Você sabe o que é gestão financeira? Uma das principais preocupações dos empreendedores, a gestão financeira é um conjunto de ações que analisa a saúde financeira de um negócio, ela é a base para a tomada de decisões importantes como investimentos, expansão e até corte de custos de uma empresa. A grosso modo pode parecer simples mas, a gestão financeira vai muito além do fluxo de caixa. Nesse artigo vamos abordar os principais pontos sobre o assunto e trazer dicas importantes para te ajudar nessa jornada.Vamos lá?
- O que é gestão financeira?
- Para que serve a gestão financeira?
- Quais são as consequências de uma gestão financeira ruim?
- 17 Boas práticas e estratégias de gestão financeira
- Principais ferramentas para gestão financeira
- Erros mais comuns na gestão financeira de empresas
- Principais desafios do controle financeiro
O que é gestão financeira?
Podemos considerar a gestão financeira um termo muito abrangente pois, com ele é possível categorizar todas as atividades e processos que visam realizar a análise planejamento e controle de capital de uma empresa. Todas essas atividades possuem um objetivo principal que é garantir a saúde do negócio. É claro que essa gestão bem feita pode refletir no crescimento saudável e sustentável da companhia.
O setor financeiro é responsável por manter os custos equilibrados através da administração dos ativos da empresa, e também é responsável por conciliar metas de redução de custo, por exemplo, viabilizando o aumento dos lucros.
Para que serve a gestão financeira?
Entendemos as principais características da gestão financeira, mas como ela realmente nos ajuda? Bem, a gestão financeira é como a guardiã do futuro do seu negócio. Ela engloba várias tarefas importantes que vamos explicar logo abaixo. É importante entender que cada tipo de negócio tem suas próprias necessidades de gestão financeira. Alguns podem ser mais simples de controlar do que outros, mas é crucial não perder de vista esse controle para evitar surpresas ruins que possam prejudicar o futuro do seu negócio.
- Controle de fluxo de caixa: Monitorar o dinheiro que entra e sai do negócio.
- Orçamento: Planejar e acompanhar os gastos e receitas.
- Análise de custos: Identificar e gerenciar os custos operacionais.
- Previsão financeira: Prever resultados financeiros futuros com base em dados atuais.
- Gestão de investimentos: Decidir como investir os recursos financeiros disponíveis.
- Análise de rentabilidade: Avaliar a lucratividade de produtos, serviços ou projetos.
- Gestão de crédito: Administrar e monitorar as dívidas e créditos da empresa.
- Relatórios financeiros: Preparar e interpretar relatórios para tomar decisões informadas.
- Planejamento tributário: Minimizar os impostos pagos pela empresa de forma legal e eficiente.
Quais são as consequências de uma gestão financeira ruim?
Segundo dados do IBGE cerca de 40% das novas empresas fecham em 5 anos, uma boa gestão financeira é o divisor de águas para que a sua empresa não entre nessa estatística. Além da previsibilidade e segurança na tomada de decisões, uma gestão financeira bem aplicada possui o poder de apontar custos desnecessários e gargalos que podem estar drenando o seu negócio.
Até mesmo grandes companhias podem sofrer com a má gestão de suas finanças pois, muitas vezes gaps como esse demoram anos até ser identificada, sem que o próprio empreendedor se dê conta, limitando o crescimento da empresa, atingindo operações
17 Boas práticas e estratégias de gestão financeira
Agora, vamos compartilhar algumas dicas essenciais para você seguir boas práticas na administração financeira da sua empresa.
1. Estabeleça um orçamento realista
Um orçamento realista é aquele que leva em consideração os recursos financeiros disponíveis para a empresa, assim como as limitações existentes. É importante lembrar que é essencial reservar uma margem para lidar com possíveis imprevistos ou despesas não planejadas.
