E não se trata de escolher um ou outro: CRM e ERP resolvem problemas diferentes. Neste artigo, você vai entender o que cada sistema faz, como eles se complementam e como implementar os dois de forma integrada.

O que é um ERP e o que ele resolve?

O ERP é o sistema responsável por organizar os bastidores da empresa. Ele reúne em uma mesma plataforma as áreas que sustentam a operação: financeiro, estoque, compras, faturamento, fiscal e emissão de notas.

O ERP garante que a empresa funcione sem perder informações entre departamentos. Quando um pedido é fechado, o estoque precisa ser atualizado. Quando uma venda é concluída, o faturamento precisa ser gerado. O ERP é o sistema que conecta esses processos.

Para o time comercial, um ERP bem estruturado também tem impacto direto. Ele evita promessas fora da realidade operacional e reduz o retrabalho entre vendas, operação e financeiro.

Na rotina da empresa, o ERP ajuda a:

• Centralizar financeiro, estoque e compras em uma única fonte de informação;
• Dar previsibilidade sobre prazos e capacidade de entrega, antes que o vendedor feche um acordo;
• Automatizar emissão de notas, cobranças e processos fiscais, reduzindo erros manuais;
• Conectar áreas que precisam trabalhar com os mesmos dados, como comercial, logística e financeiro;
• Organizar a base para decisões administrativas com dados confiáveis.

O que é um CRM e como ele organiza as vendas?

Se o ERP cuida dos bastidores, o CRM cuida da linha de frente. Ele é o sistema que organiza o relacionamento com clientes e o andamento das negociações.

Um CRM centraliza contatos, oportunidades em aberto, histórico de interações e próximos passos. Com isso, o time comercial para de depender de planilhas, memória ou anotações dispersas para saber o que está acontecendo em cada venda.

Diferente do ERP, que atua na operação interna, o CRM atua diretamente na geração de receita. Ele organiza o funil de vendas, ajuda a identificar onde as negociações travam e dá visibilidade ao gestor sobre o que está avançando, o que está parado e o que precisa de ação.

Na rotina comercial, o CRM ajuda a:

• Organizar leads, contatos e oportunidades em um único lugar acessível para todo o time;
• Dar visibilidade ao funil de vendas, mostrando cada etapa das negociações em andamento;
• Registrar interações e próximos passos, para que nenhuma negociação fique esquecida;
• Reduzir retrabalho e vendas paradas por falta de acompanhamento;
• Acompanhar resultados comerciais com relatórios e indicadores de desempenho;
• Melhorar a previsão de receita, com dados reais sobre o que está prestes a fechar.

Diferenças entre CRM e ERP: cada ferramenta no seu campo

ERP e CRM fazem parte do grupo dos sistemas de gestão, mas param por aí. Cada um resolve um tipo de problema diferente dentro da empresa.

Essa diferença importa porque evita um erro frequente: esperar que um único sistema resolva tudo. Empresas que tentam usar o ERP para controlar vendas, ou o CRM para substituir processos financeiros, logo percebem que nenhum dos dois foi feito para isso.

Quando cada ferramenta cumpre seu papel, a empresa ganha controle nos bastidores e clareza na linha de frente.

Como CRM e ERP se integram?

A verdadeira vantagem aparece quando os dois sistemas trabalham juntos. O CRM cuida da entrada de receita, organizando e acelerando as vendas. O ERP garante que a operação consiga sustentar esse crescimento.

Por exemplo, uma venda registrada e fechada no CRM pode acionar automaticamente o ERP para gerar o faturamento, atualizar o estoque e registrar os dados financeiros. Sem redigitação, sem retrabalho, sem risco de informação desatualizada.

Os principais benefícios dessa integração são:

• Menos retrabalho entre vendas, financeiro e operação, já que as informações não precisam ser lançadas em sistemas diferentes;
• Dados mais consistentes do início ao fim do processo, desde a negociação até o faturamento;
• Mais contexto para o time comercial, porque o histórico da vendas se conecta com informações operacionais e financeiras;
• Mais controle sobre o que foi vendido e o que pode ser entregue, evitando desalinhamento entre promessa comercial e capacidade de execução;
• Uma experiência mais fluida para o cliente, que percebe menos ruído, menos demora e mais alinhamento entre áreas.

Gestores que trabalham com ERP e CRM integrados conseguem acompanhar o negócio desde o primeiro contato com o potencial cliente até o pós-venda, com informações atualizadas em tempo real.

Como implementar CRM e ERP em conjunto? Veja por onde começar

Para quem está começando agora ou quer integrar as duas ferramentas, o caminho mais direto é este:

1. Mapeie os seus processos antes de contratar qualquer ferramenta

Antes de escolher um CRM ou um ERP, entenda como sua empresa vende e como opera. Muitas implementações travam não por culpa da ferramenta, mas porque a empresa não tem clareza sobre qual problema quer resolver.

Vale se perguntar:

• Quais etapas do processo comercial precisam de mais controle? Onde as negociações travam ou somem sem explicação?
• Onde a operação perde mais tempo? Retrabalho entre áreas, informação duplicada ou lançamento manual de dados?
• Os times de vendas e operação trabalham com as mesmas informações? Se cada área tem sua própria versão dos dados, há um problema de integração que nenhum sistema resolve sozinho sem um processo claro por trás.

