Controle de Estoque: o que é e como gerir?

O controle de estoque é uma das áreas mais importantes de toda empresa. Afinal, é onde estão os produtos que serão vendidos ou as matérias-primas para produção de mercadorias e prestação de serviços.

Quem trabalha com gestão de estoque sabe que esse setor não é para brincadeira. Um simples descuido em atividades manuais, a falta de procedimentos ou uma empresa sem integração com sistema de estoque e vendas sofrem muitos prejuízos com perda de produtos, erros nas vendas e mercadorias vencidas.

Por isso, preparamos este guia completo para responder tudo sobre controle de estoque: o que é, como fazer, boas práticas, estratégias, aplicativos gratuitos e sistemas profissionais.

O que é Controle de Estoque?

Controle de Estoque é o processo de gerenciar e monitorar a quantidade de produtos ou matérias-primas disponíveis em um negócio, garantindo que haja o equilíbrio entre oferta e demanda.

Qual a importância do controle de estoque?

Controle de estoque é vital para empresas de todos os tamanhos, especialmente para as micro e pequenas. 

Consiste em acompanhar de perto a quantidade de produtos disponíveis, tanto em estoque quanto em trânsito, assegurando um equilíbrio entre oferta e demanda. Essa prática permite evitar a falta de produtos essenciais para os clientes, assim como o excesso, que pode resultar em custos desnecessários.

Um sistema eficaz de controle de estoque possibilita identificar rapidamente itens obsoletos ou com baixo giro, facilitando a tomada de decisões estratégicas para otimizar o investimento em inventário. Além disso, contribui para a redução de desperdícios e melhoria da eficiência operacional, refletindo diretamente na satisfação do cliente e na saúde financeira do negócio.

Ao implementar boas práticas de controle de estoque, as empresas podem alcançar maior agilidade nas operações, reduzir custos e maximizar os lucros, garantindo uma gestão mais eficiente e competitiva no mercado.

Por que você deve se preocupar com a gestão do seu estoque?

O controle de estoque é essencial para o sucesso operacional das empresas, desempenhando um papel crucial em diversos aspectos do negócio, como:

• Evita a falta ou excesso de produtos.
• Garante a satisfação do cliente.
• Otimiza o investimento em inventário.
• Reduz custos operacionais.
• Minimiza desperdícios.
• Melhora a eficiência operacional.
• Facilita a identificação de itens obsoletos.
• Contribui para a tomada de decisões estratégicas.
• Mantém a competitividade no mercado.
• Agiliza as operações logísticas.
• Maximize os lucros.
• Minimiza perdas de vendas.
• Aumenta a produtividade da equipe.
• Facilita a gestão financeira.
• Permite melhorar o fluxo de caixa.
• Previne fraudes e furtos.
• Facilita a implementação de estratégias de precificação.
• Melhora a previsão de demanda.
• Fortalece a reputação da empresa.
• Facilita a expansão do negócio.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Em geral, os estoques podem armazenar dois tipos principais de mercadorias: o estoque de matérias-primas e de produtos.

1. Matéria-prima: são os materiais utilizados na produção de diferentes produtos ou prestação de serviços. Esses materiais são adquiridos pelas empresas para serem transformados ou processados em produtos acabados. Esse tipo de estoque é mais comum em empresas industriais que fabricam produtos em larga escala.

2. Produto para varejo: são os artigos que estão prontos para serem vendidos diretamente aos consumidores finais. Esse tipo de estoque é encontrado em estabelecimentos comerciais, como lojas físicas ou virtuais, e inclui uma variedade de produtos prontos para serem adquiridos pelos clientes em menor escala.

Como calcular o controle de estoque? 

Ao estimar o controle de estoque, existem duas abordagens principais: mensuração física e monetária.

1. Mensuração física

Neste método, a quantificação do estoque é realizada através da contagem física das unidades de cada tipo de produto em armazenamento. Essa abordagem fornece uma visão direta da quantidade física de mercadorias disponíveis.

Por exemplo, suponha que uma loja de eletrônicos esteja realizando uma contagem física de seu estoque. O gerente da loja e sua equipe percorrem os corredores e contam o número de unidades de cada produto em prateleiras e depósitos. Eles registram manualmente as quantidades de TVs, laptops, smartphones e outros itens em estoque. Após a contagem, eles somam todas as unidades contadas para obter a quantidade total de cada produto no estoque.

2. Mensuração monetária

Já na mensuração monetária, o estoque é avaliado com base nos custos de cada mercadoria. Isso envolve somar os custos individuais de cada item em estoque para determinar o valor total do inventário em termos monetários.

Por exemplo, imagine que um supermercado deseja calcular o valor monetário de seu estoque de produtos de mercearia. Eles revisam os registros de compra e vendas para cada item e determinam o custo unitário de cada produto. Em seguida, multiplicam o custo unitário pelo número de unidades em estoque para calcular o valor monetário de cada produto. Por fim, somam os valores individuais de cada item para obter o valor total do inventário em termos monetários.

Como fazer a gestão do controle de estoque?

A gestão eficaz do controle de estoque é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Manter um equilíbrio adequado entre oferta e demanda, minimizar custos e garantir a satisfação do cliente são objetivos cruciais que dependem de uma gestão eficiente do estoque. 

A seguir, temos 10 passos práticos para ajudá-lo a aprimorar sua gestão de estoque e otimizar o desempenho de sua empresa.

Passo 1: Avalie suas necessidades de estoque

Antes de implementar qualquer estratégia de gestão de estoque, é essencial entender suas necessidades específicas de estoque. 

1. Conheça seus produtos: faça uma análise detalhada dos seus produtos. Identifique quais são os mais populares, quais têm saída lenta e quais são sazonais. Isso o ajudará a priorizar o estoque e a determinar as quantidades necessárias para cada item.