2. Mantenha registros financeiros precisos e atualizados
Na prática, a gestão financeira é baseada em análises, registros e tomadas de decisão. Para que esse fluxo aconteça de maneira fluida e eficaz é muito importante manter os registros financeiros em dia, sem deixar passar nenhum dado, pois, é através desse registro que a saúde da empresa é medida e decisões realizadas a investimento, expansão e até mesmo o aumento de salário são tomadas. Então, registros desatualizados podem mascarar resultados e levar a decisões equivocadas.
3. Automatize processos sempre que possível
Use a tecnologia a seu favor! Processo automatizados possuem um índice muito menor de erros, resultando em resultados mais precisos, e o mais importante, é uma ótima forma de economizar tempo pois, evita que os colaboradores percam muito tempo realizando trabalhos operacionais com a conciliação bancária por exemplo, isso faz com que esse tempo agora seja utilizado para definir estratégias e construir uma gestão financeira realmente robusta.
4. Separe as finanças pessoais das empresariais
Um dos maiores erros do pequeno empreendedor é sem dúvida misturar as finanças pessoas com as da empresa, nesses casos é muito normal que a receita seja confundida com lucro, entre outros problemas, para uma boa gestão financeira o ideal é que o empreendedor possua uma Conta PJ separada da conta pessoal, assim tudo se torna mais fluido e organizado.
5. Negocie prazos de pagamento favoráveis com fornecedores
Uma negociação estratégica dos prazos de pagamento pode fazer toda a diferença, levando em conta que o responsável financeiro tenha ciência do fluxo de caixa. Conhecendo bem esse fluxo os vencimentos devem ser alinhados de acordo com as estratégias da empresa, assim o empresário garante que terá dinheiro em caixa quando o pagamento vencer evitando o pagamento de juros e abrindo espaço para estratégias que resultem em descontos e até mesmo parcelamentos.
6. Controle estoques e evite excessos
É importante que todo empreendedor entenda que o estoque é como o coração do negócio. Nele estão guardadas oportunidades para lucrar, mas também há o risco de perder dinheiro. Uma gestão de estoque eficaz é essencial para manter a saúde financeira da empresa. Isso significa ter a quantidade certa de produtos guardados: nem demais, para evitar desperdícios, nem de menos, para não perder vendas por falta de produtos. Quando você sabe exatamente o que tem no estoque e o que precisa repor, pode economizar dinheiro e garantir que sempre terá os produtos necessários para seus clientes, uma ótima maneira de garantir um estoque alinhado é automatizando o controle de reposição com um ERP que ofereça a função mínimo e máximo, alertando sempre que um produto precisa ser reposto, como é o caso do sistema vhsys.
7. Monitore o fluxo de caixa
O monitoramento do fluxo de caixa é essencial para que o todo o resto ocorra bem em empresas de qualquer porte, principalmente para pequenos empreendedores. É o monitoramento do fluxo de caixa que permite o controle de todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa portanto, essa atividade é imprescindível para garantir uma visão ampla sobre a saúde financeira da empresa, trazendo dados consistentes que serão a base para tomadas de importantes decisões como, estratégias de expansão, corte de custos entre outras.
8. Diversifique fontes de receita
Imagine uma empresa varejista que possua apenas artigos de páscoa como fonte de receita, as vendas com certeza iriam dar super certo em épocas específicas do ano mas, quando a temporada passar, esse empreendedor não poderá mais contar com essa receita. Esse é um exemplo simples para que você entenda, uma empresa não pode contar com apenas fonte de receita, para ter segurança e constância no seu fluxo de caixa esse empreendedor deverá adicionar mais itens em seu portfólio, aumentando a chance de vendas e diversificando suas fontes de receita para que a sua empresa seja rentável durante todo o ano.
Esse exemplo vale para empresas de todos os portes e ramos, a diversificação de fontes de receita é sempre uma boa estratégia para garantir a saúde financeira do seu negócio.