Essa clareza evita contratar um sistema achando que ele vai resolver um problema que está em outro lugar, e garante que a implementação comece pelo ponto certo.

2. Comece pelo sistema que resolve a maior dor atual

Não existe uma ordem universal correta. A prioridade depende do estágio da empresa e de onde estão os maiores problemas hoje.

Se a operação está desorganizada, com financeiro desatualizado, estoque impreciso ou emissão de notas travando o dia a dia, o ERP precisa entrar primeiro. Sem uma base operacional sólida, qualquer crescimento em vendas vai gerar mais caos, não mais receita.

Se o problema está na linha de frente comercial, com negociações sem acompanhamento, histórico de clientes espalhado e gestores sem visibilidade sobre o funil, o CRM é a prioridade. De nada adianta a operação funcionar bem se as vendas estão sendo perdidas por falta de organização.

Implementar os dois ao mesmo tempo é possível, mas exige atenção:

• A equipe precisa absorver duas mudanças de processo simultaneamente, o que aumenta o risco de resistência e adoção incompleta;
• A integração entre os sistemas fica mais difícil de configurar quando nenhum dos dois está ainda estável no uso;
• O ideal, quando possível, é estabilizar um primeiro e só então conectar o segundo.

A regra prática é simples: resolva a maior dor primeiro. O segundo sistema entra quando o primeiro já faz parte da rotina.

Quais são os principais CRMs do mercado B2B?

O mesmo raciocínio vale para o CRM. O mercado tem opções para diferentes perfis comerciais, e a escolha certa depende do processo de vendas da empresa, não do tamanho da ferramenta.

Para times de vendas consultivas B2B, os critérios que mais pesam são a facilidade de adoção, a visibilidade sobre o funil e, cada vez mais, a capacidade de integração com o ERP já em uso.

Veja algumas opções relevantes: 

Agendor CRM

O Agendor CRM é uma solução brasileira desenvolvida para equipes de vendas consultivas B2B, com mais de 10 anos de mercado e mais de 10 mil empresas na base. Para empresas que já operam com um ERP e precisam organizar a linha de frente comercial, o Agendor funciona como o sistema que fecha o ciclo: enquanto o ERP cuida dos bastidores, ele cuida das negociações.

A plataforma oferece múltiplos funis de vendas, automações de tarefas e e-mails, relatórios de desempenho e sugestões de próximos passos. O gestor passa a ter visibilidade real sobre o que está avançando e uma previsão de receita baseada em dados concretos. O vendedor acessa o histórico completo de cada cliente, recebe lembretes automáticos e centraliza toda a rotina dentro do próprio sistema.

Para quem precisa conectar CRM e ERP, o Agendor CRM disponibiliza API aberta para integração com ERPs e outros sistemas da operação, além de integração com WhatsApp e aplicativo móvel gratuito para equipes externas.

HubSpot CRM

O HubSpot CRM é uma referência global no mercado e oferece recursos de automação, gestão de contatos e integração com diversas ferramentas de marketing e vendas.

Faz mais sentido para grandes empresas ou multinacionais que, além de precisarem de um sistema mais robusto, podem centralizar a operação de marketing e comercial em uma única plataforma.

Zoho CRM

O Zoho CRM oferece uma estrutura ampla de personalização, com automações, inteligência artificial e integração com diferentes sistemas.

É uma opção para empresas que buscam flexibilidade e querem conectar o CRM a uma operação mais abrangente.

Salesforce

A Salesforce é uma das plataformas de CRM mais consolidadas do mundo. Costuma aparecer com mais força em empresas de médio e grande porte, com operações mais complexas e necessidade de alta capacidade de personalização e integração.

A estrutura robusta da plataforma normalmente exige equipe técnica dedicada para implementação e manutenção.

Como o ERP vhsys complementa a gestão do CRM

Organizar as vendas com um CRM é um passo importante para dar mais previsibilidade ao processo comercial. Mas, para que esse crescimento seja sustentável, toda a operação também precisa acompanhar a demanda.

O vhsys ajuda a estruturar essa base ao centralizar processos como financeiro, estoque, compras, faturamento e emissão de notas em um único sistema. Com informações mais organizadas e acessíveis, diferentes áreas conseguem trabalhar de forma alinhada e com menos retrabalho.

Quando ERP e CRM trabalham juntos, a empresa ganha mais controle sobre toda a jornada do cliente, desde a negociação até a entrega e o faturamento, criando uma operação mais eficiente e preparada para crescer.

Conclusão

CRM e ERP não disputam o mesmo espaço dentro da empresa. O que cada um resolve é diferente, e tentar usar um para cobrir o papel do outro inevitavelmente gera limitações dos dois lados.

Quando os dois trabalham juntos, a empresa ganha controle em todas as frentes: a operação funciona de forma previsível e o time comercial tem clareza sobre cada etapa das negociações. O resultado é menos retrabalho entre áreas, dados mais confiáveis e mais condições de crescer sem perder controle.

Se você está avaliando por onde começar, resolva a maior dor atual primeiro. Organize o processo comercial com um CRM como o Agendor CRM ou estruture a operação interna com um ERP como o vhsys. Quando os dois estiverem em uso, conectá-los é o que transforma gestão em vantagem competitiva.

