Gestão fiscal: por que ela é tão importante? Veja como otimizá-la

Camila Nichetti

Gestão fiscal: por que ela é tão importante? Veja como otimizá-la na empresa!

Gestão fiscal é um daqueles assuntos que, para a maioria dos empresários, é enfadonho e complexo. Porém, essa é uma área vital para a saúde da empresa. Sem uma gestão fiscal eficiente, além de problemas com os órgãos de fiscalização das várias esferas do governo, a empresa também pode perder dinheiro — ou ainda, no extremo, entrar para as estatísticas como um dos negócios que enfrentam a “morte precoce” por problemas na gestão financeira ou tributária.

A boa notícia é que, com informação adequada, planejamento e um pouco de organização (e contando com aquela forcinha da tecnologia), é possível fazer uma boa gestão fiscal na sua empresa, independentemente do porte ou ramo de atuação.

Neste artigo, você vai entender todos os aspectos relevantes a respeito da gestão fiscal do seu negócio. Boa leitura!

Por que a gestão fiscal é essencial para seu negócio

É consenso o fato de que a legislação tributária brasileira é uma das mais complexas do mundo. Isso porque todas as operações realizadas por pessoas jurídicas, como vendas e compras, são tributadas, bem como a renda e o lucro. Para isso, todas as operações são obrigatoriamente registradas — por meio da escrituração e controle de notas fiscais, livro caixa, balanço, entre outros registros que a empresa é obrigada a apresentar.

Porém, as faixas de cobrança não são iguais para todo mundo e variam de acordo com o tamanho da empresa e da natureza de suas operações. É por conta dessas variações que a gestão fiscal começa antes mesmo da abertura do negócio, no momento de definir o regime de tributação no qual a empresa vai se enquadrar. E claro, continua por toda a vida do negócio, mantendo as obrigações em dia de acordo com a legislação e estudando formas de atrair benefícios fiscais e compensação de impostos, reduzindo os custos de uma forma geral.

Todos esses aspectos fazem com que uma gestão fiscal seja fundamental para manter o cumprimento das obrigações em dia, evitando sanções e multas, que podem inclusive acarretar o fechamento precoce do empreendimento. Entretanto, é possível olhar além das obrigações fiscais: pelo fato de ter acesso a todas as transações que ocorrem nele, a área fiscal pode colaborar de forma decisiva, fornecendo informações estratégicas para o negócio.

Quais as funções da área fiscal em uma empresa

A principal função da área fiscal em uma empresa diz respeito à escrituração e apuração de impostos. Para isso, essa área realiza as seguintes atividades:

Recebimento e escrita fiscal

Além do recebimento físico, é feito também o recebimento fiscal da mercadoria. Esse recebimento fiscal consiste em conferir a nota que acompanha o produto e escriturá-la, o que torna possível controlar o estoque, o custo do produto, apurar os impostos e confeccionar os relatórios financeiros de contas a receber e a pagar.

Todas as notas fiscais emitidas pela empresa precisam ser arquivadas, ainda que eletronicamente, para conferência ou comprovação posterior, se necessário.

Apuração de impostos

Impostos são obrigatórios, e o não lançamento ou apuração equivocada pode trazer graves problemas à empresa — de sanções e multas à perda de recursos por optar pelo regime de tributação errado. Por isso, como dissemos, o trabalho da área fiscal começa com a definição da forma de apuração.

Existem 4 formas de apuração no Brasil: Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado — sendo que essa última, na verdade, não é uma opção dada às empresas, mas sim um mecanismo do fisco em casos nebulosos, quando a pessoa jurídica deixa de cumprir com suas obrigações fiscais. Vamos explicar melhor cada um desses modelos:

Simples Nacional

Voltado a microempresas e empresas de pequeno porte, é um modelo criado para simplificar o recolhimento dos impostos. Inclui também o modelo conhecido como MEI (Microempreendedor Individual), voltado a profissionais que trabalham por conta própria.

Para se enquadrar no Simples Nacional, é preciso estar dentro do teto de R$ 3.600.000,00 de receita bruta anual. Já para se enquadrar no MEI, a renda bruta pode ser de até 81 mil reais anuais.

Lucro Real

Nesse modelo de tributação, o imposto de renda da pessoa jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) são calculados com base no lucro contábil, apurado pela empresa no ano anterior. Se a empresa fatura mais de 78 milhões de reais por ano, está obrigada a adotar esse modelo.

Lucro Presumido

Dentro desse sistema, o IRPJ e a CSLL são calculados de acordo com uma tabela que leva em consideração o ramo de atividade para presumir o lucro — 1,6% a 32% do faturamento, dependendo da atividade. É uma boa opção para empresas que faturem até 78 milhões de reais por ano (teto para adotar esse modelo) e que tenham faturamento real acima da margem estimada.

