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Como automatizar a rotina de contas a receber com o vhsys? 

Tempo de Leitura: 6 minutos
Como automatizar a rotina contas a receber com o vhsys_
ERP completo +  Conta PJ Integrada + Maquininha Stone com mensalidade zero

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Organize suas finanças e aumente suas vendas, tudo em um só lugar!

Automatizar a rotina de contas a receber é uma necessidade de todo gestor e de sua equipe financeira, pois assim é possível cumprir prazos de cobranças, ganhar tempo para focar em trabalhos mais estratégicos, reduzir erros nos processos e manter o negócio funcionando – afinal, todo empreendedor quer e precisa ver o dinheiro entrando com as vendas, não é mesmo?!

Porém, qual a melhor maneira de automatizar a rotina de contas a receber? A resposta é: com um sistema de gestão! Em especial, um software que ofereça funcionalidades financeiras que atendam as necessidades e o porte da sua empresa.

Por isso, se você trabalha com um pequeno negócio e precisa tornar o seu processo de contas a receber mais seguro e eficiente, você precisa conhecer o ERP vhsys.

vhsys é o sistema de gestão feito para o pequeno negócio que faz parte do grupo Stone e disponibiliza uma série de recursos financeiros avançados, incluindo uma conta digital 100% integrada ao ERP e gratuita para os seus clientes.

Como funciona uma rotina de contas a receber?

A rotina de contas a receber são todas as atividades que precisam ser feitas diariamente para controlar e garantir a entrada de dinheiro na empresa através dos pagamentos devidos pelos seus clientes. 

O objetivo principal é fazer com que os valores sejam recebidos dentro do prazo estabelecido durante a venda.

Na maioria das vezes, qualquer tipo de entrada de dinheiro prevista pode entrar no controle de contas a receber, como por exemplo:

  • Vendas a prazo de produtos ou serviços;
  • Faturas ou mensalidades de serviços;
  • Aluguéis (no caso de empresas que possuem propriedades alugadas);
  • Lucros de investimentos;
  • Restituição de algum fornecedor.

Rotina de contas a receber

A seguir está um passo a passo da rotina comum de contas a receber de vendas.

  1. Solicitação de compra: cliente solicita a compra de um produto ou a contratação de um serviço;
  2. Análise de pagamento: momento em que a empresa verifica se o pagamento foi realizado ou não.
    1. Se não houve pagamento, é preciso entrar em contato com o cliente, verificar o que houve ou tentar negociar.
      1. Se não for possível negociar, o pedido é cancelado ou arquivado.
      2. Em alguns casos, principalmente quando envolve um contrato de serviço, se não houve o pagamento devido, talvez seja necessário entrar com cobrança ou ação judicial, principalmente nos casos em que a negociação direto com o cliente não foi suficiente para resolver a situação.
  3. Nota fiscal: se o pagamento for aprovado, há a emissão de nota fiscal.
  4. Recebimento do valor: em seguida, a empresa precisa conferir quando o valor será recebido de acordo com o método de pagamento utilizado (cartão de débito, crédito, pix ou boleto bancário, por exemplo.)
  5. Conciliação bancária: após receber o valor, é preciso fazer a conciliação bancária entre o sistema de gestão da empresa com a conta bancária.
  6. Depois de organizar o histórico de pagamentos e fazer a conciliação entre banco e sistema, o processo comum de gestão de contas a receber termina.

Como automatizar a rotina de contas a receber com o vhsys?

O processo de contas a receber é primordial para a saúde financeira da empresa e contempla atividades que devem ser feitas diariamente, como a conciliação bancária. Infelizmente, muitas dessas tarefas demandam muito tempo e precisam ser concluídas de maneira eficiente

Como solução para poupar tempo, garantir a segurança das atividades financeiras e permitir que os gestores tenham total controle do seu fluxo de caixa, o sistema de gestão vhsys disponibiliza diversas funcionalidades para automatizar a rotina de contas a receber.

Inclusive, o ERP possui um módulo exclusivo de contas a receber. Por isso, quando você se tornar cliente vhsys, verifique se essa etapa está configurada corretamente com dados dos clientes, prazos, contas bancárias, entre outras questões. Entre as funcionalidades e benefícios do sistema, destacamos as seguintes vantagens para a gestão de contas.

Conta Integrada para conciliação bancária automática

A Conta Integrada é uma conta 100% digital que faz parte do pacote de funcionalidades do sistema vhsys, ou seja, os clientes do ERP podem criar a sua conta PJ de maneira totalmente gratuita.

