Como fazer fechamento de caixa: passo a passo

Aprender como fazer fechamento de caixa nada mais é do que conferir todo o dinheiro que entrou e saiu da loja durante o dia. Esse processo precisa ser feito corretamente, sem erros, e documentado de maneira segura, pois assim é possível facilitar a gestão financeira e tributária.

Fechar o caixa corretamente é essencial para todo empreendedor que atende em ponto de venda físico. Afinal, o fechamento de caixa diário é crucial para garantir a precisão nas transações financeiras, prevenir erros contábeis, detectar possíveis fraudes ou discrepâncias, e fornecer insights imediatos sobre a saúde financeira do negócio.

O que é fechamento de caixa?

Fechamento de caixa é um procedimento feito nas empresas para conferir e registar todas as entradas e saídas de dinheiro em determinado período, na maioria das vezes é feito diariamente, principalmente no caso de lojas físicas. 

Passo a passo de como fazer o fechamento de caixa adequadamente

Aprender a como fazer fechamento de caixa da maneira mais eficiente possível é muito importante para a gestão de vendas e do setor financeiro. Por isso, a seguir temos um passo a passo para facilitar esse processo na sua empresa.

1. Anote o saldo inicial que tinha no caixa

Antes de começar a registrar as vendas do dia, verifique o saldo inicial do caixa, pois esse valor deve ser registrado para que se possa calcular o saldo final no final do dia.

2. Registre todas as entradas e saídas feitas durante o dia

No fechamento do caixa a tarefa mais importante é ter registrado todas as movimentações relacionadas ao caixa:

1. Vendas realizadas: identificar a venda, forma de pagamento e valor.
2. Reforços: o reforço de caixa é quando é adicionado dinheiro no caixa, prática muito comum quando é preciso inserir possibilidades de troco de dinheiro em espécie na loja, por exemplo.
3. Sangrias: a sangria de caixa é uma retirada de dinheiro que não foi programada previamente, como quando surge a necessidade de comprar um produto urgente para o estabelecimento ou uma devolução de mercadoria, por exemplo.
4. Devoluções: quando um valor que foi retirado do caixa é devolvido.

3. No final do expediente, confira todos os valores

Após todos os registros, quando o expediente acabar, é preciso verificar todos os valores anotados. 

Confira se o dinheiro que está no caixa bate com as vendas registradas, notas emitidas ou despesas pagas. 

Qualquer diferença, por menor que seja, deve ser investigada e corrigida antes de fechar o caixa para garantir a conformidade das informações e o registro legítimo de todas as movimentações.

4. Quando tudo estiver correto, feche o caixa

Após a revisão dos registros feitos, é possível fechar o caixa para o saldo final ser armazenado.

Automação para facilitar a rotina e diminuir erros no fechamento de caixa

Um procedimento que registra tantas informações importantes em um dia precisa ser automatizado para garantir a veracidade dos registros e a segurança no armazenamento dos dados.

A automação do pode trazer muitos benefícios, especialmente quando se utiliza um sistema de PDV (Ponto de Venda) para registrar as vendas e despesas, pois assim as informações ficam mais seguras e o processo de como fazer fechamento de caixa é muito mais fácil e rápido para os gestores e suas equipes.

Enquanto utilizar planilhas, principalmente para lojas com um bom fluxo de clientes, pode facilmente ocasionar erros nos registros e gerar inconsistências no monitoramento financeiro. 

Aqui estão algumas maneiras como um sistema PDV pode facilitar a rotina do seu negócio e diminuir erros ou prejuízos financeiros:

1. Registro automático das transações;
2. Fechamento de caixa automático;
3. Criação de relatórios em poucos cliques;
4. Emissão de todos os tipos de notas e cupons fiscais;
5. Gerenciamento de pagamentos;
6. Cadastro e histórico de clientes;
7. Integração com sistema ERP para conectar PDV frente de caixa com o setor de vendas, financeiro, estoque, cadastros, entre outros.

Com todos os registros feitos automaticamente em um sistema PDV, o processo de fechamento de caixa pode ser feito em questão de segundos. Isso economiza tempo e permite que os gestores e suas equipes se concentrem em outras tarefas importantes.

Por que fechar o caixa diariamente?

Aprender a como fazer fechamento de caixa diariamente é imprescindível para o controle financeiro do negócio, pois é através dessa atividade que é possível analisar as vendas.

Dessa forma, os gestores conseguem fazer um melhor acompanhamento da empresa, rever estratégias e tomar decisões baseadas em dados reais para garantir um crescimento mais assertivo da empresa, além de evitar falhas e fraudes financeiras.

5 motivos para aprender a como fazer fechamento de caixa 

Em dúvida sobre a importância de fazer o fechamento de caixa na empresa? Confira a seguir cinco das principais razões para realizar esse procedimento.

1. Melhora o controle do fluxo de caixa: aprender a como fazer fechamento de caixa diário é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa da empresa para conferir se as vendas estão de acordo com as metas definidas, se as contas estão sendo pagas corretamente e se há recursos suficientes para preencher o capital de giro da empresa.
2. Mais embasamento para a tomada de decisão: com dados diários das vendas os gestores têm acesso a uma maior riqueza de informações do que está acontecendo na empresa. Quais dias e horários tiveram mais vendas? Quais os descontos aplicados? Quais as formas de pagamento mais utilizadas? Esses e outros dados são obtidos através do fechamento de caixa diário, o que permite que os gestores possam acompanhar de perto o andamento da empresa e terem mais informações reais para tomar boas decisões que beneficiem os negócios. 
3. Facilidade de controle financeiro: fazer o controle financeiro exige que os gestores tenham um planejamento organizado e vários procedimentos bem definidos, entre eles o fechamento de caixa para monitorar o fluxo de caixa. Assim, é viável identificar quais são as principais fontes de receita, quais são as contas mais importantes e onde é possível economizar ou investir.
4. Garante o cumprimento das obrigações fiscais: o fechamento de caixa diário também é importante para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias da empresa. Afinal, é importante documentar todas as transações e manter os registros financeiros organizados para atender às exigências fiscais e facilitar a prestação de contas para a contabilidade.
5. Evitar fraudes e desvios de dinheiro: o fechamento de caixa diário facilita para os gestores encontrar diferenças significativas na entrada e saída de dinheiro para então investigar a causa.