Relatórios gerenciais são documentos muito negligenciados na gestão de muitas empresas, mas que, quando feitos corretamente e avaliados com o intuito certo, podem gerar mudanças decisivas para o crescimento do negócio.
Para alguns gestores, fazer relatório pode ser uma atividade maçante, feita apenas para cumprir um protocolo. Porém, eles podem ser como um mapa que indica a direção correta para alcançar os objetivos e também sinaliza os pontos de perigo.
Mas como criar relatórios gerenciais de uma maneira rápida e efetiva? Quais relatórios são essenciais para o seu negócio? Como avaliar os dados? Essas e outras perguntas responderemos a seguir para a sua gestão conseguir maximizar os resultados utilizando as informações ao seu favor.
O que são relatórios gerenciais?
Relatórios gerenciais são documentos com dados relevantes para a empresa. Ao analisar essas informações, os gestores precisam entender como está o andamento dos negócios, se as metas estão sendo alcançadas, o que precisa ser ajustado, as ações que devem ser mantidas, entre muitas outras conclusões importantes para gestão empresarial.
Qual a importância de relatórios gerenciais?
Relatórios empresariais são muito importantes para ajudar a gestão a monitorar o desempenho dos negócios, identificar problemas, tomar decisões e criar estratégias com mais assertividade, além de melhorar a transparência de prestação de contas na empresa.
1. Redução de erros e retrabalhos
Seja qual for a área de atuação, qualquer empreendimento está sujeito a erros e falhas. No entanto, com a elaboração de relatórios com uma certa frequência, é possível avaliar com maior precisão quais processos necessitam de ajustes, para entregar o desempenho esperado.
Dessa forma, as chances de erros são reduzidas, pois uma análise aprofundada desses dados e informações revela quais processos apresentam etapas desnecessárias, gastos e desperdícios e muitos outros fatores imprescindíveis para garantir o melhor aproveitamento do tempo e dos recursos.
2. Monitoramento da produtividade
Os relatórios gerenciais também são ferramentas essenciais para monitorar corretamente a produtividade da empresa e o desempenho de cada um dos funcionários. Afinal, por meio deles é possível analisar tudo que está sendo feito durante o dia a dia de trabalho.
Também é possível elaborar metas financeiras realistas para todo o time corporativo, usando dados e informações que os próprios colaboradores forneceram sobre sua produtividade.
Além de benefícios para o desempenho da equipe, é possível fortalecer a relação entre os subordinados e seus respectivos gestores.
3. Elaboração de metas mais concretas
A elaboração de metas faz parte do cotidiano empresarial de, praticamente, todos os negócios, pois sempre existem diversos aspectos que podem ser aprimorados, como o controle de estoque, redução de custos e desperdícios, a quantidade de vendas entre outros.
Os relatórios gerenciais são capazes de fornecer dados e informações mais concretos e em tempo real, que são imprescindíveis para a elaboração de metas de acordo com o desempenho dos colaboradores, um fator fundamental para motivar toda a equipe.
Ponto importante
Relatórios devem conter o máximo de informações relevantes possíveis, porém elas devem ser apresentadas de maneira clara e direta, caso contrário o relatório não surtirá efeito.
Lembre-se: nem sempre a informação que é óbvia para você, será para outros colaboradores. Portanto, adapte os relatórios pensando na melhor maneira de entendimento para os outros setores.
Quais são os relatórios gerenciais mais importantes para a empresa?
Agora que você já sabe qual o objetivo e a importância dos relatórios para uma empresa, confira quais são os tipos de relatórios mais relevantes para trabalhar na sua gestão.
Relatórios financeiros
Por meio dos relatórios financeiros o gestor consegue visualizar com clareza a situação do negócio, verificar se existe a necessidade de novos investimentos, reorganização de orçamentos ou corte de custos, por exemplo.
Entre os principais relatórios financeiros de uma empresa estão:
- Fluxo de Caixa: relação da entrada e saída de dinheiro durante um determinado período. O objetivo deste relatório é avaliar a capacidade da empresa de gerar receita para investir em suas operações e pagar despesas ou dívidas.
- Demonstração de Resultados (DRE): apresenta o desempenho financeiro da empresa durante um período, apontando dados como receita total, custos, despesas, MRR, lucro ou prejuízo.
- Relatório de contas a pagar e receber: organização dos dados de um período sobre os pagamentos previstos que a empresa tem para receber dos clientes ou de investimentos, além de custos e dívidas para pagar.
