Ter um fluxo de caixa negativo é uma experiência assustadora para qualquer empreendedor. Porém, quando o assunto é pequenas empresas, essa questão torna-se vital.
Isso porque não saber como enfrentar e lidar com o fluxo de caixa negativo pode levar o negócio à falência.
Conhecer a área e dominar os processos de produção é insuficiente, se não aliados à gestão estratégica e controle financeiro.
Uma solução para superar esses problemas é traçar um plano de negócio claro, objetivo e, sobretudo, realista. Além disso, ele deve oferecer um caminho bem delineado em relação ao posicionamento de mercado, marketing, produção e afins.
4 fatores que podem causar prejuízo ao seu fluxo de caixa
Confira quatro fatores que podem causar prejuízo no seu fluxo de caixa e gerar prejuízos financeiros para a sua empresa.
1. Precificação inadequada
Definir preços adequados para seus produtos e serviços é o primeiro passo para conseguir aumentar sua margem de lucro. Não são raras as vezes em que o valor é alcançado considerando apenas o custo de produção, e isso é um erro.
O cálculo de valor deve ser feito considerando todas as despesas envolvidas na manutenção de sua empresa como por exemplo, salário dos funcionários, contas de água e luz etc.
2. Falta de planejamento
O planejamento e a capacitação de pessoas são essenciais para que uma empresa se mantenha saudável. Entender de gestão é essencial para que um empreendedor consiga manejar adequadamente o seu negócio.
Assim, investir em cursos de formação, assessoria e coaching empresarial podem ser alternativas que contribuem para que sua empresa não entre no saldo negativo.
3. Falta de controle de gastos
Nesse ponto, é importante saber separar as finanças pessoais das despesas da empresa. Saber evitar gastos excessivos também é o X da questão.
Para isso, é importante realizar revisões constantes na empresa, manter uma planilha com anotações de todos os gastos, facilitando na hora de enxugar o orçamento.
Por exemplo, antes de cortar algum item, fazer a busca por outros fornecedores, sempre tentando negociar os valores e as quantidades.
Manter um sistema de gestão integrado, em sua pequena ou média empresa, pode ajudá-lo a encontrar essas informações e tomar essas decisões de maneira mais assertiva.
A única coisa que mantém uma empresa em condições de disputar território com seus concorrentes é a constante busca pelo novo, pelo melhor. E isso se dá com investimento em conhecimento e aperfeiçoamento.
4. Endividamento
Muitas empresas, para que consigam manter suas atividades e um bom posicionamento no mercado, recorrem a empréstimos e financiamentos.
Automaticamente, essas empresas começam a ficar endividadas, isso, é claro, quando perdem o controle dos pagamentos a serem realizados, bem como se afogam nos juros desse empréstimo.
Nesses casos, o ideal é que a empresa aposte em uma gestão financeira adequada, visando um melhor controle dos gastos geral do negócio.
É preciso também evitar algumas escolhas e decisões que podem influenciar negativamente o fluxo de caixa da empresa. Conheça abaixo alguns deles:
5 erros mais comuns na hora de realizar o fluxo de caixa
Informações incorretas sobre o caixa podem impactar o desempenho da sua empresa. Por isso, procure o máximo evitar alguns erros que podem comprometer a saúde do seu negócio. Conheça alguns deles abaixo:
1. Não manter uma frequência de lançamento
Realizar os lançamentos em períodos quinzenais ou mensais é muito comum em pequenas e médias empresas. Entretanto, essa prática é muito arriscada e pode comprometer o desempenho e a saúde financeira da empresa.
Os lançamentos devem acontecer com a mesma frequência em que ocorrem as negociações e vendas. Por exemplo, se as vendas são diárias, o lançamento dos valores no fluxo de caixa deve ocorrer diariamente. Esse tipo de ação contribui para que os dados não sejam esquecidos.
2. Contar com um dinheiro que ainda não entrou
Como falamos acima, o fluxo de caixa é uma ferramenta muito útil para realizar previsões financeiras e, com isso, dimensionar algumas variáveis do negócio. Contudo, contar com recursos que ainda não entraram no caixa é muito perigoso.
