O controle financeiro empresarial é um assunto que pode ser muito simples para alguns empreendedores, mas, um grande tabu para outros. São tantos processos e valores para acompanhar, que pode dar um nó na cabeça às vezes.
Independente de ter mais familiaridade ou não com o tema, para conseguir manter as finanças do negócio saudáveis, é essencial conhecer os maiores pontos de destaque. Materiais de apoio de fácil compreensão são grandes aliados nesse processo.
Preparamos o guia do controle financeiro empresarial pensando justamente nessa dor comum entre os empresários. Um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber. Confira a seguir!
O que é controle financeiro empresarial?
O controle financeiro empresarial é o processo de levantamento, análise e tomada de decisões com base em dados financeiros de uma empresa. É por meio dele que um empresário consegue diagnosticar como está a saúde do seu negócio, identificando as principais dores e possíveis soluções para cada uma delas.
Fazer esse monitoramento de finanças também contribui para o crescimento do negócio. Afinal, é com ele que se verifica a rentabilidade e o lucro da empresa, auxiliando na identificação de oportunidades de investimento para expansão das atividades.
Além disso, uma empresa com o controle financeiro em dia está mais preparada para as mudanças do mercado, já que considera reservas para emergências e investimentos. Ou seja, se precisar, consegue se manter por um tempo ou adquirir as novas ferramentas que possam surgir.
Como fazer o controle financeiro de uma empresa?
Como adiantamos em nossa introdução, o controle financeiro empresarial envolve diversos processos e valores diferentes. Cada um com um objetivo específico, para facilitar a identificação de possíveis problemas que possam estar ocorrendo.
Além disso, a prática também pode ser feita em diferentes períodos, conforme a métrica que se deseja verificar. Logo, é preciso ter em mente esses pontos ao aprender a como fazer o controle financeiro de uma empresa.
Abaixo, separamos os principais processos a serem feitos dentro do controle financeiro empresarial.
Controle do caixa
Chama-se de “caixa” toda a entrada e saída de dinheiro de uma empresa, juntamente do capital disponível nas contas bancárias. Fazer o controle dessas movimentações é a ação mais importante que o empresário deve ter.
Acompanhar o fluxo de caixa empresarial deve ser rotina do empreendedor. Afinal, é a partir dele que se verifica como está o lucro, despesas e outros indicadores financeiros do negócio. Registrar tudo proporciona um maior controle.
Veja um pouco mais sobre fluxo de caixa e como usar a favor do seu negócio no vídeo abaixo.
PDV
Ainda dentro do fluxo de caixa, há o PDV – Ponto de Venda, também conhecido como Frente de Caixa. Esses termos se referem ao fluxo financeiro existente com quem realiza vendas diretamente ao consumidor final em meios físicos. O famoso “caixa” onde pagamos os produtos ou serviços desejados em estabelecimentos.
É bom se atentar aos nomes para não confundir. Frente de Caixa são transações com dinheiro nos estabelecimentos físicos e Fluxo de Caixa são as movimentações financeiras de todo o negócio.
Categorização de custos e receitas
Realizar a categorização de custos e receitas é fundamental para identificar oportunidades e gargalos na empresa. Isso porque, sabendo onde estão os maiores gastos, pode-se pensar em maneiras de otimizar processos e trazer economia ao negócio.
Já em relação ao mapeamento de receitas, consegue-se verificar quais são os produtos ou serviços que mais saem, períodos do mês ou ano que as vendas são maiores e as melhores épocas para realizar investimentos.
Portanto, estruturar um sistema de categorização é essencial para que o controle financeiro empresarial seja mais assertivo, já que os dados são mais específicos e reais. Confira os tipos para se utilizar:
Custos e receitas fixas
São aqueles montantes que todo mês são descontados ou recebidos, e não possuem alteração no valor. Por exemplo, a conta de internet ou o pró-labore da empresa.
Custos e receitas variáveis
Trata-se de custos ou receitas que são constantes na empresa, mas, o valor final é variável de um mês para o outro. A conta de luz e a venda de produtos e serviços são bons exemplos.
Custos e receitas extras
Extra é tudo aquilo que não foi é comum, mas, mesmo assim aconteceu independente do valor. São exemplos uma campanha de vendas para uma determinada linha de produtos ou a necessidade de contratação de um serviço de reparos.
Organização de pagamentos e recebimentos a longo prazo
Ninguém gosta de gastar com juros porque perdeu o prazo de pagamento de uma conta, né? Mas, com a correria da rotina, é muito comum que isso aconteça. Um jeito de evitar isso é organizar num só local as contas para acompanhar e, se possível, programar pagamentos automáticos.
Fazer a organização do recebimento de receitas é também uma excelente prática de controle financeiro empresarial. Afinal, com os custos e ganhos mapeados, as contas têm mais chances de ficar em dia, além da possibilidade de criar metas financeiras e aproveitar oportunidades para realizar investimentos para expansão do negócio.
Capital de giro
Não tem como fazer controle financeiro empresarial e não estruturar o capital de giro da empresa adequadamente. Afinal, ele é responsável por dizer qual o montante que uma empresa precisa para se manter em funcionamento.
Todo empresário precisa ter um capital de giro bem claro para evitar surpresas desagradáveis no futuro. Deixar de mapear todos os custos e despesas que o negócio tem, é um risco muito alto para a saúde financeira da empresa.
Reserva para emergências
Assim como no controle financeiro pessoal, a reserva de emergência é essencial também para as empresas. Imprevistos acontecem, e, com eles, gastos inesperados também. E, a depender da situação, se o empresário não está preparado, pode correr o risco de fechar as portas.
Portanto, reservar sempre um valor do lucro para montar o salva-vidas financeiro é estar mais preparado para as adversidades.