A conciliação bancária é uma das principais funcionalidades da Conta Integrada. A conciliação é obrigatória e consiste em comparar os dados financeiros registrados pela empresa (como vendas e pagamentos) com as informações registradas pelo banco em relação às suas movimentações financeiras.

Ao utilizar um banco tradicional integrado ao ERP, o processo de conciliação bancária acaba sendo mais demorado por limitações dos aplicativos de banco. Porém, agora com a Conta Integrada do vhsys o empreendedor não perde mais tempo com a conciliação manual e tem total controle dos pagamentos recebidos.

Emissão de boletos mais fácil, rápida e com as melhores condições

Com a Conta Integrada vhsys também é possível emitir boletos ilimitados com muito mais agilidade do que com os bancos tradicionais e outras condições que facilitam a rotina de todo empreendedor, como:

  1. Você paga pela emissão somente se o boleto for quitado pelo cliente;
  2. Emissão ilimitada;
  3. Cancelamento gratuito de boletos emitidos;
  4. Emissão de boletos para pessoas físicas ou jurídicas;
  5. Uma das melhores taxas do mercado!

Emissão de notas fiscais

Emitir todos os tipos de notas fiscais da maneira correta é uma obrigação de todo negócio, pois diversas áreas dependem desse documento, como o setor de contas a receber. 

Para isso, é preciso contar com um emissor rápido, seguro e confiável que disponibilize a opção de back-up ilimitado de notas como o vhsys, assim você pode organizar todas as informações da gestão de contas da empresa e ter documentos que protejam a sua empresa em casos de cobrança judicial para algum cliente.

Aplicativo de cobranças para envio automático de SMS ou e-mail

Além de todas as funcionalidades financeiras, de vendas e estoque do ERP vhsys, você pode conectar o sistema com outras plataformas e aplicativos que fazem sentido para o seu negócio, como loja virtual e sistemas de marketing, por exemplo.

Uma das integrações do vhsys é o aplicativo de Cobranças, que permite o envio de cobranças automaticamente por SMS ou e-mail para facilitar a rotina de cobranças e reduzir o número de clientes inadimplentes, funcionalidade essencial para empresas prestadoras de serviços que trabalham com mensalidades ou prestações, por exemplo.

Envio de orçamentos, histórico de vendas e detalhamento de receitas

Com um sistema de gestão você tem diversas funcionalidades e registros importantes para gerenciar as vendas e cobranças necessárias.

Um desses recursos é o envio de orçamentos que pode ser feito em poucos cliques. O sistema permite a personalização e o detalhamento completo dos itens, preços e prazos de pagamento, facilitando a negociação e agilizando o fechamento de vendas.

Além disso, o vhsys registra e armazena todo o histórico de vendas, proporcionando um controle completo sobre as transações realizadas. Com essa informação centralizada e de fácil acesso, é possível analisar o desempenho das vendas ao longo do tempo, identificar padrões de consumo dos clientes, tomar decisões estratégicas embasadas em dados concretos e, claro, ter todo o histórico de pedidos dos clientes para cobranças.

Além disso, no módulo de contas a receber você pode gerenciar todas as suas receitas e detalhar cada uma com dados que sejam relevantes para o seu controle.

Etapa do sistema vhsys para inserir detalhes da conta a receber.
 Etapa do sistema vhsys para inserir detalhes da conta a receber.

Dados precisos

Acompanhar os dados e obter relatórios completos é fundamental para gestores, certo?! Pois isso é possível em poucos cliques com o ERP vhsys! 

Dessa maneira, você pode ter controle das atividades da empresa com a integração que o sistema proporciona, pode entender o fluxo de caixa para conferir todo dinheiro que entra e sai da empresa, analisar as contas a pagar e receber, entre muitos outros dados relevantes para a sua tomada de decisão dentro do seu negócio.

Outras vantagens do sistema de gestão vhsys para pequenos negócios

O sistema de gestão vhsys possui uma série de funcionalidades para automatizar a rotina de contas a receber, mas também oferece diversas outras ferramentas financeiras, de vendas, PDV frente de caixa, controle de estoque, entre outras funções essenciais para a sua gestão – e o melhor: tudo no mesmo pacote! Você assina um plano da vhsys e tem um sistema completo para ganhar tempo e ter total controle dos seus negócios.

Não perca mais tempo e conheça todos os benefícios que o ERP vhsys pode proporcionar para a sua empresa!

Como automatizar a rotina de contas a receber com o vhsys? 

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