2. Entenda seus fluxos de trabalho: mapeie todos os processos envolvidos desde a aquisição até a entrega dos produtos. Identifique possíveis gargalos ou pontos de ineficiência que possam afetar o gerenciamento do estoque. Melhorar esses fluxos de trabalho pode reduzir custos e otimizar o estoque.

3. Analise a demanda do mercado: esteja atento às tendências e demandas do mercado. Fique de olho nas preferências dos clientes, mudanças sazonais e eventos que possam impactar a procura pelos seus produtos. Isso o ajudará a ajustar seu estoque de acordo com as necessidades do mercado.

4. Considere fatores sazonais: se o seu negócio é afetado por sazonalidades, como o Natal ou o verão, leve isso em consideração ao planejar seu estoque. Antecipe-se às flutuações sazonais ajustando seu inventário com base em dados históricos e previsões futuras.

5. Utilize análises de dados de vendas: explore os dados históricos de vendas para identificar padrões de comportamento do cliente. Isso ajudará a prever a demanda futura com mais precisão. Além disso, considere investir em ferramentas de previsão de demanda que utilizem algoritmos avançados para melhorar suas projeções.

6. Avalie regularmente suas necessidades de estoque: o mercado está em constante mudança, portanto, não deixe de revisar e ajustar suas necessidades de estoque regularmente. Mantenha-se flexível para responder rapidamente a mudanças nas condições do mercado e nas preferências dos clientes.

Passo 2: Escolha o método de controle de estoque adequado

Existem vários métodos de controle de estoque disponíveis, desde o controle periódico até o controle permanente e a análise ABC. Avalie as características de seu negócio, como o volume de vendas, a variedade de produtos e a complexidade das operações, e escolha o método que melhor se adapte às suas necessidades e capacidades.

Por exemplo, uma empresa de varejo com um grande número de SKUs pode se beneficiar significativamente do uso de sistemas de controle de estoque automatizados. Essas soluções não apenas agilizam o processo de gestão, mas também oferecem insights valiosos em tempo real sobre o status do estoque, permitindo uma tomada de decisão mais ágil e precisa.

Passo 3: Utilize a tecnologia a seu favor

Investir em um sistema de gestão de estoque automatizado pode simplificar e agilizar significativamente o processo de controle de estoque. Ao adotar uma abordagem tecnológica, você pode colher uma série de benefícios para o seu negócio.

Considere a adoção de um software especializado que ofereça recursos avançados, tais como rastreamento de inventário em tempo real, previsão de demanda baseada em análise de dados históricos e tendências de mercado, além de relatórios detalhados que proporcionem insights valiosos para tomada de decisão.

A implementação de tecnologia nesse aspecto pode resultar em uma redução significativa de erros operacionais, garantindo uma maior precisão dos dados e, consequentemente, melhorando a qualidade das informações utilizadas para a gestão do estoque. Além disso, a automação de processos proporciona uma maior eficiência operacional, liberando tempo e recursos que podem ser direcionados para outras áreas estratégicas do negócio.

Passo 4: Estabeleça políticas e procedimentos claros

Para garantir um gerenciamento de estoque eficaz, é essencial estabelecer políticas e procedimentos claros. Aqui estão algumas medidas específicas que você pode adotar:

1. Defina políticas de reposição: determine os critérios que indicam quando é necessário repor os itens no estoque, como níveis mínimos de estoque ou demanda histórica.

2. Controle de qualidade: estabeleça padrões para garantir a qualidade dos produtos armazenados. Isso pode incluir inspeções regulares, padrões de armazenamento adequados e procedimentos para lidar com produtos danificados.

3. Procedimentos de contagem física: implemente um processo claro e padronizado para realizar contagens físicas regulares do estoque. Atribua responsabilidades específicas a membros da equipe e forneça um checklist detalhado para garantir que todos os itens sejam contados e verificados corretamente.

Certifique-se de que todos os membros da equipe estejam plenamente cientes dessas diretrizes e os instrua a seguir esses procedimentos rigorosamente. A clareza e consistência nessas operações ajudarão a minimizar erros e garantir uma gestão eficiente do estoque.

Passo 5: Mantenha registros precisos 

Manter registros precisos é como manter um mapa claro do seu estoque. Aqui estão algumas dicas para ajudar:

1. Registre todas as transações: anote todas as entradas e saídas de produtos do seu estoque. Isso inclui compras, vendas, devoluções e transferências entre unidades.

2. Atualize regularmente: mantenha seus registros sempre atualizados. Isso significa registrar cada transação assim que ela ocorrer, evitando deixar para depois e correr o risco de esquecer.

3. Verifique a precisão: faça verificações regulares para garantir que os registros correspondam ao estoque físico. Essa reconciliação ajuda a identificar discrepâncias e corrigi-las antes que se tornem um problema maior.

Além disso, considere o uso de tecnologias como sistemas de código de barras ou RFID. Eles facilitam o rastreamento e a identificação de produtos, tornando o processo de registro mais eficiente e menos suscetível a erros humanos. Com registros precisos, você terá uma visão clara do seu estoque, ajudando a tomar decisões informadas e a manter seu negócio funcionando sem problemas.

Passo 6: Implemente práticas de armazenamento eficientes

Organize seu espaço de armazenamento de forma eficiente para facilitar o acesso aos produtos e minimizar o tempo de movimentação. 

A eficiência no armazenamento pode economizar tempo e dinheiro. Aqui estão algumas dicas para ajudar:

1. Organize seu espaço: arrume seu estoque de forma a facilitar o acesso aos produtos. Prateleiras são ótimas para manter tudo em ordem, e etiquetas e sistemas de codificação ajudam a encontrar o que você precisa rapidamente.

2. Considere o tamanho e peso: ao planejar a disposição do estoque, leve em conta o tamanho e o peso dos itens. Mantenha os produtos mais pesados ​​na parte inferior e os mais leves no topo para evitar acidentes.

