Se você está pensando em mudar de sistema de gestão, provavelmente tem perguntas sobre como evitar riscos na migração de um ERP, certo?! Afinal, um software desses é o coração da empresa e uma mudança tão importante envolve alguns cuidados desde a escolha até a implementação do novo sistema.
Medo de perder dados, dúvidas se é necessário interromper a operação, treinamento de equipe, entre outras questões assombram os empreendedores durante uma mudança de sistema. Para evitar esses e outros problemas, temos este guia para te ajudar a se preparar corretamente para a migração de sistema.
Como funciona a migração de ERP?
A migração de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) envolve estas etapas:
- Escolha de um novo ERP
- Planejamento
- Configuração do novo sistema
- Migração de dados
- Testes
Embora pareça um processo complexo, quando feito com planejamento e auxílio do suporte do ERP contratado, a migração tende a ser mais tranquila.
Todo empreendedor precisa estar ciente que mudar um sistema tão importante na empresa pode gerar algum desconforto, mas toda mudança gera uma pequena bagunça para depois se tornar um lugar melhor, mais organizado e eficiente – e é isso que acontece após a migração de um ERP, seu negócio terá um sistema que deixará a operação mais produtiva e lucrativa.
Como migrar de um sistema de gestão para outro?
Migrar de um sistema de gestão para outro é uma tarefa que requer planejamento e atenção para garantir uma transição eficaz, sem prejudicar a operação. Para isso, estas são as etapas essenciais em um processo de migração de ERP:
1. Analise os ERPs disponíveis no mercado
A análise dos ERPs disponíveis no mercado é o primeiro passo para determinar qual sistema atende melhor às necessidades específicas da sua empresa. Por isso, pesquisa sobre as opções disponíveis, planos e preços de cada ERP, avaliação de usuários do sistema, funcionalidades, custo x benefício, entre outras questões.
2. Faça testes gratuitos
Muitos fornecedores de ERP oferecem períodos de teste gratuitos, o que pode ajudar a avaliar a usabilidade e a adequação do sistema às operações do seu negócio.
3. Escolha o plano mais adequado para a sua empresa
Após a seleção do ERP mais adequado, é importante escolher o plano que melhor se alinha com as necessidades e capacidades financeiras da sua empresa. Considere fatores como o número de usuários e funcionalidades disponíveis ao escolher o plano mais apropriado.
4. Converse com o suporte do ERP
Após escolher o ERP mais adequado, é essencial entrar em contato com o suporte do fornecedor para entender os passos necessários para a migração. Eles podem fornecer orientações valiosas sobre práticas recomendadas, possíveis desafios durante o processo e esclarecer dúvidas específicas relacionadas ao processo de migração. Por isso é tão importante escolher um sistema com um suporte rápido e humanizado!
5. Configure o novo sistema
Ao configurar o novo sistema, certifique-se de inserir as informações básicas da empresa, como detalhes de contato, informações fiscais, certificado digital, quais módulos do sistema serão utilizados, entre outras configurações iniciais. Isso estabelecerá a base para operar o novo sistema de forma eficaz.
6. Faça a migração de dados
A migração de dados é uma etapa crítica, e a abordagem pode variar dependendo da complexidade dos dados e da estrutura do sistema antigo. Nesse momento, exporte os dados do ERP antigo em uma planilha e armazene em um lugar seguro, dessa forma você tem as informações atualizadas em back-up.
Em alguns casos, a migração pode ser realizada por meio de importação e exportação de dados em massa, utilizando ferramentas de migração fornecidas pelo novo sistema, scripts personalizados ou planilhas exportadas do sistema antigo.
É importante avaliar cuidadosamente quais dados serão migrados, como estoque, produtos, informações financeiras, clientes e colaboradores, garantindo que a integridade dos dados seja mantida e que não haja perda de informações preciosas durante o processo.
7. Faça as integrações necessárias
Após a migração dos dados, é necessário realizar as integrações necessárias com outros aplicativos de gestão ou plataformas, como marketplace, sistemas de e-commerce, aplicativos de CRM, plataformas de mensagens, entre outros.
8. Faça os testes necessários
Testes abrangentes devem ser realizados para verificar a integridade dos dados e a funcionalidade do sistema como um todo, garantindo que todas as funcionalidades e integrações estejam funcionando corretamente.
9. Treine a sua equipe
Para garantir a aceitação e o bom uso do novo sistema, treine a equipe para que todos compreendam completamente as funcionalidades e possam utilizá-las de maneira eficaz.