9. Revise e reduza custos desnecessários
Custos que não são realmente necessários podem ser um grande problema para os empreendedores. Às vezes, esses custos passam despercebidos e podem causar problemas ainda maiores para o negócio. Se você não está acompanhando de perto suas finanças, pode ser difícil perceber onde está gastando mais do que deveria. Esses gastos desnecessários podem prejudicar a saúde financeira da sua empresa, como se fossem buracos que fazem o dinheiro sumir. Por isso, é importante ter um controle financeiro bem organizado para identificar e cortar esses custos, garantindo a saúde financeira do seu negócio.
10. Mantenha uma reserva de emergência
Ter uma reserva financeira proporciona muito mais do que paz de espírito. Em alguns momentos, pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Mesmo que você esteja gerenciando seu negócio de forma excelente e tenha uma boa ideia de como serão suas finanças no futuro, imprevistos podem acontecer. É importante estar preparado para essas situações, tendo uma reserva guardada para emergências. Essa reserva pode ajudar a cobrir despesas inesperadas, como consertos urgentes ou uma queda repentina nas vendas, sem comprometer a saúde financeira do seu negócio.
11. Implemente medidas de segurança para proteger dados financeiros
A segurança dos dados financeiros de uma empresa é muito importante e deve ser sempre uma prioridade. Nunca sabemos quando podemos ser alvo de ataques cibernéticos, então é essencial adotar medidas para proteger essas informações. Isso vale para empresas de todos os tamanhos, desde as pequenas até as grandes. Algumas práticas simples, mas eficazes, podem ajudar a manter os dados financeiros seguros.
- Manter o Software de Segurança Atualizado: Use programas de segurança, como antivírus, que ajudam a proteger os dados financeiros da sua empresa. É importante mantê-los atualizados para ficar protegido contra ameaças da internet, como vírus e hackers.
- Proteger os Dados Importantes: Dados como números de cartão de crédito e informações bancárias devem ser protegidos. Você pode fazer isso usando criptografia, que é uma espécie de código que torna esses dados ilegíveis para qualquer pessoa que não tenha a chave certa.
- Controlar Quem Acessa os Dados: É importante controlar quem pode acessar os dados financeiros da sua empresa. Você pode fazer isso estabelecendo regras claras sobre quem pode ver essas informações e em quais situações.
- Fazer Backup dos Dados Regularmente: Fazer backup regular dos dados financeiros significa criar cópias de segurança dessas informações. Assim, se algo der errado, como um computador quebrar ou um arquivo ser apagado por engano, você ainda terá uma cópia dos seus dados.
- Treinar os colaboradores sobre Segurança: É importante que todos na sua empresa saibam como manter os dados financeiros seguros. Isso inclui educar os colaboradores sobre como reconhecer e evitar ameaças online, como e-mails de phishing, por exemplo.
12. Estabeleça metas financeiras e acompanhe o progresso regularmente
É sempre bom reforçar, metas garantem o acompanhamento e a melhoria contínua, incluindo para o setor financeiro, precisamos saber aonde queremos chegar e traçar metas para que esse objetivo seja alcançado. Metas para o setor financeiro podem estar relacionadas ao corte de custos desnecessários, aumento da rentabilidade e melhorias no fluxo de caixa, por exemplo. O que precisamos ter sempre em mente é que tais metas devem estar cem por cento alinhadas com os objetivos da empresa, para que todos os setores caminhem juntos.
13. Analise regularmente relatórios financeiros
A análise de relatórios deve ser uma das principais tarefas de um gerente financeiro, essas análises irão garantir a assertividade em decisões estratégicas além de uma maior consciência sobre o setor como um todo. Cada atividade realizada no setor financeiro gera um relatório, e é fundamental analisá-lo regularmente para tomar decisões informadas.
14. Tenha uma política de cobrança de clientes inadimplentes
É muito importante que a empresa tenha uma política de cobrança estabelecida para que os colaboradores saibam lidar com cada tipo de cobrança, respeitando os prazos, valores de multa a serem cobrados entre outras questões que dependem de cada empresa.
