detalhes;
  2. Controlar pagamentos;
  3. Obter o backup ilimitado de notas fiscais emitidas;
  4. Cadastro de clientes;
  5. Histórico completo de vendas. 

2. Contas a receber

Uma boa gestão de contas a receber pede registros completos de cada valor previsto. Portanto, tenha um bom sistema de controle das receitas a receber, identifique cada cliente, documente os valores devidos, prazos de pagamento e outras condições acordadas. 

Mantenha as informações organizadas para fácil acesso e análises. Dessa forma fica mais fácil gerenciar o calendário de cobranças, negociar com clientes e tomar outras medidas necessárias para obter os valores esperados.

3. Cobrança e negociação

Monitore as datas de vencimento e envie lembretes de pagamentos aos clientes. Para facilitar essa rotina, você pode utilizar um aplicativo de cobranças que permite personalizar e automatizar o envio de mensagens aos consumidores para lembrar sobre datas de pagamentos, possibilidade de negociação e outras informações que sejam relevantes para se comunicar.

Estratégias de cobrança e negociação

Determine estratégias eficientes de cobrança para a sua equipe utilizar a fim de trabalhar com soluções que garantam a quitação dos valores devidos. Estes são alguns exemplos de ações de negociação:

1. Envio de lembretes e notificações.

É fundamental manter um sistema de comunicação ativo com seus clientes, enviando lembretes amigáveis sobre os prazos de pagamento. Isso ajuda a evitar esquecimentos e atrasos por parte dos consumidores e reduz os atrasos de entrada de dinheiro no caixa!

2. Personalize as comunicações

Ao configurar mensagens de cobrança, personalize a mensagem, ou seja, mencione o nome do cliente, detalhe a transação e o valor em aberto, utilize e-mails e números oficiais da empresa para que a mensagem não pareça ser golpe, deixe a possibilidade de contato para tirar dúvidas, entre outras possibilidades que demonstram cuidado e seriedade na abordagem.

3. Automatização dos processos de cobrança

Utilize sistemas de gestão financeira que ajudem a automatizar o processo de cobrança para agilizar e melhorar os recebimentos. Um software pode realizar sozinho diversas atividades, como conciliação bancária, envio de lembretes para os clientes, histórico de vendas, controle de prazos, entre muitas outras atividades financeiras.

4. Ofereça opções de pagamento flexíveis

No caso de clientes inadimplentes, para facilitar a quitação da dívida, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamentos ou descontos para pagamento à vista. Isso é um incentivo para o cliente regularizar a situação financeira.

5. Trabalhe com diferentes meios de pagamento variados

Avalie as possibilidades do seu negócio oferecer diferentes formas de pagamento, como boletos, pix, transferências bancárias, cartões de crédito, entre outros, pois quanto mais opções o cliente tiver, provavelmente mais fácil será para ele efetuar o pagamento.

6. Negocie prazos e condições

Em casos de clientes inadimplentes, abra espaço para negociações. Esteja aberto a discutir prazos e condições de pagamento alternativas para ampliar as chances do cliente quitar a dívida.

É importante lembrar que, em alguns casos, é preciso tomar medidas judiciais quando a conversa e as negociações diretamente com o cliente não gerarem resultados satisfatórios na quitação dos valores devidos.

7. Monitore os resultados

Acompanhe os dados e estude os relatórios para entender o perfil do consumidor inadimplente, o histórico de pagamentos, histórico de cobranças, entre outras informações que são extremamente relevantes para que você, gestor, possa entender o que está dando certo e quais tarefas precisam ser ajustadas para melhorar os resultados do controle de recebimentos.

4. Conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo que deve ser feito diariamente para comparar os valores registrados no controle com os valores efetivamente recebidos nas contas bancárias da empresa. 

É uma atividade primordial para encontrar possíveis erros ou discrepâncias, assim é possível corrigir as falhas para manter a integridade dos registros e a segurança financeira da sua empresa.

Qual é a melhor forma de fazer a gestão de contas a receber?

Para uma gestão eficiente de recebimentos é crucial estabelecer processos para a equipe e automatizar tarefas, dessa forma nenhuma atividade importante é deixada de lado e você terá um melhor controle do dinheiro que entra na sua empresa.

Também é muito importante estabelecer uma política de cobranças para padronizar as medidas tomadas e a comunicação com o cliente, pois é essencial manter um bom relacionamento com os clientes e ainda fazer o possível para receber os valores previstos.

4 razões para não deixar de fazer o controle de recebimentos na empresa

Monitorar e garantir a entrada correta de dinheiro é primordial para qualquer tipo de negócio. A seguir estão alguns motivos pelos quais você não pode negligenciar esse controle.

  1. Manter o fluxo de caixa positivo: saber quando e quanto dinheiro vai entrar é crucial para administrar despesas, pagamentos a fornecedores e investimentos! E o controle de contas a receber permite acompanhar e prever o fluxo de caixa da empresa. 
  2. Evitar prejuízos financeiros: deixar de cobrar pode levar a prejuízos significativos. Clientes inadimplentes afetam diretamente sua lucratividade e podem comprometer o equilíbrio financeiro do negócio. Então, não permita que isso aconteça através de um bom controle de recebimentos!
  3. Manter um bom relacionamento com clientes: a cobrança adequada demonstra profissionalismo e responsabilidade. Abordar seus clientes de forma respeitosa e assertiva fortalece o relacionamento, pois mostra que você valoriza o compromisso mútuo e está disposto a ajudá-lo a quitar a dívida através de pagamentos flexíveis e revisão das condições.
  4. Garantir o crescimento sustentável da sua empresa: controlar suas contas a receber contribui para o crescimento do seu negócio, permitindo investimentos seguros, melhor entendimento dos resultados das vendas e maior resiliência diante de desafios econômicos.

É possível automatizar o controle de recebimentos? 

Muitas atividades de contas a receber podem ser melhor organizadas, otimizadas e feitas de maneira automática com um sistema de gestão (ERP) que trabalhe com recursos financeiros. Por exemplo, é possível:

  1. Ter um registro completo e detalhado das contas a receber da maneira mais segura possível em um sistema, respeitando as regras da LGPD;
  2. É possível automatizar a conciliação bancária com um ERP que tenha conta integrada, assim você evita a conciliação manual que demanda erro e pode gerar falhas sérias nos seus registros financeiros;
  3. Envio automático de lembretes de cobranças aos clientes;
  4. Automatização da emissão de notas fiscais e faturas para economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência do seu negócio.

Se você precisa de um sistema de gestão que, entre tantos recursos, oferece ferramentas para automatizar emissão de boletas, conciliação bancária, envio de mensagens, entre outras atividades de contas a receber, a seguir está o convite para você testar gratuitamente o ERP vhsys que pode te ajudar nisso tudo e muito mais!

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