Conteúdo produzido por: Eduardo Diamenti I Agendor

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A falta de um controle pode transformar pequenos itens em grandes prejuízos, por isso é fundamental saber como evitar perdas no estoque na sua papelaria. Para ajudar você a organizar sua operação e proteger sua margem de lucro, separamos 5 dicas práticas para reduzir perdas agora mesmo.

1. Organize por categorias e use colmeias organizadoras

O primeiro passo para não perder itens é saber exatamente onde eles estão. Em papelarias, o uso de prateleiras abertas para itens pequenos é um convite à desorganização.

• Dica prática: Utilize gaveteiros transparentes ou colmeias organizadoras. Etiquete cada compartimento com o nome do produto e o código de barras correspondente. Isso facilita tanto a reposição quanto a conferência rápida.

2. Implemente o Inventário Rotativo

Esperar o final do ano para contar todo o estoque é um erro comum que mascara perdas acumuladas. O inventário rotativo consiste em contar pequenas partes do estoque todos os dias ou semanas.

• Como fazer: Escolha uma categoria por dia, por exemplo, segunda-feira é dia de canetas esferográficas. Isso torna o processo menos cansativo e permite identificar divergências rapidamente, antes que o erro se torne impossível de rastrear.

3. Controle o acesso e o fluxo de mercadorias

Nem todo mundo precisa ter acesso livre ao estoque principal. Em papelarias, o fluxo constante de reposição de gôndolas pode gerar confusão se não houver um registro de quem retirou o quê.

• Dica prática: Mantenha o estoque fechado ou com acesso restrito a funcionários específicos. Sempre que um item sair do estoque para a área de vendas, ele deve ser baixado ou transferido no seu sistema de gestão.

4. Treine sua equipe para a prevenção

Muitas perdas ocorrem por manuseio inadequado ou esquecimento no registro de vendas. Uma equipe bem treinada entende que uma caneta perdida é dinheiro que sai do caixa.

• Dica prática: Realize reuniões rápidas sobre a importância do registro de cada item, por menor que seja. Crie processos claros para produtos que apresentam defeitos ou embalagens danificadas.

5. Utilize a tecnologia a seu favor com um ERP especializado

Não dá para confiar apenas em cadernos ou planilhas complexas quando se tem milhares de SKUs (itens). A tecnologia é a maior aliada na redução de perdas. Com o ERP vhsys, você tem um controle de estoque automatizado que permite:

• Registrar entradas e saídas em tempo real.
• Gerar relatórios de movimentação detalhados.
• Realizar inventários de forma muito mais ágil.
• Receber alertas de estoque mínimo para evitar perdas.

Manter uma papelaria lucrativa exige organização e as ferramentas certas. Não deixe que os pequenos itens causem grandes rombos no seu orçamento. O vhsys é o sistema de gestão completo para ajudar você a crescer com segurança e controle total.

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Por que integrar livraria e papelaria no seu negócio?

A combinação de livraria e papelaria cria um ecossistema completo para o cliente. Enquanto o livro é um item de consumo intelectual e lazer, os produtos de papelaria são, muitas vezes, necessidades utilitárias para estudantes e profissionais. Essa sinergia aumenta o ticket médio, pois quem entra para comprar um lançamento literário pode facilmente levar uma caneta especial ou um planner.

1. Organize o estoque por categorias

Embora complementares, cada setor tem suas particularidades: o segredo para o sucesso está em centralizar as informações para não se perder entre tantas referências, separe seu estoque de forma lógica.

No sistema de gestão, crie categorias e subcategorias claras, por exemplo, Livros > Ficção e Papelaria > Escrita. Isso facilita a localização e a reposição de itens.

2. Aproveite o Cross-selling (Venda Cruzada)

O layout da sua loja deve convidar o cliente ao consumo integrado. Coloque marcadores de página charmosos e cadernetas de anotações próximos aos best-sellers. No e-commerce, utilize a seção Quem comprou este livro também levou, para sugerir itens de papelaria.

3. Fique de olho no Calendário Comercial

A papelaria vive de sazonalidade (Janeiro, Fevereiro e datas festivas), já a livraria pode aproveitar lançamentos de filmes, feiras literárias e o Dia do Livro. Planeje suas compras e promoções cruzadas com antecedência.

4. Monitore o giro de estoque

Não deixe o seu capital parado nas prateleiras. Acompanhe os relatórios de vendas para identificar quais itens têm saída rápida e quais estão encalhados. Faça promoções ou kits para girar o estoque antigo e libere espaço (e fluxo de caixa) para investir nas tendências do momento.

5. Invista em um bom sistema de gestão (ERP/PDV)

A tecnologia é sua maior aliada. Utilize um software que integre a frente de caixa (PDV), o controle de estoque e o financeiro em tempo real. Isso evita rupturas (falta de produto na prateleira), agiliza o atendimento no balcão e fornece dados precisos para a sua tomada de decisão.

6. Treine sua equipe para um atendimento consultivo

Seus funcionários precisam conhecer bem o que vendem. Um atendente que sabe recomendar a gramatura de papel ideal para aquarela, a diferença entre pontas de canetas ou que conhece o livro em alta no “BookTok” faz toda a diferença na experiência do consumidor.

7. Crie um ambiente atrativo e acolhedor

A experiência física na loja é um diferencial enorme, invista em uma boa iluminação, corredores organizados e, se o espaço permitir, crie um pequeno cantinho para leitura ou uma “estação de testes” para canetas e marcadores. Clientes confortáveis passam mais tempo na loja e tendem a comprar mais.