Essa política deve ser seguida à risca, garantindo boas práticas, evitando a exposição dos clientes e ao mesmo tempo deixando-os cientes sobre juros e multas que serão cobrados devido ao atraso. Em um documento de política de cobrança você poderá encontrar tópicos como: Termos e Condições de Pagamento, Procedimentos de Cobrança, Política de Negociação e Acordos, entre outros que podem ser adicionados de acordo com a necessidade de cada empresa.
15. Invista em tecnologias financeiras para facilitar o controle
Use a tecnologia a seu favor! Nunca nos cansamos de passar essa dica pois ela realmente pode mudar a forma como você realiza a gestão do seu negócio!
O investimento em tecnologias financeiras pode trazer muito mais benefícios do que você imagina, proporcionando mais assertividade nos dados, agilidade nas informações e é claro uma economia de tempo surreal, mantendo dados fresquinhos e acessíveis.
Hoje existem inúmeras possibilidades e soluções no mercado que poderão te auxiliar nessa jornada, um sistema de gestão integrado com gestão financeira e conta PJ é uma delas, com essa solução você economiza tempo, e garante a integridade dos dados, facilitando e muito o seu controle financeiro.
16. Avalie e compare periodicamente fornecedores
Avaliar os fornecedores é uma tarefa importante que deve ser feita regularmente para garantir que a empresa obtenha o melhor custo-benefício. Isso significa que o empreendedor precisa estar atualizado sobre o que está acontecendo no mercado, incluindo os preços praticados pelos fornecedores, as formas de pagamento disponíveis e a qualidade dos produtos oferecidos. Fazendo essas análises, você pode encontrar um bom preço sem comprometer a qualidade dos materiais que você compra.
Algumas empresas têm um departamento específico para lidar com isso, chamado de departamento de compras, onde profissionais são treinados para negociar em nome da empresa. No entanto, mesmo que sua empresa não tenha um setor de compras, é importante que pelo menos uma pessoa seja responsável por essa função. Isso garante que a empresa sempre consiga o melhor custo-benefício em suas negociações.
17. Contrate profissionais qualificados para a área financeira
A contratação de uma equipe qualificada irá evitar grande parte dos possíveis problemas que possam ser enfrentados no setor financeiro de uma empresa. Há grosso modo a gestão financeira pode parecer fácil de se controlar mas, não é. Um profissional qualificado irá saber quando e como mexer no capital da empresa baseado em estratégias que ele conhece e sabe aplicar através de estudos e experiências então, não economize quando o assunto é angariar talentos para o seu negócio, pelo contrário utilize essa estratégia como diferencial para a sua empresa, isso irá impactar diretamente no seu sucesso.
Principais ferramentas para gestão financeira
Selecionamos algumas das ferramentas mais comuns usadas na gestão financeira e vamos explicar sobre cada uma delas logo abaixo.
Planilhas
As planilhas são grandes aliadas do empreendedor quando o assunto é controle, elas podem ser utilizadas de diversas maneiras, em diversas áreas da gestão, e quando falamos em controle financeiro elas sempre estão presentes, seja de forma automatizada através de fórmulas ou manualmente, são ótimas opções porém, acabam pecando em relação à integrações, se você precisar puxar dados de estoque ou do pdv por exemplo esse processo deverá ser feito manualmente. Isso pode parecer normal pois faz parte da vida de vários empreendedores, porém, com os avanços da tecnologia surgem também novas soluções para essa área, que, além de tudo, se mostram muito mais assertivas e o app é uma delas.
Aplicativos
Já pensou em ter o controle financeiro da sua empresa sempre à mão? Com um aplicativo para controle financeiro, você pode acessar seus dados de qualquer lugar e a qualquer momento, de forma rápida e fácil. Basta abrir o aplicativo no seu smartphone e você terá todas as informações que precisa na palma da sua mão, facilitando a gestão financeira do seu negócio.