Lucro Arbitrado

Utilizado pela autoridade fiscal quando não é possível apurar o desempenho da empresa, como no caso do extravio dos livros contábeis ou em suspeitas de fraude. Nesse caso, o lucro é arbitrado, ou seja, é definido pelo órgão fiscalizador.

Há alíquotas definidas para cada um dos modelos, bem como os impostos obrigatórios e as obrigações acessórias. O trabalho da área fiscal, então, é manter todos esses pagamentos em dia, elegendo o melhor enquadramento para que a empresa pague menos tributos — o que impacta diretamente os valores cobrados pelos produtos e serviços, por exemplo. Por isso, a área fiscal tem sido considerada cada vez mais estratégica pelas empresas.

Quais os tipos de notas fiscais e como emitir

Segundo a legislação brasileira, existem mais de 30 modelos de notas fiscais, cada uma delas voltada para uma atividade específica. Porém, desde 2005, o Governo Brasileiro vem adotando como padrão a Nota Fiscal Eletrônica, que facilita o controle e a apuração dos impostos sobre as mercadorias. Esse tipo de nota fiscal é o que mais é utilizado pela maioria das empresas.

Com a exigência dos Correios de a nota fiscal vir afixada externamente à encomenda vigente desde janeiro de 2018, por exemplo, a gestão de nota fiscal eficiente passa a ser fundamental, mesmo para quem é MEI. Por isso é tão importante conhecer os tipos de Nota Fiscal e como emiti-las. Temos hoje no Brasil 4 tipos principais de Nota Fiscal Eletrônica:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): substitui as notas físicas de modelo 1 e 1A. Destinada ao recolhimento do ICMS, o imposto estadual de circulação de mercadorias. É a nota que recebemos quando fazemos compras pela internet;
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): essa nota é utilizada no caso de prestação de serviços, e é empregada para recolher o ISS, imposto municipal sobre serviços. Substitui a Declaração de Serviço;
  • Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e): criada em substituição ao Cupom Fiscal e à Nota Fiscal emitida ao consumidor quando da compra de algum produto;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): exclusiva para o transporte rodoviário de cargas. Criada em substituição a vários documentos fiscais físicos, pretende diminuir a duplicação de notas e inconsistências de dados na circulação de mercadorias.

Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, você precisa de autorização da esfera responsável pelo tipo de nota que você precisa emitir. A NF-e, por exemplo, é autorizada pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está sediada. Já a NFS-e é controlada pelo município.

Nos estados e municípios onde a Nota Fiscal Eletrônica já é amplamente utilizada, após a autorização, a emissão é realizada via internet. Nesse caso, um bom sistema de gestão de notas fiscais facilita e muito a vida do empreendedor. Automatizar o processo de gestão das notas pode diminuir o risco de rejeição da nota fiscal eletrônica, por exemplo, que tantas vezes acontece por um simples erro de digitação da informação. O ideal mesmo é procurar um sistema que integre todas as áreas da empresa e ofereça também essa possibilidade.

Nota fiscal de entrada

Além dos 4 tipos de notas que descrevemos, que são todas de saída (ou seja, emitidas quando a empresa vende um produto ou serviço), temos a nota fiscal de entrada. Essa nota é emitida em algumas situações específicas:

  • quando a empresa compra um produto de pessoa física ou jurídica que não precisa emitir nota fiscal;
  • se o cliente devolve a mercadoria;
  • na compra de mercadoria importada (a nota estrangeira não é válida no Brasil);
  • quando a empresa adquire um item de leilão;
  • no caso de o produto ter saído para um evento (feira, por exemplo);
  • quando há retorno de industrialização processado por profissional autônomo;
  • se a empresa compradora for transportar a mercadoria.

A não apresentação da nota fiscal de entrada pode acarretar infração por ausência de escrituração, com multa cobrada em cima do valor “cheio” da nota, e render um belo prejuízo.

5 dicas de como otimizar a gestão fiscal na sua empresa

Se todos os tipos e tamanhos de empresa têm obrigações fiscais, é fundamental que o empreendedor se preocupe em otimizar a gestão fiscal do seu negócio, de forma a evitar as temidas sanções e multas — e, se possível, diminuir a carga tributária sobre seu produto ou serviço, por meio de benefícios e créditos fiscais.

Para ajudá-lo, aqui vão 5 dicas para otimizar a gestão fiscal na sua empresa:

1. Organize seus documentos

Em se tratando de gestão fiscal e tributária, é importantíssimo ter tudo registrado, tanto para o cálculo do faturamento (importante para a opção pelo enquadramento correto) quanto para a comprovação das operações da empresa perante os órgãos de fiscalização. O armazenamento de documentos fiscais é exigido por lei.

