Aprender a como fazer fechamento de caixa de uma maneira eficaz é primordial para os gestores e suas equipes ganharem mais tempo e assertividade no dia a dia.
Afinal, em um estabelecimento comercial há tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo que tudo que puder ser simplificado e automatizado é relevante e deve ser implementado para melhorar os resultados da empresa.
Fechar o caixa nada mais é do que conferir todo o dinheiro que entrou e saiu da loja durante o dia. Esse processo precisa ser feito corretamente, sem erros, e documentado de maneira segura, pois assim é possível facilitar a gestão financeira e tributária.
O que é fechamento de caixa?
Fechamento de caixa é um procedimento feito nas empresas para conferir e registar todas as entradas e saídas de dinheiro em determinado período, na maioria das vezes é feito diariamente, principalmente no caso de lojas físicas.
Por que fechar o caixa diariamente?
Aprender a como fazer fechamento de caixa diariamente é imprescindível para o controle financeiro do negócio, pois é através dessa atividade que é possível analisar as vendas.
Dessa forma, os gestores conseguem fazer um melhor acompanhamento da empresa, rever estratégias e tomar decisões baseadas em dados reais para garantir um crescimento mais assertivo da empresa, além de evitar falhas e fraudes financeiras.
5 motivos para aprender a como fazer fechamento de caixa
Em dúvida sobre a importância de fazer o fechamento de caixa na empresa? Confira a seguir cinco das principais razões para realizar esse procedimento.
- Melhora o controle do fluxo de caixa: aprender a como fazer fechamento de caixa diário é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa da empresa para conferir se as vendas estão de acordo com as metas definidas, se as contas estão sendo pagas corretamente e se há recursos suficientes para preencher o capital de giro da empresa.
- Mais embasamento para a tomada de decisão: com dados diários das vendas os gestores têm acesso a uma maior riqueza de informações do que está acontecendo na empresa. Quais os descontos aplicados? Quais as formas de pagamento mais utilizadas? Esses e outros dados são obtidos através do fechamento de caixa diário, porque isso permite que os gestores possam acompanhar de perto o andamento da empresa e terem mais informações reais para tomar boas decisões que beneficiem os negócios.
- Facilidade de controle financeiro: fazer o controle financeiro exige que os gestores tenham um planejamento organizado e vários procedimentos bem definidos, entre eles o fechamento de caixa para monitorar o fluxo de caixa. Assim, é viável identificar quais são as principais fontes de receita, quais são as contas mais importantes e onde é possível economizar ou investir.
- Garante o cumprimento das obrigações fiscais: o fechamento de caixa diário também é importante para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias da empresa. Afinal, é importante documentar todas as transações e manter os registros financeiros organizados para atender às exigências fiscais e facilitar a prestação de contas para a contabilidade.
- Evitar fraudes e desvios de dinheiro: o fechamento de caixa diário facilita para os gestores encontrar diferenças significativas na entrada e saída de dinheiro para então investigar a causa.
Como fazer o fechamento de caixa adequadamente? Passo a passo
Aprender a como fazer fechamento de caixa da maneira mais eficiente possível é muito importante para a gestão de vendas e do setor financeiro. Por isso, a seguir temos um passo a passo para facilitar esse processo na sua empresa.
1. Anote o saldo inicial que tinha no caixa
Antes de começar a registrar as vendas do dia, verifique o saldo inicial do caixa, pois você deve registrar esse valor para calcular o saldo final no final do dia.
2. Registre todas as entradas e saídas feitas durante o dia
No fechamento do caixa, registrar todas as movimentações relacionadas ao caixa é a tarefa mais importante, como:
- Vendas realizadas: identificar a venda, forma de pagamento e valor.
- Reforços: o reforço de caixa é quando é adicionado dinheiro no caixa, prática muito comum quando é preciso inserir possibilidades de troco de dinheiro em espécie na loja, por exemplo.
- Sangrias: a sangria de caixa é uma retirada de dinheiro que não foi programada previamente, como quando surge a necessidade de comprar um produto urgente para o estabelecimento ou uma devolução de mercadoria, por exemplo.
- Devoluções: quando um valor que foi retirado do caixa é devolvido.
3. No final do expediente, confira todos os valores
Após todos os registros, quando o expediente acabar, é preciso verificar todos os valores anotados.
Confira se o dinheiro que está no caixa bate com as vendas registradas, notas emitidas ou despesas pagas.
Qualquer diferença, por menor que seja, é motivo para investigar e corrigir antes de fechar o caixa. Afinal, essa atividade é essencial para garantir a conformidade das informações e o registro legítimo de todas as movimentações.
4. Quando tudo estiver correto, feche o caixa
Após revisar os registros, você pode fechar o caixa e armazenar o saldo final.
Automação para facilitar a rotina e diminuir erros no fechamento de caixa
Um procedimento que registra tantas informações em um dia precisa ser automatizado para garantir a veracidade dos registros e a segurança no armazenamento dos dados.
A automação do pode trazer muitos benefícios, especialmente quando se utiliza um sistema de PDV (Ponto de Venda) para registrar as vendas e despesas. Assim as informações ficam seguras e o processo de como fazer fechamento de caixa fica mais fácil e rápido para os gestores e suas equipes.
Enquanto utilizar planilhas, principalmente para lojas com um bom fluxo de clientes, pode facilmente ocasionar erros nos registros e gerar inconsistências no monitoramento financeiro.
Aqui estão algumas maneiras como um sistema PDV pode facilitar a rotina do seu negócio e diminuir erros ou prejuízos financeiros:
- Registro automático das transações;
- Fechamento de caixa automático;
- Criação de relatórios em poucos cliques;
- Emissão de todos os tipos de notas e cupons fiscais;
- Gerenciamento de pagamentos;
- Cadastro e histórico de clientes;
- Integração com sistema ERP para conectar PDV frente de caixa com o setor de vendas, financeiro, estoque, cadastros, entre outros.
Com todos os registros feitos automaticamente em um sistema PDV, o processo de fechamento de caixa pode ser feito em questão de segundos. Pois isso economiza tempo e permite que os gestores e suas equipes se concentrem em outras tarefas importantes.