8. Fortaleça sua presença nas redes sociais

Itens de papelaria e livros são produtos altamente visuais. Use o Instagram e o TikTok para mostrar as novidades, fazer vídeos de “unboxing” dos fornecedores, demonstrar o uso de materiais e compartilhar resenhas. Conteúdos estéticos e criativos atraem muito o público apaixonado por esse nicho.

9. Desenvolva um programa de fidelidade

Incentive o seu cliente a voltar sempre. Crie um sistema simples onde as compras acumulam pontos ou selos, que depois podem ser trocados por descontos ou pequenos brindes (como washitapes, borrachas fofas ou marcadores magnéticos). Reter um cliente fiel é sempre mais barato do que atrair um novo.

10. Mantenha um relacionamento estratégico com fornecedores

Como mencionado antes, o preço não é tudo. Tenha um portfólio com fornecedores principais e opções de “backup” para os produtos-chave. Ter parceiros ágeis e de confiança garante que você não fique sem mercadoria quando uma tendência viralizar de surpresa na internet.

Desafios de gerenciar dois nichos simultaneamente

• Livros: Possuem códigos ISBN, variam por editoras e podem ter uma rotatividade mais lenta ou baseada em tendências literárias.
• Papelaria: Itens com alta rotatividade, grande variedade de SKUs (cores, pontas, marcas) e forte sazonalidade (como o período de volta às aulas).

Como a tecnologia facilita essa integração?

Gerenciar manualmente centenas de títulos e milhares de itens de papelaria é um convite ao erro humano. É aqui que um software de gestão faz a diferença. Com o ERP vhsys, você consegue controlar o estoque de livraria e papelaria em um só lugar. O sistema permite:

• Controle de Estoque Inteligente: Saiba exatamente o que está parado e o que precisa de reposição rápida.
• Cadastro de Produtos Detalhado: Organize por código de barras ou ISBN com facilidade.
• Relatórios de Vendas: Identifique qual nicho traz mais margem e qual atrai mais clientes.
• Emissão de Notas Fiscais: Agilize o atendimento no balcão com um PDV rápido e integrado.

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Confira estratégias práticas para você otimizar suas compras e fortalecer a parceria com seus distribuidores.

Por que a gestão de fornecedores é crucial para sua papelaria?

Ter bons fornecedores não significa apenas encontrar o menor preço. Uma gestão de fornecedores eficiente garante que você tenha produtos de qualidade, pontualidade na entrega e flexibilidade para lidar com imprevistos. Em uma papelaria, onde as tendências de ‘papelaria fofa’ ou itens de tecnologia mudam rapidamente, ter parceiros ágeis é fundamental para manter a competitividade.

Além disso, estabelecer parcerias sólidas também permite negociar prazos para o seu fluxo de caixa, assim, você inova no estoque e aumenta sua margem de lucro. Construir um relacionamento de confiança transforma fornecedores em verdadeiros aliados para o sucesso do negócio.

5 dicas práticas para negociar melhor com fornecedores

Para garantir a competitividade da sua papelaria, é fundamental alinhar a compra de estoque a estratégias inteligentes de custo e prazo.

1. Conheça seus números antes de começar

Nunca entre em uma negociação sem saber exatamente o que você precisa. Utilize os relatórios do seu sistema de gestão para entender o giro de estoque de cada categoria. Saber que a caneta X vende três vezes mais que a Y te dá argumentos para pedir descontos por volume no item de maior saída.

2. Diversifique sua rede de parceiros

Depender de um único fornecedor é um risco alto. Se ele tiver um problema na logística ou aumentar os preços bruscamente, sua margem de lucro será afetada. Mantenha um cadastro atualizado de alternativas e use as cotações concorrentes como base para negociar melhores condições com seus parceiros atuais.

3. Planeje as compras sazonais com antecedência

O segredo do volta às aulas começa meses antes. Negociar antecipadamente permite que você consiga preços de pré-temporada e garanta que os itens mais cobiçados não faltem na sua loja. Fornecedores para papelarias valorizam lojistas que trazem previsibilidade para a fábrica deles.

4. Negocie além do preço: prazos e fretes

Às vezes, o preço do produto é fixo, mas há margem para negociar o prazo de pagamento ou o custo do frete (CIF vs FOB). Conseguir um parcelamento que coincida com o seu fluxo de caixa é, muitas vezes, mais vantajoso do que um desconto pequeno à vista.

5. Construa relacionamentos, não apenas transações

Fornecedores são parceiros de negócio. Manter os pagamentos em dia e uma comunicação clara abre portas para benefícios exclusivos, como amostras de lançamentos e prioridade em épocas de escassez de produtos no mercado.

O papel da tecnologia na gestão de parceiros

A tecnologia é sua maior aliada na hora de organizar essas informações. Com o ERP vhsys, você centraliza todo o cadastro de fornecedores, mantém o histórico de compras e monitora os custos de entrada de forma automática.

Ao utilizar o controle de compras do vhsys, por exemplo, você consegue comparar preços de negociações anteriores e saber exatamente quando é hora de repor o estoque, evitando compras por impulso ou desorganizadas que prejudicam o financeiro.

