Fazer o controle de finanças da empresa é um dos desafios mais importantes para qualquer empreendedor.
Afinal, a falta de controle financeiro pode levar ao endividamento, perda de lucratividade e até mesmo à falência.
Por esse motivo, é crucial ter uma gestão financeira eficiente para garantir o sucesso do negócio e evitar desgastes. Mas, como ser realmente eficiente nesse controle?
Para te ajudar, separamos 8 maneiras de fazer o controle de finanças da empresa! Confira o artigo completo.
O que envolve o controle de finanças da empresa e qual sua importância?
O controle de finanças da empresa envolve o gerenciamento dos recursos financeiros da organização. Ele é fundamental para garantir a saúde financeira do negócio, pois permite uma gestão mais eficiente dos recursos, redução de custos e aumento da lucratividade.
Para realizar o controle de finanças, é preciso realizar o monitoramento das entradas e saídas de dinheiro, além de investir em análises detalhadas das despesas, elaboração de orçamentos, controle de fluxo de caixa, controle rigoroso do estoque, projeções financeiras e estar atento às oportunidades de investimentos.
A importância do controle de finanças da empresa está diretamente relacionada com a sua sobrevivência e sucesso no mercado.
Sem um controle financeiro eficiente, a empresa pode enfrentar dificuldades para cumprir com seus compromissos financeiros, pagar salários, fornecedores, além de enfrentar dificuldades em obter empréstimos ou financiamentos para investimentos futuros.
Além de tudo isso, o controle financeiro permite que a empresa identifique problemas financeiros e tome medidas preventivas para solucioná-los. Por isso, é essencial que sua empresa invista em uma gestão financeira eficiente, pois com esse cuidado, será possível reduzir custos, aumentar a lucratividade e investir em novos projetos de forma mais assertiva.
O controle financeiro também envolve o gerenciamento do estoque da empresa. Neste sentido, ele faz controle rigoroso das entradas e saídas de produtos para evitar problemas de estoque parado ou falta de produtos para venda.
A elaboração de projeções financeiras é outra tarefa importante do controle financeiro. Essa atividade permite que a empresa planeje seus investimentos futuros, como aquisição de novos equipamentos, expansão do negócio e outras iniciativas que possam trazer retorno financeiro.
8 maneiras de fazer o controle de finanças da empresa
Agora que você já sabe as tarefas acerca do controle de finanças da empresa, é essencial saber quais práticas podem te ajudar.
Certamente, você deve estar se perguntando quais as melhores práticas de controle financeiro para o tamanho do seu negócio e também para o segmento.
Para te ajudar na maneira de fazer esse controle, separamos 8 formas de fazer o controle de finanças da sua empresa! ]
Após isso, é só identificar o que mais faz sentido para sua realidade e colocar a mão na massa!
Confira:
1. Planejamento financeiro
O planejamento financeiro envolve a elaboração de um plano de ação para o uso dos recursos financeiros disponíveis. Para que esse plano seja assertivo, ele deve ser elaborado com base nas informações levantadas sobre as receitas e despesas da empresa, considerando também as metas de crescimento e lucratividade estabelecidas.
Uma das etapas do planejamento financeiro é a elaboração do orçamento da empresa.
Neste orçamento deve ter informações e projeções todas as receitas e despesas esperadas para o período, considerando também os investimentos necessários para a expansão do negócio.
Com base nessa tarefa, será fácil estabelecer metas financeiras para a empresa e monitorar o seu desempenho ao longo do tempo.
Outra etapa importante do planejamento financeiro é a definição de um plano de contingência. Neste caso, é só mapear medidas a serem tomadas em caso de problemas financeiros, como atrasos no recebimento de pagamentos, redução das vendas ou aumento inesperado das despesas.
O objetivo desse plano é garantir que a empresa possa enfrentar problemas financeiros sem comprometer a sua sobrevivência.
Além disso, o planejamento financeiro também envolve a elaboração de projeções financeiras para o futuro.
Essas projeções permitem que a empresa avalie o seu desempenho financeiro a longo prazo e faça ajustes necessários para garantir o seu sucesso.
2. BPO Financeiro
Essa prática consiste em terceirizar processos financeiros para uma empresa especializada em serviços financeiros, como contabilidade, tesouraria, gestão de caixa, entre outros.
Investir em BPO financeiro traz inúmeros benefícios para a empresa, pois permite que ela foque em suas atividades principais enquanto deixa os processos financeiros nas mãos de profissionais especializados.
Neste caso, é uma opção para reduzir custos e aumentar a eficiência da empresa, já que os serviços são realizados por uma equipe dedicada e com expertise no assunto.
O BPO também permite uma melhor gestão de riscos financeiros, uma vez que a empresa terceirizada possui sistemas e tecnologias mais avançados para gerenciar esses riscos.