10. Monitore e faça ajustes
Durante e após a implementação, monitore o desempenho do sistema e faça ajustes conforme necessário para garantir que ele atenda continuamente às necessidades operacionais da empresa. A atenção a esses detalhes críticos ajudará a garantir uma transição suave e bem-sucedida para o novo sistema de gestão.
Quais os principais riscos durante a migração de um ERP?
Durante a mudança de um sistema, é preciso estar atento e seguir um planejamento adequado para evitar riscos durante a migração de um ERP. Para contorná-los, apontamos quais os principais desafios no processo de migração de software.
1. Perda de dados
A perda de dados durante a migração é um medo e risco significativo que pode resultar em interrupções sérias nos processos de negócios. Por isso, se possível, evite cancelar o plano do seu ERP antigo antes de completar a migração no novo software. Além disso, mantenha os backups atualizados das informações que constam no sistema antigo. Lembre-se também de executar testes rigorosos para verificar a integridade dos dados após a migração.
2. Pausa na operação
Outro medo dos empreendedores é precisar interromper a operação para migrar de sistema. Nem sempre isso é necessário, mas pode ser uma boa ideia se o gestor fizer a mudança em um período mais tranquilo das vendas, como no fim de mês ou final de semana, por exemplo. Pois dessa forma, caso a operação precise ser interrompida por alguns momentos, não há prejuízos ou necessidade de contornar muitos problemas nas vendas.
3. Falhas nos atendimentos
A migração de um sistema ERP pode levar a falhas nos atendimentos e, consequentemente, a um impacto negativo na experiência do cliente. Para evitar isso, comunique-se com os colaboradores e os prepare para lidar com possíveis falhas. Além disso, mantenha canais de suporte eficientes disponíveis para lidar rapidamente com quaisquer problemas ou preocupações dos clientes.
4. Falta de suporte
Escolher um ERP com um suporte ágil e humanizado deve ser um dos principais critérios no momento de optar por um novo sistema. Afinal, a ausência de um bom suporte tanto na migração, como no dia a dia, pode atrapalhar muito a eficiência de toda a equipe. Portanto, evitar riscos na migração de um ERP começa no momento da escolha de um sistema com um suporte eficiente!
5. Incompatibilidade com os processos da operação
Provavelmente a sua operação está moldada com o sistema anterior, certo? Nem sempre um novo ERP está totalmente adequado com os processos antigos de trabalho. Então, talvez seja preciso adequar algumas tarefas e regras para aproveitar ao máximo as funcionalidades do novo software.
Geralmente, é preciso alterar apenas a ordem de alguns processos ou rever tarefas, pois alguns sistemas permitem automatizar diversas ações diárias, por exemplo.
6. Riscos de segurança cibernética durante a transição
Durante a migração, os dados empresariais podem estar mais expostos a ameaças de segurança cibernética, dependendo do manuseio ou backup de dados. Para minimizar esses riscos, implemente medidas de segurança robustas, como firewalls, criptografia de dados e autenticação de múltiplos fatores. Outra opção também é controlar e reduzir a quantidade de pessoas com acesso aos arquivos de dados durante a migração. Por exemplo, os dados financeiros não precisam ser disponibilizados no drive da empresa, mas apenas nos acessos do gestor.
7. Falta de treinamento para os funcionários
A falta de treinamento adequado para os funcionários pode levar a erros de operação e à baixa adoção do novo sistema. Para evitar esse risco durante a migração de um ERP, forneça treinamentos para garantir que os funcionários compreendam as funcionalidades e os processos do novo sistema. Lembre também que todos podem consultar diretamente o suporte do software no dia a dia em caso de dúvidas ou problemas.
8. Baixa aceitação do novo sistema pelos funcionários
A resistência dos funcionários à mudança pode prejudicar a adoção do novo sistema ERP. Para superar essa resistência, envolva os funcionários desde as fases iniciais do processo de migração, explicando os benefícios e a importância da transição.
9. Erros de configuração do sistema durante a fase inicial de implementação
Erros de configuração durante a implementação inicial do novo sistema ERP podem levar a problemas operacionais e inconsistências nos processos. Para evitar isso, trabalhe com muita atenção durante essa etapa e busque a colaboração da equipe técnica do ERP para garantir uma configuração precisa do sistema, levando em consideração os requisitos específicos do seu negócio.
10. Falta de comunicação eficaz entre os colabores envolvidos na migração
A falta de comunicação eficaz entre as equipes pode resultar em atrasos, erros de interpretação e mal-entendidos durante a migração. Para evitar esse risco na migração de um ERP, estabeleça canais de comunicação claros e regulares entre as equipes envolvidas. Realize reuniões periódicas para atualizar o progresso, discutir desafios e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas com os objetivos e prazos do projeto.