Dicas Práticas: Checklist para sua próxima negociação

Prepare-se para fechar os melhores acordos com este guia rápido. Ter esses dados em mãos garante que você negocie com confiança e base estratégica:

1. Liste os itens críticos que não podem faltar

Identifique os produtos de curva A que possuem alto giro e são essenciais para manter sua vitrine atrativa e evitar a ruptura de estoque.

2. Verifique o histórico de preços no vhsys

Consulte o registro de compras passadas para identificar flutuações de mercado e garantir que o valor ofertado hoje seja realmente vantajoso.

3. Tenha em mãos o valor do frete médio

O custo logístico pode anular um bom desconto no produto; saber sua média ajuda a decidir entre frete CIF ou FOB com clareza.

4. Defina seu limite máximo e prazo ideal

Estabeleça uma margem de segurança para o preço e um cronograma de parcelamento que não sufoque o seu fluxo de caixa mensal.

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O que é um PDV e por que a velocidade é crucial na papelaria?

O PDV (Ponto de Venda), ou frente de caixa, é o local onde a transação final acontece. Em uma papelaria, as vendas costumam envolver muitos itens pequenos. Se o sistema for lento ou burocrático, cada item bipado vira um problema.

Um PDV rápido para papelaria não serve apenas para passar as compras; ele integra estoque, financeiro e emissão de notas fiscais em segundos. A velocidade é crucial porque:

• Reduz filas: Ninguém gosta de esperar, especialmente pais apressados comprando material escolar.
• Melhora a experiência do cliente: Um atendimento fluido gera uma percepção de profissionalismo.
• Aumenta a produtividade: Seus colaboradores atendem mais pessoas em menos tempo.

Benefícios de investir em um sistema de frente de caixa ágil

Ter um caixa rápido e moderno facilita muito o dia a dia da sua loja e evita confusão nas vendas. Veja como essa escolha ajuda você a organizar melhor o trabalho e atender bem seus clientes.

1. Integração em tempo real com o estoque

Ao utilizar um sistema moderno, cada venda realizada abate automaticamente o item do seu estoque. Isso evita que você venda algo que não tem ou que perca o controle sobre quais canetas ou cadernos precisam de reposição imediata.

2. Facilidade no uso de leitores de código de barras

Um PDV eficiente deve ser totalmente compatível com leitores de código de barras. Em papelarias, onde os códigos podem ser pequenos ou estar em superfícies curvas, a agilidade na leitura faz toda a diferença para evitar erros de digitação manual.

3. Emissão rápida de cupom fiscal

A burocracia tributária não pode travar sua venda. Um PDV rápido emite NFC-e ou SAT de forma automática, enviando as informações para o governo e o comprovante para o cliente sem complicação.

Dicas práticas para agilizar o atendimento na sua papelaria

Além de tecnologia, algumas práticas ajudam a manter a fila andando:

1. Organização do Check-out: Mantenha o balcão sempre limpo e livre de objetos pessoais ou papéis desnecessários, transmitindo profissionalismo e agilidade.
2. Deixe itens de última hora: (balas, adesivos) próximos para facilitar a compra por impulso sem travar o fluxo.
3. Treinamento de Equipe: Garanta que todos saibam operar o leitor e realizar cancelamentos rápidos se necessário.
4. Hardware de Qualidade: Invista em uma boa impressora térmica e leitores de alta sensibilidade.
5. Software na Nuvem: Utilize sistemas como o vhsys, que permitem acesso de qualquer lugar e garantem segurança de dados.

Como o vhsys transforma a frente de caixa da sua papelaria

O vhsys é o ERP ideal para quem busca eficiência máxima. Nosso sistema de PDV foi desenhado para ser intuitivo e extremamente veloz. Com o vhsys, você tem:

• Vendas Offline: Se a internet oscilar, você não para de vender. O sistema sincroniza tudo assim que a conexão volta.
• Gestão Completa: Enquanto o caixa opera, o vhsys atualiza seu financeiro e seu controle de estoque automaticamente.
• Interface Amigável: Menos tempo treinando funcionários e mais tempo vendendo.

Investir em um PDV rápido para papelaria não é um custo, mas um investimento estratégico. A agilidade no fechamento da venda reflete diretamente na satisfação do cliente e na saúde financeira da sua empresa. Não deixe que sistemas lentos limitem o crescimento do seu negócio. Quer ver na prática como a sua papelaria pode vender mais e melhor?

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Diante desse cenário de inadimplência, apenas negociar nem sempre é suficiente. É nesse ponto que ferramentas estratégicas fazem a diferença. Entre as mais eficazes está o protesto em cartório, capaz de aumentar as chances de recuperação de créditos em atraso e de proteger o fluxo de caixa da sua empresa.

Neste artigo, você vai entender em detalhes o que é o protesto, quando utilizá-lo e quais vantagens ele pode trazer para sua empresa.

O papel da cobrança nas empresas

A cobrança é parte fundamental da saúde financeira de qualquer negócio. Afinal, sem receber o que foi vendido, nenhuma empresa se mantém de pé. Ainda assim, o termo “cobrança” costuma carregar uma conotação negativa, o que leva muitos gestores a adiarem medidas importantes para garantir o retorno do capital investido.

A inadimplência pode ter várias origens: falta de organização, problemas no fluxo de caixa ou até falhas na comunicação entre as partes. Porém, há situações em que o cenário é mais crítico, quando o devedor deixa claro que não tem intenção de pagar.