2. Controle a emissão de notas

Além das exigências legais (assim como outros documentos fiscais e tributários, o armazenamento da nota fiscal é exigido pela legislação), o controle das notas fiscais fornece informações importantes para o cálculo da carga tributária por unidade do produto vendida e do custo de produção do produto, por exemplo.

3. Utilize a tecnologia para automatizar processos

Tanto a organização dos documentos quanto a gestão das notas fiscais emitidas ficam bem mais fáceis se você contar com a ajuda de um bom software de gestão empresarial. Há várias opções no mercado disponíveis, para todos os tipos de empresa e orçamentos disponíveis.

4. Faça um planejamento tributário

Um bom planejamento tributário pode ajudar a empresa a pagar menos tributos, recorrendo a benefícios fiscais oferecidos pelos estados, por exemplo, ou a créditos fiscais resultantes de alguns impostos, como PIS/COFINS ou IPI.

Outra possibilidade é mudar de modelo de tributação. Vale a pena consultar um especialista para ajudá-lo com essa tarefa. Ainda neste artigo, detalharemos melhor o planejamento tributário.

5. Invista em conhecimento

Mesmo se você puder contar com um especialista para assessorá-lo na área fiscal, é importante entender os meandros dos processos, até para poder cobrar a atuação do profissional. No caso de microempreendedores, que tocam o negócio sozinhos na maioria das vezes, isso é ainda mais importante.

6 erros de gestão fiscal e como evitá-los na empresa

Além de procurar otimizar a gestão (sempre dá para aperfeiçoar algum processo), o empreendedor precisa atentar para não cometer alguns erros cruciais na gestão do seu negócio. Em gestão fiscal, então, alguns erros podem ser fatais. Por isso, listamos aqui 6 erros muito cometidos por empresas nessa área — e como você pode fugir dessas armadilhas:

1. Não arquivar os documentos fiscais

Esse é, de longe, o erro mais cometido em gestão fiscal, principalmente por novos empreendedores. Nunca é demais repetir: o armazenamento de documentos fiscais é obrigatório pela legislação. Como a maioria das notas emitidas hoje é eletrônica, não corra o risco e invista em um bom sistema de gestão, para facilitar o controle e armazenamento de todas as informações exigidas pelo fisco.

2. Desconhecer os impostos regionais

Muitos tributos no Brasil são estaduais ou municipais. O ICMS, por exemplo, é estadual, e cada um dos estados e o Distrito Federal tem regras diferentes sobre sua aplicação. Outro imposto do dia a dia do empresário é o ISS, que é municipal — como cada município é responsável pelo seu recolhimento, as regras podem mudar. É importante, então, estar atento à legislação do município e do estado onde você atua.

3. Não ficar atento às mudanças tributárias

A legislação está mudando a todo instante. Um exemplo recente é a já citada exigência da nota fiscal afixada externamente nas encomendas enviadas pelos Correios, que obrigará quem é MEI a se adequar. Os tetos dos sistemas de tributação também costumam ser atualizados de tempos em tempos. Ou seja: você precisa ficar atento às mudanças na legislação. Acompanhar a imprensa e blogs especializados é uma boa medida.

4. Desconsiderar uma eventual fiscalização

Você precisa estar preparado para sofrer uma fiscalização a qualquer momento. Pode parecer uma chance remota, mas como a automatização e a digitalização estão tornando o controle e fiscalização mais eficientes, qualquer discrepância de informação pode ser motivo para você ter que apresentar as contas da empresa. Para isso, mantenha seus controles e arquivos organizados. Deixar para fazer isso só em uma determinada época pode trazer transtornos se você for pego de surpresa.

5. Depender de benefícios fiscais

Os benefícios oferecidos pelos estados e municípios mudam de tempos em tempos, de acordo com o que o governo local acredita precisar de incentivo em determinado momento. É claro que você precisa estar atento para aproveitá-los, mas não dá para apoiar o preço de seu produto, por exemplo, somente nisso. Busque sempre outras alternativas, como identificar despesas que podem ser cortadas, otimizar a gestão e rever procedimentos.

6. Não modernizar seus processos

A tecnologia vem facilitando a vida dos órgãos fiscalizadores. Com a implantação de sistemas eletrônicos, como a escrituração fiscal digital, está cada vez mais fácil detectar alguma inconsistência ou fraude.

Por conta da obrigatoriedade de passar essas informações também de forma eletrônica, novamente indicamos o sistema automatizado de gestão integrada, que reúne todos os processos da empresa (administrativo, financeiro e fiscal) em um só lugar. Esse tipo de sistema facilita e muito a vida do empreendedor, tanto no que se refere às suas obrigações quanto na gestão diária do negócio.