Relatórios financeiros
Muitas práticas para aplicar e indicadores para acompanhar podem fazer o controle financeiro empresarial parecer complexo. Mas, com as ferramentas certas, ele fica super simples de acompanhar.
Os relatórios são um dos instrumentos facilitadores que toda empresa deveria ter. Eles nada mais são do que os resultados financeiros que o negócio teve conforme o período de análise específico.
A visualização macro desses dados auxilia no acompanhamento da saúde financeira e na identificação de padrões de custos e receitas para utilizar a favor do negócio.
Dinheiro do CPF é um e do CNPJ é outro
Não misturar o dinheiro da empresa com o pessoal é uma daquelas dicas que você já deve ter ouvido algumas vezes por aí se pertence ao mundo corporativo. Mas, infelizmente, não é muito difícil encontrar empreendedores passando dificuldades financeiras justamente por ter feito o oposto.
Separar os gastos e receitas em contas bancárias diferentes é um dos primeiros passos para se dar. Além de o controle financeiro ficar mais eficiente para ambos aspectos da vida, algumas instituições financeiras oferecem vantagens para contas CNPJ.
Além disso, definir o Pró-Labore do empreendedor e possíveis sócios é fundamental para evitar a necessidade de retirar o dinheiro da empresa para fins pessoais.
Pró-Labore
Caso você não saiba o que é pró-labore, trata-se do “salário” que o empresário e seus sócios recebem pela função. Muitos confundem o lucro com o pró-labore, mas, são coisas diferentes.
O lucro é da empresa e deve ser usado para o desenvolvimento da mesma. Já o pró-labore é um custo fixo da empresa destinado ao empreendedor. Essa prática evita com que haja a necessidade de mexer no fluxo de caixa da empresa constantemente para fins pessoais.
O papel do controle financeiro empresarial na pequena empresa
As finanças empresariais são como o coração da empresa. Se ele não está na batida adequada ou tendo dificuldades para manter seu ritmo, pode falhar e até mesmo não funcionar mais.
No caso das pequenas empresas, se o controle financeiro empresarial não é feito com a devida atenção, ela corre sérios riscos de funcionamento, podendo até vir a fechar. Segundo uma pesquisa feita pelo Sebrae e divulgada pela UNESP, pelo menos 50% das empresas abertas fecham antes de 2 anos de existência.
Logo, o controle financeiro empresarial é fundamental para contornar as estatísticas. É por meio dele que o empreendedor estará ciente de tudo o que está ocorrendo em seu negócio e consegue pensar em soluções com muito mais antecedência para possíveis imprevistos que possam surgir.
O que é DRE e por que ela é importante para o controle financeiro?
A sigla DRE se refere a Demonstração do Resultado do Exercício de uma empresa. Trata-se de um relatório onde consta os dados financeiros mais importantes de receitas e despesas do negócio.
É como se a DRE fosse um resumo do controle financeiro, na qual se verifica a real situação da empresa durante um determinado período. Isso possibilita a comparação das finanças do negócio entre diferentes datas, além de facilitar o acesso ao crédito com financeiras.
Se feita de maneira adequada, ela pode ser muito estratégica. Portanto, aqui vai uma lista com os principais indicadores financeiros que devem constar no relatório DRE:
- Receita líquida adquirida;
- Receita bruta adquirida;
- Lucro ou prejuízo operacional;
- Líquido do exercício operacional;
- Despesas totais;
- Capital social;
- Custos com funcionários e demais beneficiários;
- Resultado de exercício prévio ao Imposto de Renda;
- Previsão para declaração do próximo Imposto de Renda.
Como manter o controle financeiro empresarial em dia?
Ferramentas para auxiliar no controle financeiro empresarial
Desenvolver um sistema em que possibilite o controle financeiro é muito importante para que o empresário consiga acompanhar com facilidade as finanças do negócio. Para isso, existem os mais diversos instrumentos de uso: cadernos, planilhas, sistemas de gestão, etc.
Vale destacar que, ao escolher a sua ferramenta, o empresário deve priorizar a que é mais rápida e prática na sua rotina.
Conforme comentamos antes, o controle financeiro empresarial não precisa ser difícil. Basta aplicar as principais práticas, compreender os indicadores mais relevantes e escolher o produto ou serviço financeiro de acompanhamento mais vantajoso.
Um caderno pode parecer mais barato e familiar de usar no início, mas, a longo prazo, lembre-se dos riscos de perda de dados e das diversas folhas para acompanhar. O que pode tomar um tempo que o empreendedor não tem para fazer algum relatório, como a DRE por exemplo.
Já as planilhas, ajudam a informatizar as informações. Mas, se não possuem um sistema de salvamento em nuvem, há também o perigo de perdê-las caso o computador utilizado dê problema. Além disso, como o caderno, serão muitas planilhas e abas para acompanhar, o que pode gerar muito desgaste na rotina.
Hoje em dia já existem soluções tecnológicas específicas para controle financeiro empresarial. Basta apenas lançar os dados necessários, que o sistema faz todos os cálculos automaticamente e fornece os principais indicadores financeiros em relatórios personalizados.
Priorize as ferramentas que são mais completas com o melhor custo-benefício, como o vhsys por exemplo. Um sistema de gestão empresarial que lança automaticamente as vendas feitas no controle de estoque e controle financeiro. Além disso, pode ser integrado a e-commerces, marketplaces e sistemas PDV. Automação para criar tempo ao empresário.
Viu só como o controle financeiro empresarial não é um bicho de sete cabeças? Se quiser saber ainda mais sobre o tema, tem vários outros conteúdos sobre finanças de negócios no blog da vhsys, não deixe de conferir!