Além disso, pode garantir maior segurança dos dados financeiros da empresa, já que a empresa terceirizada é responsável por manter os dados em segurança e em conformidade com as leis e regulamentações financeiras.
Outra vantagem do BPO financeiro é a possibilidade de acesso a informações e dados financeiros em tempo real, auxiliando na tomada de decisões estratégicas. Afinal, com informações atualizadas e precisas, a empresa pode identificar oportunidades de crescimento e ajustar suas estratégias financeiras para alcançar seus objetivos.
É importante destacar que a terceirização dos processos financeiros não significa que a empresa deve abrir mão do controle sobre as finanças, afinal, a empresa parceira atua como um auxílio estratégico, fornecendo informações e dados para que a empresa possa tomar as melhores decisões.
3. Registro Físico
Apesar da crescente digitalização dos processos financeiros, manter um registro físico ainda é importante por diversos motivos.
Primeiramente, a existência de uma cópia em papel das transações financeiras pode ajudar a evitar a perda de informações em caso de falhas nos sistemas de armazenamento eletrônico.
Além desse fator, manter um registro físico também permite que a empresa tenha um controle mais efetivo sobre suas finanças, uma vez que é possível visualizar as informações de forma mais clara e tangível.
Neste caso, o registro físico auxilia na identificação de possíveis erros ou fraudes nas transações financeiras, bem como facilita o planejamento financeiro e a tomada de decisões estratégicas.
Vale ressaltar que, apesar da importância do registro físico, é fundamental que ele esteja em conformidade com as leis e regulamentações financeiras. Por isso, lembre-se que é preciso seguir as normas estabelecidas para o armazenamento e a guarda dos documentos financeiros, para garantir a integridade das informações e evitar possíveis sanções.
4. Planilhas
Uma planilha financeira pode ser utilizada para registrar todas as transações financeiras da empresa, incluindo receitas, despesas, investimentos, empréstimos e outras operações.
Essa é uma das maneiras de organizar o controle de finanças, pois é possível categorizar as informações por data, tipo de operação, departamento ou qualquer outro critério relevante para a empresa.
Além disso, as planilhas podem ser utilizadas para calcular e monitorar indicadores financeiros, como fluxo de caixa, lucratividade, rentabilidade e endividamento.
Esses indicadores permitem uma análise mais profunda da saúde financeira da empresa, facilitando a identificação de pontos fortes e fracos e a implementação de estratégias de melhoria.
No entanto, é importante entender que contar com planilhas requer atenção e cuidado na inserção e na análise dos dados financeiros. Afinal, por ser feito à mão, erros ou omissões nas informações podem levar a decisões equivocadas e prejudicar a empresa.
5. Software de gestão
Os softwares de gestão financeira possuem diversas funcionalidades, incluindo o registro financeiros, controle de contas a pagar e a receber, emissão de boletos e notas fiscais, o controle de fluxo de caixa, a emissão de relatórios financeiros e a geração de indicadores financeiros.
Essas funcionalidades permitem uma gestão mais eficiente das finanças da empresa, facilitando a identificação de problemas financeiros e a implementação de soluções para alavancar o negócio.
Além disso, os softwares de gestão financeira são integrados, permitindo que todas as informações financeiras da empresa sejam centralizadas em um único lugar.
Nesse caso, além de permitir uma visão sistêmica para a gestão, também reduzimos a possibilidade de erros de digitação ou de informações desencontradas em diferentes documentos.
Outra vantagem dos softwares de gestão financeira é a facilidade de acesso às informações. Afinal, é possível acessar as informações financeiras da empresa de qualquer lugar e a qualquer momento, tornando a gestão financeira mais flexível e eficiente.
6. Sistema PDV
Com o sistema PDV, é possível registrar todas as vendas realizadas no estabelecimento, bem como o pagamento dos clientes.
Além disso, o sistema também permite o controle do estoque de produtos vendidos, evitando a falta ou o excesso de mercadorias.
Entretanto, uma das maiores vantagens do sistema PDV é a emissão de notas fiscais e a geração de relatórios financeiros. Com essas informações, é possível avaliar o desempenho financeiro da empresa e identificar problemas financeiros para implementação de soluções.
Por ser uma solução de tecnologia, o sistema PDV pode ser integrado com outras ferramentas de gestão financeira, como software de gestão financeira e sistemas de pagamento eletrônico, permitindo a centralização das informações financeiras e otimizando a gestão financeira da empresa.
7. Aplicativo financeiro
Para as empresas, os aplicativos financeiros podem ajudar no controle do fluxo de caixa, na emissão de notas fiscais, no gerenciamento de pagamentos e recebimentos, no controle de estoque e em outras atividades relacionadas à gestão financeira.
Com um aplicativo financeiro, é possível criar orçamentos e metas financeiras, monitorar os gastos e receitas em tempo real, receber alertas sobre contas a pagar e a receber, e até mesmo gerar relatórios financeiros para análise e tomada de decisões.