Por exemplo, uma venda é realizada em quatro vezes com a primeira parcela a ser paga pelo cliente após 30 dias. Ou seja, isso significa que o valor da primeira parcela irá entrar daqui a trinta dias e não que o montante foi vendido no mesmo dia.
Esses pequenos detalhes podem fazer toda a diferença para que o empresário não conte com o dinheiro que ainda não recebeu.
3. Não categorizar os lançamentos
Divisões de custos devem ocorrer até mesmo em empresas de pequeno porte, por exemplo, diferenciar gastos fixos das variáveis, ou até mesmo criar categorias distintas para as receitas de venda de um produto que ocorreu na loja física ou na loja virtual.
É importante que o empreendedor tenha sempre em mente que, ao criar diversas categorias, a sua visão se expande e a gestão financeira fica mais prática e fácil.
Além disso, manter um fluxo de caixa organizado colabora para que se tenha segurança na hora de tomar decisões importantes como: cortes de gastos específicos, investimentos e muito mais.
4. Não separar a conta pessoal da conta jurídica
Esse é um erro que está presente em diversas empresas, ainda mais quando se trata de novos negócios. Usar o caixa da empresa para cobrir despesas pessoais dos sócios é uma prática que pode ser muito nociva para a saúde financeira do empreendimento.
Entender que a conta jurídica é de uso exclusivo da empresa é o primeiro passo. Estabelecer um valor fixo para o pró labore e incluí-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa pode evitar retiradas constantes e desnecessárias.
5. Previsões superestimadas
Ser otimista na hora de criar previsões é importante, mas é preciso tomar cuidado para não superestimar essas projeções e acabar comprometendo todo o planejamento.
Criar uma estratégia de análise baseada no histórico da empresa, fatores sazonais, dados do mercado e no acompanhamento diário do fluxo de caixa são algumas das premissas para se ter uma previsão financeira mais realista.
Agora que você já sabe dos erros que devem ser evitados, confira as ações que seu negócio pode tomar diante desse cenário:
O que fazer quando o fluxo de caixa está negativo?
Não existe fórmula mágica ou passos milagrosos que farão com que uma empresa saia imediatamente dessa situação, mas existem algumas ações -que precisam ser revisitadas e monitoradas- que podem ajudar os gestores a manterem a calma em um momento como esse.
Mais do que isso, as ações possíveis para lidar com fluxo de caixa negativo podem sim resolver essa situação desafiadora.
Quer saber quais são essas ações? Listamos algumas delas abaixo:
Análise das despesas
Para que haja mais liquidez sem precisar se endividar, o primeiro passo é revisar os gastos e identificar quais áreas do seu negócio são passíveis de redução ou eliminação de gastos desnecessários.
Neste sentido, comece com os gastos fixos e variáveis, identificando quais deles são essenciais para a operação do seu negócio. Além disso, há um ponto bem importante que pode ser fonte de redução de custos: os contratos com fornecedores.
Ao renegociar esses contratos, sua empresa pode reduzir custos sem a necessidade de comprometer as equipes e, consequentemente, a qualidade dos serviços.
Ciclo de recebimentos
Já parou para pensar se seu negócio é eficiente na hora de cobrar as contas a receber? Provavelmente, em situações de fluxo de caixa negativo essa dúvida virá à tona!
Por isso, não pule este passo e avalie maneiras de agilizar o processo de faturamento através de lembretes e renegociação das dívidas para incentivar os clientes a pagarem rapidamente.
Neste sentido, considere oferecer descontos para os pagamentos antecipados para que haja menos inadimplência.
Análise de novas receitas
Essa não é uma solução imediata para o fluxo de caixa negativo, mas é um passo a se pensar. Diante deste cenário complicado, por que não analisar novas formas de aumentar a receita da sua empresa?
Neste sentido, considere análises para aumento de preços, novas promoções ou a criação de novos serviços/produtos adicionais para incentivar os seus clientes a gastarem mais.
Otimize a gestão de estoque
Estoque parado é o mesmo que dinheiro parado, por esse motivo, uma boa gestão de estoque é essencial para evitar fluxos de caixa negativos. Neste sentido, melhorar a gestão de estoque pode ser uma grande lição diante de cenários complicados.
