Quem possui um negócio, já deve saber que organização é essencial para fazer a empresa crescer, poupar tempo e dinheiro, além de otimizar o cotidiano dos gestores e demais colaboradores.
Essa organização é ainda mais importante no caso de empresas que possuem estoque, afinal, não controlar esse recurso corretamente é uma das maneiras mais fáceis de perder dinheiro.
Por esse motivo, o controle de estoque deve ser o mais assertivo possível e adequado para o segmento da empresa e as demais características que a denominam. Neste sentido, é preciso avaliar minuciosamente quais são os tipos de controle de estoque que mais se adequam aos seus objetivos.
Para te ajudar, elencamos os tipos de controle de estoque e suas vantagens, juntamente de uma explicação completa sobre o que é essa organização de estoque e como fazer para automatizar esse processo na sua empresa.
Leia o artigo completo!
O que compõe o controle de estoque?
Quando falamos de controle de estoque, é preciso ter em mente que essa atividade se baseia em gerenciar os níveis de estoque e garantir que haja produtos suficientes para atender seus clientes, sem excesso de estoque e nem escassez.
O objetivo é gerenciar o desperdício de recursos que podem prejudicar a rentabilidade de empresas que lidam com produção ou venda de produtos físicos.
Para isso, o controle de estoque majoritariamente é composto por uma série de tarefas e processos que garantem que os produtos estejam disponíveis quando for necessário e, é claro, sempre no momento certo.
Para ficar mais claro, separamos quais atividades compõem o controle de estoque:
Monitoramento de estoque
Fazer o monitoramento de estoque, é a principal atividade do gerenciamento deste setor, afinal, ele envolve o acompanhamento do nível de produtos disponíveis no estoque, para identificar quais produtos estão em falta ou excesso e, assim, tomar medidas para ajustar os níveis conforme a necessidade.
Definição de estoque mínimo e máximo
Para saber o que é um estoque viável, primeiramente, é preciso definir um nível mínimo e máximo de estoque para cada produto. Por esse motivo, essa é uma das tarefas que definem o controle de estoque.
O estoque mínimo refere-se a quantidade mínima de produto que deve ser mantida no estoque para garantir a disponibilidade do produto.
Já o estoque máximo é a quantidade máxima de produto que deve ser mantida no estoque, para evitar o acúmulo excessivo e o desperdício.
Neste caso, a empresa precisa avaliar questões de sazonalidade de vendas, históricos de compras e outros indicadores para definir as quantidades.
Classificação de produtos
A classificação de produtos é essencial para a organização, afinal, essa atividade consiste em agrupar produtos em categorias, com base em suas características, demanda ou valor.
Neste caso, isso ajuda a identificar quais produtos são os mais importantes e precisam de mais atenção no estoque e gerenciamento.
Cálculo de custos
Uma das tarefas mais importantes do controle de estoque é o cálculo de custos. Essa métrica de monitoramento traz os custos de armazenamento, transporte, compra e venda dos produtos.
A importância dessa atividade de controle de estoque é que se torna possível manter um registro preciso dos custos envolvidos no gerenciamento de estoque e, dessa forma, identificar possíveis oportunidades de redução de custos.
Análise de demanda
A análise de demanda também é outra atividade importante do controle de estoque que envolve a previsão de demanda de produtos, para assim, garantir que haja produtos suficientes disponíveis para atender aos pedidos dos clientes.
Neste caso, a atividade envolve toda a análise de tendências de vendas, sazonalidade e outras variáveis que afetam a demanda.
Controle de qualidade
O controle de qualidade é essencial para o estoque!
Afinal, essa prática vai garantir a satisfação do cliente e a eficiência operacional. Neste sentido, é necessário ter organização o bastante para fazer o controle e a inspeção dos produtos em estoque para garantir que eles atendam aos padrões de qualidade e segurança estabelecidos.
Quais são os tipos de controle de estoque?
UEPS
A sigla UEPS significa Último a Entrar, Primeiro a Sair e é um método perfeito para gerenciar os estoques de produtos. Neste caso, são mais utilizados em negócios que possuem produtos com data de validade e precisam ser vendidos em ordem cronológica, que é o caso dos alimentos e medicamentos.
A metodologia é simples: os produtos mais recentes a entrarem no estoque devem ser os últimos a saírem, dessa forma, os mais antigos são os primeiros a serem vendidos.
Seguindo essa lógica, a UEPS garante que os produtos com data de validade mais próxima sejam comercializados primeiro, e assim, evita-se perdas devido a expiração do prazo de validade. Sendo assim, uma das principais vantagens desse método é evitar prejuízos financeiros pela perda de produtos.
Mas, como as empresas podem implementar esse método?
Primeiramente, é preciso que a empresa tenha um sistema de gestão que permita o registro das datas de entrada de cada produto, além de, é claro, a sua data de validade. Assim, quando um produto é vendido, o sistema identifica qual é o mais antigo e registra a saída deste produto.