- Relatório de Análise do Desempenho (RAD): é uma avaliação detalhada do desempenho financeiro da empresa, incluindo análises de indicadores financeiros, como rentabilidade, liquidez e solvência.
Relatórios de acompanhamento de metas
Para garantir o sucesso de qualquer negócio e seu planejamento estratégico, é muito importante acompanhar de perto o cumprimento de metas e projeções elaboradas.
Para isso, é preciso analisar minuciosamente todos os dados e informações relatados pelos colaboradores.
Por meio desse relatório é possível identificar se alguma estratégia precisa ser modificada ou até mesmo substituída por outra, para garantir que todas as metas sejam cumpridas em seus respectivos prazos.
Relatórios de satisfação
Os relatórios de satisfação reúnem os registros das opiniões e avaliações dos clientes em relação a um produto, serviço ou experiência com a empresa. O objetivo desse tipo de relatório é entender como seus clientes estão se sentindo e identificar possíveis melhorias para os produtos e serviços. Também podem ser usados para avaliar o desempenho da equipe de atendimento.
Um relatório de satisfação pode ser feito via questionário enviado aos clientes após a compra de um produto ou serviço, percepção dos comentários e mensagens recebidos via rede social, a pesquisa de satisfação após resolução de problemas registrados no Reclame Aqui, entre outras possibilidades.
Relatórios de produtividade
Relatórios de produtividade mostram o desempenho da empresa, de uma equipe, de um colaborador ou até mesmo de uma ferramenta em termos de produtividade e eficiência em relação aos seus objetivos e metas.
Para fazer um relatório de produtividade, é necessário coletar dados sobre as atividades e os processos relevantes da área que será analisada, podendo incluir informações sobre a quantidade e qualidade do trabalho realizado, o tempo gasto em cada tarefa, o uso de recursos e o desempenho da equipe, por exemplo.
Como fazer um relatório gerencial?
Relatórios empresariais são essenciais para a gestão otimizar os resultados. Por isso, precisam ser feitos de uma maneira padronizada e eficiente, seguindo passos como:
- Defina o objetivo do relatório: antes de iniciar qualquer coleta de dados, é preciso entender o que precisa ser revisto ou descoberto com as informações. Quais metas você precisa conferir se estão sendo cumpridas? Quais os períodos que precisam ser analisadas?
- Seja claro e objetivo: essa é uma das regras mais importantes para criar um relatório empresarial. Certifique-se que os dados estão organizados de maneira fácil de ler e entender. Seja transparente e evite termos técnicos desnecessários.
- Use gráficos e tabelas: gráficos e tabelas ajudam a ilustrar e simplificar a apresentação de dados, fazendo com que as informações sejam mais fáceis de serem compreendidas.
- Priorize dados relevantes: utilize dados que são precisos e relevantes para descobrir os resultados e embasar suas conclusões, evitando excesso de informações ou dados desnecessários. Além disso, é preciso garantir que a fonte de coleta de dados seja confiável e segura.
- Utilizar sistemas que geram relatórios automaticamente: avaliar um relatório é uma tarefa essencial de qualquer gestor, mas a criação de relatórios pode ser simplificada e feita de maneira mais segura com ferramentas. Por exemplo, existem ferramentas que geram relatórios automáticos dos anúncios feitos pela empresa. Para áreas como venda, estoque e finanças, um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) pode ajudar a coletar dados de várias fontes em uma única plataforma, facilitando a geração de relatórios precisos e atualizados.
- Avalie e sugira ações após a análise de todos os relatórios: use relatórios para encontrar oportunidades e necessidades de melhorias. Por isso, é preciso sempre organizar as conclusões e as ações que serão tomadas a cada relatório.
Formas de facilitar a elaboração de relatórios gerenciais
Elaborar relatórios gerenciais pode ser um processo demorado, especialmente se as informações dos setores da empresa estiverem dispersos ou se a organização ainda não tiver um sistema ERP adequado.
Primeiramente, padronizar os relatórios empresariais, ou seja, criar um modelo e definir uma data para análise frequente de resultados torna o processo mais fácil, consistente e eficiente.
Outro investimento muito importante para facilitar a tarefa de criação de relatórios é implementar um sistema ERP para organizar a empresa, integrar setores, armazenar dados de maneira segura, ter todos os registros necessários e, criar relatórios automaticamente para economizar tempo e permitir que os gestores tenham mais tempo para fazer análises e definir estratégias.