3. Conheça os requisitos de armazenamento: pesquise se existem leis ou regulamentos específicos para o armazenamento dos seus produtos. Por exemplo, alguns itens podem precisar ser mantidos em determinadas temperaturas ou condições específicas para garantir sua qualidade e segurança.

Ao implementar práticas de armazenamento eficientes, você não apenas otimiza o espaço disponível, mas também garante a integridade dos seus produtos, o que é essencial para o sucesso do seu negócio.

Passo 7: Monitore o desempenho do estoque regularmente

Estabeleça métricas de desempenho e monitore regularmente o desempenho de seu estoque. Além de manter seus registros em dia, é importante acompanhar de perto como seu estoque está se saindo. Aqui estão algumas dicas para ajudar nesse processo:

1. Estabeleça métricas de desempenho: defina indicadores-chave de desempenho, como taxa de giro de estoque, tempo médio de estocagem e níveis de obsolescência. Essas métricas fornecerão insights valiosos sobre a eficiência do seu estoque.

2. Ajuste suas estratégias: com base nos dados coletados, ajuste suas estratégias conforme necessário para otimizar os resultados. Por exemplo, se você perceber que certos produtos estão demorando muito para vender, pode ser hora de reconsiderar suas estratégias de marketing ou ajustar os níveis de estoque.

3. Análise periódica: realize análises regulares do estoque para identificar padrões e tendências. Isso o ajudará a tomar decisões informadas sobre compras, reposição e promoções, mantendo seu estoque alinhado com as demandas do mercado.

Ao monitorar regularmente o desempenho do seu estoque, você pode identificar áreas de melhoria e tomar medidas proativas para garantir a saúde financeira do seu negócio.

Passo 8: Esteja preparado para mudanças na demanda

Para manter seu negócio adaptado às mudanças do mercado, é essencial estar sempre um passo à frente. Aqui estão algumas maneiras de se preparar para mudanças na demanda:

1. Fique atualizado sobre as tendências: mantenha-se informado sobre as tendências do mercado e as preferências dos clientes. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de mercado, análise de dados de vendas e acompanhamento de notícias do setor.

2. Antecipe eventos sazonais: esteja ciente de eventos sazonais que possam afetar a demanda por seus produtos. Por exemplo, se você vende itens relacionados a feriados específicos, como Dia dos Namorados ou Natal, esteja preparado para um aumento na demanda durante esses períodos.

3. Ajuste seus níveis de estoque e estratégias: com base nas informações coletadas, ajuste seus níveis de estoque e estratégias de reposição conforme necessário. Isso pode envolver aumentar o estoque de itens populares antes de um período de alta demanda ou reduzir o estoque de itens com baixo desempenho.

Estar preparado para mudanças na demanda ajuda a garantir que você possa atender às necessidades dos clientes de forma eficiente, evitando ao mesmo tempo excesso ou escassez de estoque.

Passo 9: Automatize processos sempre que possível

A automação é uma chave para a eficiência nos negócios. Aqui estão algumas maneiras de aproveitar ao máximo a automação:

1. Identifique tarefas repetitivas: identifique quais tarefas em seu processo de gestão de estoque são repetitivas e demoradas. Isso pode incluir a reordenação de estoque, atualização de registros e geração de relatórios.

2. Considere soluções automatizadas: pesquise e implemente ferramentas e tecnologias automatizadas que possam lidar com essas tarefas. Existem muitos sistemas de gestão de estoque que podem automatizar processos como rastreamento de inventário, previsão de demanda e emissão de pedidos de reposição.

3. Libere tempo para tarefas estratégicas: ao automatizar tarefas rotineiras, você pode liberar tempo e recursos que podem ser direcionados para atividades mais estratégicas e de alto valor agregado, como análise de dados, desenvolvimento de estratégias de marketing e atendimento ao cliente.

Ao automatizar processos sempre que possível, você não apenas aumenta a eficiência do seu negócio, mas também reduz erros e libera recursos para impulsionar o crescimento e a inovação.

Passo 10: Busque a melhoria contínua

A gestão do controle de estoque é um processo contínuo e em constante evolução. Aprimorar a gestão do controle de estoque é um compromisso constante com o progresso. Aqui estão algumas maneiras de buscar essa melhoria contínua:

1. Avalie seus processos regularmente: faça avaliações regulares dos seus processos de gestão de estoque para identificar oportunidades de aprimoramento. Revise procedimentos, detecte possíveis gargalos e busque soluções mais eficientes.

2. Utilize relatórios e feedback: emita relatórios detalhados sobre estoque, vendas e finanças para obter insights valiosos sobre o desempenho do seu negócio. Além disso, peça feedback aos membros da equipe, clientes e fornecedores para entender suas necessidades e áreas de melhoria.

3. Esteja aberto a novas ideias: mantenha-se receptivo a novas ideias e abordagens para aprimorar sua gestão de estoque. Isso pode incluir a adoção de novas tecnologias, a implementação de melhores práticas da indústria e a exploração de estratégias inovadoras.

Ao buscar continuamente a melhoria, você pode garantir que sua gestão de estoque esteja alinhada com as demandas do seu negócio e do mercado em constante mudança. Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também impulsiona o crescimento e a sustentabilidade a longo prazo.

Ferramentas para gestão de estoque

O estoque não deve ser apenas físico, é necessário ter um controle online e automatizado da movimentação de estoque para evitar erros, perdas e prejuízos de mercadoria e de vendas.

Por isso, muitas empresas utilizam sistemas de gestão. Mas, para quem ainda não pode investir em um software, a seguir temos indicação de planilha e aplicativo gratuito.

Planilha de Controle de Estoque

Se seu negócio está começando agora, a seguir temos uma planilha completa e gratuita para você baixar e fazer a gestão do seu estoque.