Apesar da simplicidade do método, é preciso ficar atento se esse tipo de controle de estoque é o ideal, afinal, ao mesmo tempo que a ideia é garantir que os produtos não sejam perdidos, o controle também pode deixar produtos antigos encalhados.
Isso porque, a UEPS é um dos tipos de controle de estoque que ficam mais complexos quando o volume do estoque aumenta e há grande volume de vendas, já que é preciso registrar cada entrada e saída de produtos individualmente.
PEPS
Ao contrário do tipo de controle de estoque anterior, o PEPS significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. Sendo assim, esse método consiste em dar prioridade para a saída dos produtos que foram adquiridos primeiro.
Neste caso, o PEPS impede que produtos antigos fiquem parados por muito tempo, evitando a obsolescência e a perda de validade, por isso, também é indicado para empresas que trabalham com estoque perecível.
O funcionamento é simples: a cada entrada de produto registrada no sistema, atribui-se um custo unitário. Quando um produto é vendido, é considerado que saiu primeiro aquele com o custo unitário mais antigo – que foi registrado primeiro no sistema.
O objetivo é controlar o fluxo de entrada e saída e o valor do estoque remanescente.
Esse tipo de controle de estoque é bastante utilizado para ter um controle rigoroso sobre produtos e seus custos, pois, permite que a empresa saiba exatamente qual foi o valor dos produtos vendidos e qual é o valor atual do estoque.
Para a gestão, esse controle é essencial para tomada de decisões estratégicas, como a promoção de produtos que estão com estoque parado ou a negociação de preços de compra.
No entanto, é importante ficar atento às limitações desse tipo de controle de estoque, afinal, ele não se torna viável para produtos que sofrem por constantes alterações de preço.
Just in Time
O Just in Time (JIT) é uma técnica de gestão de estoque com o objetivo principal de reduzir os custos associados ao estoque, eliminando o armazenamento excessivo de produtos e maximizando a eficiência na produção.
Desenvolvida no Japão, na década de 70, o JIT tem capacidade de aumentar a eficiência da produção nas empresas e reduzir os custos associados ao estoque.
E a aplicação do Just In Time é simples: a empresa mantém em estoque apenas o necessário para a produção imediata, evitando o acúmulo de produtos e minimizando os custos associados ao armazenamento.
Neste caso, quando a empresa recebe um pedido, o processo de produção se inicia e o produto é entregue ao cliente assim que estiver pronto. Assim, a empresa consegue produzir apenas o necessário, sem gerar desperdícios e sem precisar manter um grande estoque.
Custo Médio
O custo médio é uma técnica de controle de estoque que consiste em calcular o valor médio dos produtos presentes, levando em consideração o custo de aquisição de cada unidade.
Essa metodologia é utilizada para controlar o valor do estoque e garantir que os produtos sejam vendidos por um preço justo, que reflita o custo de aquisição dos produtos.
Para isso, o cálculo do custo médio é feito pela divisão do custo total dos produtos em estoque pelo número de unidades disponíveis para venda.
O custo médio é útil pois permite que a empresa saiba exatamente quanto custa cada unidade de produto em estoque, ajudando na tomada de decisões de precificação e na gestão dos custos da empresa.
Além disso, essa técnica é bastante flexível, já que o custo médio é atualizado automaticamente sempre que novas unidades do produto são adquiridas.
Curva ABC
A curva ABC é uma metodologia de gestão de estoque que classifica os produtos em três categorias: A, B e C. Neste caso, a classificação é feita com base no valor de cada produto em estoque e na frequência com que ele é vendido.
Para entender melhor, vamos as categorias:
- Categoria A: são aqueles produtos que possuem alto valor e são vendidos com frequência, representando uma parcela significativa do faturamento da empresa.
- Categoria B: produtos que possuem valor intermediário e são vendidos com menor frequência.
- Categoria C: produtos que possuem baixo valor e são vendidos com pouca frequência.
Entendendo as categorias, é fácil entender o objetivo da curva ABC, que é permitir que a empresa identifique quais são os produtos mais importantes para o negócio e, assim, direcionar esforços de gestão de estoque para eles.
Por exemplo, se a categoria A de uma empresa receber mais atenção e monitoramento rigoroso, pode representar uma parcela significativa do faturamento do negócio.
Esse tipo de controle de estoque é útil porque permite o foco em recursos na gestão dos produtos mais importantes e evita desperdícios de tempo e dinheiro com produtos que possuem menor relevância para o negócio.
Além disso, a curva ABC consegue identificar possíveis gargalos na produção, que podem afetar a disponibilidade dos produtos mais importantes para a empresa.
Preço Específico
O preço específico consiste em monitorar cada unidade de um produto separadamente, com base no preço específico pelo qual foi adquirido.