Aplicativo gratuito para controle financeiro
Gostou dessa solução? E se dissermos que ela está disponível de graça? Com o aplicativo do ERP vhsys, você tem acesso ao controle financeiro da sua empresa de forma fácil, intuitiva e integrada. Com ele, você pode realizar várias funções importantes, como:
Sistema ERP
Se você quer uma solução completa para o seu negócio, o sistema ERP é a escolha ideal. Com ele, você garante que o setor financeiro esteja totalmente conectado com outros setores, como o estoque e vendas. Isso significa que as informações sobre vendas, compras e estoque são atualizadas automaticamente em tempo real, proporcionando uma visão precisa do seu negócio. Sabemos que o desempenho desses setores pode afetar um ao outro, e a integração entre eles pode fazer toda a diferença para a sua empresa, permitindo uma tomada de decisão mais ágil, reduzindo erros e melhorando processos.
Melhor sistema ERP para controle financeiro
Com o ERP vhsys, você tem acesso a soluções completas para gerenciar todos os setores do seu negócio, desde a Gestão Financeira até as Vendas, o Ponto de Venda (PDV) e a Conta Integrada. Imagine ter todas essas ferramentas reunidas em um único lugar! E o melhor é que tudo isso está disponível em um sistema simples e intuitivo, projetado para ajudá-lo a impulsionar o seu negócio. Com o vhsys, você pode gerenciar suas finanças, controlar suas vendas, gerenciar seu estoque e muito mais! Faça agora um teste grátis!
Erros mais comuns na gestão financeira de empresas
Agora vamos abordar um tema delicado: os erros mais comuns cometidos por empreendedores ao gerenciar o setor financeiro. Esses erros podem impactar diretamente a saúde financeira do seu negócio, por isso é muito importante identificá-los e evitá-los sempre que possível, combinado?
- Falta de planejamento: A falta de planejamento financeiro pode impactar em decisões financeiras precipitadas e dificultar a previsão para despesas futuras.
- Não acompanhar o fluxo de caixa: Não monitorar o fluxo de caixa pode levar a problemas de liquidez, isto é, quando não acompanhamos a entrada de capital e contas a receber não temos como ter certeza de que tais contas foram realmente recebidas, isso poderá impactar na falta de capital para pagar contas e investir no crescimento do negócio.
- Má Gestão de Estoque: A má gestão do estoque pode resultar em desperdícios ou perda de vendas, tanto um quanto o outro possuem um impacto extremamente negativo para o negócio.
- Não Fazer Análises Financeiras Regulares:Não analisar os relatórios financeiros gerados podem levar o empreendedor a tomar decisões equivocadas com base em dados incompletos e desatualizados.
Principais desafios do controle financeiro
Os principais desafios do controle financeiro podem incluir:
- Previsão Financeira: Fazer previsões precisas sobre receitas e despesas futuras pode ser difícil devido às incertezas do mercado.
- Gestão de Fluxo de Caixa: Manter um equilíbrio saudável entre entradas e saídas de dinheiro pode ser desafiador, especialmente para empresas que realizam esse controle manualmente.
- Controle de Gastos: Garantir que os gastos sejam mantidos dentro do orçamento planejado requer supervisão constante e a capacidade de identificar e cortar custos desnecessários.
- Endividamento: Gerenciar dívidas e financiamentos de forma assertiva, garantindo que os pagamentos sejam feitos em dia.
- Análise e Interpretação de Dados: Interpretar corretamente os dados financeiros e usar essas informações para tomar decisões estratégicas pode ser um desafio, especialmente para empresas sem experiência em análise financeira.
Sabemos que os desafios são inúmeros e podem variar de acordo com as especificidades de cada negócio, pensando nisso criamos soluções gratuitas através do no app, baixe agora mesmo no seu smartphone, e tenha a solução para esses desafios na palma da sua mão.