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Aplicativo para Gestão de Pedidos e Controle de Estoque

A versão mobile do vhsys oferece funcionalidades do ERP na palma da sua mão, de forma gratuita. Seja você cliente do vhsys ou não, experimente a facilidade de gerenciar seus negócios de qualquer lugar: controle financeiro, vendas, pedidos, serviços e estoque de produtos

Principais funcionalidades:

• Registro e Emissão de Pedidos: crie e gerencie pedidos de vendas de forma rápida e intuitiva, mantendo um histórico detalhado de todas as transações.
• Leitor de Código de Barras: agilize o cadastro e as vendas de produtos escaneando os códigos de barras diretamente pelo aplicativo.
• Cadastro de Produtos e Estoque: mantenha um controle preciso do seu estoque, cadastrando e atualizando informações sobre seus produtos de forma organizada e eficiente.
• Controle Financeiro: gerencie contas a pagar e a receber, mantenha-se informado sobre suas finanças e integre sua conta bancária para uma gestão financeira ainda mais completa.
• Agenda e Ordens de Serviço: mantenha-se organizado com uma agenda integrada e registre ordens de serviço para melhor controle das atividades da sua empresa.
• Relatórios com Gráficos: tenha acesso a relatórios detalhados e visualmente atrativos sobre o desempenho do seu negócio, facilitando a análise e tomada de decisões.
• Localização dos Vendedores: para usuários do ERP vhsys, é possível visualizar a localização dos vendedores em tempo real, facilitando a gestão das equipes de vendas em campo.

Sistema de gestão com Controle de Estoque

O vhsys é um sistema de gestão empresarial completo, projetado para atender às necessidades específicas de micro e pequenas empresas. 

Uma das suas principais funcionalidades é o módulo de Controle de Estoque, que oferece uma série de recursos avançados para gerenciar o inventário de forma eficiente e precisa.

Como funciona o Controle de Estoque do vhsys?

O Controle de Estoque do vhsys funciona de forma simples e intuitiva. Ele permite que as empresas registrem todas as entradas e saídas de produtos, acompanhem o estoque disponível em tempo real e recebam alertas sobre itens com estoque mínimo ou próximo do vencimento. Além disso, o sistema é totalmente integrado com outras áreas do negócio, como vendas e financeiro, garantindo uma gestão integrada e eficiente.

Principais funções do Controle de Estoque do vhsys:

• Inventário: o vhsys permite que as empresas realizem inventários periódicos para garantir a precisão dos dados de estoque. Com essa funcionalidade, é possível contar fisicamente todos os itens do estoque e comparar os resultados com o sistema para identificar discrepâncias e corrigi-las rapidamente.

• Alerta de Estoque Mínimo e Máximo: o sistema envia alertas automáticos quando os níveis de estoque atingem o mínimo ou o máximo definido pela empresa. Isso ajuda a evitar a falta de produtos e o excesso de estoque, garantindo que os itens certos estejam disponíveis no momento certo.

• Múltiplos Locais de Estoque: o vhsys permite que as empresas gerenciem múltiplos locais de estoque, facilitando o controle de inventário em diferentes filiais, depósitos ou unidades de negócio.

• Controle de Validade: com essa funcionalidade, as empresas podem configurar alertas para produtos com data de validade próxima, permitindo que tomem medidas proativas, como fazer promoções ou descartar itens vencidos, antes que se tornem um problema.

• Relatórios: o sistema oferece uma variedade de relatórios detalhados sobre o estoque, incluindo informações como quantidade disponível, valor em estoque, histórico de movimentações e muito mais. Esses relatórios ajudam as empresas a entender melhor o seu inventário e tomar decisões informadas sobre compras, vendas e promoções.

• Integração com Vendas e Financeiro: o Controle de Estoque do vhsys está totalmente integrado com os módulos de Vendas e Financeiro, garantindo uma gestão integrada e eficiente. Isso significa que as empresas podem acompanhar as vendas em tempo real, atualizar automaticamente o estoque após cada transação e monitorar o desempenho financeiro do negócio.

• Integração com Vendas Físicas e Online: o vhsys oferece integração com vendas presenciais (PDV) e vendas online (Loja Virtual), permitindo que as empresas gerenciem todas as suas operações de vendas em um único sistema. Isso simplifica o processo de gestão e garante uma experiência consistente para os clientes, independentemente do canal de vendas.

10 Metodologias de Controle de Estoque

O controle de estoque é um processo essencial para empresas de todos os tamanhos, garantindo que os níveis de inventário estejam otimizados e alinhados com a demanda do mercado. Existem diversas metodologias de controle de estoque, cada uma com suas próprias abordagens e técnicas. 

1. Controle Periódico

O controle periódico de estoque é uma prática essencial para garantir a precisão e a eficiência na gestão de inventário. 

Esse método envolve a realização de contagens físicas do estoque em intervalos regulares, como semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Através desse processo, as empresas podem identificar e corrigir discrepâncias entre os registros do sistema e a realidade física do estoque.

Por exemplo, uma loja de varejo de eletrônicos realiza uma contagem física de seu estoque no final de cada mês. Durante a contagem, a equipe descobre que o número registrado de laptops de última geração não corresponde ao número físico encontrado nas prateleiras. 

Após uma investigação detalhada, eles descobrem que alguns laptops foram erroneamente registrados como vendidos devido a erros no sistema de ponto de venda. Como resultado, os registros do sistema são corrigidos e os laptops restantes são realocados para as prateleiras de vendas, garantindo que o estoque esteja preciso e atualizado para atender às demandas dos clientes.

Em suma, o controle periódico de estoque é um processo fundamental que permite às empresas manter a integridade de seus registros de inventário, otimizar os níveis de estoque e melhorar a eficiência operacional em geral.