O preço específico pode ser muito útil para negócios que possuem preços variáveis, como commodities ou produtos sujeitos a flutuações cambiais.
Neste caso, ao monitorar cada unidade de produto separadamente, é possível garantir que o preço de venda seja justo e reflita o custo de aquisição de cada unidade.
Por exemplo, se uma empresa adquiriu 50 unidades de um determinado produto por preços diferentes, o controle de estoque preço específico permite o monitoramento de cada unidade separadamente e determina o custo de aquisição de cada uma.
Sendo assim, a empresa consegue precificar as unidades de forma justa, levando em consideração o custo real de aquisição.
Giro de estoque
O giro de estoque monitora a frequência com que o estoque é vendido e reposto. Neste caso, é um método perfeito para empresas que desejam otimizar processos de gestão de estoque e manter níveis adequados de produto.
A aplicação é simples: é só calcular dividindo o valor total das vendas pelo valor médio do estoque.
Mas, quais conclusões essa fórmula permite chegar?
Com o giro de estoque, é possível determinar quantas vezes o estoque foi vendido e reposto durante um determinado período de tempo, como um mês ou um ano. Quanto maior for o giro de estoque, mais eficiente é a gestão, pois indica que a empresa está vendendo seus produtos com rapidez e repõe o estoque adequadamente.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de várias áreas, perfeita para correção de anomalias na operação e pode ser facilmente aplicada no controle de estoque, afinal, ele se divide em apenas quatro etapas: planejar, fazer, verificar e agir.
Para melhor entendimento, separamos o que significa cada uma delas no controle de estoque.
Planejar: este é o momento de definir metas e objetivos para a gestão de estoque, estabelecer os indicadores de desempenho e elaborar um plano de ação para alcançar essas metas. É importante que a empresa leve em consideração fatores como demanda do mercado, prazos de entrega, sazonalidade e fornecedores ao planejar a gestão de estoque.
Fazer: este é o momento de colocar em prática o plano de ação elaborado na etapa anterior. Isso inclui realizar as atividades de gestão de estoque, como monitorar o estoque, fazer pedidos de reposição, avaliar a qualidade dos produtos, entre outras atividades.
Verificar: nessa fase a empresa precisa avaliar os resultados alcançados e compará-los com as metas estabelecidas na primeira etapa. Para isso, é importante que a empresa utilize indicadores de desempenho e avalie o impacto das atividades realizadas na etapa anterior.
Ação: na quarta e última fase, a empresa deve tomar decisões com base nos resultados obtidos na fase anterior e implementar mudanças na gestão de estoque, se necessário, incluindo a correção de problemas identificados, otimização de processos e novas metas para a gestão de estoque.
O maior benefício de confiar no ciclo PDCA como um tipo de controle de estoque para sua empresa, é a rapidez na identificação de problemas e a assertividade na hora de implementar mudanças. Além disso, é uma metodologia de gestão ágil e permite um controle constante do estoque, com facilidade para identificar e corrigir desvios.
Como automatizar o controle de estoque na minha empresa?
Como você pôde perceber, a gestão de estoque é complexa e, por esse motivo, existem muitas opções em metodologias e tecnologias para auxiliar os gestores a controlarem essa área da empresa.
Neste sentido, a automatização vem ganhando cada vez mais espaço entre as empresas que contam com um estoque. Afinal, essa prática facilita o cotidiano de todo o setor, além de minimizar erros e ser muito mais ágil.
Mas, você sabe quais maneiras de automatizar o controle de estoque?
Apresentamos a seguir algumas opções no mercado que podem fazer sentido para seu negócio!
- Software de controle de estoque: essa maneira de automatizar o controle de estoque permite o registro dos produtos, monitoramento rigoroso e a identificação de quando é preciso fazer abastecimentos. Alguns softwares também geram relatórios de estoque em tempo real e alertas para itens com baixa quantidade.
- Códigos de barras: neste caso, cada produto recebe um código de barras único, que é escaneado no momento da entrada e saída do estoque. Esse processo permite uma precisão maior no controle de estoque, reduzindo erros humanos e agilizando a contagem de inventário.
- Sistema de reabastecimento automático: esse sistema permite que a empresa defina um nível mínimo de estoque para cada produto e, quando o estoque atinge esse nível, o sistema automaticamente gera um pedido de compra para reabastecimento.
- Utilizar tecnologia RFID: a tecnologia RFID é outra forma de automatizar o controle de estoque. Cada produto recebe um chip RFID que é lido por um leitor. Esse processo permite que a empresa saiba em tempo real a localização dos produtos em estoque e a movimentação deles.
Quer saber mais sobre controle de estoque?
No blog da vhsys, você encontra uma categoria de artigos sobre assuntos relacionados à gestão desse setor, com dicas e materiais especiais para você dominar o controle do seu estoque!