Alguns aplicativos financeiros também oferecem recursos adicionais, como a integração com outras ferramentas de gestão financeira, como os sistemas de PDV e os softwares de gestão financeira.
No entanto, é importante escolher um aplicativo financeiro que atenda às necessidades específicas da empresa e que ofereça recursos adequados de segurança para proteger as informações financeiras.
Ademais, é fundamental contar com uma equipe especializada em gestão financeira para utilizar o aplicativo financeiro de maneira adequada e aproveitar ao máximo seus recursos, garantindo a efetividade e a conformidade com as leis e regulamentações financeiras.
8. Relatório financeiro
Os relatórios financeiros permitem monitorar a saúde financeira da empresa, avaliar o desempenho financeiro, identificar pontos fortes e fracos, e tomar decisões estratégicas com base em informações financeiras precisas e atualizadas.
Existem diversos tipos de relatórios financeiros, incluindo o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício, o fluxo de caixa, a análise de rentabilidade, entre outros.
Para te ajudar, explicamos melhor o que é cada um deles:
Balanço patrimonial
É um relatório que apresenta a posição financeira da empresa em determinado período, indicando o valor dos ativos, passivos e patrimônio líquido.
Ele permite avaliar a capacidade da empresa em honrar suas obrigações financeiras e sua capacidade de investimento.
Demonstração do resultado do exercício
Esse relatório apresenta as receitas, despesas e lucro ou prejuízo da empresa em determinado período.
Ele permite avaliar a eficiência operacional e a rentabilidade da empresa.
Fluxo de caixa
Já essa prática faz o levantamento de toda movimentação financeira da empresa, indicando as entradas e saídas de recursos financeiros em determinado período.
Esse relatório permite avaliar a capacidade da empresa em gerar fluxo de caixa positivo e honrar suas obrigações financeiras.
Análise de rentabilidade
No caso dessa análise, os dados obtidos permitem que a empresa avalie a rentabilidade dos investimentos e projetos da empresa, indicando a taxa de retorno sobre o investimento.
Agora que você conhece as diferentes finalidades dos relatórios financeiros, é importante lembrar que para que eles sejam úteis, é preciso serem elaborados com base em informações precisas e atualizadas, e que sejam interpretados de maneira adequada.
Por isso, é fundamental contar com conhecimentos de gestão financeira e/ou softwares que auxiliem na elaboração e análise dos relatórios financeiros.
Como escolher a forma de controle de finanças mais adequada?
Como falamos anteriormente, é possível encontrar o modelo de controle de finanças que mais se adapta ao seu negócio, porém, a tarefa não é tão simples quanto parece.
Afinal, existem várias opções disponíveis, cada uma com suas vantagens e desvantagens, e a escolha certa dependerá das necessidades e características específicas de cada negócio.
Para te ajudar a escolher a melhor forma de controle financeiro para sua empresa, separamos algumas dicas para o seu processo de escolha.
Confira:
Analise suas necessidades e objetivos
Como dissemos anteriormente, tudo depende do objetivo e das metas da sua empresa. Por esse motivo, antes de escolher uma forma de controle financeiro, é importante entender as necessidades da empresa para alcançar o que se sonha.
Neste caso, é fundamental saber qual é o fluxo de caixa da empresa, quais são suas despesas e receitas, e quanto dinheiro está disponível para investimentos.
Com essas informações em mãos, é possível escolher a forma de controle financeiro mais adequada para sua empresa.
Considere o tamanho da empresa
O tamanho da sua empresa deve ser levado em consideração na hora de escolher a forma de controle financeiro mais adequada.
Afinal, existem práticas mais robustas e complexas que não precisam fazer parte de um pequeno negócio, por exemplo.
Neste caso, empresas menores podem optar por um controle financeiro mais simples, como uma planilha ou um software de gestão financeira básico.
Já uma empresa maior, com um fluxo de caixa mais complexo, pode precisar de um software mais avançado ou até mesmo de um profissional dedicado à área financeira.
Avalie as opções disponíveis
Quando listamos as formas de fazer controle de finanças, foi para te ajudar a entender quais das formas disponíveis mais fazem sentido para o momento do seu negócio.
Neste caso, pesquise mais a fundo e avalie cada uma delas para escolher aquela que melhor atende às necessidades da empresa.
Considere os custos
Mais do que avaliar as funcionalidades das diferentes formas de controle financeiro, é importante considerar também os custos envolvidos. Algumas opções podem ser mais caras do que outras, e é preciso avaliar se o investimento compensa em relação aos benefícios gerados.
Busque ajuda profissional
Se ainda assim tiver dificuldades em escolher a forma de controle financeiro mais adequada para sua empresa, pode ser útil buscar ajuda profissional.
Por exemplo, profissionais da área de contabilidade ou até um consultor financeiro podem ajudar a avaliar as opções disponíveis e escolher a melhor opção para sua empresa.
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