11. Falta de testes durante ou após a migração
A falta de testes do novo sistema na implementação pode resultar em problemas de desempenho. Para contornar esse problema, não resista em fazer testes que abordem todos os aspectos críticos do sistema: atualização automática de estoque, vendas, conciliação bancária, fechamento de caixa, entre outros processos.
12. Problemas de integração com aplicativos ou plataformas externas
Os problemas de integração com aplicativos ou plataformas externas podem causar inconsistências nos dados e interrupções na operação de vendas. Para evitar esses riscos durante a migração de um ERP, verifique se o novo sistema ERP é compatível com as plataformas e aplicativos existentes. Além disso, teste a integração com sistemas externos para garantir o andamento correto dos processos.
7 estratégias para evitar os riscos na migração de um ERP?
Para evitar os riscos associados à migração de um sistema ERP, é essencial adotar um bom planejamento com estratégias que contornam possíveis problemas durante a mudança de software.
Aqui estão 7 passos que você pode seguir para evitar os riscos durante o processo de migração de um ERP:
- Compreenda as necessidades do negócio: antes de mudar para um novo sistema, pense no que seu negócio precisa. Por exemplo, se no seu negócio utiliza-se boletos e Pix Cobrança, o ERP precisa ter boas condições envolvendo essas funcionalidades bancárias.
- Planeje com antecedência: fazer um plano significa pensar em tudo o que precisa ser feito, apontando cada passo necessário, como escolher o novo sistema, treinar a equipe e migrar dados. Isso ajuda a evitar esquecer de algo importante.
- Teste o novo sistema: antes de usar o novo sistema para tudo, faça alguns testes para ter certeza de que funciona corretamente para o que você precisa. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis mais tarde.
- Faça backups atualizados: fazer cópias de segurança dos seus dados é essencial, porque se algo der errado durante a mudança, você terá uma cópia segura dos seus dados.
- Escolha um fornecedor com bom suporte: certifique-se de escolher um sistema de gestão com suporte que responde rápido e é operado por pessoas. Afinal, não tem nada pior do que enfrentar um problema e ter um robô dando respostas que não atendem a sua necessidade, não é mesmo?!
- Treine a equipe: ensine sua equipe a usar o novo sistema. Isso ajuda a garantir que os funcionários compreendam totalmente as funcionalidades do novo sistema e possam utilizá-lo de maneira eficaz em suas operações diárias.
- Verifique as integrações com outros sistemas: certifique-se de que o novo sistema pode funcionar bem com os outros programas que você usa. É como garantir que todas as peças de um quebra-cabeça se encaixem corretamente.
Quais são as principais falhas durante a implantação de um ERP?
É possível evitar todos os riscos durante a migração de um ERP. Porém, entre os principais possíveis problemas, existem algumas falhas que são frequentemente cometidas pelos empreendedores, e são elas:
Esquecer de fazer backup dos dados do sistema antigo
Ignorar a importância de fazer backups regulares dos dados do sistema antigo pode resultar na perda irreparável de informações essenciais de estoque, produtos e cadastros de cliente, por exemplo. Além disso, ter os dados atualizados reduz o tempo de migração, pois assim não será necessário inserir todas as informações do zero no novo sistema.
Não compreender o funcionamento do novo sistema
Não investir tempo suficiente para testar ou entender como o novo sistema funciona pode levar a dificuldades na sua utilização e integração com os processos de negócios.
Começar a usar o novo ERP sem as configurações básicas e a migração de dados adequada
Implementar o novo sistema sem configurá-lo adequadamente e sem migrar os dados necessários pode levar a erros e inconsistências nos registros que poderiam ser facilmente evitados com a implementação correta do sistema.
Não envolver a equipe no processo de migração
Não incluir a equipe no planejamento e na execução da migração pode resultar em resistência à mudança e falta de compreensão sobre os benefícios do novo sistema.
Fazer a migração sem um planejamento adequado das etapas
Não ter um plano claro e detalhado para a migração pode levar a atrasos, confusões e interrupções desnecessárias nas operações comerciais.
Não fazer os testes necessários
Falhar em realizar testes do novo sistema na implementação pode resultar em problemas de dados e desempenho que afetam a operação da empresa.
Quando mudar de ERP?
Decidir o momento certo para mudar o sistema ERP de uma empresa requer uma avaliação cuidadosa de vários fatores. Aqui estão alguns indicadores importantes que você pode observar:
Falta de funcionalidades do sistema atual
Se o seu sistema atual não oferece recursos essenciais para gerenciar suas operações comerciais, como monitoramento de inventário em tempo real, aplicativo ou controle financeiro avançado, isso pode limitar a capacidade da sua empresa de competir no mercado e atender às demandas dos clientes.