É justamente nesse momento que o protesto de títulos se torna um aliado indispensável. Ao formalizar a dívida, ele resguarda os direitos da empresa, pressiona o devedor a regularizar a situação e amplia significativamente as chances de recuperação do crédito.

 O que é o protesto em cartório e por que utilizá-lo?

Respaldado pela lei do protesto, a lei º 9.492, o protesto em cartório é um instrumento legal que formaliza a inadimplência e cria um registro público da dívida. Diferente de simples notificações de cobrança, ele funciona como uma medida mais assertiva, utilizada quando o devedor não responde às tentativas de negociação ou se recusa a pagar.

Ao recorrer a esse recurso, a empresa aumenta de forma significativa as chances de recuperar valores que, em muitos casos, poderiam ser dados como perdidos.

Mas os benefícios não param por aí: além de proteger os direitos do credor, o protesto promove transparência e responsabilidade nas relações comerciais, fortalecendo a confiança entre as partes e estimulando um mercado mais justo e sustentável.

Quais as vantagens do protesto?

O protesto em cartório não é apenas uma formalidade: ele é um recurso poderoso de cobrança que gera consequências imediatas para o devedor e fortalece a posição do credor.

Quando um título é protestado, o devedor passa a lidar com efeitos que mexem diretamente no seu dia a dia:

• Restrição de crédito: o registro do protesto é público e pode impedir o acesso a financiamentos e linhas de crédito.
  
• Abalo na reputação: tanto pessoas físicas quanto empresas com títulos protestados são vistas como menos confiáveis, o que dificulta novos negócios.
  
• Pressão legal: o protesto pode abrir caminho para ações judiciais de cobrança, caso a dívida não seja regularizada.
  

Essas consequências fazem com que muitos devedores procurem uma solução rapidamente, seja quitando o débito ou renegociando os valores.

Para as empresas, o protesto se destaca como parte fundamental de uma régua de cobrança eficiente, trazendo benefícios concretos:

• Mais dinheiro em caixa: créditos recuperados podem ser reinvestidos em áreas estratégicas.
  
• Menos perdas financeiras: dívidas que seriam esquecidas voltam a gerar retorno.
  
• Gestão mais previsível: com o fluxo de caixa equilibrado, a empresa consegue planejar o futuro de forma mais segura.

Em outras palavras, o protesto em cartório acelera a recuperação de valores, protege o fluxo de caixa e fortalece a saúde financeira da empresa, tudo isso com baixo custo e alto impacto.

Como protestar alguém?

O protesto em cartório é um procedimento simples e eficiente para formalizar a cobrança de dívidas. Ele garante que o devedor seja oficialmente notificado e que a dívida tenha respaldo legal. Veja como funciona:

Documentos que podem ser protestados

Para iniciar o processo, é necessário apresentar um documento que comprove a existência da dívida. Entre os mais comuns estão: cheques, carnês, notas promissórias, duplicatas, boletos bancários (desde que acompanhado de duplicata), contratos, confissões de dívida, certidões de dívida ativa, entre outros.

Encaminhamento ao cartório

O credor leva o documento a um cartório de protesto ou utiliza uma plataforma digital, como a Protesto24h, que envia o título eletronicamente direto para o cartório.

Notificação ao devedor

Assim que o título é apresentado, o cartório notifica o devedor. Ele recebe uma intimação oficial com prazo de cerca de 3 dias úteis para quitar a dívida.

Registro do protesto

Se o pagamento não for realizado dentro do prazo, o cartório registra o protesto. Nesse momento, a dívida passa a constar em registros públicos, o que pode gerar restrições de crédito e afetar a reputação do devedor no mercado.

Em um momento em que a inadimplência no Brasil bate recordes históricos, deixar de usar uma ferramenta como o protesto em cartório é abdicar de recuperar parte significativa de receitas. O Protesto24h reduz barreiras de acesso, simplifica processos e permite que empresas de qualquer porte atuem de forma mais proativa. Quem cobra com protesto, recebe mais rápido.

Texto: Protesto24h

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O que é o código EAN?

O código EAN (European Article Number) é o código de barras nas embalagens de quase todo produto. Ele é composto por uma sequência numérica única, que identifica de forma padronizada cada item no mundo todo. Quando você passa um produto no caixa e o sistema já reconhece o que é e o preço do produto, devido ao código EAN. 

Para que serve o código EAN?

Na prática, o código EAN ajuda a automatizar o processo de venda, facilita o controle de estoque e evita erros no cadastro de produtos. Ele é como o “CPF” de cada item: único e padronizado. Para quem tem loja física ou virtual, o EAN garante que o sistema reconheça corretamente o produto na hora da venda ou da emissão da nota fiscal.

Por que o código de barras EAN é necessário no cadastro de produtos?

Sem um código padrão, como o EAN, o risco de confundir produtos parecidos é grande. Imagine duas versões de um mesmo sabão líquido com tamanhos diferentes: o código ajuda o sistema a saber exatamente qual deles está sendo vendido. Isso evita erros de estoque, retrabalho e insatisfação dos clientes, por exemplo. 

A estrutura do código EAN

O código EAN mais comum é o EAN-13, que tem 13 dígitos. Eles seguem uma lógica que inclui o país de origem, o fabricante e o número do produto. Tudo isso é transformado em um código de barras para facilitar a leitura nas lojas.

Como encontrar o código EAN nos produtos?