Por isso, invista em maneiras de manter um bom controle de estoque para evitar excesso de mercadorias obsoletas. Além disso, otimize seus processos de compras para que não haja falta ou excessos.
Isso com certeza te ajudará a reduzir custos e liberar capital!
Busque por financiamentos, empréstimos ou antecipações de recebíveis
Neste caso, a antecipação de recebíveis deve ser sua primeira procura. Se sua empresa tiver contas a receber, saiba que essa é uma maneira de resolver o problema do caixa negativo sem criar novas dívidas.
Caso não tenha e a situação exigir uma injeção de capital, considere as opções de financiamento. Isso inclui os empréstimos bancários, linhas de crédito, investidores ou até mesmo os programas de apoio governamental.
Mas, lembre-se: para dar esse passo é preciso que sua pesquisa seja minuciosa e que as taxas envolvidas façam sentido para o seu momento e condições de pagamento no futuro.
Elabore um plano para recuperação
Aprender com os erros é importante, por isso, neste momento é importante desenvolver um plano estratégico de recuperação financeira do seu negócio. Seja realista, mas não se esqueça de traçar metas e ações corretivas dentro de um cronograma que seja executável.
Identifique o que será implementado para melhorar o fluxo de caixa, quando será colocado em prática e de que forma o monitoramento irá acontecer.
Não se preocupe com os ajustes ao longo do projeto, isso mostra que seu negócio está amadurecendo.
Aproveitando este gancho, também separamos 5 dicas para melhorar o fluxo de caixa da sua empresa e evitar que os momentos negativos voltem a acontecer!
5 dicas para melhorar o fluxo de caixa de sua empresa
Primeiro de tudo, como falamos anteriormente, quando o fluxo de caixa da empresa está no vermelho, não adianta se desesperar. Infelizmente, existem situações que fogem do nosso controle e quando vemos, já estamos tendo que lidar com isso.
Agora, o ideal é saber analisar com cautela e tomar as melhores decisões para conseguir superar esse momento e voltar a respirar tranquilo com a saúde financeira do negócio.
Confira abaixo nossas dicas para melhorar o fluxo de caixa:
Atualização e periodicidade
Para evitar o fluxo de caixa negativo e mantê-lo organizado, você pode optar por controlar o caixa diário, semanal ou mensalmente. Ou seja, toda e qualquer atividade precisa ser registrada.
É importante nesse momento evitar períodos muito longos, pois nesses casos, o risco de perder o controle é grande.
Identifique as operações
Uma maneira de fazer com que o fluxo de caixa seja objetivo, é separar as receitas das despesas por cores. É possível ainda separar as receitas e despesas que são periódicas, nesse caso fica fácil fazer previsões de recebimentos e pagamentos.
Planejamento
Manter o fluxo de caixa organizado facilita a produção de projetos a médio e longo prazo. Ao saber como o dinheiro está sendo investido fica mais fácil avaliar o panorama e prever eventuais necessidades financeiras. Com a projeção de ganhos e gastos, a escolha das atividades torna-se automática.
Crie centros de lucro/custo
Como apontado acima, você pode usar infográficos, tabelas ou imagens, separando os blocos de projetos que têm o melhor custo/benefício, daqueles que não têm ou precisam ser repensados para gerar mais lucro. O importante é entender o funcionamento de seu negócio.
Invista em um software de gestão
Há diferentes modos de organizar o fluxo de caixa: planilhas, programas e até em um simples caderno.
Porém, o mais indicado é manter um sistema online especializado para evitar o fluxo de caixa negativo. Isso porque com um software de gestão, as informações serão atualizadas de modo automático, facilitando o controle.
A empresa pode ainda contar com a assistência especializada para eventuais dúvidas, otimizando todo o processo.
Como o vhsys otimiza o controle de fluxo de caixa?
Automatizar tarefas, registros e relatórios é sempre uma maneira eficiente de melhorar a gestão financeira, ter mais produtividade e total controle do fluxo de caixa.
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