Se o sistema atual tem erros frequentes
Se os erros no sistema atual estão causando interrupções frequentes nas operações diárias, resultando em atrasos no atendimento ao cliente ou na entrega de produtos, isso pode afetar negativamente a reputação da sua empresa e prejudicar a confiança dos clientes.
O ERP não permite as integrações que o seu negócio precisa
Se o seu sistema ERP atual não tem integração com outras ferramentas ou softwares essenciais para o seu negócio, como plataformas de e-commerce ou sistemas de CRM, isso pode limitar as suas vendas.
Sistema desatualizado com a legislação
Se o seu ERP atual não está atualizado com as regulamentações e normas legais em constante evolução, como requisitos fiscais, leis de privacidade de dados ou regulamentos de segurança, isso pode expor sua empresa a riscos legais, multas e penalidades.
Por exemplo, um sistema de gestão tem como uma de suas principais funções a emissão de todos os tipos de notas fiscais. Para isso, o software precisa estar sempre atualizado com as regras de cada região do Brasil, pois a legislação pode variar de acordo com cada município ou estado.
Custos altos para inserir novas funcionalidades ou integrações
Se o sistema cobrar caro para você usar novas funcionalidades ou integrações, isso pode impedir que você invista em outras partes importantes do seu negócio, como marketing ou desenvolvimento de produtos.
Falta de um bom suporte
Se o suporte técnico oferecido pelo fornecedor do seu sistema ERP atual é lento, ineficiente ou não consegue resolver problemas críticos de forma rápida e eficaz, isso pode resultar em interrupções prolongadas nas operações comerciais, afetando negativamente a produtividade e a satisfação dos funcionários.
Sistema difícil de usar
Se o seu sistema ERP atual é complexo e exige treinamento extensivo para que os funcionários possam usá-lo efetivamente, isso pode causar erros operacionais, resistência à adoção do sistema e impacto negativo na eficiência geral da empresa.
Um sistema de fácil utilização e intuitivo é fundamental para garantir que os funcionários possam realizar suas tarefas de maneira eficiente e sem complicações.
Como escolher o sistema de gestão certo para a sua empresa?
Acertar na escolha do ERP do seu negócio é essencial para acelerar a produtividade e lucratividade da empresa. Para isso, é preciso seguir alguns critérios no momento da decisão, e são eles:
Entenda as necessidades e prioridades do seu negócio
Antes de escolher um sistema de gestão, é essencial compreender as necessidades específicas da sua empresa, incluindo operações diárias, processos de negócios fundamentais e áreas que requerem melhorias. Isso ajudará a determinar as características essenciais que o sistema de gestão deve oferecer para atender às demandas únicas do seu negócio.
Compare funcionalidades
Ao analisar diferentes sistemas de gestão, compare as funcionalidades oferecidas por cada um deles. Avalie se o sistema atende aos requisitos essenciais do seu negócio, como gestão de estoque, processamento de pedidos, relatórios financeiros, emissão de boletos, entre outros recursos. Escolha um sistema que ofereça um conjunto abrangente de recursos para atender às suas necessidades comerciais específicas.
Confira de o sistema ajuda a poupar tempo e dinheiro
Um sistema de gestão eficiente deve ajudar a otimizar processos e reduzir custos operacionais. Certifique-se de que o sistema escolhido ofereça ferramentas de automação e recursos que agilizam tarefas rotineiras, como gestão de inventário, processamento de pedidos e conciliação bancária, permitindo que você economize tempo e recursos financeiros preciosos.
Faça testes grátis dos sistemas disponíveis
Antes de tomar uma decisão final, aproveite os períodos de teste gratuitos oferecidos pelos provedores de sistemas de gestão. Isso permitirá que você avalie a usabilidade e as funcionalidades do sistema em um ambiente real.
Tire dúvidas sobre o sistema
Certifique-se de esclarecer todas as dúvidas e preocupações que você possa ter em relação ao sistema de gestão. Entre em contato com os consultores do ERP para obter informações detalhadas sobre a implementação, treinamento da equipe, suporte técnico e custos adicionais.
Confira avaliações de quem já usa o ERP
Consultar avaliações e feedback de outros clientes que já utilizam o sistema de gestão pode fornecer insights valiosos sobre a confiabilidade do sistema.
Verifique as possibilidades de integração
Certifique-se de que o sistema de gestão escolhido tenha a capacidade de se integrar perfeitamente com as plataformas e ferramentas externas que o seu negócio precisa.