Controle período na prática:

1. Planejamento do Intervalo de Contagem: o primeiro passo é determinar a frequência das contagens físicas com base na natureza do negócio, no volume de vendas e na taxa de rotatividade do estoque. Por exemplo, uma loja de roupas de moda rápida pode optar por realizar contagens semanais devido à natureza dinâmica de seus produtos, enquanto uma loja de eletrônicos pode optar por contagens mensais devido à menor taxa de rotatividade.

2. Execução da Contagem Física: durante o período determinado, uma equipe designada realiza a contagem física de todos os itens em estoque. É crucial seguir procedimentos rigorosos para garantir a precisão, como contar cada item individualmente e verificar as condições dos produtos para evitar erros.

3. Comparação com os Registros do Sistema: após a contagem física, os dados coletados são comparados com os registros do sistema de gerenciamento de estoque. Esta etapa é crucial para identificar discrepâncias, como itens faltando, excesso de estoque ou divergências nas quantidades registradas.

4. Investigação de Discrepâncias: se houver diferenças significativas entre os dados físicos e os registros do sistema, uma investigação minuciosa é conduzida para determinar a causa raiz. Isso pode envolver a revisão de transações recentes, verificação de documentos de recebimento e remessa, ou até mesmo inspeções de segurança para detectar possíveis furtos ou perdas.

5. Ajuste de Níveis de Estoque: com base nas descobertas da contagem física e da investigação de discrepâncias, os níveis de estoque são ajustados conforme necessário. Isso pode incluir atualizações nos registros do sistema, reordenação de produtos faltantes ou ajustes de políticas de estoque para evitar futuras discrepâncias.

2. Controle Permanente

O controle permanente de estoque é uma abordagem dinâmica e em tempo real para gerenciar inventários.

Neste método, o estoque é atualizado continuamente à medida que as transações ocorrem, garantindo uma visão precisa e atualizada do estoque disponível a qualquer momento. 

Cada entrada ou saída de produtos é registrada imediatamente no sistema, eliminando a necessidade de contagens físicas periódicas e proporcionando uma gestão mais eficiente e precisa do inventário.

Por exemplo, um supermercado utiliza um sistema de ponto de venda (PDV) integrado ao seu sistema de gestão de estoque para registrar as vendas instantaneamente e atualizar os níveis de estoque automaticamente.

Controle Permanente na prática:

1. Registro Contínuo de Transações: cada vez que ocorre uma transação de entrada (como recebimento de mercadorias) ou saída (como venda de produtos), os detalhes são imediatamente registrados no sistema de gerenciamento de estoque. Isso inclui informações como quantidade, descrição do item, data e hora da transação, e qualquer outra informação relevante.

2. Atualização Automática do Estoque: com base nos registros de transações, o sistema de gerenciamento de estoque calcula automaticamente os novos níveis de estoque disponíveis. Isso garante que as informações sobre o estoque estejam sempre atualizadas e refletindo com precisão as mudanças ocorridas no inventário.

3. Monitoramento em Tempo Real: os gestores e funcionários têm acesso instantâneo às informações atualizadas sobre o estoque através do sistema de gerenciamento. Isso permite tomar decisões informadas sobre reabastecimento, ajustes de preços, promoções e outras estratégias de gerenciamento de inventário.

4. Identificação Imediata de Discrepâncias: qualquer discrepância entre o estoque físico e os registros do sistema é detectada quase que instantaneamente. Isso permite uma investigação rápida e a implementação de medidas corretivas para resolver o problema antes que ele se agrave.

5. Integração com Outros Sistemas: o sistema de controle permanente de estoque é muitas vezes integrado a outros sistemas de negócios, como o sistema de ponto de venda (PDV) e sistemas de gestão empresarial (ERP), para garantir uma operação harmoniosa e consistente em toda a organização.

3. Método FIFO (First In, First Out)

O método FIFO, ou First In, First Out (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), é uma abordagem crucial na gestão de estoque, especialmente em setores onde os produtos têm prazos de validade ou podem se tornar obsoletos. 

Este método determina que os itens mais antigos em estoque devem ser vendidos ou utilizados primeiro, garantindo que os produtos não expirem ou se tornem obsoletos antes de serem comercializados.

Por exemplo, um supermercado que vende produtos perecíveis, como laticínios e produtos frescos, implementa o método FIFO em sua gestão de estoque. Ao receber um novo lote de leite, os funcionários armazenam os produtos mais recentes atrás dos mais antigos no refrigerador. 

Quando os clientes fazem compras, o sistema de ponto de venda (PDV) automaticamente seleciona os produtos mais antigos para venda, garantindo que eles sejam comercializados antes de expirar. Isso ajuda o supermercado a reduzir as perdas devido à expiração de produtos e a manter a frescura e a qualidade dos itens oferecidos aos clientes.

Em suma, o método FIFO é uma prática fundamental na gestão de estoque, garantindo eficiência operacional, redução de perdas e satisfação do cliente ao priorizar a venda ou utilização dos produtos mais antigos em primeiro lugar.

Método FIFO na prática:

1. Identificação dos Produtos: cada produto em estoque é identificado com uma data de entrada ou lote, permitindo rastrear sua ordem de chegada.

2. Priorização de Vendas ou Uso: quando ocorrem vendas ou retiradas de estoque, os produtos mais antigos (primeiro a entrar) são selecionados para serem vendidos ou utilizados primeiro, de acordo com o princípio FIFO.

3. Atualização dos Registros: após cada transação, os registros de estoque são atualizados para refletir as quantidades vendidas e os produtos removidos, garantindo uma visão precisa do estoque disponível.

4. Monitoramento de Prazos de Validade: para produtos com prazos de validade, o método FIFO ajuda a garantir que os produtos mais antigos sejam vendidos antes dos mais recentes, reduzindo o risco de perdas devido à expiração.