Se você revende produtos de marcas conhecidas, o código EAN normalmente já está impresso na embalagem, perto do código de barras. É só digitar os números no sistema ou escanear com um leitor.

Todo produto precisa ter o código de barras EAN?

Nem sempre. Se você fabrica seus próprios produtos, como cosméticos artesanais, alimentos caseiros ou roupas personalizadas, pode vendê-los sem um EAN — mas, se quiser vender em marketplaces, supermercados ou emitir nota fiscal com mais precisão, o código pode ser exigido.

É obrigatório preencher o código EAN na nota fiscal?

Não é sempre obrigatório, mas pode ser exigido dependendo do produto ou da empresa que vai receber a nota fiscal. Em alguns segmentos, principalmente supermercados e farmácias, o EAN é obrigatório na NF-e. Além disso, preencher o EAN corretamente evita rejeições na hora de emitir a nota.

Como criar um código EAN? Passo a passo

Empreendedores que fabricam seus próprios produtos precisam gerar um EAN único para cada item. Para isso, é necessário se cadastrar na GS1 Brasil, organização responsável pela padronização desses códigos. Lá você consegue comprar uma licença e criar códigos exclusivos para seus produtos.

Confira um passo a passo para criar um código EAN: 

1. Acesse o site da GS1 Brasil

Entre no site oficial da GS1 Brasil e clique na opção para se associar.

2. Faça o cadastro da sua empresa

Preencha os dados do seu CNPJ, endereço, informações do negócio e um contato responsável.

3. Escolha o plano conforme o número de produtos

A GS1 oferece diferentes planos, dependendo da quantidade de produtos que você quer cadastrar. Para quem está começando, existe a opção com menos códigos e menor custo.

4. Pague a taxa de adesão e anuidade

A geração dos códigos EAN tem um custo. Após o pagamento, você terá acesso à sua faixa de numeração exclusiva.

5. Gere seus códigos EAN no portal da GS1

Depois de aprovado, você pode acessar o sistema da GS1 e começar a gerar os códigos EAN dos seus produtos.

6. Imprima ou adicione o código nas embalagens

Você pode imprimir os códigos como etiquetas ou incluí-los diretamente nas embalagens dos seus produtos.

Quem pode criar um código de barras?

Qualquer empresa, de qualquer porte, pode criar códigos de barras, desde que esteja registrada na GS1. Mesmo pequenos negócios podem fazer isso e, muitas vezes, isso abre portas para vender em lojas maiores, marketplaces e supermercados.

Qual a diferença entre GTIN e EAN?

O “EAN” (European Article Number) é um sistema de códigos de barras mais antigo, enquanto “GTIN” (Global Trade Item Number) é um termo mais atual e amplo que inclui diferentes tipos de códigos de barras, como o EAN. De forma resumida, todos os EANs são GTINs, mas nem todos os GTINs são EANs.

Qual a diferença entre EAN e SKU?

O SKU é um código interno, criado pelo próprio lojista, para organizar o estoque. Já o EAN é um código padrão mundial, ou seja, o SKU ajuda você a controlar os produtos dentro da sua empresa, enquanto o EAN ajuda o mundo a reconhecer o seu produto.

Como o vhsys ajuda no controle de vendas e com o código de barras?

No vhsys, você consegue cadastrar seus produtos com EAN de forma prática e rápida. Se já tiver o código de barras, basta escanear e o sistema reconhece. Se ainda estiver organizando seus produtos, consegue gerar e associar códigos internos, facilitando o controle de estoque, vendas e emissão de nota fiscal.

Além disso, com o módulo de controle de estoque, o sistema permite acompanhar a entrada e saída de produtos, criar alertas de estoque mínimo e manter tudo organizado.

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Os erros no e-commerce podem comprometer não apenas os lucros, mas também a reputação da loja. Por isso, é fundamental adotar boas práticas, ferramentas adequadas e processos eficientes para gerenciar o estoque.

Como fazer o controle de estoque em um e-commerce?

O controle de estoque de um e-commerce precisa ser preciso, dinâmico e, de preferência, automatizado. Isso porque o volume de vendas e a variedade de canais de atendimento (site, marketplaces, redes sociais, loja física) exigem integração e atualizações a todo momento e  em tempo real. 

Separamos um passo a passo para realizar o controle de estoque do seu e-commerce:

1. Mapeie todo o fluxo de entrada e saída de produtos

Mapeie o processo de movimentação dos produtos: desde o momento em que são recebidos do fornecedor até a entrega ao cliente. Isso inclui devoluções, trocas, perdas e ajustes. Isso permite identificar ajustes, organizar e evitar prejuízos. 

2. Padronize o cadastro de produtos com informações completas e estratégicas

Um cadastro bem feito evita confusões, duplicidade de itens e falhas no controle. Inclua nome, código, categoria, descrição detalhada, variações, imagens, dimensões, peso e fornecedor. Esse cuidado facilita a gestão e contribui para uma experiência de compra mais clara para o cliente.

3. Crie um SKU para cada item

O SKU (Stock Keeping Unit) é um código único que identifica cada variação de produto. Ele facilita a organização do estoque, evita erros na separação de pedidos e permite rastrear o desempenho individual de cada item.