Qual a importância do planejamento tributário para a empresa

Diante de tantas peculiaridades do sistema tributário brasileiro, um bom planejamento tributário é essencial para a saúde financeira da empresa. Isso por que o empresário tem que lidar com impostos regionalizados, modelos diversos de tributação, possibilidade de créditos e benefícios, entre outras decisões relativas a tributos.

O quanto a empresa paga de imposto impacta diretamente o preço do produto ou serviço que ela oferece. A carga tributária de um produto fabricado no Brasil pode facilmente ultrapassar os 50% do preço final. Para não inviabilizar suas vendas, o planejamento tributário passa a ser fundamental.

Planejamento tributário: como fazer

Para um planejamento tributário eficiente, alguns passos podem ser seguidos:

  • conheça as características da sua empresa: seu ramo de atuação, expectativa de faturamento, margem de lucro, gastos e custos (fixos e variáveis) e gasto com folha de pagamento;
  • defina o modelo de tributação: com base nas características da sua empresa, é preciso definir o modelo de tributação. Anualmente, é aberta uma “janela” para readequação da empresa a modelo disponíveis (o negócio pode ter crescido e pode ser necessário se reenquadrar). Informe-se sobre o assunto;
  • identifique os impostos que precisam ser pagos: ICMS, IPI, PIS/COFINS, IRPJ, CSLL, ISSQN etc. e faça um levantamento das alíquotas que são cobradas no caso da sua empresa;
  • programe os pagamentos: observar prazos é muito importante para não sofrer uma sanção desnecessária;
  • pesquise possíveis benefícios e possibilidades de créditos de impostos: além dos benefícios oferecidos por municípios e estados para alguns ramos de atuação, alguns impostos dão direito a crédito fiscal. Informe-se sobre o assunto. Se preciso, conte com uma assessoria contábil e jurídica para facilitar o trabalho.

Uma assessoria contábil pode fazer toda a diferença na hora de procurar as brechas em uma legislação tão complexa. Em caso de dúvidas quanto ao melhor caminho, não hesite em procurar por um especialista!

Por que investir em tecnologia para gestão fiscal

Em várias passagens deste artigo recomendamos a utilização de um sistema automatizado de gestão integrada (conhecido como ERP, sigla para Enterprise Resource Planning) como a solução ideal para controlar melhor os processos e obrigações da empresa. Vamos reunir neste tópico os benefícios de contar com uma ferramenta dessas para fazer a sua gestão fiscal:

  • melhor organização e controle: por meio de um sistema de gestão integrada, todas as áreas da sua empresa estarão conectadas em um mesmo lugar. O compartilhamento de informações de cadastro e operações economiza tempo e minimiza erros;
  • várias ferramentas em um só sistema: falando especificamente de gestão fiscal, um bom ERP é capaz de concentrar várias funcionalidades importantes, como a emissão e relatório de notas fiscais e relatórios financeiros (que, como já vimos, são exigidos pela legislação tributária);
  • integração com outros sistemas: se o ERP oferecer a possibilidade de integração com outras plataformas, ganha-se tempo e agilidade. Integrando ao e-commerce, por exemplo, a venda já é associada à nota fiscal, que é emitida com os dados do comprador, ao mesmo tempo em que é realizada a baixa no estoque. Essa conexão colabora para diminuir duplicações e erros.

Conhecimento é poder

Como já destacamos, mesmo que você não seja o responsável pela gestão fiscal da sua empresa, e for sua opção terceirizar esse serviço, é muito importante conhecer as características dessa área. Saiba quais são os impostos a pagar e a sua opção de modelo de tributação, pesquisando as possibilidades de benefícios. Conheça profundamente a sua empresa!

Por desconhecimento, muitos empresários acabam negligenciando as áreas que consideram complexas e desconhecidas. O resultado é um altíssimo índice de “morte” de empresas no Brasil: segundo o Sebrae, impostos e tributos estão entre os principais fatores apontados como causa desses fechamentos precoces.

Sistemas de tributação, impostos a serem pagos, possibilidades de benefícios e créditos fiscais são assuntos que todo empreendedor tem que se esforçar para compreender. O conhecimento (da empresa e da legislação) é a base de um bom planejamento tributário que, por sua vez, é a base de uma empresa saudável financeiramente.

Se você chegou até aqui em sua leitura, é porque está preocupado em crescer e se aperfeiçoar. Você já tem o essencial: motivação! Portanto, continue pesquisando, se informe, busque assessoria e organize-se. Além disso, invista em tecnologia e em capacitação, procurando compreender todos os aspectos do seu negócio, além da sua atividade principal. Conhecimento é poder!

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