5. Redução de Perdas e Obsolescência: ao seguir o método FIFO, as empresas podem reduzir o desperdício e as perdas associadas a produtos vencidos ou obsoletos, maximizando o valor do estoque.

4. Método LIFO (Last In, First Out)

Ao contrário do FIFO, o método LIFO ou Last In, First Out (Último a Entrar, Primeiro a Sair), é uma estratégia de gestão de estoque que opera de forma oposta ao método FIFO. No LIFO, os itens mais recentes adicionados ao estoque são os primeiros a serem vendidos ou utilizados. 

Embora menos comum que o FIFO, o método LIFO é preferido em certas situações, como em ambientes de inflação, onde os custos de reposição tendem a aumentar.

Por exemplo, ua empresa de distribuição de eletrônicos implementa o método LIFO em sua gestão de estoque. Quando um novo lote de smartphones é recebido, eles são colocados na frente dos modelos mais antigos no armazém. 

Quando os clientes fazem pedidos, os modelos mais recentes são os primeiros a serem selecionados para envio, garantindo que os produtos mais recentes sejam comercializados primeiro. 

Isso permite à empresa manter sua linha de produtos atualizada e relevante para os clientes, especialmente em um mercado onde a obsolescência tecnológica é uma preocupação constante.

Método LIFO na prática:

1. Registro de Entradas e Saídas: assim como no método FIFO, cada entrada e saída de produtos é registrada no sistema de gerenciamento de estoque, incluindo data de entrada e quantidade.

2. Priorização dos Produtos mais Recentes: quando ocorrem vendas ou retiradas de estoque, os produtos mais recentes (último a entrar) são selecionados para serem vendidos ou utilizados primeiro, de acordo com o princípio LIFO.

3. Atualização dos Registros: após cada transação, os registros de estoque são atualizados para refletir as quantidades vendidas e os produtos removidos, mantendo a precisão do estoque disponível.

4. Considerações Econômicas: o método LIFO pode ser preferido em ambientes de inflação, pois os custos de reposição tendem a aumentar ao longo do tempo. Ao priorizar a venda dos produtos mais recentes, as empresas podem reportar lucros menores, o que pode resultar em benefícios fiscais.

5. Desafios Potenciais: embora o método LIFO possa oferecer vantagens em certos cenários econômicos, pode apresentar desafios na gestão do estoque, especialmente em setores onde os produtos têm prazos de validade ou podem se tornar obsoletos.

5. Análise ABC

A análise ABC classifica os itens de estoque em categorias com base em sua importância relativa. Os itens são classificados em categorias A, B e C, com A representando os itens mais valiosos e C os menos valiosos.

Por exemplo, uma empresa de distribuição de peças de automóveis utiliza a análise ABC para gerenciar seu estoque. Eles descobrem que os itens da categoria A representam apenas 20% do total de produtos, mas contribuem com mais de 80% da receita total. 

Como resultado, eles implementam políticas mais rigorosas de controle de estoque e reabastecimento para esses itens, garantindo que nunca faltem em estoque. 

Enquanto isso, os itens da categoria C, que representam uma pequena parte da receita, são gerenciados de forma mais flexível, com níveis de estoque mais baixos e menos supervisão.

Análise ABC na prática

1. Identificação de Categorias: os itens do estoque são classificados em três categorias principais: A, B e C, com base em critérios como valor monetário, volume de vendas ou margem de lucro. Os itens da categoria A representam os produtos mais importantes, enquanto os da categoria C são os menos significativos em termos de contribuição para os resultados financeiros da empresa.

2. Análise de Dados: dados históricos de vendas, custos de produção ou outras métricas relevantes são analisados para determinar a classificação de cada item. Isso pode ser feito utilizando técnicas estatísticas ou ferramentas de software especializadas.

3. Atribuição de Recursos: uma vez que os itens são classificados em categorias, os recursos da empresa podem ser alocados de acordo com a importância de cada categoria. Por exemplo, os itens da categoria A podem receber mais atenção em termos de controle de estoque, previsão de demanda e níveis de estoque de segurança.

4. Monitoramento Contínuo: a análise ABC não é um processo único, mas sim contínuo. Os dados são regularmente revisados e atualizados para garantir que as prioridades estejam alinhadas com as necessidades do negócio em constante mudança.

6. Controle de Estoques por Curva ABC de Valor

Similar à Análise ABC, o Controle de Estoques por Curva ABC de Valor classifica os itens de estoque com base em seu valor monetário, priorizando a gestão dos itens mais valiosos. No entanto, além de classificar os itens, essa metodologia também estabelece políticas de estoque específicas para cada categoria.

Por exemplo, uma distribuidora de produtos eletrônicos utiliza a Curva ABC de Valor para identificar os itens de estoque mais valiosos e implementa políticas de estoque mais rigorosas para esses itens, como monitoramento frequente e níveis de segurança mais altos.

Curva ABC de Valor na prática:

1. Classificação por Valor Financeiro: os itens do estoque são classificados em três categorias: A, B e C, com base no valor financeiro que representam para a empresa. Itens da categoria A geralmente representam uma pequena porcentagem do total de itens, mas contribuem com a maior parte do valor financeiro do estoque.

2. Determinação da Curva ABC: uma vez que os itens são classificados, uma curva ABC é criada para visualizar a distribuição do valor financeiro do estoque em cada categoria. Isso ajuda a identificar quais categorias concentram a maior parte do valor e onde os esforços de gestão devem ser concentrados.

3. Alocação de Recursos: com base na curva ABC, os recursos da empresa são alocados de acordo com a importância de cada categoria. Itens da categoria A podem receber maior atenção em termos de controle de estoque, previsão de demanda e políticas de reabastecimento, enquanto itens da categoria C podem ser gerenciados de forma mais flexível.

4. Monitoramento e Revisão: assim como na análise ABC, o controle de estoques por curva ABC é um processo contínuo. Os dados são regularmente revisados e atualizados para garantir que as prioridades estejam alinhadas com as necessidades do negócio.