4. Defina políticas de estoque mínimo, máximo e ponto de reposição

Esses limites ajudam a manter o equilíbrio ideal: nem faltar produtos e perder vendas, nem comprar demais e ficar com capital parado. Com base no histórico de vendas e tempo de entrega dos fornecedores, defina parâmetros personalizados para cada item.

5. Implemente um sistema de classificação de produtos (giro, margem, sazonalidade)

Use critérios como giro de estoque, margem de lucro e sazonalidade para categorizar os produtos. Isso permite ações mais estratégicas, como promoções para itens com baixa saída ou foco nos mais lucrativos. A Curva ABC é uma das metodologias mais usadas para esse tipo de análise.

6. Integre o estoque com todos os canais de venda (site, marketplace, loja física)

Ao vender em diferentes canais, é essencial que o estoque esteja sincronizado em tempo real para evitar vendas duplicadas ou divergências. A integração entre sistemas garante mais controle, agilidade e segurança no processo.

7. Use ferramentas de previsão de demanda baseadas em histórico e sazonalidade

Planejar a demanda com base em dados ajuda a antecipar picos de vendas, como datas comemorativas ou campanhas promocionais. Isso evita tanto a ruptura quanto o excesso de estoque, além de otimizar as compras com os fornecedores.

8. Automatize a baixa de estoque a cada venda realizada

Essa automatização reduz o risco de erro humano e mantém o estoque atualizado em tempo real, mesmo em grandes volumes de vendas. Ela é indispensável para e-commerces que operam em múltiplos canais e precisam de agilidade.

9. Realize auditorias e inventários regulares para garantir acuracidade

Mesmo com um sistema automatizado, é importante conferir periodicamente se os números batem com a realidade física. Faça inventários cíclicos ou gerais para evitar perdas, desvios e distorções nos relatórios.

10. Monitore indicadores-chave (ruptura, excesso, giro, tempo de reposição)

Acompanhar indicadores de desempenho é fundamental para a tomada de decisões estratégicas. Métricas como taxa de perdas de estoque, tempo médio de reposição e giro de estoque ajudam a identificar oportunidades de melhoria e riscos operacionais.

11. Crie alertas e relatórios automáticos para tomada de decisão rápida

Configure o sistema para gerar alertas quando um produto atingir o estoque mínimo, estiver parado há muito tempo ou com validade próxima (em caso de perecíveis). Relatórios automáticos aceleram a análise e permitem ações imediatas.

12. Utilize um sistema de gestão (ERP) para centralizar e integrar tudo

Um Sistema de Gestão, como o ERP vhsys,  conecta todas as áreas da empresa — vendas, compras, estoque, financeiro e logística — em um só lugar. Além da funcionalidade de controle de estoque completa, eliminando retrabalhos, evitando erros manuais e melhorando a tomada de decisão com base em dados reais e atualizados.

Tipos de controle de estoque para e-commerce

Existem diferentes formas de organizar o estoque em um e-commerce, dependendo do modelo de negócio, do tipo de produto vendido e da estrutura da empresa. Conhecer cada uma delas ajuda o empreendedor a escolher a mais adequada às necessidades do seu negócio.

1. Estoque próprio

A empresa compra os produtos antecipadamente e os mantém armazenados até a venda. Esse modelo oferece maior controle e agilidade na entrega, mas exige investimento em estrutura física e gerenciamento de estoque.

2. Dropshipping

Neste modelo, o e-commerce atua como intermediador da venda. O pedido é repassado ao fornecedor, que se responsabiliza pelo envio direto ao cliente. Reduz os custos operacionais, mas limita o controle sobre prazos e qualidade da entrega.

3. Cross-docking

O produto é recebido pelo lojista, mas não é estocado: ele é rapidamente preparado e enviado ao cliente. Essa estratégia reduz a necessidade de armazenagem e acelera o processo logístico.

4. Estoque terceirizado (fulfillment)

Empresas terceirizadas cuidam do armazenamento, separação, embalagem e envio dos pedidos. É uma boa solução para e-commerces em crescimento que desejam focar nas vendas, marketing e atendimento.

Quais os principais erros no controle de estoque no e-commerce e como evitá-los?

Evitar erros na gestão de estoque é essencial para garantir boas vendas e clientes satisfeitos. Separamos os principais erros cometidos por e-commerces e como se prevenir:

Estoque desatualizado

Vender um produto que não está mais disponível prejudica a imagem da loja e gera cancelamentos. Esse problema é evitado com um ERP que atualiza o estoque automaticamente após cada venda e integra todos os canais.

Falta de padronização no cadastro

Produtos cadastrados de forma incompleta ou desorganizada geram confusões, dificultam buscas e impactam até na logística. Utilize um sistema que centralize o cadastro e garanta padrões para todos os produtos.

Ausência de inventários regulares

Não realizar contagens físicas do estoque permite que erros e perdas passem despercebidos. Programe inventários periódicos para manter a confiabilidade dos dados e agir rapidamente em caso de divergências.

Compras mal planejadas

Comprar sem analisar a demanda pode gerar estoques encalhados ou falta de produtos essenciais. Use ferramentas de previsão de demanda e relatórios de vendas para planejar as reposições com mais precisão.

Não acompanhar indicadores de desempenho

Sem dados, a gestão de estoque é feita no escuro. Indicadores como giro de estoque, taxa de perdas e cobertura são essenciais para decisões estratégicas. Um ERP com relatórios automáticos ajuda a acompanhar tudo em tempo real.

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