7. Controle de Estoques por Lote Econômico de Compras (LEC)

O método do Lote Econômico de Compras (LEC) busca determinar a quantidade ideal de produtos a serem adquiridos em cada pedido, considerando custos de armazenagem e de pedido. A ideia é minimizar os custos totais de estoque, encontrando o equilíbrio entre custos de manutenção de inventário e custos de pedido.

Por exemplo, uma empresa de varejo calcula o LEC para um determinado produto com base na demanda média, custos de armazenagem e custos de pedido. Isso ajuda a garantir que eles comprem a quantidade certa de produtos para manter o estoque eficiente e evitar excessos ou faltas.

Lote Econômico de Compras na prática: 

1. Determinação dos Custos de Pedido e Armazenagem: o primeiro passo é calcular os custos associados ao pedido e à armazenagem dos produtos. O custo de pedido inclui despesas administrativas, transporte e processamento de pedidos, enquanto o custo de armazenagem engloba despesas com aluguel de espaço, seguro, manutenção e depreciação.

2. Identificação da Demanda e Lead Time: em seguida, é necessário analisar a demanda do produto e o tempo necessário para repor o estoque (lead time). Isso permite determinar a frequência de pedidos e a quantidade necessária para atender à demanda durante o lead time.

3. Cálculo do Lote Econômico de Compras: com base nos custos de pedido, custos de armazenagem, demanda e lead time, o lote econômico de compras é calculado utilizando fórmulas específicas, como a fórmula de Wilson. Esse cálculo determina a quantidade ideal a ser comprada em cada pedido, minimizando os custos totais de estoque.

4. Revisão e Ajustes: o lote econômico de compras não é estático e deve ser revisado periodicamente para garantir sua eficácia ao longo do tempo. Mudanças na demanda, custos de armazenagem ou custos de pedido podem exigir ajustes no lote econômico para manter a eficiência do estoque.

8. Just-in-Time (JIT)

O método Just-in-Time (JIT) busca minimizar os níveis de estoque mantendo apenas o necessário para atender à demanda imediata dos clientes. Com o JIT, os produtos são entregues exatamente quando são necessários, reduzindo assim o desperdício de espaço de armazenamento e capital de giro.

Por exemplo, uma fábrica de automóveis adota o JIT para receber componentes de fornecedores apenas quando são necessários na linha de produção, evitando assim o armazenamento excessivo de peças e reduzindo os custos de estoque.

Just-in-Time na prática:

1. Sistema de Produção Puxada: no JIT, o processo de produção é “puxado” pela demanda do cliente, em oposição ao sistema tradicional de “empurrar” a produção com base em estimativas de demanda. Isso significa que os produtos são fabricados apenas quando há uma demanda real, reduzindo assim o excesso de estoque.

2. Integração com Fornecedores: uma parte fundamental do JIT é a cooperação próxima com os fornecedores. Os materiais são entregues no momento exato em que são necessários para a produção, eliminando a necessidade de armazenagem de grandes quantidades de estoque.

3. Produção em Pequenos Lotes: o JIT incentiva a produção em lotes pequenos e frequentes, em vez de grandes lotes de uma só vez. Isso reduz o tempo de espera e os custos de armazenagem associados a grandes quantidades de estoque em processo.

4. Foco na Qualidade: como o estoque é mantido em níveis mínimos, é essencial que os produtos sejam de alta qualidade. O JIT enfatiza a importância do controle de qualidade em todas as etapas do processo de produção para garantir que os produtos atendam às expectativas dos clientes.

5. Flexibilidade e Agilidade: o JIT torna as operações mais flexíveis e ágeis, permitindo que as empresas respondam rapidamente às mudanças na demanda do mercado e às condições operacionais.

9. Método de Reposição Contínua (MRP)

O MRP é um sistema de planejamento de produção que calcula as necessidades de reposição de materiais com base na demanda prevista, levando em consideração lead times de fornecimento e estoques mínimos. Ele ajuda a garantir que os materiais certos estejam disponíveis no momento certo para a produção.

Por exemplo, uma empresa de fabricação utiliza o MRP para calcular automaticamente as necessidades de reposição de materiais com base nas ordens de produção previstas e nos lead times de fornecimento, garantindo assim uma produção contínua e sem interrupções.

Método de Reposição Contínua na prática:

1. Monitoramento de Estoque: o processo começa com o monitoramento constante dos níveis de estoque para cada item. Isso pode ser feito manualmente ou através de sistemas automatizados de gerenciamento de estoque.

2. Ponto de Reposição: para cada produto, é estabelecido um ponto de reposição, que indica o nível mínimo de estoque no qual um pedido de reposição deve ser feito. Esse ponto é determinado com base na demanda média, tempo de lead time e variação na demanda.

3. Reposição Contínua: sempre que o estoque de um produto atinge ou cai abaixo do ponto de reposição, um pedido de reposição é automaticamente gerado e enviado aos fornecedores. Isso garante que o estoque seja reabastecido de forma oportuna, evitando faltas ou excessos.

4. Flexibilidade de Quantidade: ao contrário de métodos que envolvem pedidos em lotes fixos, o método de reposição contínua permite uma maior flexibilidade na quantidade de itens reabastecidos. Isso permite uma resposta mais precisa às flutuações na demanda e reduz o risco de excesso de estoque.

5. Avaliação e Ajustes: o método de reposição contínua requer uma monitoramento constante e ajustes conforme necessário. Isso inclui revisar e atualizar os pontos de reposição com base em mudanças na demanda, tempo de lead time ou outras variáveis relevantes.

10. Controle de Estoques por Ponto de Pedido

No método do Ponto de Pedido, é estabelecido um nível mínimo de estoque para cada item, conhecido como ponto de pedido. Quando o estoque atinge esse ponto, um pedido de reposição é acionado para garantir que o item seja reabastecido a tempo de evitar faltas.

Por exemplo, um restaurante define um ponto de pedido para ingredientes essenciais, como carne, vegetais e temperos. Quando o estoque desses itens atinge o ponto de pedido devido ao consumo diário, um pedido é feito ao fornecedor para garantir a reposição oportuna dos ingredientes.

Controle de Estoques por Ponto de Pedido na prática:

1. Estabelecimento do Ponto de Pedido: para cada produto, é determinado um ponto de pedido, que representa o nível mínimo de estoque no qual um pedido de reposição deve ser feito. Esse ponto é calculado levando-se em consideração fatores como a demanda média, tempo de lead time e variabilidade na demanda.

2. Monitoramento de Estoques: o estoque de cada item é monitorado regularmente para garantir que os níveis estejam alinhados com o ponto de pedido. Isso pode ser feito manualmente ou através de sistemas automatizados de gerenciamento de estoque.

3. Acionamento do Pedido de Reposição: sempre que o estoque de um produto atinge ou cai abaixo do ponto de pedido, um pedido de reposição é acionado automaticamente. Esse pedido pode ser enviado aos fornecedores ou fabricado internamente, dependendo da natureza do item e dos processos da empresa.

4. Recebimento e Processamento do Pedido: uma vez feito o pedido de reposição, os produtos são recebidos e processados conforme necessário. Isso pode incluir inspeção de qualidade, armazenamento adequado e atualização dos registros de estoque.

5. Avaliação e Ajustes: o controle de estoques por ponto de pedido requer uma avaliação regular para garantir sua eficácia ao longo do tempo. Isso inclui revisar e ajustar os pontos de pedido conforme necessário com base em mudanças na demanda, tempo de lead time ou outras variáveis relevantes.

Perguntas frequentes

A seguir vamos responder algumas dúvidas frequentes sobre a gestão de estoque.

O que é inventário?

Inventário é o processo de contagem e registro de todos os itens de estoque de uma empresa em um determinado momento, geralmente realizado de forma periódica para garantir a precisão dos registros.

Qual o sistema de controle mais usado?

O vhsys é um dos sistemas de controle de estoque mais utilizados por micro e pequenas empresas, oferecendo uma variedade de funcionalidades para simplificar a gestão.

Qual o melhor controle de estoque?

O melhor controle de estoque varia de acordo com as necessidades específicas da empresa, sendo importante encontrar um sistema compatível que atenda às demandas de gestão de inventário, como controle de lotes, rastreamento de produtos e relatórios detalhados.

Quanto custa um sistema de controle de estoque?

Os sistemas de controle de estoque geralmente têm mensalidades a partir de R$100, variando de acordo com a complexidade e os recursos oferecidos.

Aplicativo gratuito para controle de estoque?

O aplicativo móvel do vhsys oferece uma versão gratuita para gestão de estoque, disponível para download na Apple Store e Google Play Store.

O que é curva ABC de produtos?

A curva ABC de produtos é uma técnica de classificação que categoriza os itens de estoque de acordo com sua importância relativa em termos de valor monetário, priorizando a gestão dos itens mais significativos.

Como planejar e programar o seu estoque?

O planejamento e programação do estoque envolve a análise de demanda, previsão de vendas, estabelecimento de políticas de estoque e definição de estratégias de reposição e armazenamento.

Como organizar um estoque do zero?

Para organizar um estoque do zero, é importante categorizar os produtos, estabelecer um layout eficiente, implementar sistemas de identificação e registro, e manter um controle rigoroso de entrada e saída de mercadorias.

Como armazenar estoque?

O estoque deve ser armazenado de forma segura, organizada e adequada às características dos produtos, considerando fatores como temperatura, umidade, prazos de validade e fragilidade.

Quem trabalha no estoque é?

Funcionários designados para trabalhar no estoque são geralmente conhecidos como estoquistas, operadores de estoque ou gestores de inventário, responsáveis pela recepção, armazenamento e movimentação de mercadorias.

Quando o estoque é zero?

O estoque é considerado zero quando não há mais unidades disponíveis de um determinado produto para venda ou utilização.

O que é estoque mínimo?

Estoque mínimo é a quantidade mínima de um produto que uma empresa precisa manter em estoque para evitar faltas e interrupções na produção ou venda.

O que é estoque de segurança?

Estoque de segurança é uma reserva adicional de produtos mantida além do estoque mínimo para lidar com variações na demanda, atrasos na entrega ou outros imprevistos.

Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?

Estoque refere-se ao conjunto de produtos ou materiais mantidos por uma empresa para uso ou venda, enquanto o almoxarifado é o local físico onde esses itens são armazenados e gerenciados.

Estoque é custo ou despesa?

O estoque é considerado um custo para a empresa, pois representa o valor dos produtos adquiridos para venda ou uso na produção.

O que é estoque ativo circulante ou não circulante?

O estoque ativo circulante é composto por produtos que estão em movimento e serão vendidos ou utilizados em um curto prazo, enquanto o estoque não circulante refere-se a produtos obsoletos ou danificados que não serão utilizados ou vendidos no futuro próximo.

Como calcular o estoque final?

O estoque final é calculado subtraindo as vendas ou uso de produtos do estoque inicial, levando em consideração as compras ou reposições de mercadorias durante o período.

Estoque sem nota fiscal?

O estoque deve ser acompanhado de nota fiscal para garantir a legalidade das transações e a rastreabilidade dos produtos, sendo obrigatório o registro de entrada e saída de mercadorias.

Como integrar estoque com loja virtual?

A integração do estoque com uma loja virtual geralmente requer o uso de um sistema ERP que permite sincronizar automaticamente os níveis de estoque com as vendas online, garantindo uma gestão eficiente e atualizada do inventário.